Основні можливості Spreadsheet Compare

Припустімо, у вас є дві книги Excel або дві версії однієї книги, які ви бажаєте порівняти. Або, можливо, вам потрібно знайти можливі проблеми, як-от підсумки, введені вручну, або некоректні формули. Якщо ви використовуєте Microsoft Office Professional Plus 2013, то можете запустити засіб порівняння електронних таблиць Microsoft Spreadsheet Compare, щоб створити звіт про знайдені відмінності та проблеми.

Увага! :  Засіб порівняння електронних таблиць доступний тільки в пакеті Office Professional Plus 2013 або в службі Office 365 ProPlus.

Відкриття Spreadsheet Compare

Windows 7:    у меню Пуск у розділі Засоби системи Office 2013 виберіть пункт Spreadsheet Compare.

Windows 8:    на екрані Пуск клацніть плитку Spreadsheet Compare. Якщо ви не бачите плитку Spreadsheet Compare, почніть вводити запит Spreadsheet Compare й виберіть відповідну плитку.

На додачу до засобу порівняння електронних таблиць, ви знайдете подібну програму для Access – Microsoft Database Compare. Щоб використовувати її, потрібен пакет Office Professional Plus 2013. (У Windows 8 виконайте пошук за запитом Database Compare.)

Порівняння двох книг Excel

  1. Виберіть Home > Compare Files (Основне > Порівняти файли).

    Область ''Настройки макросів'' Центру безпеки та конфіденційності

    Відкриється діалогове вікно Compare Files (Порівняння файлів).

  2. Клацніть блакитну піктограму папки біля поля Compare (Порівняти), щоб вибрати розташування попередньої версії книги. Порівняти можна не тільки файли, які зберігаються на ПК або в локальній мережі, а й ті, що зберігаються в Інтернеті.

Команда Compare Files (Порівняти файли)

  1. Клацніть зелену піктограму папки біля поля To (З), щоб вибрати розташування книги, яку потрібно порівняти з її попередньою версією. Натисніть кнопку OK.

    Порада :  Можна порівняти два файли з однаковим іменем, якщо вони зберігаються в різних папках.

  2. В області ліворуч виберіть потрібні параметри для результатів порівняння книг: установіть або зніміть відповідні прапорці (наприклад, Formulas (Формули), Macros (Макроси) або Cell Format (Формат клітинок)). Також можна установити прапорець Select All (Вибрати все).

Натискання кнопки "Перенесення тексту" на вкладці "Основне"

  1. Натисніть кнопку OK, щоб почати порівняння.

Якщо з’явиться повідомлення Unable to open workbook (Не вдалося відкрити книгу), це означає, що одну з книг захищено паролем. Натисніть кнопку OK і введіть пароль для книги. Див. додаткові відомості про використання паролів у Spreadsheet Compare.

Результати порівняння з’являться у вікні, розділеному навпіл. Книга ліворуч – це файл, зазначений у рядку Compare (Порівняти), тобто старіший, а книга праворуч – файл, зазначений у рядку To (З), тобто новіший. Докладні відомості наведено в області під двома розділами. Зміни виділено кольором залежно від їхнього типу.

Тлумачення результатів

  • У порівняльній таблиці відображаються результати порівняння аркуша одного файлу з аркушем іншого. Якщо аркушів багато, перейти до них можна, натискаючи кнопки вперед і назад на горизонтальній смузі прокручування.

    Примітка : Навіть якщо аркуш приховано, його все одно буде проаналізовано та відображено у звіті.

  • Відмінності виділяються кольором заливки або шрифту залежно від типу зміни. Наприклад, клітинки, які порівнюються за введеним значенням (тобто клітинки без формул) виділяються зеленим кольором заливки в порівняльній таблиці й зеленим шрифтом в області результатів. У нижній лівій області відображається легенда зі значенням кожного кольору.

Виберіть пункт «Інші веб-частини»

У прикладі вище результати за 4 квартал у попередній версії не остаточні. Кінцеві значення для 4 кварталу наведено в стовпці E в останній версії книги.

У таблиці порівняння результатів клітинки E2:E5 обох версій мають зелену заливку, що вказує на змінені значення. Оскільки ці значення змінилися, змінилися також значення в стовпці "Від початку року": діапазони F2:F4 і E6:F6 мають блакитну заливку, що вказує на змінені результати обчислень.

Також змінилися результати обчислення в клітинці F5, проте найважливіше, що це спричинено помилкою формули в попередній версії книги (вона підсумовувала тільки значення діапазону B5:D5 і пропускала значення для 4 кварталу). Після оновлення книги формула в клітинці F5 стала правильною: =SUM(B5:E5).

  • Якщо клітинки надто вузькі для відображення вмісту, натисніть кнопку Resize Cells to Fit (Припасувати розмір клітинок).

Макет графічного об’єкта SmartArt

Надбудова Inquire для Excel

На додачу до можливостей Spreadsheet Compare, для Excel 2013 доступна надбудова Inquire, яку можна ввімкнути, щоб додати до стрічки вкладку Inquire. На вкладці Inquire можна проаналізувати книгу, переглянути зв’язки між клітинками, аркушами й іншими книгами, а також усунути надмірне форматування аркуша. Якщо в Excel відкрито дві книги, які потрібно порівняти, запустіть Spreadsheet Compare за допомогою команди "Порівняти файли".

Якщо вкладка Inquire не відображається в Excel 2013, див. статтю Увімкнення надбудови Inquire. Додаткові відомості про знаряддя надбудови Inquire див. в статті Можливості використання засобу для електронних таблиць Inquire.

Подальші дії

Якщо в організації використовуються критично важливі книги Excel або бази даних Access, радимо інсталювати засоби Microsoft для порівняння електронних таблиць і баз даних. Сервер відстеження й керування (Microsoft) надає потужні можливості для аналізу змін у файлах Excel і Access. Використовуючи його із засобом виявлення файлів і оцінювання ризиків (Microsoft), ви зможете зменшити ризики, пов’язані з використанням інструментів, розроблених користувачами Excel і Access.

Див. також статтю Огляд засобу Spreadsheet Compare.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×