Переміщення даних із програми Excel до Access

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

У цій статті описано спосіб переміщення даних із програми Excel до програми Access і перетворення даних на реляційні таблиці, що дає змогу використовувати програми Microsoft Office Excel і Access одночасно. Відомо, що програму Access призначено, щоб фіксувати, зберігати й запитувати дані, а також надавати до них спільний доступ. Програма Excel слугує для підрахунків, аналізів і графічного відображення даних.

У двох статтях, Керування даними за допомогою програм Access або Excel і 10 причин використовувати програму Access із програмою Excel, наведено переваги обох програм для певних завдань, а також описано спосіб зручного одночасного використання програм Excel і Access.

У цій статті

Основні відомості про реляційні бази даних і моделювання даних

Компоненти реляційної таблиці

Що таке "нормалізація"?

Різновиди нормальних форм таблиць

Зв’язки та ключі

Цілісність і правильність даних

Підсумування

Основні кроки з переміщення даних із програми Excel до Access

Крок 1. Імпорт даних із програми Excel у програму Access

Простий спосіб автоматичного додавання даних

Крок 2. Нормалізація даних за допомогою Майстра аналізу таблиць

Крок 3. Підключення до програми Access із програми Excel

Перегляд даних у програмі Access

Основні відомості про реляційні бази даних і моделювання даних

Більшість файлів даних, зокрема Excel, називають неструктурованими файлами. Здебільшого ці файли великі та містять надлишкові дані, стовпці, які рідко використовуються, і багато пустих значень. Імовірно, ви успадкували ці файли від іншої системи або користувача, або ж вони утворилися з часом через нагромадження стовпців, покликане задовольнити нові вимоги. Хоча впорядкування даних у неструктурованому файлі має певне призначення, вони не гнучкі; знайти відповідь на непередбачене запитання про дані може бути складно.

неструктурований файл

Перевірена часом альтернатива неструктурованому файлу – це реляційна база даних. Access – це програма реляційної бази даних, призначена для роботи з добре структурованими таблицями зі зв’язками, притаманними моделі реляційної бази даних.

На початок сторінки

Компоненти реляційної таблиці

У добре структурованій реляційній базі даних кожна таблиця – це набір іменованих стовпців і численних рядків, у яких зберігається інформація про один об’єкт, наприклад про працівника. Кожен стовпець таблиці має унікальне ім’я та містить інформацію про об’єкт, наприклад його ім’я й адресу. Рядки таблиці містять екземпляри об’єкта, наприклад перелік усіх поточних працівників компанії. На перетині рядка й стовпця зберігається одне значення, що становить один факт, як-от "Львів". Крім того, ви можете перевпорядкувати рядки та стовпці, не змінюючи зміст таблиці.

реляційна таблиця

1. Таблиця представляє один об’єкт: особу, місце, річ, подію або поняття.

2. Кожен рядок – унікальний і містить первинний ключ, наприклад номер емблеми.

3. Кожен стовпець має унікальне, коротке та зрозуміле ім’я.

4. Усі значення в стовпці мають схожий зміст і формат.

5. Кожне значення таблиці (еквівалент клітинки Excel) представляє один факт.

На початок сторінки

Що таке "нормалізація"?

На жаль, добре структурована реляційна таблиця не виникає сама в базі даних Access. Для цього потрібно проаналізувати дані неструктурованого файлу й перевпорядкувати їх з однієї у дві або більше пов’язаних таблиць. Це метод має назву нормалізація. Ви поступово розділяєте таблицю на дві або більше менших, видаляючи повторювані значення зі стовпця й надлишкові дані з рядків і додаючи первинні ключі (поле, що містить унікальне позначення кожного запису таблиці) і зовнішні ключі (поле, що містить значення з поля первинного ключа в пов’язаній таблиці), щоб установити зв’язки між новими таблицями.

реляційна діаграма

1. Реляційна таблиця

2. Імена стовпців

3. Первинний ключ

4. Зовнішній ключ

5. Реляційні лінії та символи

На початок сторінки

Різновиди нормальних форм таблиць

Одна таблиця маже мати одну з чотирьох нормальних форм: нульова, перша, друга й третя. Кожна форма вказує на ступінь упорядкування даних таблиці та можливість їх використання в реляційній базі даних. Нульова нормальна форма – найменш упорядкована, третя нормальна форма – найбільш упорядкована.

Нульова нормальна форма.    Ознака найменш упорядкованої таблиці, так званої нульової нормальної форми, – наявність неатомарних значень в одному або кількох стовпцях (тобто в одній клітинці зберігається кілька значень). Наприклад, адреса клієнта може складатися з назви й номера вулиці (як-от вул. Каштанова, 12), міста, області й поштового індексу. В ідеалі кожен із цих елементів адреси зберігається в окремих стовпцях. Ще один приклад: стовпець, який містить повні імена, як-от "Антон Пугач" або "Шевченко, Марина", має розділятися на окремі стовпці для імені та прізвища. Зберігання імен і прізвищ в окремих стовпцях допомагає прискорити пошук і сортування даних.

Ще одна ознака даних у нульовій нормальній формі – це наявність інформації про різні об’єкти, як-от продавці, товари, клієнти й замовлення. Намагайтеся зберігати такі дані в окремих таблицях.

Перша нормальна форма.    Таблиця має першу нормальну форму, якщо кожен її стовпець містить атомарні значення, проте в одному або кількох стовпцях можуть зберігатися надлишкові дані, як-от відомості про продавця або клієнта для кожної частини замовлення. Наприклад, запис "Шевченко, Марина" повторюється п’ять разів на аркуші, оскільки вона прийняла два різні замовлення (одне на три товари та одне на два товари).

Друга нормальна форма.    Таблиця має другу нормальну форму, якщо з неї видалено всі надлишкові дані, проте один або кілька стовпців можуть не прив’язуватися до первинного ключа й містити обчислювані значення (наприклад, ціна * знижка).

Третя нормальна форма.    Таблиця має третю нормальну форму, якщо всі її стовпці прив’язано виключно до первинного ключа. Як показано на знімку екрана нижче, відомості про товар і постачальника зберігаються в окремих таблицях і об’єднуються в полі підстановки "Код постачальника" в таблиці "Постачальники".

Якщо змінити дані в таблицях нульової, першої та другої нормальної форми, можуть виникнути проблеми. Наприклад, оновлення часто повторюваних значень займає надзвичайно багато часу. Щоразу оновлюючи значення, потрібно перевіряти, чи не змінилося значення в кожному з наступних рядків. Це може забрати багато часу та створити багато помилок. Крім того, складно ефективно сортувати й фільтрувати стовпці з повторюваними значенням. Таблиці першої та другої нормальної форми значно кращі за таблиці нульової нормальної форми, проте вставляти, оновлювати або видаляти їхні дані може бути складно.

Нормалізуючи дані, ви поступово перетворюєте таблицю нижчої до вищої, третьої форми. Здебільшого третя нормальна форма – ідеальний варіант, адже:

  • проблеми зі зміненням можна вирішити під час вставлення, видалення або оновлення даних;

  • цілісність даних можна забезпечити за допомогою обмеження даних і бізнес-правил;

  • можна отримати відповідь на запитання, запитуючи дані по-різному.

На початок сторінки

Зв’язки та ключі

Добре структурована реляційна база даних містить кілька таблиць третьої нормальної форми, між якими існують зв’язки, які допомагають об’єднувати дані. Наприклад, працівники належать до відділів, і їм призначено проекти, які, у свою чергу, містять підзавдання. Підзавдання належать працівникам, і проектами керують відділи. За таких обставин реляційна база даних мала б мати чотири визначені таблиці: "Працівники", "Проекти", "Підзавдання" та "Відділи" з такими визначеними ключовими зв’язками: належати, бути призначеним, мати, володіти й керувати.

Є три типи зв’язків:

  • Один-до-одного (1:1).    Наприклад, кожен працівник має унікальний код емблеми й кожен код емблеми належить одному працівникові.

  • Один-до-багатьох (1:Б).    Наприклад, кожного працівника призначено одному відділу й відділ складається з багатьох працівників. Це так званий ієрархічний зв’язок.

  • Багато-до-багатьох (Б:Б).    Наприклад, працівнику може бути призначено багато проектів і кожен із проектів може бути призначено багатьом працівникам. Зверніть увагу: зазвичай, щоб створити зв’язок "один-до-багатьох" між трьома таблицями третьої нормальної форми, які разом утворюють зв’язок "багато-до-багатьох", використовують спеціальну, так звану сполучну таблицю.

Зв’язок між двома або більше таблицями створюється на основі первинного та зовнішнього ключів. Первинний ключ – це стовпець таблиці, чиї унікальні значенні визначають кожен рядок у таблиці, наприклад "Номер емблеми" або "Код відділу". Зовнішній ключ – це стовпець таблиці, чиї значення збігаються зі значеннями первинного ключа іншої таблиці. Можна припустити, що зовнішній ключ – це копія первинного ключа в іншій реляційній таблиці. Зв’язок між двома таблицями створюється зіставленням значень зовнішнього ключа в одній таблиці зі значеннями первинного ключа в іншій.

зв’язок між первинним і зовнішнім ключем

На початок сторінки

Цілісність і правильність даних

Створивши реляційну базу даних з усіма таблицями третьої нормальної форми та правильно визначеними зв’язками, ви маєте забезпечити цілісність даних. Цілісність даних означає непорушність зв’язків і узгодженість таблиць у базі даних, яка з часом оновлюється. Є два правила реляційних баз даних, які допомагають забезпечити цілісність даних.

Правило сутності.    Кожен рядок таблиці має містити первинний ключ, який, у свою чергу, має містити значення. Дотримуючись цього правила, можна забезпечити унікальність кожного рядка таблиці та запобігти його випадковій втраті. Крім того, щоразу оновлюючи або видаляючи дані, можна забезпечити унікальність первинних ключів і захистити їх від втрати.

Правило цілісності зв’язків.    Це правило визначає правила вставлення й видалення зв’язку "один-до-багатьох". Якщо таблиця містить зовнішній ключ, кожне значення зовнішнього ключа має бути нульовим (без значення) або збігатися зі значенням реляційної таблиці, у якій цей зовнішній ключ виступає первинним.

редагування зв’язків

Крім того, забезпечити додаткову цілісність даних у реляційній базі даних можна за допомогою різноманітних правил перевірки даних, зокрема типу даних (наприклад, ціле число), довжини даних (наприклад, не довше 15 символів), формату даних (наприклад, грошова одиниця), значень за замовчуванням (наприклад, 10) і обмежень (наприклад, Inventory_Amt > ReOrder_Amt). Ці правила перевірки даних допомагають забезпечити наявність якісних даних у базі даних і відповідність цих даних установленим бізнес-правилам.

Варто зазначити, що введення даних відрізняє базу даних Access від книги Excel. Введення даних на аркуші Excel відбувається довільно. Ви можете вводити дані будь-де та легко скасувати непотрібні зміни. Однак база даних Access значно структурованіша й обмеженіша. Крім того, коли ви вводите дані в таблицю, зміни вносяться до бази даних. Ви не можете скасувати введення даних так, як це робите в програмі Excel, хоча й можете видалити або оновити дані, щоб виправити певні помилки.

На початок сторінки

Підсумування

Нормалізувавши дані в реляційних таблицях із правильно визначеними зв’язками й забезпечивши цілісність цих даних, ви можете легко:

  • заощадити простір і підвищити продуктивність, оскільки повторювані й надлишкові дані видалено;

  • оновлювати дані й зберігати їхню цілісність;

  • сортувати, фільтрувати, об’єднувати й підсумовувати дані, а також створювати обчислювані стовпці;

  • запитувати дані різними способами, щоб отримувати відповіді на несподівані запитання.

Звичайно, є й глибші аспекти створення реляційних баз даних, як-от складені ключі (ключ, який складається зі значень із двох або більше рядків), додаткові нормальні форми (четверта нормальна форма, тобто багатозначна залежність) і денормалізація. Проте ви отримали всі необхідні знання, щоб проаналізувати наведені нижче приклади завдань із простішими базами даних.

На початок сторінки

Основні кроки з переміщення даних із програми Excel до Access

Щоб перемістити дані з програми Excel до Access, потрібно виконати три основні кроки.

три основні кроки

На початок сторінки

Крок 1. Імпорт даних із програми Excel до програми Access

Імпорт даних – це операція, яку можна спростити, якщо приділити трохи часу на підготовку й очищення даних. Імпорт даних можна порівняти з переїздом. Якщо все прибрати й упорядкувати, можна значно прискорити перенесення майна до іншої домівки.

Очищення даних перед імпортом

Перш ніж імпортувати дані в програму Access, ми радимо виконати в програмі Excel такі дії:

  • розділіть клітинки з неатомарними даними (тобто кілька значень в одній клітинці) на кілька стовпців. Наприклад, клітинку в стовпці "Навички", що містить багато значень навичок, як-от "Програмування C#", "Програмування VBA" та "Веб-дизайн", потрібно розділити на окремі стовпці так, щоб у кожному зберігалося тільки одне значення навички;

  • скористайтеся командою TRIM, щоб видаляти початкові, кінцеві та множинні пробіли;

  • видаліть недруковані символи;

  • знайдіть і виправте орфографічні й пунктуаційні помилки;

  • видаліть повторювані рядки або поля;

  • переконайтеся, що стовпці з даними не містять дані різних форматів, особливо числа, відформатовані як текст, або дати, відформатовані як числа.

Докладні відомості див. в таких розділах довідки Excel:

Примітка : Якщо потрібно очистити багато даних або немає часу чи ресурсів автоматизувати процес самостійно, радимо звернутися до стороннього постачальника. Щоб отримати докладні відомості, виконайте пошук за запитом "програмне забезпечення для очищення даних" або "якість даних" за допомогою свого засобу пошуку у веб-браузері.

Вибір оптимального типу даних під час імпорту

Під час імпорту в програмі Access потрібно зробити правильний вибір, щоб зменшити кількість можливих помилок перетворення, усунення яких вимагає ручного втручання. У таблиці нижче зіставлено формати Excel і відповідні формати даних Access, які ви отримаєте, імпортувавши дані з програми Excel у програму Access. Тут також наведено кілька порад з вибору оптимального типу даних у вікні Майстра імпорту електронних таблиць.

Числовий формат Excel

Тип даних Access

примітки

Рекомендація

Текстовий

Текст, поле Memo

Текстовий тип даних Access зберігає до 255 букв і цифр. Тип даних Access Memo зберігає до 65 535 букв і цифр.

Виберіть тип Memo, щоб уникнути втрати даних.

Числовий, відсотковий, дробовий, експоненційний

Число

У програмі Access є тільки один числовий тип даних, який має кілька різновидів залежно від властивості "Розмір поля" ("Байт", "Ціле число", "Довге ціле число", "Одинарне значення", "Подвійне значення", "Десятковий").

Виберіть тип Подвійне значення, щоб уникнути помилок перетворення.

Дата

Дата

У програмах Access та Excel значення дат зберігаються з однаковими порядковими номерами. У програмі Access більший діапазон даних: від -657 434 (1 січня 100 р. н. е.) до 2 958 465 (31 грудня 9999 р. н. е.).

Оскільки в програмі Access не розпізнається система дат 1904 (використовується в програмі Excel для Macintosh), знадобиться перетворити дані у формат Excel або Access, щоб уникнути плутанини.

Додаткові відомості про змінення системи дат, формат або двома цифрами року та імпортування або зв'язування з даними у книзі Excel

.

Виберіть тип Дата.

Час

Час

У програмах Access та Excel значення часу зберігаються за допомогою одного типу даних.

Виберіть тип Час, який зазвичай використовується за замовчуванням.

Грошовий, фінансовий

Грошова одиниця

У програмі Access тип даних "Грошова одиниця" слугує для зберігання фінансових даних у вигляді 8-розрядних чисел із точністю до чотирьох десяткових розрядів і запобігає округленню даних.

Виберіть тип Грошова одиниця, який зазвичай використовується за замовчуванням.

Логічний

Так/Ні

У програмі Access використовуються значення -1 для всіх значень "Так" і значення 0 для всіх значень "Ні", тоді як у програмі Excel – 1 для всіх значень TRUE та 0 для всіх значень FALSE.

Виберіть тип Так/Ні, щоб автоматично перетворити основні значення.

Гіперпосилання

Гіперпосилання

Гіперпосилання в програмі Excel і Access містять URL-адресу або адресу веб-сайту, яку можна вибрати, щоб перейти за нею.

Виберіть тип Гіперпосилання; інакше в програмі Access використовуватиметься тип даних "Текст" за замовчуванням.

Щойно дані відобразяться в програмі Access, ви зможете видалити їх з Excel. Обов’язково створіть резервні копії вихідної книги Excel, перш ніж видалити її.

Додаткові відомості можна знайти розділ довідки Access, імпортування або зв'язування з даними у книзі Excel.

На початок сторінки

Простий спосіб автоматичного додавання даних

На поширені проблеми Excel користувачі мають – це додавання даних за допомогою одного стовпців у великих аркушів. Наприклад, можливо, потрібно активу відстеження рішення, яке почалося у програмі Excel, але тепер збільшилася включати файли з багатьох робочі групи та відділи. Ці відомості може бути у різних аркушів і книг або текстові файли, які каналів даних з інших систем. Існує команди інтерфейсу користувача або простий спосіб додавання однакові дані в Excel.

Найкраще рішення – використовувати програму Access, у якій можна легко імпортувати й додавати дані з однієї таблиці до іншої за допомогою Майстра імпорту електронних таблиць. Крім того, до однієї таблиці можна додати багато даних. Ви можете зберегти операції імпорту, додати їх як заплановані завдання в Microsoft Office Outlook і навіть використовувати макроси, щоб автоматизувати процес.

На початок сторінки

Крок 2. Нормалізація даних за допомогою Майстра аналізу таблиць

На перший погляд процедура нормалізації даних видається складною. На щастя, нормалізація таблиць у програмі Access виконується значно простіше завдяки Майстру аналізу таблиць.

майстер аналізу таблиць

1. Перетягніть виділені стовпці до нової таблиці й автоматично створіть зв’язки.

2. Скористайтеся кнопками, щоб перейменувати таблицю, додати первинний ключ, перетворити наявний стовпець на первинний ключ і скасувати останню дію.

За допомогою майстра можна виконати такі завдання:

  • перетворити таблицю на набір менших таблиць й автоматично створити зв’язок первинного й зовнішнього ключів між таблицями;

  • додати первинний ключ до наявного поля, що містить унікальні значення, або створити нове поле ідентифікатора з типом даних "Лічильник";

  • Автоматично створити зв'язки для забезпечення цілісності даних із Каскадне оновлення. Каскадне видалення не автоматично додаються до уникнути випадкового видалення даних, але ви можете легко додати Каскадне видалення пізніше.

  • знайти надлишкові або повторювані дані в нових таблицях (як-от один клієнт із двома різними номерами телефонів) і за потреби оновити їх;

  • створити резервну копію вихідної таблиці та перейменувати її, додавши "_OLD" до її імені. Потім можна створити запит, що відтворює вихідну таблицю з іменем вихідної таблиці так, щоб будь-які наявні форми або звіти, прив’язані до вихідної таблиці, працювали з новою структурою таблиці.

На початок сторінки

Крок 3. Підключення програми Access до програми Excel

Нормалізувавши дані в програмі Access і створивши запит або таблицю, щоб відтворити вихідні дані, ви можете легко підключитися до даних Access із програми Excel. Тепер ваші дані зберігаються в Access як зовнішнє джерело даних. Їх можна підключити до книги через зв’язок із даними, які виступають контейнером інформації, за допомогою якого можна знайти зовнішнє джерело даних, увійти в нього та отримати до нього доступ. Відомості про підключення зберігаються в книзі, але їх також можна зберегти у файлі підключення, як-от файл зв’язку даних Office (ODC) або файл назви джерела даних (DSN). Установивши підключення до зовнішніх даних, ви можете також автоматично оновлювати книги Excel із програми Access щоразу під час оновлення даних в Access.

Докладні відомості див. в статтях Огляд підключення (імпорту) даних і Обмін даними між Excel і Access (копіювання, імпорт, експорт).

На початок сторінки

Перегляд даних у програмі Access

У цьому розділі описано такі етапи нормалізації даних: розділення значень зі стовпців "Продавець" і "Адреса" на більш атомарні частини, розподіл пов’язаних об’єктів по окремих таблицях, копіювання та вставлення цих таблиць із програми Excel у програму Access, створення ключових зв’язків між новими таблицями Access, а також створення й виконання простого запиту в Access, щоб повернути потрібну інформацію.

Зразок даних у ненормалізованій формі

На аркуші нижче наведено неатомарні значення в стовпцях "Продавець" і "Адреса". Обидва стовпці потрібно розділити на два або більше стовпців. Крім того, цей аркуш містить відомості про продавців, товари, клієнтів і замовлення. Ці відомості потрібно також розподілити за об’єктами по окремих таблицях.

Продавець

Код замовлення

Дата замовлення

Код товару

К-ть

Ціна

Ім’я клієнта

Адреса

Телефон

Антон Пугач

2348

02.03.2009

J-558

4

850₴

Contoso, Ltd.

вул. Університетська, 230, м. Київ, Київська обл., 98227

(425) 555-02-22

Антон Пугач

2348

02.03.2009

B-205

2

450₴

Contoso, Ltd.

вул. Університетська, 230, м. Київ, Київська обл., 98227

(425) 555-02-22

Антон Пугач

2348

02.03.2009

D-4420

5

725₴

Contoso, Ltd.

вул. Університетська, 230, м. Київ, Київська обл., 98227

(425) 555-02-22

Антон Пугач

2349

04.03.2009

C-789

3

700₴

Fourth Coffee

вул. Ткацька 77, м. Бориспіль, Київська обл., 98199

(425) 555-02-01

Антон Пугач

2349

04.03.2009

C-795

6

975₴

Fourth Coffee

вул. Ткацька 77, м. Бориспіль, Київська обл., 98199

(425) 555-02-01

Марина Шевченко

2350

04.03.2009

A-2275

2

1675₴

Adventure Works

вул. Дніпровська, 102, м. Обухів, Київська обл., 98234

(425) 555-01-85

Марина Шевченко

2350

04.03.2009

F-198

6

525₴

Adventure Works

вул. Дніпровська, 102, м. Обухів, Київська обл., 98234

(425) 555-01-85

Марина Шевченко

2350

04.03.2009

B-205

1

450₴

Adventure Works

вул. Дніпровська, 102, м. Обухів, Київська обл., 98234

(425) 555-01-85

Микита Савченко

2351

04.03.2009

C-795

6

975₴

Contoso, Ltd.

вул. Університетська, 230, м. Київ, Київська обл., 98227

(425) 555-02-22

Микита Савченко

2352

05.03.2009

A-2275

2

1675₴

Adventure Works

вул. Дніпровська, 102, м. Обухів, Київська обл., 98234

(425) 555-01-85

Микита Савченко

2352

05.03.2009

D-4420

3

725₴

Adventure Works

вул. Дніпровська, 102, м. Обухів, Київська обл., 98234

(425) 555-01-85

Євген Олійник

2353

07.03.2009

A-2275

6

1675₴

Fourth Coffee

вул. Ткацька 77, м. Бориспіль, Київська обл., 98199

(425) 555-02-01

Євген Олійник

2353

07.03.2009

C-789

5

700₴

Fourth Coffee

вул. Ткацька 77, м. Бориспіль, Київська обл., 98199

(425) 555-02-01

Ганна Чебурко

2354

07.03.2009

A-2275

3

1675₴

Contoso, Ltd.

вул. Університетська, 230, м. Київ, Київська обл., 98227

(425) 555-02-22

Марина Шевченко

2355

08.03.2009

D-4420

4

725₴

Adventure Works

вул. Дніпровська, 102, м. Обухів, Київська обл., 98234

(425) 555-01-85

Марина Шевченко

2355

08.03.2009

C-795

3

975₴

Adventure Works

вул. Дніпровська, 102, м. Обухів, Київська обл., 98234

(425) 555-01-85

Антон Пугач

2356

10.03.2009

C-789

6

700₴

Contoso, Ltd.

вул. Університетська, 230, м. Київ, Київська обл., 98227

(425) 555-02-22

Найменші частини інформації: атомарні дані

Працюючи з даними в цьому прикладі, ви можете скористатися майстром текстів в Excel, щоб розділити атомарні частини клітинок (наприклад, відомості про вулицю, місто, область і поштовий індекс) на окремі стовпці.

У таблиці нижче на тому ж аркуші наведено нові стовпці, які було розділено, щоб значення з них стали атомарними. Зверніть увагу: відомості зі стовпця "Продавець" розділено на стовпці "Ім’я" та "Прізвище", і відомості зі стовпця "Адреса" розділено на стовпці "Вулиця", "Місто", "Область" і "Поштовий індекс". Це дані так званої першої нормальної форми.

Прізвище

Ім’я

 

Вулиця

Місто

Область

Індекс

Пугач

Антон

вул. Університетська, 230

м. Київ

Київська обл.

98227

Шевченко

Марина

вул. Дніпровська, 102

м. Обухів

Київська обл.

98234

Савченко

Микита

вул. Університетська, 230

м. Київ

Київська обл.

98227

Олійник

Євген

вул. Ткацька, 77, м. Бориспіль

м. Бориспіль

Київська обл.

98199

Чебурко

Ганна

вул. Університетська, 230

м. Київ

Київська обл.

98227

Упорядкування даних за об’єктами в програмі Excel

Кілька таблиць зі зразками даних нижче містять такі ж відомості, що й аркуш Excel, розділений на окремі таблиці для продавців, товарів, клієнтів і замовлень. Вигляд таблиці не остаточний, але наближений до нього.

Таблиці "Продавці" містить тільки відомості про продавців. Зверніть увагу: кожному запису присвоєно унікальний ідентифікатор (код продавця). Значення стовпця "Код продавця" використовуватиметься в таблиці "Замовлення", щоб установити зв’язок між замовленнями й продавцями.

Продавці

Код продавця

Прізвище

Ім’я

101

Пугач

Антон

103

Шевченко

Марина

105

Савченко

Микита

107

Олійник

Євген

109

Чебурко

Ганна

Таблиця "Товари" містить тільки відомості про товари. Зверніть увагу: кожному запису присвоєно унікальний ідентифікатор (код товару). Значення стовпця "Код товару" використовуватиметься, щоб установити зв’язок між даними про товар і таблицею "Відомості про замовлення".

Товари

Код товару

Ціна

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7.25

F-198

5,25

J-558

8,50

Таблиця "Клієнти" містить тільки відомості про клієнтів. Зверніть увагу: кожному запису присвоєно унікальний ідентифікатор (код клієнта). Значення стовпця "Код клієнта" використовуватиметься, щоб установити зв’язок між даними про клієнта й таблицею "Замовлення".

Клієнти

Код клієнта

Ім’я

Вулиця

Місто

Область

Індекс

Телефон

1001

Contoso, Ltd.

вул. Університетська, 230

м. Київ

Київська обл.

98227

(425) 555-02-22

1003

Adventure Works

вул. Дніпровська, 102

м. Обухів

Київська обл.

98234

(425) 555-01-85

1005

Fourth Coffee

вул. Ткацька, 77

м. Бориспіль

Київська обл.

98199

(425) 555-02-01

Таблиця "Замовлення" містить відомості про замовлення, продавців, клієнтів і товари. Зверніть увагу: кожному запису присвоєно унікальний ідентифікатор (код замовлення). Деякі відомості з цієї таблиці потрібно винести в окрему таблицю, яка міститиме відомості про замовлення, тож таблиця "Замовлення" складається тільки з чотирьох стовпців: "Код замовлення", "Дата замовлення", "Код продавця" й "Код клієнта". Таблицю нижче ще не перетворено на таблицю "Відомості про замовлення".

Замовлення

Код замовлення

Дата замовлення

Код продавця

Код клієнта

Код товару

К-ть

2348

02.03.2009

101

1001

J-558

4

2348

02.03.2009

101

1001

B-205

2

2348

02.03.2009

101

1001

D-4420

5

2349

04.03.2009

101

1005

C-789

3

2349

04.03.2009

101

1005

C-795

6

2350

04.03.2009

103

1003

A-2275

2

2350

04.03.2009

103

1003

F-198

6

2350

04.03.2009

103

1003

B-205

1

2351

04.03.2009

105

1001

C-795

6

2352

05.03.2009

105

1003

A-2275

2

2352

05.03.2009

105

1003

D-4420

3

2353

07.03.2009

107

1005

A-2275

6

2353

07.03.2009

107

1005

C-789

5

2354

07.03.2009

109

1001

A-2275

3

2355

08.03.2009

103

1003

D-4420

4

2355

08.03.2009

103

1003

C-795

3

2356

10.03.2009

101

1001

C-789

5

Відомості про замовлення, код продукту та кількість переміщено з таблиці "Замовлення" й зберігаються в таблиці "Відомості про замовлення". Пам’ятайте, що є 9 замовлень, тож тому в цій таблиці 9 записів. Зверніть увагу: кожному запису таблиці "Замовлення" присвоєно унікальний ідентифікатор (код замовлення), який буде зазначено в таблиці "Відомості про замовлення".

Зрештою таблиця "Замовлення" має мати такий вигляд:

Замовлення

Код замовлення

Дата замовлення

Код продавця

Код клієнта

2348

02.03.2009

101

1001

2349

04.03.2009

101

1005

2350

04.03.2009

103

1003

2351

04.03.2009

105

1001

2352

05.03.2009

105

1003

2353

07.03.2009

107

1005

2354

07.03.2009

109

1001

2355

08.03.2009

103

1003

2356

10.03.2009

101

1001

Таблиця "Відомості про замовлення" не містить стовпці з унікальними значеннями (тобто первинного ключа немає), тому це нормально, що кілька або всі стовпці містять надлишкові дані. Однак у цій таблиці немає жодної однакової пари записів (це правило застосовується до будь-якої таблиці бази даних). У цій таблиці має бути 17 записів, по одному на кожен товар окремого замовлення. Наприклад, у замовленні 2349 зазначено три товари C-789, які складають одну з двох частин цілого замовлення.

Тому таблиця "Відомості про замовлення" має мати такий вигляд:

Відомості про замовлення

Код замовлення

Код товару

К-ть

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Копіювання та вставлення даних із програми Excel у програму Access

Розподіливши інформацію про продавців, клієнтів, товари й замовлення, а також відомості про замовлення за окремими об’єктами в програмі Excel, ви можете скопіювати ці дані просто в програму Access, де вони утворять таблицю.

Створення взаємозв’язку між таблицями Access й виконання запиту

Перемістивши дані до програми Access, ви можете створити зв’язки між таблицями, а потім виконувати запити, щоб повертати потрібні відомості про різні об’єкти. Наприклад, ви можете створити запит, який повертатиме код замовлення та імена продавців, які прийняли замовлення в період з 05.03.2009 і 08.03.2009

Крім того, ви можете створювати форми та звіти, щоб спростити введення даних і аналіз збуту.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×