Основні відомості про політику керування даними

Політика керування даними – це набір правил для певного типу вмісту. Політика керування даними дає змогу організаціям контролювати й відстежувати такі аспекти, як термін зберігання вмісту або дії, які користувачі можуть виконувати із вмістом. Вона допомагає організаціям дотримуватися правових норм і урядових постанов, а також сприяє виконанню внутрішніх бізнес-процесів.

Наприклад, організація має дотримуватись урядових постанов, що вимагають демонструвати належний контроль фінансової звітності. У такому разі можна створити одну чи кілька політик керування даними, відповідно до яких виконуватиметься аналіз певних дій у процесі створення та затвердження всіх документів, що містять фінансові дані.

Інструкції див. в статті Створення та застосування політик керування даними.

Компоненти політик керування даними

Існує чотири основні категорії попередньо визначених компонентів політик, які організації можуть використовувати окремо чи в поєднанні для керування вмістом або процесами.

Типи політики керування вмістом

Компонент політики "Аудит" дає змогу організаціям аналізувати, як використовуються їхні системи керування вмістом, завдяки журналюванню подій і операцій, що виконуються з документами та елементами списку. Компонент політики аудиту можна налаштувати на журналювання таких подій, як змінення, перегляд, узяття на редагування, повернення з редагування, видалення документа чи елемента, а також змінення його дозволів. Усі відомості аудиту зберігаються в одному контрольному журналі на сервері, на основі якого адміністратори сайту можуть створювати звіти.

Завдяки компоненту політики "Термін дії" організації можуть злагоджено видаляти чи вилучати застарілий вміст із сайтів із можливістю відстеження. Таким чином можна скоротити витрати та ризик, пов’язані зі зберіганням застарілого вмісту. Політика терміну дії дає змогу вказати, що термін дії конкретного вмісту завершиться в певний день або через певний період із моменту створення чи останньої зміни документа.

Відповідно до своїх індивідуальних потреб організації також можуть створювати й розгортати спеціальні компоненти політики. Наприклад, виробнича організація може визначити для чернеток документів зі специфікацією розробки продуктів політику керування даними, що забороняє користувачам друкувати копії цих документів на незахищених принтерах. Для цього необхідно створити та розгорнути компонент політики "Обмеження друку", який можна додати до відповідної політики керування даними для типу вмісту зі специфікаціями розробки продуктів.

Розташування для використання політики керування даними

Щоб застосувати політику керування даними, необхідно додати її до списку, бібліотеки чи типу вмісту на сайті. Розташування, у якому створюють чи до якого додають політику керування даними, визначає ширину охоплення політики. Нижче перелічено можливості застосування та використання політики.

Створення політики колекції сайтів і її застосування до типу вмісту, списку чи бібліотеки. Ви можете створити політику колекції сайтів у списку політик на сайті верхнього рівня колекції сайтів. Створену політику можна експортувати, щоб адміністратори інших колекцій сайтів могли імпортувати її до свого списку політик. Створення політики колекції сайтів, яку можна експортувати, дає змогу стандартизувати політики керування даними на всіх сайтах організації.

Після застосування політики колекції сайтів до типу вмісту сайту та додавання екземпляра типу вмісту сайту до списку чи бібліотеки власник цього списку чи бібліотеки не зможе змінювати застосовану до них політику колекції сайтів. Додавання політики колекції сайтів до типу вмісту сайту дає змогу забезпечити застосування політик на всіх рівнях ієрархії сайту.

Посилання на шаблон політики типу вмісту на сторінці параметрів сайту

Створення політики керування даними для типу вмісту сайту в колекції типів вмісту сайту найвищого рівня та додавання цього типу вмісту до одного чи кількох списків або бібліотек. Ви також можете створити політику керування даними безпосередньо для певного типу вмісту сайту, а потім пов’язати екземпляр цього типу вмісту сайту з кількома списками чи бібліотеками. Цей спосіб передбачає застосування політики до кожного елемента в колекції сайтів цього типу вмісту або типу вмісту, успадкованого від нього. Проте політику керування даними, створену безпосередньо для типу вмісту сайту, складніше застосувати до інших колекцій сайтів, оскільки її неможливо експортувати.

Посилання на типи вмісту сайту на сторінці "Параметри сайту"

Посилання на політику керування даними на сторінці параметрів типу вмісту сайту

Примітка. Щоб контролювати використання політик у колекції сайтів, адміністратори колекцій сайтів можуть вимкнути функцію застосування компонентів політик безпосередньо до типу вмісту. У такому разі користувачі, які створюють типи вмісту, зможуть вибрати політики лише зі списку політик колекції сайтів.

Створення політики керування даними для списку або бібліотеки. Якщо організації потрібно застосувати певну політику керування даними до незначної кількості вмісту, можна створити політику керування даними, яка буде застосовуватися лише до окремого списку або бібліотеки. Цей спосіб характеризується найменшою гнучкістю, оскільки створена таким чином політика застосовується лише до одного розташування та її неможливо експортувати чи повторно використати для інших розташувань. Проте в деяких ситуаціях може знадобитися створити унікальні політики керування даними з обмеженим застосуванням.

Посилання на політику керування даними на сторінці параметрів бібліотеки документів

Примітки

Політику керування даними можна створити для списку або бібліотеки, лише якщо вони не підтримують кілька типів вмісту. Інакше вам доведеться визначати політику керування даними для кожного типу вмісту списку, пов’язаного зі списком чи бібліотекою (екземпляри типу вмісту сайту, пов’язані з певним списком або бібліотекою, відомі як "типи вмісту списку").

Щоб контролювати використання політик у колекції сайтів, адміністратори колекцій сайтів можуть вимкнути функцію застосування компонентів політик безпосередньо до списку чи бібліотеки. У такому разі користувачі, які керують бібліотеками чи списками, зможуть вибрати лише політики зі списку політик колекції сайтів.

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×