Перевірка робочих книг на наявність прихованих даних та особистих відомостей

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Якщо планується спільне використання електронної копії робочої книги Microsoft Office Excel, варто перевірити її на наявність прихованих даних або особистих відомостей, які можуть зберігатися як у самій книзі, так і в її властивостях (метадані). Оскільки ця прихована інформація може містити докладні дані про установу або цю книгу, які не потрібно розголошувати, може знадобитися видалити приховану інформацію перед відкриттям спільного доступу до книги іншим особам.

У цій статті пояснюється, як за допомогою інспектора документів у Microsoft Office Excel 2007 виявляти та видаляти приховані дані й особисті відомості в робочих книгах Excel.

Примітка : Можна видалити приховані дані й особисті відомості із книги, які ви поділитися з іншими користувачами. Однак, якщо книгу збережено як спільної книги (вкладкарецензування , команду Надати спільний доступ до книги ), не можна видалити примітки, примітки, властивості документа та особисті відомості. Щоб видалити ці відомості від спільної книги, скопіюйте та спільний доступ до книги.

У цій статті

Які типи прихованих даних і особистих відомостей, які зберігаються в книгах?

Відомості, які Інспектор документів знаходить і видаляє із книги?

Як знайти та видалити приховані дані та особисті відомості в робочих книгах?

Які типи прихованих даних та особистих відомостей зберігаються в робочих книгах?

У робочих книгах Excel може зберігатися кілька типів прихованих даних та особистих відомостей. Ця інформація може не відображатися під час перегляду робочої книги в Office Excel 2007, проте її можуть переглядати й завантажувати інші особи.

Прихована інформація може містити дані, які Office Excel 2007 додає до книги, щоб дозволити спільну роботу над нею з іншими особами, а також відомості, визначені вами як приховані.

Робочі книги Excel можуть містити такі типи прихованих даних та особистих відомостей:

  • Примітки та рукописні зауваження    Якщо створена робоча книга є результатом співпраці кількох осіб, вона може містити примітки та рукописні зауваження. Ці відомості можуть дозволити іншим особам переглянути імена осіб, які працювали над робочою книгою, примітки від рецензентів та внесені в робочу книгу зміни.

  • Властивості документа та особисті відомості    Властивості документа, також відомий як метадані, містить докладні відомості про книгу як автора, тему та заголовка. Властивості документа також містить інформацію, яка автоматично зберігається програм Office, наприклад ім'я особи, яка нещодавно збереження книги і дата, час створення документа. Якщо використовуються певні функції, документ може містити додаткові типи особисті дані (PII), наприклад заголовків повідомлень електронної пошти, відомості, надіслані для перевірки, маршрути, шляхи принтера та відомості про шлях файлу для публікації веб-сторінок.

  • Колонтитули    У робочих книгах Excel відомості можуть міститися в колонтитулах.

  • Приховані рядки, стовпці та аркуші    У робочій книзі Excel можна приховати рядки, стовпці або цілі аркуші. Якщо надати для спільного перегляду копію робочої книги, яка містить приховані рядки, стовпці чи аркуші, інші особи зможуть зробити видимими ці рядки, стовпці, аркуші та переглянути дані в них.

  • Властивості сервера документів    Якщо робочу книгу було збережено на сервері керування документами, наприклад на веб-сайті робочого простору документів або в бібліотеці, основаній на службах Microsoft Windows SharePoint Services, то в книзі можуть міститися додаткові властивості або відомості, пов’язані із цим розташуванням на сервері.

  • Настроювані XML-дані    Робочі книги можуть містити настроювані XML-дані, які не відображаються в самому документі. Інспектор документів може знайти та видалити ці XML-дані.

  • Невидимий вміст    Робоча книга може містити невидимі об’єкти, які було відформатовано як невидимі.

На початок сторінки

Яку інформацію інспектор документів може знайти та видалити в робочих книгах?

У Office Excel 2007 інспектор документів складається з кількох інспекторів, які дозволяють виявляти й видаляти приховані дані та особисті відомості, характерні для робочих книг Excel. Отримати інформацію про різні типи прихованих даних та особистих відомостей, які інспектор документів може знайти й видалити, можна в поданій нижче таблиці.

Примітка : Якщо у вашій установі до інспектора документів було додано модулі, робочі книги можна буде перевіряти на наявність додаткових типів відомостей.

Office Excel 2007

Назва інспектора

Знаходить та видаляє

Примітки та зауваження

  • Примітки

  • Рукописні примітки

Властивості документа та особисті відомості

  • Властивості документа включно із відомостями з вкладок Загальні, Статистика та Решта діалогового вікна Властивості документа

  • Заголовки електронної пошти

  • Маршрути надсилання

  • Відомості, надіслані для перевірки

  • Властивості сервера документів

  • Відомості про політику керування документами

  • Відомості про тип вмісту

  • Ім’я користувача

  • Відомості про шлях до принтера

  • Примітки до сценарію

  • Шлях до файлу для публікації веб-сторінок

  • Примітки для визначених імен та імен таблиць

  • Неактивні підключення до зовнішніх даних

Колонтитули

  • Відомості у верхніх колонтитулах аркуша

  • Відомості у нижніх колонтитулах аркуша

Приховані рядки та стовпці

  • Приховані рядки

  • Приховані стовпці, які містять дані

    Примітки : 

    • Якщо в робочій книзі містяться приховані стовпці без даних між стовпцями з даними, ці приховані стовпці буде виявлено й видалено.

    • Якщо приховані рядки або стовпці в робочій книзі містять дані, то в разі їх видалення зміняться результати обчислень або формул. Якщо невідомо, які відомості містяться у прихованих рядках або стовпцях, закрийте інспектор документів, зробіть видимими приховані рядки або стовпці та перегляньте їхній вміст.

    • Цей інспектор не виявляє фігури, діаграми, елементи керування, об’єкти й елементи керування Microsoft ActiveX, рисунки або об’єкти SmartArt, розташовані у прихованих стовпцях.

Приховані аркуші

  • Приховані аркуші

    Примітка : Якщо приховані аркуші в робочій книзі містять дані, то в разі їх видалення зміняться результати обчислень або формул. Якщо невідомо, які відомості містяться у прихованих аркушах, закрийте інспектор документів, зробіть видимими приховані аркуші та перегляньте їхній вміст.

Настроювані XML-дані

  • Настроювані XML-дані, які може бути збережено у книзі

Невидимий вміст

  • Об’єкти, яких не видно, оскільки їх відформатовано як невидимі

    Примітка : Цей інспектор не виявляє об’єкти, закриті іншими об’єктами.

На початок сторінки

Як знайти й видалити приховані дані та особисті відомості в робочих книгах?

За допомогою інспектора документів можна знаходити й видаляти приховані дані та особисті відомості в робочих книгах Excel, створених у Office Excel 2007 і попередніх версіях. Інспектор документів варто використовувати перед наданням спільного доступу до електронної копії робочої книги (наприклад, до вкладення до електронного листа).

  1. Відкрийте робочу книгу, яку потрібно перевірити на наявність прихованих даних та особистих відомостей.

  2. Натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , виберіть команду Зберегти яка потім введіть ім'я в полі ім'я файлу , щоб зберегти копію вихідної робочої книги.

    Увага! : Інспектор документів варто застосовувати до копії вихідної книги, оскільки не завжди можна відновити дані, видалені інспектором документів.

  3. У копії вихідної книги натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , виберіть пункт підготуватиі виберіть команду Перевірити документ.

  4. У діалоговому вікні Інспектор документів установіть прапорці, щоб вибрати типи прихованого вмісту, який потрібно перевірити. Щоб отримати додаткові відомості про окремі інспектори, можна знайти відомості, які Інспектор документів знаходить і видаляє з книг?

  5. Натисніть кнопку Перевірити.

  6. Перегляньте результати перевірки в діалоговому вікні Інспектор документів.

  7. Натисніть кнопку Видалити все поруч із результатами перевірки для прихованого вмісту, який потрібно видалити з документа.

    Увага! : 

    • Прихований вміст не можна відновити за допомогою кнопки Скасувати, якщо його було видалено з документа.

    • У разі видалення прихованих рядків, стовпців чи аркушів із даними зміняться результати обчислень і формул в робочій книзі. Якщо невідомо, які відомості містять приховані рядки, стовпці чи аркуші, закрийте інспектор документів, зробіть видимими приховані елементи та перегляньте їхній вміст.

    • Інспектори примітки та зауваження, Властивості документа та особисті відомостіта верхніх і нижніх колонтитулів , не можна використовувати в книгу, у якій збережено як спільної книги (вкладкарецензування , команда Спільної книги ). Це тому, що спільних книг використовуються особисті відомості для різних осіб для спільної роботи в тій самій книзі. Щоб видалити ці відомості від спільної книги, можна скопіювати книгу та натисніть спільний доступ. Щоб скасувати спільний доступ до книги, на вкладці рецензування натисніть кнопку Спільної книги. На вкладці редагування зніміть прапорець Дозволити редагування кількох користувачів одночасно .

    • Якщо потрібно видалити приховані дані й особисті відомості з електронних таблиць, збережених у форматі електронної таблиці OpenDocument (. ods), необхідно запускати Інспектор документів щоразу під час збереження електронної таблиці в такому форматі.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×