Переваги переходу зі списків розсилки на групи в Outlook

Протягом багатьох років організації покладаються на групи розсилки, щоб спілкуватися та співпрацювати з групами людей як усередині компанії, так і за її межами. Але тепер є набагато потужніше рішення для співпраці – групи в Outlook.

Загальні відомості про групи

Налаштувавши групу в Outlook, ви можете визначити коло людей, з якими хочете працювати, і легко налаштувати підбірку ресурсів для спільного використання. Немає необхідності вручну призначати дозволи на всі ці ресурси, тому що, додаючи користувачів до групи, ви автоматично надаєте їм потрібні дозволи на інструменти, наявні у вашій групі.

До таких додаткових ресурсів належать:

  • Спільна папка "Вхідні", де відбуваються розмови, для яких зазвичай використовуються списки розсилки. Така спільна папка "Вхідні" підтримує пошук. Отже, у ній створюється інтерактивний архів повідомлень групи. Новачки групи можуть шукати в історії та прокручувати її назад, щоб швидко отримати уявлення про те, що публікувалося в групі раніше. Див. статтю Групова розмова в Outlook.

    Порада : Якщо ваші користувачі й надалі бажають отримувати групові повідомлення у своїх особистих папках "Вхідні", як це було зі списками розсилки, їм потрібно лише підписатися на групу, натиснувши кнопку Участь на стрічці в Outlook.

  • Бібліотека спільних файлів. У вашій групі є бібліотека файлів SharePoint, де користувачі можуть зберігати та спільно використовувати документи, книги, презентації, зображення та будь-які інші файли. Див. статтю Надання спільного доступу до файлів групи в Outlook 2016.

  • Спільний календар. Ваша група отримує спільний календар, у якому можна публікувати події, пов’язані з групою. Кожний учасник, який підписався на групу, автоматично запрошується на події, які публікуються в календарі. А за бажання учасників такі події також можуть відображатися в їхніх особистих календарях. Див. статтю Планування наради в календарі групи в Outlook 2016.

  • Спільний блокнот OneNote. У групі автоматично створюється спільний блокнот OneNote, де учасники групи можуть збирати інформацію та разом працювати над нею. Часто групи використовують блокнот, щоб створити інтерактивний вікі-сайт із запитаннями й відповідями та іншими ресурсами. Див. статтю Початок роботи з програмою OneNote 2016.

  • Гостьовий доступ. Раніше можна було додавати до групи розсилки зовнішні контакти, але вони могли отримувати лише електронну пошту. Групи дають змогу пропонувати гостьовий доступ до розмов електронної пошти, файлів і навіть спільного блокнота OneNote. Див. статтю Гостьовий доступ до Груп Office 365.

  • Легкий пошук вмісту. Групи в Outlook за замовчуванням загальнодоступні. Це означає, що інші користувачі у вашій організації можуть легко знаходити їх і приєднуватися до них, а також переглядати матеріали в групі. Якщо група містить конфіденційні матеріали, можна зробити її приватною. У такому разі вміст буде приховано від людей, які не є учасниками групи, а її власник затверджуватиме запити на приєднання.

  • Самостійне створення. Відділ ІТ не отримуватиме безліч запитів на створення груп. Користувачі можуть самостійно створити власні групи. Якщо ви хочете вирішувати, хто в організації може створювати групи, див. статтю Керування створенням груп Office 365.

Це лише кілька функцій, які роблять групи потужнішим рішенням, ніж групи розсилки.

Адміністрування груп

В Office 365 передбачено низку корисних інструментів і можливостей, які спрощують керування групами та їх адміністрування. Щоб отримати докладні відомості про кожну з цих переваг, клацніть заголовки нижче.

Керування каталогом має велике значення для кожного адміністратора. Нижче наведено деякі інструменти, наявні в Office 365, які полегшують цю задачу.

  • Політики іменування. Політики іменування дають змогу визначити, які імена прийнятні, а які неприйнятні для ваших груп. Завдяки цьому можна заборонити користувачам давати групам непристойні або заборонені імена. Крім того, ви можете запровадити стандартні для компанії префікси або суфікси до назв груп.

    Динамічна участь. Ви можете встановити участь у групі за правилом, яке додає (або видаляє) учасників групи на основі метаданих (наприклад, відділ або роль) у вашій службі Active Directory. Докладні відомості про створення динамічної участі див. в статті Створення розширених правил за допомогою атрибутів користувачів.

  • Прихована участь. Якщо у вас є причина для прихованої участі в групі (наприклад, якщо учасниками є студенти), ви можете приховати участь від сторонніх осіб.

  • Дозволи на створення. Ви можете заборонити певним людям у вашій організації створювати нові групи. Керувати дозволами на створення у вашому каталозі можна кількома методами. Див. статтю Керування створенням групи Office 365.

  • Контрольні журнали. Ви можете впевненіше дозволяти своїм користувачам створювати групи й керувати участю в них, тому що контрольні журнали груп Office 365 дають змогу відстежувати, хто створив або видалив певну групу чи вніс зміни до участі в групі. Див. статтю Пошук у контрольному журналі в Центрі безпеки та відповідності Office 365.

Завдяки різним можливостям, передбаченим у функції "Керування доставкою", ви можете визначати, як повідомлення мають надсилатись або отримуватись у групі. Крім того, є засоби для відстеження потоку таких повідомлень.

  • Надсилання від імені іншої особи. Ці параметри дозволяють указаним користувачам надсилати електронні листи від імені групи.

  • Обмеження відправника. Ці параметри дають змогу вирішувати, кому дозволено надсилати повідомлення групі. Групи можна налаштувати таким чином, щоб дозволити отримання електронної пошти від сторонніх осіб, але обмежити це коло певними відправниками.

  • Підтримка зовнішніх користувачів. Запрошуючи гостей до групи, ви можете включати їх у розмови електронної пошти в групі. Див. статтю Гостьовий доступ до груп Office 365 – довідка для адміністратора.

  • Правила транспортування. Правила транспортування працюють для груп так само, як і для сервера Exchange. Правила можуть шукати повідомлення, які відповідають певним умовам, а потім виконувати з ними певні дії.

  • Поштові поради. Поштові поради – це інформативні повідомлення, які відображаються для користувачів, коли вони створюють повідомлення. Вони можуть допомогти скоротити кількість звітів про недоставку, попереджаючи користувачів, коли є ймовірність, що повідомлення надсилається стороннім особам або перевищує квоти для повідомлень.

  • Кілька адрес проксі-сервера. Як і поштові скриньки користувачів, група може мати псевдоніми. Додаткові адреси проксі-сервера може бути зручно використовувати для одержання повідомлень, надісланих на інші псевдоніми, або для спрощення зв’язку з групою, яка має довгу або складну для написання назву. Див. статтю Підтримка кількох доменів для груп Office 365 – довідка для адміністратора

  • Максимальній розмір надсилання й отримання. Ці квоти можуть допомогти зменшити проблеми з надсиланням (або одержанням) дуже великих повідомлень, щоб краще керувати вимогами до сховища та смуги пропускання.

Office 365 також надає деякі засоби для керування типом вмісту, до якого можна надавати спільний доступ у вашій групі.

  • Правила використання. Ви зможете визначити практичні рекомендації для груп Office 365, щоб навчити користувачів, як найкраще забезпечити ефективність груп, і ознайомити їх із внутрішніми політиками керування вмістом. Приклад див. в статті Практичні рекомендації для клієнтів і партнерів корпорації Майкрософт.

  • Класифікація даних. Ви зможете створити спеціальну систему класифікації даних для груп Office 365, яка дасть змогу розділяти групи за типом політик (наприклад, "некласифіковані дані", "корпоративна конфіденційність" або "цілком таємно"). У такий спосіб у групах можна застосовувати політики іншого вмісту у вашій організації. Розширювана політика дає змогу вашій організації налаштувати кінцеву точку, яка викликатиметься в разі створення або змінення групи, після чого ви зможете запровадити власні політики для створення або змінення груп.

Керування змінами

Іноді зміни створюють для користувачів незручності. Тому важливо повідомити наявним учасникам списків розсилки, чого слід очікувати. Ось деякі відомості, які слід повідомити, а також відповіді, що можуть бути вам корисні.

Що таке групи в Outlook?

Групи Office 365 в Outlook – це єдине рішення зі співпраці для команд або груп, яким потрібен універсальний легкодоступний майданчик для спільних обговорень, файлів, календарів і нотаток.  Мабуть, головною перевагою є зберігання журналу обговорень у папці "Вхідні" групи, завдяки чому можна легко знайти попередні обговорення.

Для чого потрібна ця зміна?

Користувачі часто просили надати можливість шукати повідомлення, опубліковані в нашому списку розсилки, щоб знаходити інформацію, яка обговорювалася раніше. Перехід зі списку розсилки на групу позбавить користувачів необхідності постійно повторювати ті самі запитання й відповіді.

Крім того, нова група міститиме календар для подій нашої групи, бібліотеку спільних файлів і блокнот OneNote, де ми можемо співпрацювати та збирати інформацію для подальшого використання.

Чи потрібно мені щось зробити, щоб приєднатися до цієї групи, якщо я був учасником списку розсилки?

Ні, якщо ви вже були учасником списку розсилки, ви автоматично станете учасником нової групи.

Як отримати доступ до нової групи в Outlook? А в інтернет-версії Outlook?

Щоб отримати доступ до нової групи в Outlook, просто перейдіть до категорії "Групи" в нижній частині області переходів ліворуч. Якщо ви часто використовуєте цю групу, варто закріпити її як уподобання. Для цього клацніть її правою кнопкою миші та виберіть Показувати як уподобання.

Крім того, є безкоштовні мобільні клієнти для груп Office 365 на кожній мобільній платформі (iOS, Android тощо), тому можна легко отримувати доступ до групи в дорозі.

Чи можна й надалі просто користуватись електронною поштою?

Так, звісно. Той самий псевдонім електронної пошти, який ви використовували для списку розсилки, і надалі працюватиме для групи в Outlook.

Додаткові можливості

Не забудьте розповісти користувачам, коли відбудеться ця зміна та до кого їм слід звертатися, якщо в них виникнуть додаткові запитання.

Перенесення списків розсилки

Готові перейти зі списку розсилки на групу? Див. статтю Перенесення списків розсилки до Груп Office 365 – довідка для адміністратора.

Подальші дії

Перейшовши з групи розсилки на групу Office 365, ви можете виконати кілька додаткових дій, щоб забезпечити плавність процесу.

  • Подальше спілкування з користувачами. Зв’яжіться з користувачами відразу після завершення оновлення, а потім ще через кілька днів. Якщо ви продемонструєте їм, що ви прислухаєтеся до їхньої думки та реагуєте на їхні запитання, вони будуть задоволені зміною.

  • Відстежування звітів про використання. На Порталі адміністрування Office 365 містяться корисні звіти, які можуть показувати, скільки користувачів використовує групу та як часто (і які саме) функції вони застосовують. Такі звіти можуть допомогти вам розробити графік подальшого спілкування з користувачами та навчання користувачів, а також дізнатися, які можливості нової групи для них найкорисніші. Див. статтю Звіти про дії в Центрі адміністрування Office 365.

  • Обмін досвідом. Розкажіть іншим робочим групам у своїй компанії, що ви успішно оновили свою групу розсилки, і які кроки ви для цього виконали! Обмін такою інформацією може допомогти іншим командам послідувати вашому прикладу та здійснити успішне оновлення.

Див. також

Відповіді на ваші запитання про Групи Office 365

Відвідайте Спільноту з технічних питань щодо Груп Microsoft Office 365.

Ми дослухаємося до вас

Востаннє цю статтю оновлено 24 травня 2017 р. завдяки вашим відгукам. Якщо вона виявилася корисною для вас і тим паче, якщо ні, скористайтеся кнопками зворотного зв’язку нижче й залиште свої конструктивні зауваження, щоб допомогти нам покращити статтю. Дякуємо!

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×