Перевірка документів на наявність прихованих даних та особистих відомостей

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Якщо планується спільне використання електронної копії документа Microsoft Office Word з клієнтами або колегами, варто перевірити його на наявність прихованих даних або особистих відомостей, які можуть зберігатися як у самому документі, так і в його властивостях (метадані). Оскільки ця прихована інформація може містити докладні дані про організацію або документ, які не потрібно розголошувати, може знадобитися видалити приховану інформацію перед відкриттям спільного доступу до документа іншим особам.

У цій статті пояснюється, як за допомогою інспектора документів у Microsoft Office Word 2007 виявляти та видаляти приховані дані й особисті відомості в документах.

У цій статті

Які типи прихованих даних і особистих відомостей, які зберігаються в документах Word?

Відомості, які Інспектор документів знаходить і видаляє з документами Word?

Як знайти та видалити приховані дані й особисті відомості в документах Word?

Які типи прихованих даних та особистих відомостей зберігаються в документах Word?

У документі Word може зберігатися кілька типів прихованих даних та особистих відомостей. Ця інформація може не відображатися під час перегляду документа у Office Word 2007, проте її можуть переглядати й завантажувати інші особи.

Прихована інформація може містити дані, які Office Word 2007 додає до документа, щоб дозволити спільну роботу над ним з іншими особами, а також відомості, визначені вами як приховані.

Документ Word може містити такі типи прихованих даних й особистих відомостей:

  • Примітки, позначки виправлення із записаних виправлень, версії та рукописні зауваження    Якщо створений документ є результатом співпраці кількох осіб, він міститиме позначки виправлення із записаних виправлень, примітки, рукописні зауваження або версії. Ці відомості можуть дати змогу іншим особам переглянути імена осіб, які працювали над документом, примітки від рецензентів та внесені в документ зміни.

  • Властивості документа та особисті відомості    Властивості документа, також відомий як метадані, містить докладні відомості про документ як автора, тему та заголовка. Властивості документа також містить інформацію, яка автоматично зберігається програм Office, наприклад ім'я особи, яка нещодавно збереження документа і дата, час створення документа. Якщо використовуються певні функції, документ може містити додаткові типи особисті дані (PII), наприклад заголовків повідомлень електронної пошти, відомості, надіслані для перевірки, маршрути надсилання та імена шаблонів.

  • Колонтитули та водяні знаки    У документі Word відомості можуть міститися в колонтитулах. Крім того, документ Word може містити водяний знак.

  • Прихований текст    У документі Word може міститися текст, відформатований як прихований. Якщо невідомо, чи є в документі прихований текст, використайте інспектор документів для його виявлення.

  • Властивості сервера документів    Якщо документ було збережено на сервері керування документами, наприклад на веб-сайті робочого простору документів або в бібліотеці, основаній на службах Microsoft Windows SharePoint Services, то він може містити додаткові властивості або відомості, пов’язані із цим розташуванням на сервері.

  • Настроювані XML-дані    Документи можуть містити настроювані XML-дані, які не відображаються в самому документі. Інспектор документів може знайти та видалити ці XML-дані.

На початок сторінки

Яку інформацію інспектор документів може знайти та видалити в документах Word?

У Office Word 2007 інспектор документів складається з кількох інспекторів, які дозволяють виявляти й видаляти приховані дані та особисті відомості, характерні для документів Word. Отримати інформацію про різні типи прихованих даних та особистих відомостей, які інспектор документів може знайти й видалити, можна в поданій нижче таблиці.

Примітка : Якщо у вашій установі до інспектора документів було додано модулі, документи можна буде перевіряти на наявність додаткових типів відомостей.

Office Word 2007

Назва інспектора

Знаходить та видаляє

Примітки, виправлення, версії та зауваження

  • Примітки

  • Позначки виправлення із записаних виправлень

  • Відомості про версію документа

  • Рукописні примітки

Властивості документа та особисті відомості

  • Властивості документа включно із відомостями з вкладок Загальні, Статистика та Решта діалогового вікна Властивості документа

  • Заголовки електронної пошти

  • Маршрути надсилання

  • Відомості, надіслані для перевірки

  • Властивості сервера документів

  • Відомості про політику керування документами

  • Відомості про тип вмісту

  • Відомості про посилання на дані для полів, зв’язаних із даними (останнє значення буде перетворено на текст)

  • Ім’я користувача

  • Ім’я шаблону

Колонтитули

  • Відомості, які зберігаються у верхніх колонтитулах

  • Відомості, які зберігаються в нижніх колонтитулах

  • Водяні знаки

Прихований текст

  • Текст, відформатований як прихований (ефект шрифту, доступний в діалоговому вікні Шрифт)

    Примітка : Цей інспектор не виявляє текст, прихований іншими методами (наприклад, білий текст на білому тлі).

Настроювані XML-дані

  • Настроювані XML-дані, які може бути збережено в документі

На початок сторінки

Як знайти й видалити приховані дані та особисті відомості в документах Word?

За допомогою інспектора документів можна знаходити й видаляти приховані дані та особисті відомості в документах Word, створених у Office Word 2007 та попередніх версіях. Інспектор документів варто використовувати перед наданням спільного доступу до електронної копії документа Word (наприклад, до вкладення до електронного листа).

  1. Відкрийте документ Word, який потрібно перевірити на наявність прихованих даних та особистих відомостей.

  2. Натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , виберіть команду Зберегти яка потім введіть ім'я в полі ім'я файлу , щоб зберегти копію вихідного документа.

    Увага! : Інспектор документів варто застосовувати до копії вихідного документа, оскільки не завжди можна відновити дані, видалені інспектором документів.

  3. У копії вихідного документа натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , виберіть пункт підготуватиі виберіть команду Перевірити документ.

  4. У діалоговому вікні Інспектор документів установіть прапорці, щоб вибрати типи прихованого вмісту, який потрібно перевірити. Щоб отримати додаткові відомості про окремі інспектори, можна знайти відомості, які Інспектор документів знаходить і видаляє з документами Word?

  5. Натисніть кнопку Перевірити.

  6. Перегляньте результати перевірки в діалоговому вікні Інспектор документів.

  7. Натисніть кнопку Видалити все поруч із результатами перевірки для прихованого вмісту, який потрібно видалити з документа.

    Увага! : 

    • Прихований вміст не можна відновити за допомогою кнопки Скасувати, якщо його було видалено з документа.

    • Якщо ви хочете видалення прихованих даних і особистих відомостей із документів, зберегти у форматі тексту OpenDocument (odt), необхідно запускати Інспектор документів щоразу під час збереження документа в цьому форматі.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×