Основні відомості про використання робочих процесів у формах InfoPath

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

У цій статті

Що таке робочі процеси?

Способи використання робочих процесів у формах InfoPath

Робочі процеси, задіяні в Office SharePoint Server 2007

Підтримка настроюваних робочих процесів у Windows SharePoint Services 3.0 або Office SharePoint Server 2007

Етапи використання робочих процесів

Запуск робочого процесу для документа або елемента

Що таке робочі процеси?

Часто робочі процеси описують як послідовності завдань, які дають певний результат. У контексті продуктів і технологій Microsoft SharePoint робочий процес визначається точніше, як автоматичне просування документів або елементів специфічною послідовністю дій або завдань, які стосуються ділових процесів. Робочі процеси можуть використовуватися для послідовного керування типовими діловими процесами в рамках організації шляхом додавання бізнес-логіки до документів або елементів у списку або бібліотеці. Бізнес-логіка — це, власне кажучи, сукупність інструкцій, які визначають дії з документом або елементом і керують ними.

Робочі процеси можуть скоротити витрати й час, потрібні для координування типових ділових процесів, таких як ухвалення проектів або рецензування документів, завдяки керуванню діями персоналу, необхідними для цих процесів, і відстеженню цих дій. Наприклад, на сайті Microsoft Office SharePoint Server 2007 можна додати до бібліотека документів робочий процес, який спрямовує документ до певної групи осіб для ухвалення. Коли автор документа запускає цей робочий процес для документа в бібліотеці, робочий процес створює завдання ухвалення документа, призначає ці завдання учасникам робочого процесу, а потім надсилає їм електронною поштою сповіщення, які містять вказівки для виконання завдань і посилання на документ, який потрібно ухвалити. Протягом виконання робочого процесу його власник (у цьому випадку автор документа) або учасники можуть на сторінці «Стан робочого процесу» дізнатися, які учасники робочого процесу виконали свої завдання. Сторінка «Стан робочого процесу» відкривається, якщо клацнути стан робочого процесу для документа або елемента в бібліотеці документів. Коли учасники робочого процесу завершують виконання своїх завдань, робочий процес припиняється, і власник автоматично отримує сповіщення про це.

Робочий процес ухвалення схематично показано на нижченаведеній ілюстрації.

блок-схема робочого процесу ухвалення

Робочі процеси не лише реалізують існуючі ручні технологічні процеси, але й розширюють можливості співпраці та роботи з документами, списками й бібліотеками. Користувачі сайтів можуть починати робочі процеси та брати участь у них, використовуючи настроювані форми, доступні з документа або елемента у списку або в бібліотеці SharePoint. Ці настроювані форми являють собою сторінки SharePoint, які допомагають користувачам переглядати робочі процеси та вносити до них зміни. Крім того, можливості робочих процесів в Office SharePoint Server 2007 тісно інтегровано із системою система Microsoft Office 2007. Нижченаведені завдання робочого процесу можна виконувати як на сайті Office SharePoint Server 2007, так і безпосередньо в деяких програмах Office 2007:

  • Перегляд списку робочих процесів, доступних для документа або елемента.

  • Запуск робочого процесу для документа чи елемента.

  • Перегляд, редагування або доручення завдання робочого процесу.

  • Завершення завдання робочого процесу.

На початок сторінки

Способи використання робочих процесів у формах InfoPath

Можна створити форми Microsoft Office InfoPath, що відображаються певні дані, що відповідає на поточний стан робочого циклу. Для цього шаблону форми, щоб застосувати правила, щоб почати дії у формі, залежно від стану робочого циклу. Це можуть оптимізувати процесів, які люди використовують для заповнення форм. Наприклад, можна створити форми для відображення лише для читання подання , коли стан робочого циклу буде завершено , тому дані у вигляді змін.

За допомогою правил можна також забезпечити реагування форм на робочі процеси іншими способами. Наприклад, правило може відображати діалогове вікно зі вказівками, вміст яких визначається станом робочого процесу.

Примітка : Діалогові вікна не відображаються автоматично у сумісних із браузерами шаблонах форм, які користувачі заповнюють у браузері.

Щоб робочі процеси можна було використовувати у формах InfoPath, їх слід додати до списку, бібліотеки або типу вмісту. Типи робочих процесів, доступних для сайту, залежать від типу сайту, активації робочих процесів і створення настроюваних робочих процесів в Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Щоб дізнатися, які робочі процеси інстальовано й підготовано до використання на сайті, зверніться до адміністратора ферми.

Різні стани описові імена, наприклад Виконуєтьсявизначеного кожного робочого циклу. Назви станів залежать від типу робочого циклу. Наприклад робочого процесу затвердження, яка доступна на серверах під керуванням Microsoft Office SharePoint Server 2007 – включає в себе статус для Виконується, скасованота завершено. Стани трьохетапного робочого процесу, яка доступна у Windows SharePoint Services 3.0 , може бути визначено особа, яка додає робочий цикл до бібліотеки або списку, у той час як інші робочі цикли за допомогою стандартної стани, наприклад стан Виконується , згаданий раніше. Хоча описове ім'я відображається для користувачів, робочий цикл стани позначаються програмно числові значення. Для створення шаблону форми реагувати на певний стан робочого процесу, ви повинні знати числове значення для стан робочого циклу, який потрібно використовувати. Це тому, що InfoPath використовує числові значення робочого циклу, щоб почати дії, наприклад перемикання подань.

Робочі процеси, які пропонуються на сайтах SharePoint

Нижченаведені робочі процеси, розраховані на типові ділові ситуації, містяться у складі Windows SharePoint Services 3.0 і Office SharePoint Server 2007.

Робочі процеси у складі Windows SharePoint Services 3.0

Трьохетапний робочий процес пропонується на сайтах Windows SharePoint Services 3.0 і Office SharePoint Server 2007. Він використовується для керування діловими процесами, які потребують відстеження великого обсягу питань або пунктів в організаціях, наприклад, випадків підтримки користувачів, потенційних покупців або завдань у рамках проекту.

На початок сторінки

Робочі процеси у складі Office SharePoint Server 2007

На сайті Office SharePoint Server 2007 також пропонуються такі робочі процеси, розраховані на типові ділові ситуації:

  • Ухвалення     Цей робочий процес спрямовує форму до певної групи осіб для ухвалення. За промовчанням робочий процес «Ухвалення» пов'язується з типом вмісту «Документ», тобто він автоматично пропонується в бібліотеках документів. Варіант процесу «Ухвалення» також пов'язується за промовчанням із бібліотекою «Сторінки» на сайті публікацій і може використовуватися для керування процесом ухвалення для публікації веб-сторінок.

  • Збирання відгуків.     Цей робочий процес спрямовує форму до певної групи осіб для отримання відгуків. Відгуки, надані рецензентами, об'єднуються та надсилаються до особи, яка розпочала робочий процес. За промовчанням робочий процес «Збирання відгуків» пов'язується з типом вмісту «Документ», тобто він автоматично пропонується в бібліотеках документів.

  • Збирання підписів    Цей робочий цикл спрямування документів Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007або Microsoft Office Excel 2007 до групи користувачів для збирання їх цифрових підписів. Необхідно запустити цей робочий цикл у програмі система Microsoft Office 2007 . За промовчанням робочого циклу збирання підписів пов'язано з типом вмісту документа, що означає, що він автоматично стає доступною в бібліотеках документів. Робочий цикл збирання підписів доступна лише з документами Office, які містять один або кілька рядків підписів Microsoft-Office.

    Примітка : Цей робочий процес неможливо використовувати з формами InfoPath.

  • Затвердження ліквідації     Цей робочий процес, який підтримує процеси керування записами, керує терміном дії та збереженням даних документа, дозволяючи учасникам вирішувати, чи потрібно зберігати чи видаляти документи, термін дії яких закінчився. Робочий процес «Затвердження ліквідації» призначений для використання в першу чергу на сайті центру записів.

  • Групове ухвалення.     Цей робочий процес подібний до процесу «Ухвалення», але в ньому використовується спеціальна бібліотека документів і пропонується персоналізоване подання процесів ухвалення, в яких користувач бере участь. Також пропонується ієрархічна організаційна діаграма, на якій можна вибрати рецензентів, і для ухвалення рецензенти можуть використовувати не підпис, а спеціальний елемент керування-печатку. Це вирішення доступне лише для версій Office SharePoint Server 2007 для східно-азіатських мов.

  • Керування перекладом.    Цей робочий процес керує перекладом документа вручну. Протягом процесу створюються копії документа, який потрібно перекласти, і перекладачам призначаються завдання з перекладу. Цей робочий процес доступний лише для бібліотек керування перекладом.

Кожен із вищенаведених робочих процесів можна різними способами настроїти для конкретних потреб організації. Наприклад, коли робочий процес додається до списку, бібліотеки або типу вмісту для використання з документами або елементами, можна настроїти списки завдань і журналів, в яких зберігаються відомості про робочий процес.

Коли користувач запускає робочий процес для документа або елемента, залежно від типу робочого процесу користувач може отримати можливості додаткового настроювання, визначивши список учасників, термін завершення та інструкції з виконання завдань.

На початок сторінки

Підтримка настроюваних робочих процесів у Windows SharePoint Services 3.0 або Office SharePoint Server 2007

У вашій організації може бути заплановано розробку й розгортання нестандартних робочих процесів. Робочі процеси можуть бути настільки простими або настільки складними, наскільки цього вимагають ділові процеси в організації. Розробники можуть створювати процеси, які запускаються користувачами сайту або запускаються автоматично внаслідок певної події, наприклад, створення або змінення елемента списку або форми SharePoint у бібліотеці документів. Якщо ваша організація розробила й розгорнула такі настроювані робочі процеси, вони можуть пропонуватися на вашому сайті.

Залежно від того, хто бере участь у створенні робочих процесів, існує два способи створення настроюваних робочих процесів для Windows SharePoint Services 3.0 або Office SharePoint Server 2007:

  • Професійні розробники програмного забезпечення.     Професійні розробники програмного забезпечення можуть створювати робочі процеси за допомогою розширень Microsoft Visual Studio 2005 для Windows Workflow Foundation. Ці робочі процеси містять користувацький програмний код і робочі операції. Після створення адміністратор сервера може розгорнути робочий процес на багато сайтів.

  • Веб-розробники.    Веб-розробники можуть створити робочі процеси без програмного коду для використання в певному списку або бібліотеці, за допомогою програми веб-розробки, сумісної з Windows SharePoint Services, наприклад Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Ці робочі процеси створюються на основі списку доступних робочих операцій, а розробник може самостійно розгорнути створені робочі процеси безпосередньо у список або бібліотеку, де вони використовуватимуться.

Якщо ви хочете здійснювати настроюваного робочого процесу, зверніться до адміністратора ферми відомості про наявних ресурсів у вашій організації. Щоб отримати додаткові відомості про розробку настроюваних робочих циклів для Windows SharePoint Services 3.0можна знайти Windows SharePoint Services центр розробників на сайті MSDN. Додаткові відомості про створення настроюваних робочих циклів для Office SharePoint Server 2007, Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, який має відображатися в Microsoft Office SharePoint Server 2007 розробник портал на сайті MSDN.

На початок сторінки

Порядок використання робочих процесів

Використання робочого процесу для документа або елемента передбачає виконання кількох етапів. Кожний етап розраховано на виконання особами, які посідають різні ролі. Наприклад, адміністратор вузла може додавати робочий процес до бібліотеки документів, автор вмісту може запускати робочий процес або коригувати його перебіг, а рецензент документа може виконувати завдання робочого процесу.

У наступному розділі розглядаються такі процеси, пов'язані з робочими процесами.

  • Додавання робочого процесу до списку, бібліотеки або типу вмісту.

  • Запуск робочого процесу для документа або елемента.

  • Коригування перебігу робочого процесу.

  • Виконання завдань робочого процесу.

  • Відстеження стану робочих процесів.

Додавання робочого процесу до списку, бібліотеки або типу вмісту

Щоб робочий процес можна було використовувати, його слід додати до списку, бібліотеки або типу вмісту. Для цього потрібні дозволи «Керування списками». У більшості випадків це завдання виконують адміністратори вузлів або користувачі, які керують відповідними списками або бібліотеками.

Доступність робочого циклу в межах сайту залежить від розташування, до якого його додано.

  • Якщо робочий цикл додати безпосередньо до списку або бібліотеки, він буде доступний лише для елементів цього списку чи бібліотеки.

  • Якщо робочий цикл додати до типу вмісту списку (екземпляр типу вмісту сайту, доданий до певної бібліотеки або списку), робочий цикл буде доступний лише для елементів цього типу вмісту в певній бібліотеці чи списку, з якими пов’язаний цей тип вмісту.

  • Якщо робочий цикл додати до типу вмісту сайту, робочий цикл буде доступний для усіх елементів цього типу вмісту в кожному списку та бібліотеці, до яких додано екземпляр цього типу вмісту сайту. Щоб зробити робочий цикл доступним для елементів певного типу вмісту у списках або бібліотеках колекції сайтів, додайте робочий цикл безпосередньо до типу вмісту сайту.

Додаючи робочий процес до списку, бібліотеки або типу вмісту, його можна пристосувати до свого об'єкта, указавши один із таких параметрів.

  • Ім'я екземпляру робочого процесу.

  • Список завдань, в якому зберігаються завдання робочого процесу.

  • Список журналу, в якому реєструються всі події, що стосуються робочого процесу.

  • Бажаний спосіб запуску робочого процесу.

  • Додаткові параметри, стосовні конкретного робочого процесу: наприклад, спосіб спрямування завдань до учасників, обставини завершення процесу та дії, які виконуються після завершення.

Примітка : Коли робочий процес додається до списку, бібліотеки або типу вмісту, він робиться доступним для документів або елементів у певному розташуванні. Фактично це ще не запуск робочого процесу. Посилання на додаткові відомості про додавання робочих процесів до списків, бібліотек або типів вмісту наведено в розділі Див. також.

Запуск робочого процесу для документа або елемента

Коли робочий процес додано до списку, бібліотеки або типу вмісту, його можна запустити для бібліотеки або елемента в цьому розташуванні (якщо робочий процес дозволяє запуск вручну). Щоб запустити робочий процес, виберіть його у списку робочих процесів, доступних для елемента або документа. У деяких випадках також необхідно заповнити форму відомостей, потрібних для робочого процесу. Залежно від особливостей і настройки робочого процесу після запуску користувач може мати можливості додаткового настроювання, вказавши такі параметри, як учасників, термін завершення й інструкції з виконання завдань.

Коригування перебігу робочого процесу

Після запуску робочого процесу може виникнути потреба у внесенні змін до нього. Наприклад, може бути потрібно додати інших учасників або призначити завдання іншій особі чи запитати змінення документа або елемента, на який спрямовано робочий процес. Деякі стандартні робочі процеси у складі Office SharePoint Server 2007 можна змінювати, коли процес виконується. Якщо у вашій організації розроблено й розгорнуто настроюваний робочий процес, можливість змінювати виконуваний процес залежить від його складу.

Виконання завдань робочого процесу

Будь-яка подія робочого процесу, яка потребує втручання вручну, отримує відповідне завдання робочого процесу. Коли завдання присвоюється учасникові робочого процесу, одержувач цього завдання може виконати його або запитати внесення змін до самого робочого процесу, заповнивши форму завдання. У Office SharePoint Server 2007 учасники робочого процесу можуть виконувати завдання на сайті SharePoint або безпосередньо у програмі Microsoft Office 2007, такій як Microsoft Office InfoPath 2007. Коли учасник виконує завдання робочого процесу або запитує внесення змін до робочого процесу, сервер пропонує перемістити робочий процес на наступний етап і відповідно змінити його стан.

Відстеження стану робочих процесів

Власники та учасники робочого процесу можуть стежити за перебігом процесу на сторінці стану, пов'язаній із робочим процесом на сайті SharePoint. На цій сторінці відображаються відомості про стан незавершених завдань робочого процесу, а також дані журналу, які стосуються робочого процесу.

На додаток, до складу Office SharePoint Server 2007 входять засоби звітування, які забезпечують узагальнений аналіз журналу робочого процесу. За результатами цього аналізу організації можуть виявляти у процесах області, які потребують удосконалення, або визначати, чи відповідає певна група вимогам продуктивності для зазначеного ділового процесу. Office SharePoint Server 2007 містить кілька заздалегідь підготованих звітів у форматі Microsoft Excel, які можуть використовуватися для будь-якого робочого процесу. Крім того, дані журналу робочого процесу пропонуються у джерелі даних, яке має формат списку SharePoint. Ці дані можна використовувати й аналізувати в інших програмах, наприклад, у Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007, або у спеціалізованому вирішенні контролю ділових процесів.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×