Основні завдання у програмі Access 2010

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Нижче наведено деякі основні бази даних завдань, які можна зробити, щоб допомогти вам дізнатися, як використовувати Microsoft Access 2010.

 

У цій статті

Загальні відомості про Access

Реляційні бази даних у програмі Access

Під час відкриття доступу

Пошук і застосування шаблону

Створення бази даних із самого початку

Відкриття наявної бази даних Access

Початок роботи за допомогою нової бази даних

Додавання таблиці

Вставте дані з іншого джерела в таблиці Access

Імпортування або зв'язування з даними з іншого джерела

Подальші дії

Імпорт даних з електронної таблиці або іншій програмі

Імпорт електронної таблиці Excel в Access

Імпорт електронної таблиці Excel як таблицю в новій базі даних

Упорядкування даних за допомогою майстер аналізу таблиць

Робота з використанням даних з інших програм

Використання бази даних попередньої версії у кількох версіях Access

За допомогою файлу бази даних Access у кількох версіях Access

Крок 1: Створення копії наявної бази даних і зберегти його в новому форматі

Крок 2: Розділення копію бази даних і використовувати вихідний файл як серверної бази даних

Крок 3: Підключення до нового клієнтської до вихідної бази даних

Внутрішня та назад частини застосунку за допомогою у кількох версіях Access

Загальні відомості про Access

Програми access 2010 – баз даних застосунку конструктора та розгортання інструмент , які можна використовувати, щоб відстежувати важливу інформацію. Дані можна зберегти на комп'ютері, або можна опублікувати в Інтернеті, щоб інші користувачі використовувати бази даних веб-браузері.

Багатьом користувачам почати використання програми Access, якщо програму, яку вони використовують для відстеження щось поступово стає менш придатний для завдання. Припустімо, що ви є планувальник подій, і ви хочете, щоб відстежувати всі відомості, потрібні для керування, щоб зробити події успішно. Якщо для цього використовується текстовий редактор або програми електронної таблиці, ви легко можна виникли проблеми з повторюваних та неузгоджені дані. Можна використовувати елементи календаря програмного забезпечення, але відстеження фінансової інформації в календарі не радимо відповідно.

Реляційні бази даних у програмі Access

Іноді потрібно реляційної бази даних, щоб відстежувати таку інформацію, джерело даних, які було розділено менші колекцій даних (звані таблицями) для усунення резервування і виберіть пов'язані разом на основі загальних інформаційні матеріали (називається поля) . Наприклад, подію планування реляційної бази даних можуть містити таблиці за допомогою інформації про клієнтів, таблиці за допомогою постачальника інформації та таблиці за допомогою відомостей про події. Таблиці, що містить інформацію про події, можливо, поля, щоб пов'язати його з клієнтом а поле, щоб пов'язати його з постачальника. Таким чином, наприклад, якщо змінити номер телефону постачальника, відомості можуть змінюється один раз у постачальника таблиці замість за всі події, які беруть участь у постачальника.

Access – це засіб можна використовувати, щоб швидко та легко розробляють програми реляційної бази даних, які допомагають керувати інформацією. Можна створювати бази даних, щоб допомогти вам стежити за майже будь-яку інформацію, наприклад запасами, професійних контактів або бізнес-процесів. Фактично, Access містить шаблони, які можна використовувати відразу для відстеження відомостей, різні робить речі легко навіть для новачка.

Під час відкриття доступу

Під час запуску Access 2010, відображається в подання Microsoft Office Backstage, де можна отримати відомості про поточну базу даних, створити нову базу даних, відкриття наявної бази даних і подання Рекомендовані вмісту з Office.com.

Подання Backstage програми Access 2010

Подання Backstage також містить багато інших команди, які можна використовувати, щоб настроїти збереження та надання спільного доступу до бази даних. Команди у поданні Backstage зазвичай застосовуються до всієї бази даних, не до об'єктів в базі даних.

Примітка.: Подання Backstage у будь-який час можна отримати, перейшовши на вкладку файл .

На початок сторінки

Пошук і застосування шаблону

Програма Access пропонує вам широкий вибір шаблонів, які можна використовувати для прискорення до процесу створення бази даних. Шаблон буде готовий до використання бази даних, що містить усі таблиці, запити, форми та звіти, потрібні для виконання певних завдань. Наприклад, є шаблони, які можна використовувати для відстеження питань керування контактами та зберігати дані про витрати. Деякі шаблони містять зразки записів, що вказують на їхнє призначення. Шаблон баз даних можна використовувати як є, або можна настроїти їх краще Припасувати до ваших потреб.

Пошук і застосування шаблону до бази даних, виконайте наведені нижче дії.

  1. На вкладці Файл виберіть команду Створити.

  2. У розділі Наявні шаблони виконайте одну з таких дій:

    • Щоб повторно використати нещодавно використаний шаблон, виберіть пункт Останні шаблониі виберіть потрібний шаблон.

    • Щоб використати шаблон, який уже інстальовано, натисніть кнопку Мої шаблониі виберіть потрібний шаблон.

    • Знайти шаблон на Office.com, у розділі Шаблони Office.com, виберіть категорію шаблонів, виберіть потрібний шаблон і натисніть кнопку завантажити завантажити шаблон із Office. com до комп'ютера.

      Ви також можете шукати шаблонів на сайті Office.com із програми Access. У полі Пошук онлайнових шаблонів введіть одну або кілька умов пошуку та натисніть кнопку зі стрілкою, щоб почати пошук.

  3. За потреби, клацніть піктограму папки біля поля Ім'я файлу , щоб перейти до розташування, де потрібно створити базу даних. Якщо не вказано певному розташуванні, Access створює базу даних у розташування за промовчанням, яка відображається під полем Ім'я файлу .

  4. Натисніть кнопку Створити.

Створюється базу даних яка відкриває його для використання.

На початок сторінки

Створення бази даних із самого початку

Якщо потрібно, щоб ретельніше Загальні відомості про поняття за допомогою доступу для створення бази даних, перегляньте статтю основи розробки баз даних.

Якщо жодний шаблон відповідає вашим потребам, або якщо у вас є дані в іншій програмі, яку потрібно використовувати у програмі Access, ви можете вирішити, бажано створити базу даних із самого початку. У програмі Access 2010, ви можете вибрати: стандартний настільної бази даних або веб-бази даних.

Щоб отримати додаткові відомості про веб-бази даних наведено у статті створення бази даних для надання спільного доступу в Інтернеті.

Щоб створити нову базу даних, виконайте такі дії:

  1. Запустіть програму Access.

  2. На вкладці створити в поданні Backstage натисніть кнопку Нова база даних або Пусту веб-бази даних.

    Увага!: Вибір, який ви зможете зробити визначить функції, доступні в базі даних. Настільні бази даних не можна опублікувати в Інтернеті та веб-бази даних не підтримує деякі для настільних комп'ютерів функції, наприклад підсумків.

  3. На панелі праворуч введіть ім'я для бази даних у полі Ім'я файлу .

    Щоб змінити розташування, у якому створити файл, натисніть кнопку Перегляд Зображення кнопки поруч із полем Ім'я файлу , перейдіть до та виберіть нове розташування та натисніть кнопку OK.

  4. Натисніть кнопку Створити.

    Access створює базу даних а потім відкривається пуста таблиця (під назвою Таблиця1) в вікно табличного подання даних.

  5. Доступ до переміщує курсор у першу пусту клітинку у стовпці натисніть кнопку, щоб додати нову таблицю.

    Щоб додати дані, почніть вводити текст, або вставити дані з іншого джерела, як описано в розділі вставити дані з іншого джерела в таблиці Access, далі в цій статті.

    Примітки.: 

    • Введення даних у вікні табличного подання даних призначена для дуже подібні до введення даних на аркуші Excel. Основне обмеження полягає в тому, що дані слід вводити у суміжні рядки та стовпці, починаючи з верхнього лівого кутка даних у табличному поданні. Ви не повинні спробувати форматування даних за допомогою додавання пустих рядків або стовпців, як ви може робити на аркуші Excel, тому що робити так буде витрачати місця в таблиці. У таблиці лише містить дані. Візуальне представлення даних, які буде здійснюватися у формах і звітах, які створено пізніше.

    • Структура таблиці створюється під час введення даних. Будь-який час, додати новий стовпець даних у табличному поданні, нове поле визначено в таблиці. Властивість тип даних поля, залежно від типу даних, які ви вводите. Наприклад, якщо у вас є стовпець, у якому ви ввели значення дати, Access буде встановити типу даних поля дати й часу. Якщо пізніше спробувати введіть значення без дати (наприклад, ім'я або номер телефону) у цьому полі, у програмі Access відобразиться повідомлення про те, що значення не збігаються з типом даних стовпця. Якщо це можливо, ви повинні планувати таблиці, щоб кожний стовпець містив самого типу даних, чи це текст, дати, числа або щось інше. Це полегшує багато для створення запитів, форм і звітів, які вибиратимуть лише потрібні дані.

Якщо не потрібно вводити дані ще, натисніть кнопку закрити Зображення кнопки .

Примітка.: Доступ буде видалення Таблиця1 у разі закриття без збереження.

На початок сторінки

Відкриття наявної бази даних Access

Порада.: Щоб швидко відкрити з останнього кількох баз даних, які було відкрито, на вкладці " файл ", виберіть елемент останніта клацніть ім'я файлу.

  1. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.

  2. Клацніть ярлик у діалоговому вікні відкриття , або, у полі Пошук виберіть диск або папку, яка містить базу даних, яку потрібно.

  3. У списку папок двічі клацніть елемент папки потрібно відкрити папку, яка містить базу даних.

  4. Коли ви знайдете бази даних, виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Щоб відкрити базу даних у режим відкриття за промовчанням, двічі клацніть його.

    • Щоб відкрити базу даних для спільного доступу в середовищі багатокористувацька, щоб ви та інші користувачі можуть як читання та записування до бази даних, у той же час, натисніть кнопку Відкрити.

    • Щоб відкрити базу даних для доступ лише для читання, щоб її могли переглядати, але не редагувати його, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити та виберіть пункт відкрити лише для читання.

    • Щоб відкрити базу даних для Монопольний доступ, так, щоб ніхто, крім можна відкрити, коли файл відкрито, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити та виберіть пункт Відкрити й відновити.

    • Відкрийте базу даних для доступ лише для читання, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити та натисніть кнопку Монопольно іншим користувачам ще можна відкривати базу даних, але лише в них є доступ лише для читання.

Якщо не вдалося знайти потрібну базу даних    

  1. У діалоговому вікні Відкрити клацніть ярлик Мій комп'ютер , або, у полі Пошук виберіть пункт Мій комп'ютер.

  2. У списку дисків клацніть правою кнопкою миші диск, який може містити базу даних, і натисніть кнопку Пошук.

  3. Введіть умови пошуку та натисніть клавішу ENTER, щоб шукати в базі даних.

  4. Якщо базу даних, відкрийте його, двічі клацнувши її в діалоговому вікні Результатів пошуку .

    Оскільки пошук було ініційовано в діалоговому вікні Відкрити , потрібно буде клацнути скасувати в цьому діалоговому вікні перш ніж буде відкрито базу даних.

Безпосередньо можна відкрити файл даних у зовнішніх форматі (наприклад, dBASE, парадокс, Microsoft Exchange або Excel). Крім того, відкрити можна будь-яке джерело даних ODBC, як-от Microsoft SQL Server або Microsoft FoxPro. Access автоматично створює нову базу даних Access в одній папці з файлом даних і додає посилання на всі таблиці зовнішньої бази даних.

На початок сторінки

Початок роботи за допомогою нової бази даних

Залежно від шаблону, який використовувався можливо, потрібно буде виконати одну або кілька з наведених нижче дій, щоб розпочати роботу з нової бази даних:

  • Якщо у програмі Access відобразиться діалогове вікно вхід із пустим списком користувачів, виконайте такі дії, щоб розпочати роботу:

    1. Виберіть елемент новий користувач.

    2. Заповніть форму Відомості про користувача .

    3. Натисніть кнопку Зберегти й закрити.

    4. Виберіть щойно введене ім'я користувача та натисніть кнопку вхід.

  • Якщо у програмі Access відобразиться на пустий даних у табличному поданні, можна починайте вводити дані безпосередньо до цієї таблиці або натискайте інші кнопки та вкладки, щоб отримати базу даних.

  • Якщо відображається на сторінці Початок роботи , можна виберіть посилання на сторінці, щоб дізнатися більше про бази даних, або натискайте інші кнопки та вкладки, щоб отримати базу даних.

  • Якщо у програмі Access відобразиться Попередження системи безпеки повідомлення в рядку повідомлень, і ви довіряєте джерелу шаблону, натисніть кнопку Увімкнути вміст. Якщо для бази даних потрібно увійти, потрібно буде знову ввійти.

Для настільних комп'ютерів і веб-бази даних ви хочете, щоб почати з одним із таких кроків:

На початок сторінки

Додавання таблиці

Можна додати нову таблицю до наявної бази даних за допомогою засобів у групі таблиці » на вкладці « створити ».

Група «таблиці» на вкладці «Створити»

Примітка.: У веб-бази даних у групі таблиці доступна лише команди таблиця .

Незалежно від того, подання, в якому ви починаєте в ви завжди можете перейти до іншого подання за допомогою кнопок режимів перегляду в рядку стану вікна Access.

Створення пустої таблиці у вікні табличного подання даних    У вікні табличного подання даних можна ввести дані безпосередньо та дозволити доступ будувати структуру таблиці за лаштунками. Імена полів призначено числовому порядку (поле1, Поле2 і так далі), а властивість тип даних поля, залежно від типу даних, які ви вводите.

  1. На вкладці створити у групі таблиці натисніть кнопку таблиця Кнопка ''Список папок'' в області переходів .

  2. Доступ створюється таблиці а потім розміщує курсор у першу пусту клітинку у стовпці, натисніть кнопку Додати .

  3. Щоб додати дані, почніть вводити в першу пусту клітинку, або вставити дані з іншого джерела, як описано далі в цій статті.

    • Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть його заголовок і введіть нове ім’я.

      Порада.: Надати зрозуміле ім'я для кожного поля, це можна дізнатися, що він містить, не вводячи перегляньте дані.

    • Щоб перемістити стовпець, виберіть його, клацнувши його заголовок стовпця а потім перетягніть його в потрібне місце. Також можна вибрати кілька суміжних стовпцях і перетягніть їх все новому розташуванні разом.

      Щоб додати додаткові поля до таблиці, або почати вводити текст у клацніть, щоб додати стовпці у вікні табличного подання даних, або можна додавати нові поля за допомогою команди у групі Додавання & видалення на вкладці поля .

Створення таблиці, починаючи з в режимі конструктора    У поданні конструктора спочатку потрібно створити структуру нової таблиці. Ви або переключіться у вікні табличного подання даних для введення даних, або за допомогою інших засобів, таких як форми введення даних.

Режим конструктора для таблиць у веб-база даних недоступна.

  1. На вкладці Створити в групі Таблиці натисніть кнопку Конструктор таблиць. Зображення кнопки

  2. Для кожного поля в таблиці введіть ім’я в стовпець Ім’я поля, а потім зі списку Тип даних виберіть потрібний тип даних.

  3. Ви можете ввести додаткові відомості для кожного поля у стовпці Опис . Опис, який ви вводите відображається в рядку стану, коли курсор розташовано в цьому полі а використовуватиметься як текст рядка стану для всіх елементів керування, які ви створюєте, перетягнувши поле з області Список полів до форми або звіту і для будь-яких елементів керування, створені для цього поля за допомогою майстра форм або майстер звітів.

  4. Додавши всі потрібні поля, збережіть таблицю:

    • на вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

  5. Ви можете почати введення даних у таблицю в будь-який час, перехід до подання таблиці, клацнувши першу пусту клітинку та вводити текст. Також можна вставити дані з іншого джерела, як описано в наступному розділі.

Створення таблиці на основі списку SharePoint    Зі списком SharePoint можна використовувати користувачі, які не мають доступу до даних. Крім того, список дані зберігаються на сервері, який зазвичай запропоновано кращий захист від втрати даних, ніж файлів, які зберігаються на настільному комп'ютері. Ви можете будь-який спочатку новий список, або можна зв'язати з наявним списком. Ви повинні мати відповідні дозволи на сайті SharePoint, де потрібно створити список; Залежно від сайту так контакту до адміністратора SharePoint для докладно про параметри.

Ця функція доступна не у веб-бази даних.

  1. На вкладці Створення в групі Таблиці натисніть кнопку Списки SharePoint.

  2. Один із шаблонів списків можна використовувати для створення стандартних списку SharePoint, такі як контакти або події.

    Також можна створити Настроюваний список, або посилання на або імпортувати наявний список. Виберіть потрібний параметр.

  3. Якщо вибрати будь-який із шаблонів списків або щоб створити Настроюваний список, відкриється діалогове вікно Створення нового списку допоможе виконати цю дію. Якщо ви вирішите використовувати наявний список, щоб допомогти вам відкриється діалогове вікно Отримання зовнішніх даних .

Докладні відомості про таблиці див. в статті Загальні відомості про таблиці.

На початок сторінки

Вставте дані з іншого джерела в таблиці Access

Якщо дані зараз зберігаються в іншій програмі, наприклад Excel, можна скопіювати та вставити дані в таблиці Access. Це зручно, якщо дані вже розділено на стовпці, як у таблиці Excel. Якщо дані містяться в word редакторі, потрібно спочатку розділити на стовпці даних за допомогою вкладки, або перетворення даних до таблиці в текстовий редактор а потім скопіюйте дані. Якщо дані потрібно редагувати або обробки (наприклад, розділеному імена в ім'я та прізвище), ви можете зробити це перед копіюванням даних, особливо якщо ви не знайомі з Access.

Під час вставлення даних у пусту таблицю Access задає тип даних для кожного поля на основі його даних. Наприклад, якщо поле містить лише значення дати, для нього Access установить тип даних "Дата й час". Якщо ж поле містить лише слово "Так" або "Ні", Access вибере тип даних "Так/Ні".

В Access поля отримують імена на основі інформації, що міститься в першому рядку вставлених даних. Якщо потрібного типу для рядків, які слідують вставлені дані першого рядка, Access визначає, що перший рядок є частиною даних і призначає полям загальні імена (поле1, Поле2 і так далі). Якщо перший рядок вставлені дані не схожий на інші рядки, Access використовує перший рядок як імена полів і виключав першого рядка у фактичних даних.

Якщо в Access поля іменуються автоматично, радимо перейменовувати їх, щоб уникнути плутанини. Для цього виконайте такі дії:

  1. На вкладці " файл " натисніть кнопку зберегти в таблиці.

  2. У вікні табличного подання даних двічі клацніть заголовок кожного стовпця а потім введіть ім'я стовпця.

  3. Знову збережіть таблицю.

На початок сторінки

Імпортування або зв'язування з даними з іншого джерела

Можливо, потрібно дані, які збирає в іншій програмі, яку потрібно використовувати у програмі Access. Можливо ви працюєте з користувачами, які зберігати дані в інших програмах, і ви хочете, щоб працювати з ними дані у програмі Access. Чи може мати кілька різних джерел даних і потрібно "цільову вводу», де можна перенести їх разом для детальнішого аналізу.

Access можна легко імпортування або зв'язування даних з інших програм. Можна перенести дані з аркуша Excel, таблиці в іншій базі даних Access, зі списку SharePoint або будь-який з ряду інших джерел. Процес, дещо відрізняється джерела даних, але наведені нижче інструкції допоможуть розпочати роботу:

  1. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт & посилання виберіть команду для типу файлу, який імпортується з.

    Наприклад, щоб імпортувати дані з аркуша Excel, натисніть кнопку Excel. Якщо тип правильний програма не відображається, натисніть кнопку Додатково.

    Примітка.: Якщо не вдається знайти потрібний тип правильному форматі у групі Імпорт & посилання , може знадобитися запустити програму, у якій спочатку створену дані та збереження даних у форматі файлу, який підтримується у програмі Access (наприклад, текстовий файл із роздільниками) за допомогою цієї програми а потім імпортування або зв'язування даних.

  2. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані натисніть кнопку Огляд знайдіть файл джерела даних, або введіть повний шлях до файлу джерела даних у полі ім'я файлу .

  3. Виберіть потрібний параметр у розділі Укажіть, як і де потрібно зберігати дані в поточній базі даних. Можна створити нову таблицю, з імпортованих даних, або створити зв'язану таблицю, яка підтримує посилання на джерело даних.

  4. Натисніть кнопку OK.

    Залежно від вашого вибору, діалогове вікно Об'єктів посилання або Імпортувати об'єкти відкриється діалогове вікно.

  5. Використовуйте діалогове вікно, щоб завершити процес. Точний процедура виконання залежить від параметр імпортування та зв'язування, який ви вибрали.

  6. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

    Якщо ви вирішили імпортувати, Access запитає, чи потрібно зберегти подробиці щойно завершеної операції імпортування.

  7. Якщо ви вважаєте, що потрібно буде виконати цей самий операції імпортування ще раз, натисніть кнопку зберегти етапи імпортуванняа потім введіть відомості.

    Який можна буде легко відтворити операції імпортування, у групі Імпорт на вкладці Зовнішні дані натисніть кнопку Збережені імпортування , натиснувши кнопку специфікації імпорту та натисніть кнопку Запуск.

  8. Якщо зберігати відомості про операцію не потрібно, натисніть кнопку Закрити.

Access дає змогу імпортувати дані в новій таблиці а потім відображає таблиці в розділі таблиці в області переходів.

Щоб дізнатися більше про те, як імпортувати дані у програмі Access, перейдіть за посиланнями в розділі цієї статті .

На початок сторінки

Подальші дії

Решта процесу оформлення змінюється на основі на цілі, але ви захочете розгляньте можливість запити, форми, звіти та макроси. У цій статті не надає відомості про створення об'єктів додаткові бази даних.

Додаткові відомості про ці статті:

На початок сторінки

Імпорт даних з електронної таблиці або іншій програмі

Якщо ви знайомі з іншими програмами бази даних або таблиці, можливо відомо, основні відомості про те, як працюють ці програми та які баз даних, які використовуються для. Доступ відрізняється від багатьох інших програмах бази даних, даючи змогу створювати реляційних баз даних, а далі відрізняється від більшості програм електронної таблиці, пропонуючи засоби для створення складних запитів, форм і звітів. Access також містить багато параметрів для роботи з іншими програмами бази даних, як-от SQL Server.

Імпорт електронної таблиці Excel в Access

Багатьом користувачам починати дослідження Access після першого створення списку у програмі Excel. Excel – це чудове місце, щоб створити список, але збільшується у списку, вона стає складніше впорядкування й оновлення. У списку програму Access можна переміщувати зазвичай наступним логічним кроком.

Таблицю структурою схожа на аркуш, в тому, що дані зберігаються в рядках і стовпцях. В результаті, це зазвичай легко імпортувати на аркуші в таблицю бази даних. Основна відмінність між зберігання даних на аркуші та збереження його в базі даних, розташований у впорядкування даних. Просте імпортування всього аркуша в нову таблицю в базі даних, не буде вирішувати проблеми, пов'язані з упорядкування та оновлення даних, особливо якщо аркуш містить надлишкові дані. Для вирішення цих проблем, його необхідно розділити даних електронної таблиці в окремих таблицях, кожен із них із даними, пов'язані. Додаткові відомості про те, як Упорядкувати дані в таблиці перегляньте статтю основи розробки баз даних.

Доступ до функцій майстер аналізу таблиць, які можуть допомогти вам завершити цей процес. Після імпортування даних до таблиці, майстер допоможе вам потрібно розділити окремих таблиць, кожен із яких містить дані, які не повторюється в будь-який з інших таблиць у таблиці. Майстер також створює необхідні зв'язки між таблицями.

На початок сторінки

Імпорт електронної таблиці Excel як таблицю в новій базі даних

  1. На вкладці Файл виберіть команду Створити й клацніть плитку Пуста база даних.

  2. Введіть ім'я для нової бази даних у полі Ім'я файлу та натисніть кнопку створити.

    Відкриття нової бази даних, а програма Access створює нову пусту таблицю, Таблиця1.

  3. Закрийте Таблиця1.

    Коли відобразиться запитання, якщо ви хочете, щоб зберегти зміни до конструкції Таблиця1, натисніть кнопку ні.

  4. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт & посилання натисніть кнопку Excel. Зображення кнопки

  5. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані натисніть кнопку Огляд.

  6. Пошук файлу за допомогою діалогового вікна Відкриття файлу .

  7. Виберіть файл і натисніть кнопку Відкрити.

  8. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані переконайтеся, що вибрано параметр імпортувати дані джерела до нової таблиці в поточній базі даних .

  9. Натисніть кнопку OK.

    Майстер імпорту електронних таблиць починається та запитом на декілька запитань про дані.

  10. Дотримуйтесь інструкцій, натисніть кнопку Далі або назад для переміщення між сторінками. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

    Примітка.: Access запитає, чи потрібно зберегти подробиці щойно завершеної операції імпортування. Якщо ви вважаєте, що потрібно буде виконати це те ж саме імпорту операцію, натисніть кнопку така потім введіть потрібні відомості. Який можна буде легко відтворити операції в майбутньому, натиснувши кнопку Збережені імпортування у групі Імпорт на вкладці Зовнішні дані . Якщо зберігати відомості про операцію не потрібно, натисніть кнопку Закрити.

Access дає змогу імпортувати дані до нової таблиці а потім відображається в розділі Усі таблиці в області переходів.

На початок сторінки

Упорядкування даних за допомогою майстер аналізу таблиць

Після імпортування даних до таблиці Access можна використовувати майстер аналізу таблиць для швидкого визначення надлишкових даних. Майстер забезпечує простий спосіб для впорядкування даних в окремих таблицях, щоб він будуть збережені в найефективніший спосіб. Access зберігає вихідної таблиці як резервну копію а потім створення нових таблиць, які можна використовувати як основу для програми бази даних.

  1. Відкрийте базу даних Access, яка містить таблицю, яку потрібно проаналізувати.

  2. На вкладці Знаряддя бази даних у групі аналіз натисніть кнопку Аналіз таблиці.

    Запуститься майстер аналізу таблиць.

    Перших двох сторінках майстра міститься стислий посібник – із кнопки, які можна натиснути, щоб переглянути приклади. Якщо ви не бачите вступні сторінки, але натомість відображається прапорець відображення вступні сторінки?, установіть прапорець і натисніть кнопку назад двічі, щоб переглянути вступ. Якщо не потрібно переглядати вступні сторінки знову після введення читання, можна зняти на відображення вступні сторінки? прапорець.

  3. На на таблицю, яка містить поля зі значеннями, які повторюються в кількох записах? сторінки, виберіть таблицю, яку потрібно проаналізувати і натисніть кнопку Далі.

  4. Ви можете дозволити майстра Вибір поля, які перехід між таблицями, або ви можете зробити це рішення самостійно. Якщо виконати майстра, можна й надалі змінювати макет таблиці на наступній сторінці майстра.

    Примітка.: Якщо дозволити майстра вибір полів для переміщення між таблицями, його вибір не завжди може бути підходить для ваших даних, особливо якщо обсяг даних для роботи з. Результати майстра слід перевірити уважно. З іншого боку, майстер може запропонувати ефективніше організації, ніж той, який ви думаєте, тому принаймні один раз спробувати майстра рішень. Якщо вам не подобається пропозиції, ви все ще можна перевпорядковувати поля вручну, і завжди можна натиснути кнопку назад і упорядкувати всі поля самостійно.

  5. Натисніть кнопку Далі. На цій сторінці указаної таблиць, які містять поля, які. Якщо ви вибрали, щоб майстер рішення, ви побачите кілька таблиць, з'єднаних лінії зв'язку. В іншому разі Access створює лише одна таблиця, яка містить усі поля. У будь-якому випадку ви можете вносити зміни на цій сторінці.

    • Можна перетягувати поля з таблиці на пустому місці сторінки, щоб створити нову таблицю, яка містить ці поля. З'явиться ім'я таблиці.

    • Можна перетягувати поля з однієї таблиці до іншої таблиці якщо ви вважаєте, що вони будуть збережені ефективніше там.

    • Більшість таблиці буде надано Ідентифікатор або створені унікальний Ідентифікатор поля. Докладніше про поля «Ідентифікатор», натисніть кнопку поради у верхньому правому куті майстра.

    • Щоб скасувати зміни, натисніть кнопку скасувати .

    • Щоб перейменувати таблицю, двічі клацніть рядок заголовка, введіть нове ім'я та натисніть кнопку OK.

  6. Після того як ви поля впорядковані, задані належним чином, натисніть кнопку Далі.

  7. Якщо майстер знайде записи, які мають дуже подібні значення, буде визначити ці значення як можливі друкарських помилок та відобразить екран, де можна підтвердити, що слід робити з ними. Прокрутіть список, щоб знайти будь-який, які містять значення в стовпці виправлення а потім виберіть відповідний елемент у розкривному списку. Виберіть пункт (залишити як – це) щоб запобігти внесенню змін до значення майстра. Завершивши, натисніть кнопку Далі.

  8. Майстер запитає, чи потрібно створити запит, схожий на вихідну таблицю. Якщо ви вже створили форми та звіти на основі вихідної таблиці, створення такий запит зручно. Якщо так, створити запит, майстер перейменування вихідну таблицю, додавши "_OLD" на ім'я таблиці і виберіть імена новий запит, використовуючи ім'я вихідної таблиці. Форми та звіти, основані на таблиці тепер за допомогою запиту для своїх даних, і вони продовжувати працювати, як і раніше.

  9. Натисніть кнопку Готово.

    Майстер створення нових таблиць, указане для настройки а потім відкриває їх. Закрийте їх після завершення перевірки результатів.

На початок сторінки

Робота з використанням даних з інших програм

Програми Access 2010 містить функції для роботи з даними, які зберігаються в інших програмах.

Створення нової бази даних Access, посилання на дані в іншому форматі файлу    Можна використовувати для відкриття файлу в іншому форматі файлу, наприклад текст, dBASE або електронної таблиці. Access автоматично створює базу даних Access і посилання на файл для вас.

  1. Запустіть програму Access.

  2. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.

  3. У діалоговому вікні Відкрити виберіть потрібний тип файлу, який потрібно відкрити у списку. Якщо ви не знаєте тип файлу, натисніть кнопку всі файли (*. *).

  4. Якщо необхідно, виберіть папку, яка містить файл, який потрібно відкрити. Коли ви знайдете файл, двічі клацніть його, щоб відкрити його.

  5. Дотримуйтеся вказівок майстра. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

Імпортування та зв'язування даних до наявної бази даних Access    Можна або імпортувати дані з інших джерел і програм у таблиці Access, щоб дані, які містяться у файлі Access, або можна зв'язати дані із програми Access, щоб дані залишаться у вихідному файлі (поза межами доступу до файлу).

  1. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт & посилання натисніть кнопку Формат, у якому зберігаються дані.

    Можна імпортування або зв'язування з такими джерелами даних:

    • Excel    Можна перенести дані з аркуша або іменованого діапазону у книзі Excel. Кожний аркуш або іменований діапазон необхідно імпортувати або зв'язані окремо.

    • Access    Це дуже зручний для відокремлення процесу з даних, створення розділеної бази даних. Можна використовувати одну базу даних для розміщення до форми, звіти та макроси та зберігати дані в іншій базі даних. Потім можна розробити вдосконалення без переривання роботи інших користувачів. Можна також об'єднати дані з багатьох різних баз даних Access у одне, що спрощує підсумовувати дані у відділів або між бізнес-партнерів.

    • база даних ODBC    Багато програм підтримує цей формат, зокрема багато продуктів сервера бази даних. Це дасть змогу створювати бази даних «цільову вводу», де ви об'єднувати дані з різних систем.

    • Текстовий файл    Можна підключити до простий текстовий файл і навіть можна у програмі Access змінити вміст цього файлу. Це може допомогти полегшити його використання, широкий спектр програм даних Access.

    • XML-файл    Цей формат також пропонує сумісності з ряду інших програм, зокрема деяких веб-серверів.

    • Список SharePoint    У результаті даних придатні для використання з браузером, стандартний спосіб використання списку SharePoint.

    • Служби даних    Ви можете підключатися до даних веб-служб всередині підприємства.

    • Документ HTML    

    • Папка Outlook    Ви можете підключатися до папки Outlook, тому ви легко інтегрувати свою контактну інформацію з іншою даних.

    • dBase-файлу.    dBase – популярних альтернативних бази даних система, яка підтримується в програмі Access

      Відобразиться діалогове вікно Отримання зовнішніх даних .

  2. Дотримуйтесь інструкцій у діалоговому вікні.

    Доступ буде імпортування або зв'язування даних до бази даних. Для більшості форматів ви повинні Укажіть розташування даних а потім виберіть спосіб дані буде збережено в базі даних.

На початок сторінки

Використання бази даних попередньої версії у кількох версіях Access

Якщо до бази даних Access або проекту Access створено у програмі Access 2000 або пізнішої версії, можна використовувати в бази даних або проект у версії програми Access, у якому її було створено або в будь-який пізнішої версії, навіть якщо файл збережено безпеки ввімкнуто. Наприклад, Access 2000 файли можна використовувати в Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 і програми Access 2010.

Може виникнути ситуація, де потрібно зберігати дані в попередній версії програми Access, але користувачів з пізнішу версію Access, які потрібно пов'язати з цими даними, але й надалі користуватися перевагами певних функцій пізнішої версії. Рішення – створення нової бази даних «клієнтської» у новішої версії (який містить форми, звіти, запити, макроси, але не таблиці) і зв'язати його з таблицями у файлі попередньої версії. Використання однієї з наведених нижче процедур, залежно від того, чи міститься в одному файлі бази даних, або вже розділити програма типу "зовнішня/внутрішня".

За допомогою файлу бази даних Access у кількох версіях Access

Якщо в одному файлі містяться всі таблиці, форми та інші об'єкти бази даних Access попередньої версії, і ви хочете використовувати базу даних у кількох версіях Access, можна створити нову зовнішню базу даних в старішій версії і зв'язати його з вихідний файл. Користувачів, які мають попередню версію Access можуть й надалі використовувати вихідної бази даних. Користувачі, які мають пізнішу версію можна використовувати нову зовнішню базу даних для посилання на тих самих даних. Якщо потрібно розмістити кількох версіях Access можна створити кілька клієнтської версії.

На початок сторінки

Крок 1: Створення копії наявної бази даних і зберегти його в новому форматі

Виконайте наведені нижче дії, щоб перетворити базу даних на будь-який із трьох останніх форматів: Access 2000, Access 2002-2003 або Access 2007. Ця команда зберігає вихідну базу даних у вихідному форматі і створює копію в указаному форматі.

  1. Закрийте файл Access. Якщо файл збережено на багатокористувацька базу даних Access розташована на сервері або у спільній папці, переконайтеся, що ніхто, крім його відкрити.

  2. Запуск програми Access 2010.

  3. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.

  4. Перейдіть до розташування файлу, який потрібно перетворити і двічі клацніть його, щоб відкрити його.

    Якщо з'явиться діалогове вікно Підвищення бази даних , запитом, чи потрібно, щоб покращити бази даних, натисніть кнопку ні.

  5. Якщо під час запуску бази даних відкривається у формі, закрийте форму.

  6. На вкладці файл виберіть пункт Зберегти базу даних як.

  7. У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім'я для нової бази даних.

    Примітка.: Якщо створити базу даних буде збережено в іншому розташуванні, його ім'я має бути відрізняється від вихідної бази даних. У будь-якому випадку це зазвичай краще використовувати інше ім'я, тож можна легко відрізнити клієнтської бази даних і серверної бази даних. Проте, якщо потрібно перетворити на формат Access 2007, розширення імені файлу змінюється. mdb на. accdb, тому, що ви можете використовувати однакові імена.

  8. Натисніть кнопку Зберегти.

На початок сторінки

Крок 2: Розділення копію бази даних і використовувати вихідний файл як серверної бази даних

Розділення перетворені бази даних, виконавши такі дії:

  • На вкладці Знаряддя бази даних у групі Переміщення даних клацніть База даних Access. Зображення кнопки

  • У діалоговому вікні Розділення бази даних , натисніть кнопку розділеної бази даних.

    Ви можете зробити резервну копію, якщо потрібно, але можна також просто повторно створити копію за допомогою вихідної бази даних.

  • Введіть ім'я для серверної бази даних і натисніть кнопку розділити.

На початок сторінки

Крок 3: Підключення до нового клієнтської до вихідної бази даних

  1. Видалення серверну базу даних, створену засобу розділення бази даних, будьте обережні, щоб не видалити вихідну базу даних.

  2. Зв'язування нової клієнтської бази даних таблиці вихідної бази даних: на вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт & посилання , натисніть кнопку Диспетчер зв'язаних таблиць. Зображення кнопки

  3. Натисніть кнопку Виділити всеа потім установіть прапорець Завжди запитувати нове розташування .

  4. Натисніть кнопку OK, до бази даних попередньої версії а потім двічі клацніть його.

    Якщо все гаразд, у програмі Access відобразиться повідомлення про те, що всі вибрані зв'язані таблиці було успішно оновлено.

Тепер можна розширити нову зовнішню базу даних для підтримки нові можливості для користувачів, які мають пізніших версій програми Access. Користувачі, які мають попередні версії можна продовжувати використовувати старої версії бази даних.

На початок сторінки

Внутрішня та назад частини застосунку за допомогою у кількох версіях Access

Якщо до бази даних Access вже програма типу "зовнішня/внутрішня", можна перетворити на інтерфейс на новий формат файлу. Ні змін, які необхідні для серверної бази даних.

Цю процедуру описано, як за допомогою команди Зберегти базу даних як перетворити клієнтської бази даних до однієї з трьох останніх форматів: Access 2000, Access 2002-2003 або Access 2007. Ця команда зберігає вихідну базу даних у вихідному форматі та створює копію в указаному форматі.

  1. Закрийте клієнтської бази даних. Якщо файл збережено на багатокористувацька базу даних Access розташована на сервері або у спільній папці, переконайтеся, що ніхто, крім має його відкрити.

  2. Запуск програми Access 2010.

  3. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.

  4. Перейдіть до розташування клієнтської бази даних і двічі клацніть його, щоб відкрити його.

    Якщо з'явиться діалогове вікно Підвищення бази даних , запитом, чи потрібно, щоб покращити бази даних, натисніть кнопку ні.

  5. Якщо у формі відображається під час відкриття бази даних, закрийте форму.

  6. На вкладці файл виберіть пункт Зберегти базу даних як.

  7. У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім'я для нової бази даних.

  8. Виберіть категорію Збереження.

Тепер можна розширити нову зовнішню базу даних для підтримки нових функцій.

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×