Параметри повідомлень електронної пошти для збирання даних

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Діалогове вікно Параметри збирання даних із використанням електронної пошти використовується для перегляду та змінення параметрів оброблення відповідей на повідомлення електронної пошти для збирання даних у Microsoft Office Access 2007. Ці параметри застосовуються до всіх майбутніх відповідей на вибране повідомлення електронної пошти або повідомлення, створення якого наразі триває.

Зверніть увагу, що всі зміни, внесені в параметри, не впливають на відповіді, які вже перебувають у поштовій скриньці Outlook.

діалогове вікно «параметри збирання даних із використанням електронної пошти»

Щоб відкрити діалогове вікно

  1. Відкрийте базу даних, яка містить повідомлення, для якого потрібно змінити параметри.

  2. На вкладці Зовнішні дані у групі Збирання даних виберіть елемент Керування відповідями. Зображення кнопки

  3. У діалоговому вікні Керування повідомленнями для збирання даних виберіть повідомлення, для якого потрібно змінити параметри, відтак натисніть кнопку Параметри повідомлення.

Параметри імпорту

Автоматично обробляти відповіді та додавати дані до бази даних

Цей параметр дозволяє Microsoft Office Access 2007 обробити відповіді одразу після того, як вони надійдуть до папки «Вхідні» Microsoft Office Outlook 2007. Спільна робота Office Outlook 2007 і Office Access 2007 дозволяє експортувати вміст форми в кожній відповіді до кінцевих таблиць у застосунку Access. Якщо цей прапорець не встановлено, необхідно обробити відповіді вручну.

Додаткові відомості про автоматично та вручну Оброблення відповідей

Відповіді автоматично експортуватимуться з Outlook до Access, якщо під час надходження повідомлення до поштової скриньки Outlook виконуватимуться такі умови:

  • Office Outlook 2007   Office Outlook 2007 має бути інстальовано на вашому комп'ютері. Якщо програма не працює після отримання відповіді, обробка почне під час наступного запуску програми Outlook. 

  • Office Access 2007   Office Access 2007 має бути інстальовано на вашому комп'ютері. 

  • База даних     База даних не має бути захищеною паролем і не має бути відкритою монопольно. Ім’я або розташування бази даних не має бути змінено з моменту надсилання повідомлення електронної пошти.

  • Таблиці та запити     Указані вами імена таблиць і запитів і властивості відповідних полів не має бути змінено з моменту надсилання повідомлення електронною поштою. Наприклад, якщо тип даних поля було змінено з числа на автонумерацію після надсилання повідомлення, експорт буде завершено з помилкою.

  • Дозволи     Необхідно мати дозволи, які потрібні для додавання або оновлення вмісту базових таблиць і запитів.

Якщо одна або кілька умов не виконуються, автоматичне оброблення не буде виконано успішно. Виправте неполадки та вручну виконайте експорт відповідей, які не вдалося обробити автоматично. Оброблення всіх відповідей, які надійдуть до поштової скриньки після вирішення проблем, продовжуватиметься автоматично.

Оброблення вручну     Якщо потрібно контролювати, які і коли оброблено відповіді, виберіть оброблення вручну. У такому разі відповіді надійдуть до папки «Вхідні» застосунку Outlook, але їх не буде експортовано до бази даних, доки ви не виберете вручну кожну відповідь в Outlook, клацнете її правою кнопкою миші та виберете пункт Експортувати дані до Microsoft Office Access для кожної відповіді.

Можливо, доведеться обробити вручну всі відповіді, які не вдалося обробити автоматично. Після вирішення проблеми, яка призвела до помилки, потрібно вручну експортувати кожну відповідь.

Перед початком операції експорту запам’ятайте такі моменти:

  • Office Access 2007   Office Access 2007 має бути інстальовано на вашому комп'ютері. 

  • База даних     Якщо базу даних захищено паролем, під час запуску експорту буде запропоновано ввести пароль. База даних також не має бути відкритою в монопольному режимі, а ім’я або розташування бази даних не має бути змінено з моменту надсилання повідомлення електронної пошти.

  • Таблиці та запити    Імена вказаних таблиць і запитів, а також властивості базових полів, не має бути змінено з моменту надсилання повідомлення електронної пошти.

  • Дозволи     Необхідно мати дозволи, які потрібні для додавання або оновлення вмісту базових таблиць і запитів.

Відхиляти відповіді від користувачів, кому не було надіслано повідомлення

Цей параметр дозволяє автоматичне оброблення лише тих відповідей, які надіслані одержувачами вашого повідомлення. Відповіді інших одержувачів буде збережено в папці призначення в застосунку Outlook, але їх не буде автоматично оброблено. За необхідності, можна обробити ці повідомлення вручну.

Приймати кілька відповідей від кожного одержувача

Цей параметр дозволяє одержувачам надсилати кілька відповідей на одне повідомлення електронної пошти. Якщо вибрати цей параметр, кожен одержувач зможе надсилати кілька відповідей на повідомлення електронної пошти, і кожну відповідь буде оброблено автоматично. Якщо не встановити цей параметр, кожен одержувач зможе надсилати кілька відповідей, але лише першу відповідь буде оброблено автоматично. Усі наступні відповіді цього одержувача буде збережено в папці призначення в застосунку Outlook, де їх можна обробити вручну або видалити.

Примітка : Цей параметр контролює лише кількість відповідей, але не кількість записів у одній відповіді, які обробляються. Іншими словами, якщо ви надішлете форму Microsoft Office InfoPath 2007, одержувач матиме змогу надіслати вам кілька записів у одній відповіді. Усі записи у відповіді буде автоматично оброблено в застосунку Access, позаяк усі записи перебувають у формі в одному повідомленні.

Дозволити відповідь у кількох рядках

Якщо для надсилання даних використовується форма InfoPath, одержувач може додати більше записів, натиснувши кнопку Вставити рядок внизу повідомлення електронної пошти. Якщо потрібно обробити лише один запис із повідомлення, зніміть цей прапорець.

Дозволити лише оновлення наявних даних

Якщо для оновлення даних використовується форма InfoPath, одержувач може надіслати нові записи, разом із оновленнями наявних записів. Щоб запобігти додаванню одержувачем нових записів за допомогою форм InfoPath, установіть цей прапорець.

Параметри автоматичного оброблення

Кількість відповідей для обробки

Введіть загальну кількість відповідей (від усіх одержувачів), які потрібно обробити автоматично. Якщо потрібно автоматично обробити всі відповіді, введіть у текстове поле велике значення. Відповіді, отримані після досягнення вказаної кількості, буде збережено в папці призначення, але не буде автоматично оброблено.

Дата й час припинення

Укажіть дату й час, коли слід припинити автоматичне оброблення відповідей для цього повідомлення електронної пошти. Відповіді, отримані після цієї дати й часу, буде збережено в папці призначення в застосунку Outlook, але не буде автоматично оброблено.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×