Основні завдання в програмі Outlook

Програма Outlook упорядковує електронну пошту, календарі, контакти та завдання, даючи змогу працювати з ними в єдиному середовищі. Увійшовши у свій обліковий запис електронної пошти, ви можете почати роботу з електронними листами, перетворити їх на завдання чи зустрічі, а також зберегти контакти людей, з якими спілкуєтеся, щоб не запам’ятовувати адреси електронної пошти чи телефонні номери. Перегляньмо покрокові інструкції для деяких основних завдань.

Початок роботи

Спочатку необхідно настроїти обліковий запис Outlook. Після цього ви можете надсилати й отримувати електронні листи, використовувати календар, створювати контакти та працювати із завданнями Outlook.

Якщо на комп’ютері використовувалася попередня версія програми Outlook, усе налаштується автоматично. В іншому випадку, коли ви вперше запустите Outlook, відкриється майстер автоматичного настроювання облікового запису й відобразяться вказівки.

Спочатку потрібно вказати ім’я, адресу електронної пошти та пароль. Зазвичай цих відомостей достатньо, але якщо програма Outlook не зможе настроїти обліковий запис автоматично, доведеться ввести додаткові відомості, наприклад ім’я поштового сервера. Якщо у вас немає такої інформації, зверніться до постачальника послуг електронної пошти.

Кнопка "Додати обліковий запис" у поданні Backstage

Примітка : Якщо пізніше ви захочете додати ще один обліковий запис електронної пошти, виберіть елементи Файл > Додати обліковий запис, щоб автоматично його налаштувати.

Панель швидкого доступу

Панель швидкого доступу – це важлива частина програми Outlook, завдяки якій ви можете переходити між основними компонентами Outlook: поштою, календарем, контактами та завданнями. Ця панель доповнює стандартні вкладки й стрічки, де містяться різноманітні інструменти й параметри для роботи в програмі Outlook.

На панелі швидкого доступу, зазвичай розташованій у нижній частині вікна Outlook, залежно від вибраних настройок відображаються імена кнопок (зображення ліворуч) або піктограми (зображення праворуч), пов’язані з іменами функцій.

Панель швидкого доступу в програмі Outlook із назвами кнопок "Пошта", "Календар", "Контакти", "Завдання" та "Більше" (три крапки)

Панель швидкого доступу в програмі Outlook із піктограмами "Пошта", "Календар", "Контакти", "Завдання" та "Більше"

Змінення елементів на панелі швидкого доступу

Ви можете самостійно вибирати кнопки (або піктограми), які відображаються на панелі швидкого доступу, і навіть порядок їх відображення.

  1. Виберіть Більше > Параметри переходів.

    Щоб переглянути параметри переходів, на панелі швидкого доступу клацніть піктограму "Більше" (три крапки)

  2. У діалоговому вікні Параметри переходів виконайте наведені нижче дії.

    Діалогове вікно "Параметри переходів" для панелі швидкого доступу

    • Щоб змінити кількість кнопок або піктограм, які відображаються на панелі, збільште або зменште значення параметра Максимальна кількість видимих елементів (стандартне значення: 4).

    • Щоб відображалися лише піктограми без імен функцій, установіть прапорець Згортання переходів.

    • Щоб змінити порядок відображення кнопок або піктограм, виберіть елемент в області Відображення в такому порядку, а потім натисніть кнопку Вгору або Вниз.

  3. Натисніть кнопку OK.

    Порада : Якщо вам не подобаються внесені зміни або ви просто хочете почати все спочатку, натисніть кнопку Скинути.

Пошта

Електронна пошта дає змогу зв’язуватися з людьми у вашій організації та поза її межами. До повідомлень електронної пошти можна додавати електронний підпис і вкладення.

Створення нового повідомлення електронної пошти

  1. Відкрийте будь-яку папку пошти (наприклад, "Вхідні") і натисніть кнопку Створити листа.

    створити лист

    Сполучення клавіш.    Щоб створити повідомлення електронної пошти, натисніть клавіші Ctrl+Shift+M.

  2. Завершивши роботу над повідомленням, натисніть кнопку Надіслати.

Докладні відомості див. в статті Створення повідомлення електронної пошти.

Додавання підпису електронної пошти до повідомлень

Створіть особисті підписи, які відображатимуться в кінці повідомлення. Ці підписи можуть містити текст, зображення, електронну візитку, емблему або навіть зображення рукописного підпису.

Створення підпису

  1. У новому повідомленні натисніть кнопку Підпис і виберіть пункт Підписи.

    Підпис

  2. На вкладці Електронний підпис натисніть кнопку Створити.

  3. Введіть ім’я підпису й натисніть кнопку OK.

  4. У розділі Вибрати підпис за замовчуванням виконайте наведені нижче дії.

    • У списку Обліковий запис електронної пошти виберіть обліковий запис електронної пошти, з яким слід пов’язати підпис.

    • У списку Нові повідомлення виберіть підпис, який потрібно автоматично додавати до всіх нових повідомлень електронної пошти. Якщо автоматично підписувати повідомлення електронної пошти не потрібно, цей параметр можна ігнорувати, оскільки за замовчуванням вибрано значення (немає).

    • У списку Відповіді та переслані повідомлення виберіть підпис, який потрібно автоматично додавати до відповідей і пересланих повідомлень (автоматичний підпис). Можна також залишити варіант (немає), вибраний за замовчуванням.

  5. В області Редагувати підпис введіть підпис, а потім натисніть кнопку OK.

Додавання підпису

  • У новому повідомленні натисніть кнопку Підпис і виберіть необхідний підпис.

    Підпис

Докладні відомості див. в статті Створення та додавання підпису повідомлення електронної пошти.

Пересилання або відповідь на повідомлення електронної пошти

  1. На стрічці або в області читання натисніть кнопку Відповісти, Відповісти всім або Переслати.

    Відповісти

  2. У полі Кому, Копія або ПК виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Щоб додати одержувача, клацніть у відповідному полі та введіть ім’я одержувача.

    • Щоб видалити одержувача, клацніть у відповідному полі, виберіть ім’я одержувача та натисніть клавішу Delete.

Докладні відомості див. в статті Відповідь на повідомлення електронної пошти або його пересилання.

Додавання вкладення до повідомлення електронної пошти

Щоб надати спільний доступ до файлу, вкладіть його в повідомлення електронної пошти. Також можна вкладати інші елементи програми Outlook, наприклад повідомлення, контакти або завдання.

  1. Створіть нове повідомлення або виберіть наявне та натисніть кнопку Відповісти, Відповісти всім чи Переслати.

  2. У вікні повідомлення перейдіть на вкладку Повідомлення та натисніть кнопку Вкласти файл.

    Вкласти файл

Докладні відомості див. в статті Вкладення файлу, повідомлення, контакту або завдання в повідомлення електронної пошти.

Відкривання або збереження вкладення повідомлення електронної пошти

Відкрити вкладення можна з області читання або з відкритого повідомлення. Відкрите й переглянуте вкладення можна зберегти. Якщо повідомлення містить кілька вкладень, їх можна зберегти разом або окремо.

Відкривання вкладення

Ви можете відкрити вкладення кількома способами, залежно від версії Outlook.

  • Двічі клацніть вкладення.

Додаткові відомості див. в статті Відкриття вкладень.

Збереження вкладення

  1. Виберіть вкладення в області читання або у відкритому повідомленні.

  2. На вкладці Вкладення в групі Дії натисніть кнопку Зберегти як. Також можна клацнути вкладення правою кнопкою миші та вибрати команду Зберегти як.

    збереження вкладень

Докладні відомості див. в статті Перегляд, відкриття та збереження вкладень.

Зустрічі та наради – невід’ємна частина вашого особистого та ділового життя, а календар – ідеальний засіб, щоб керувати ними. Крім того, у програмі Outlook можна настроїти нагадування про заплановані події.

Створення зустрічі в календарі

Зустрічі й наради в програмі Outlook різняться між собою. Зустрічі – це заплановані в календарі дії, для яких не передбачається запрошення інших осіб або залучення ресурсів, як-от конференц-залів або обладнання.

Вибір подання "Календар"

  • У групі Календар натисніть кнопку Створити зустріч. Або виділіть у сітці календаря часовий інтервал, клацніть його правою кнопкою миші та виберіть команду Створити зустріч.

    Команда "Створити зустріч" у меню "Календар"

    Сполучення клавіш   . Щоб створити зустріч, натисніть клавіші Ctrl+Shift+A.

Додаткові відомості див. в статті Планування зустрічі.

Планування наради

Нарада в програмі Outlook – це зустріч із кількома особами, до якої можна залучати ресурси, як-от конференц-зали. Відповіді на надіслані запрошення на наради надходитимуть до папки "Вхідні".

  • У групі Календар натисніть кнопку Створити нараду.

    Команда "Створити нараду" в меню "Календар"

Сполучення клавіш.    Щоб створити нове запрошення на нараду з будь-якої папки в програмі Outlook, натисніть клавіші Ctrl+Shift+Q.

Додаткові відомості див. в статті Планування наради з іншими користувачами.

Установлення нагадування

У вікні оповіщення спливають нагадування про важливі події. У програмі Outlook можна настроювати або видаляти нагадування практично для всіх елементів, зокрема для повідомлень електронної пошти, зустрічей і контактів.

Для зустрічей і нарад

  • Відкрийте вікно Зустріч або Нарада, а потім у полі зі списком Нагадування вкажіть, за який час до початку зустрічі або наради потрібно відобразити це нагадування. Щоб вимкнути нагадування, виберіть пункт Немає.

Нагадування для повідомлень електронної пошти, контактів і завдань

  • Натисніть кнопку До виконання та виберіть команду Додати нагадування.

Порада :  Нагадування дають змогу швидко позначити повідомлення електронної пошти як справу до виконання. Після цього повідомлення відображатимуться в списку справ або в папці завдань, але нагадування не буде додано автоматично. Щоб додати нагадування, у списку повідомлень клацніть позначку правою кнопкою миші. Якщо повідомлення відкрито, натисніть кнопку До виконання та виберіть команду Додати нагадування.

До виконання

Контакти

Контакти – це розділ програми, що об’єднує людей і компанії, які входять до ваших ділових і особистих кіл. До списку контактів можна додати будь-кого на свій розсуд. Лише ваша компанія або ви самі можете накласти обмеження щодо того, кого можна додавати, а кого – ні. Наприклад, у вашої компанії можуть бути правила щодо листування з певними зовнішніми адресами електронної пошти.

Створення контакту

Контакт може складатися просто з імені та адреси електронної пошти або ж містити докладніші відомості, наприклад поштову адресу, кілька номерів телефонів, зображення, дату народження тощо. До подання "Контакти" можна перейти в нижньому лівому куті програми Outlook.

Контакти

  • У групі Контакти натисніть кнопку Створити контакт.

    Створити контакт

    Сполучення клавіш.    Щоб створити контакт із будь-якої папки в програмі Outlook, натисніть клавіші Ctrl+Shift+C.

Додаткові відомості див. в статті Створення та додавання контакту.

Отримання списку контактів у своїй адресній книзі Outlook

Радимо час від часу зберігати копію списку контактів зі своєї адресної книги. У програмі Outlook 2013 або Outlook 2016 для Windows можна завантажити контакти на свій пристрій як файл зі значеннями, розділеними комами (CSV). Потім цей файл можна відкрити в програмі Excel.

  1. Відкрийте програму Outlook, послідовно виберіть елементи Файл > Відкрити та експортувати > Імпорт або експорт.

    Виберіть елемент "Відкрити та експортувати", а потім – "Імпорт або експорт".

  2. У майстрі імпорту й експорту виберіть пункт Експорт до файлу та натисніть кнопку Далі.

  3. Виберіть пункт Значення, розділені комами, а потім на сторінці Експорт до файлу – папку Контакти, щоб експортувати її зі свого облікового запису.

    Прокрутіть угору, а потім виберіть папку контактів, яку потрібно експортувати.

    Увага! : Перш ніж продовжити, переконайтеся, що вибрану папку "Контакти" вкладено до вашого облікового запису електронної пошти. Це особливо важливо, якщо ви виконуєте ці дії з чужого комп’ютера.

  4. Натисніть кнопки Далі > Огляд і перейдіть до розташування, у якому потрібно зберегти файл CSV.

  5. Введіть ім’я файлу та натисніть кнопки OK > Далі.

    Збереження списку контактів з адресної книги як файлу CSV

  6. Натисніть кнопку Готово, щоб почати експорт.

    Примітка :  У програмі Outlook не відображається повідомлення про завершення експорту.

Відкриття файлу CSV з контактами

Файл CSV з вашими експортованими контактами зазвичай потрібно відкривати в програмі Excel.

  1. Перейдіть до розташування, де збережено файл CSV, і відкрийте його.

  2. Переконайтеся, що файл містить ваші контакти.

    CSV-файл із програми Outlook, відкритий у програмі Excel

    Примітка : У файлі можуть бути пусті клітинки. Це нормально.

  3. Закрийте файл без будь-яких змін, щоб уникнути можливих проблем під час імпорту файлу на іншому пристрої з тією самою версією програми Outlook або іншою службою електронної пошти.

Завдання

Створення завдання

Багато хто веде списки справ на папері, в електронній таблиці або обох форматах одразу. В Outlook можна об’єднувати різноманітні списки, отримувати нагадування та відстежувати перебіг виконання завдань.

  1. Відкрийте програму Outlook, а потім на вкладці Основне в групі Створення натисніть кнопку Створити елементи.

  2. Виберіть пункт Завдання, заповніть форму належним чином і натисніть кнопку Зберегти й закрити.

Сполучення клавіш.    Щоб створити завдання, натисніть клавіші Ctrl+Shift+K.

Докладні відомості див. в статті Створення завдань і справ.

Призначення завдання

  1. Клацніть піктограму Піктограма "Завдання" на панелі швидкого доступу в програмі Outlook на панелі швидкого доступу або елемент Завдання на панелі переходів.

  2. Виконайте одну з таких дій:

    • Створіть завдання, натиснувши кнопку Піктограма "Створити завдання" на стрічці або клавіші Ctrl+Shift+K.

      АБО

    • Відкрийте наявне завдання.

  3. Натисніть кнопку Призначити завдання.

    Команда "Призначити завдання" на стрічці

  4. У формі завдання виконайте одну з наведених нижче дій.

    • У полі Кому введіть ім’я чи адресу електронної пошти.

    • Додайте тему, виберіть дату початку та термін, а також укажіть стан і важливість, якщо потрібно.

      Властивості "Дата початку" та "Термін" для призначеного завдання

    • Залиште або зніміть стандартні прапорці Зберігати оновлену копію цього завдання у списку завдань і Надсилати мені звіт про стан після завершення завдання.

    • За потреби введіть повідомлення в області вмісту під прапорцями.

  5. Щоб завдання повторювалося, на стрічці натисніть кнопку Повторення. У діалоговому вікні Повторення завдання виберіть потрібні параметри та натисніть кнопку OK.

    Примітка :  Якщо призначити повторюване завдання, його копія зберігатиметься в списку завдань, але ніколи не оновлюватиметься. Якщо встановити прапорець Надсилати мені звіт про стан після завершення завдання, звіт надходитиме після завершення кожного екземпляра завдання.

  6. Натисніть кнопку Надіслати.

Порада :  Програма Outlook може відстежувати перебіг виконання завдання, призначеного одному користувачу. Якщо потрібно, щоб завдання виконували кілька користувачів, розділіть його на менші частини або призначте кожне завдання окремо. Наприклад, щоб доручити створення звіту трьом співробітникам, створіть три окремі завдання та призначте кожне окреме завдання відповідному колезі.

Прийняття або відхилення призначеного завдання

Призначене вам завдання відображається в папці "Вхідні".

Команди "Прийняти" та "Відхилити" в дорученні, яке відображається в області читання

  • В області читання виберіть команду Прийняти або Відхилити.

    АБО

    Відкрийте завдання, на стрічці натисніть кнопку Прийняти або Відхилити та виберіть параметр Змінити відповідь перед надсиланням або Надіслати відповідь зараз, а потім натисніть кнопку OK.

    Примітка : Прийняті завдання відображаються у вашому списку завдань Outlook.

Відкривши таке завдання, ви можете Відповісти, Відповісти всім або Переслати завдання особі, яка його вам призначила, та іншим користувачам, якщо це потрібно. Ви також можете додати примітку в області повідомлення.

Перегляд завдання

  1. Відкрийте Outlook і на панелі швидкого доступу клацніть піктограму Піктограма "Завдання" на панелі швидкого доступу в програмі Outlook .

  2. У своєму списку справ або списку завдань двічі клацніть елемент, щоб переглянути його повністю.

Ви можете змінити спосіб відображення завдань будь-коли.

  • На вкладці Основне в групі Поточне подання виберіть інше подання.

    Параметри поточного подання для завдань .

Друк завдання

Ви можете вибрати спосіб відображення завдань, а потім формат для друку завдання: "Таблиця" або "Нотатка". Якщо ви друкуєте одне завдання, то доступний лише один параметр друку: "Нотатка". А якщо ви друкуєте кілька елементів, як-от список справ, то доступним стає й формат "Таблиця".

  1. На панелі швидкого доступу клацніть піктограму Піктограма "Завдання" на панелі швидкого доступу в програмі Outlook .

    Панель швидкого доступу в програмі Outlook

  2. Виберіть одне завдання в одній зі своїх папок – Список справ або Завдання – або виберіть папку.

  3. Виберіть елементи Файл > Друк, а потім у розділі параметрів виберіть потрібний формат (якщо він доступний).

Друк повідомлення електронної пошти, контакту або елемента календаря

Програма Outlook дає змогу друкувати окремі елементи, як-от повідомлення електронної пошти, контакти чи елементи календаря, а також більші подання, як-от календарі, адресні книги або списки вмісту папок пошти.

  1. Виберіть у програмі Outlook папку або елемент, які потрібно надрукувати.

  2. Виберіть елементи Файл > Друк.

Друк

Додаткові відомості див. в статті Друк елементів у програмі Outlook.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×