Основні завдання для бази даних Access для настільних комп'ютерів

Основні завдання для бази даних Access для настільних комп'ютерів

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Базах даних Access можна зберігати та відстежувати майже будь-яку інформацію, наприклад запасами, контакти або бізнес-процесів. Давайте вивчаємо шляхи, які потрібно виконати для створення класичної бази даних Access, додавання даних і потім дізнатися про подальші дії до настроювання та використання нової бази даних.

У цій статті

Вибір шаблону

Шаблони Access містять вбудовані таблиці, запити, форми та звіти, готові до використання. Відразу після запуску програми Access відображається низка доступних шаблонів. Більше шаблонів можна знайти в Інтернеті.

Подання шаблонів на початковій сторінці в програмі Access

  1. У програмі Access послідовно виберіть елементи Файл > Створити.

  2. Виберіть шаблон настільної бази даних і введіть ім'я для бази даних у полі Ім'я файлу.(Якщо ви не бачите шаблону, зручний для вас, за допомогою на Пошук онлайнових шаблонівполя.)

  3. Для збереження можна використати розташування за промовчанням, що відображається під полем Ім’я файлу, або клацнути піктограму папки, щоб вибрати нове розташування.

  4. Натисніть кнопку Створити.

Створення настільної бази даних Access на основі шаблону

Залежно від шаблону, щоб розпочати роботу, потрібно виконати одну з наведених нижче дій.

  • Якщо у програмі Access відобразиться в діалогове вікно вхід із пустим списком користувачів:

    1. Натисніть кнопку нового користувача.

    2. Заповніть на форму Відомості про користувача .

    3. Натисніть кнопку Зберегти й закрити.

    4. Виберіть ім'я користувача, ви просто введено і натисніть кнопку увійти.

  • Якщо у програмі Access відобразиться в повідомлень Попередження системи безпеки в рядку повідомлень і ви довіряєте джерелу шаблону, натисніть кнопку Увімкнути вміст. Якщо для бази даних потрібно вхід, знову ввійти.

Додаткову інформацію перегляд, створення класичної бази даних Access на основі шаблону.

Створення бази даних із нуля

Якщо жодний шаблон не відповідає вашим потребам, можна створити нову настільну базу даних.

  1. У програмі Access послідовно виберіть елементи Створити > Пуста настільна база даних.

  2. У поле Ім’я файлу введіть ім’я для бази даних.

  3. Для збереження можна використати розташування за промовчанням, що відображається під полем Ім’я файлу, або клацнути піктограму папки, щоб вибрати нове розташування.

  4. Натисніть кнопку Створити.

Додавання таблиці

У базі даних відомості зберігаються на кількох зв'язаних таблиць. Щоб створити таблицю:

  1. Під час відкриття бази даних вперше, ви побачите пусту таблицю у вікні табличного подання даних розташування можна додати дані. Щоб додати нову таблицю, на вкладці створити > таблиця. Можна почати вводити дані в пусте поле (клітинка) або вставити дані з іншого джерела, як-от книги Excel.

  2. Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть заголовок стовпця та введіть нове ім’я.

Порада :  Вибирайте змістовні імена, щоб знати, що містить кожне поле, не переглядаючи його вміст.

  1. На вкладці Файл виберіть пункт Зберегти.

  • Щоб додати більше полів, введіть дані у стовпець Клацніть, щоб додати.

  • Щоб перемістити стовпець, виділіть його, клацнувши заголовок стовпця, а потім перетягніть його в потрібне місце. Також можна вибрати кілька суміжних стовпців і перетягнути їх разом до нового розташування.

Додаткову інформацію переглянути Загальні відомості про таблиці.

Копіювання та вставлення даних

До таблиці Access можна копіювати та вставляти дані з інших програм, таких як Excel або Word. Найзручніше це робити, якщо дані розділено на стовпці. Якщо дані містяться у програмі для обробки тексту, наприклад у програмі Word, використовуйте позначки для розділення стовпців або перетворіть дані на таблицю, перш ніж копіювати їх.

  1. Якщо дані потрібно відредагувати, наприклад відділити імена та прізвища, зробіть це у програмі джерела.

  2. Відкрийте джерело даних і скопіюйте дані (Ctrl+C).

  3. Відкрийте таблицю Access, до якої потрібно додати дані, у вікні табличного подання даних і вставте дані (Ctrl+V).

  4. Двічі клацніть заголовок кожного стовпця та введіть змістовні імена.

  5. Послідовно виберіть елементи файл > зберегти та надайте новій таблиці ім'я.

    Примітка : У програмі Access тип даних для кожного поля встановлюється на основі даних, доданих до першого рядка кожного стовпця, тому переконайтеся, що дані в подальших рядках відповідають даним у першому рядку.

Імпортування або зв’язування з даними

Ви можете імпортувати дані з інших джерел, або можна зв'язати дані з Access не переміщуються інформацію з де він зберігається. Зв'язування може бути хороший варіант, якщо використовується кілька користувачів, що оновлення даних, і ви хочете, щоб переконатися, що ви бачите найновішу версію, або якщо ви хочете, щоб зберегти простору для зберігання. Можна вибрати, чи потрібно зв'язати або імпортування даних для більшості форматів. Переглянути імпортування або зв'язування з даними в іншій базі даних Access , щоб отримати додаткові відомості.

Параметри вкладки "Зовнішні дані" в програмі Access

Процес імпортування може дещо відрізнятися залежно від джерела, але наведені нижче інструкції допоможуть розпочати роботу.

  1. На на Зовнішні дані натискайте клавішу табуляції, натисніть кнопку формат даних буде імпорт із або зв'язування. Якщо потрібного формату немає, натисніть кнопку більше.

Примітка : Якщо потрібного формату все одно немає, може знадобитися спочатку експортувати дані у формат файлу, який підтримується у програмі Access (наприклад, текстовий файл із роздільниками).

  1. Дотримуйтеся вказівок у статті в діалоговому вікні Отримати зовнішні дані .

Під час зв’язування деякі формати даних доступні лише для читання. Нижче перелічено зовнішні джерела, з яких підтримується зв’язування або імпортування даних.

Імпорт

Посилання

Microsoft Excel

Так

Так
(лише для читання)

Microsoft Access

Так

Так

Бази даних ODBC, як-от SQL Server

Так

Так

Текстові файли або файли даних із роздільниками-комами (CSV)

Так

Так
(лише додавання нових записів)

Список SharePoint

Так

Так

XML

Так

Служби даних

Так
(лише для читання)

Документ HTML

Так

Так

Папка Outlook

Так

Так

Додаткові відомості про імпортування або зв'язування з даними в іншій базі даних Access.

Упорядкування даних за допомогою засобу аналізу таблиць

Щоб швидко визначити надлишкові дані, можна скористатися майстром аналізу таблиць. За допомогою майстра можна легко впорядкувати дані в окремі таблиці. Вихідна таблиця зберігається як резервна копія.

  1. Відкрийте базу даних Access із таблицею, яку потрібно проаналізувати.

  2. На вкладці Знаряддя бази даних натисніть кнопку Аналіз таблиці.

    На двох перших сторінках майстра міститься стислий посібник із прикладами. Якщо відображається прапорець Відображати сторінки вступу, установіть цей прапорець і натисніть кнопку Назад двічі, щоб переглянути вступ. Якщо ви більше не хочете бачити сторінки вступу, зніміть прапорець Відображати сторінки вступу.

На початок сторінки

Подальші дії

Решта процесу конструювання залежить від того, що вам потрібно зробити. Найімовірніше, вам потрібно буде створити запити, форми, звіти та макроси. Нижче перелічено статті з корисною інформацією.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×