Оновлення даних у базі даних

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

У цій статті описано способи оновлення наявних даних. У програмі Microsoft Office Access 2007 надаються кілька способів оновлення наявних записів, серед яких таблиці даних, форми, запити, операції пошуку й заміни та нова функція збирання даних.

Пам'ятайте, що оновлення даних не є само, як вводити нові дані. Докладніше про введення нові дані в базі даних перегляньте статтю додавання одного або кількох записів до бази даних.

У цій статті

Вплив макета бази даних на оновлення

Типи даних вплив на оновлення

Властивості поля таблиці вплив на оновлення

Оновлення даних за допомогою форми

Оновлення даних за допомогою таблиці даних

Використання запиту на оновлення для змінення наявних даних

Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання

Оновлення записів за допомогою збирання даних

Використання Каскадне оновлення для змінення значення первинного та зовнішнього ключа

Вплив структури бази даних на оновлення

У розділі наведено корисну інформацію для користувачів, які не знайомі із принципами роботи реляційних баз даних. Виконувати оновлення великих обсягів значно легше, якщо зрозумілі основні принципи розробки баз даних.

База даних Access — це не просто «файл» у тому розумінні, в якому ним є документ Microsoft Office Word 2007 або набір слайдів Microsoft Office PowerPoint 2007. Типова база даних Access — це колекція таблиць разом із набором об’єктів, які створено на основі цих таблиць:  форм, звітів, запитів тощо.

Крім того, об’єкти потрібно створювати відповідно до комплексу правил розробки, інакше база даних буде працювати неправильно або взагалі не буде працювати. Ці правила розробки впливають на спосіб введення даних. Запам’ятайте ці факти про об’єкти та принципи розробки баз даних.

  • Усі дані у програмі Access зберігаються в одній або кількох таблицях, крім деяких винятків (наприклад, такий тип списку як список значень). Кількість таблиць залежить від структури та складності бази даних. Хоча переглядати та оновлювати дані можна у формі, звіті або результатах запиту, дані у програмі Access зберігаються лише в таблицях.

  • У кожній таблиці слід зберігати дані для певного завдання, певної категорії або мети. Наприклад, у таблиці з відомостями про ділові контакти не слід зберігати дані про продаж, інакше знайти потрібні відомості буде складно або взагалі неможливо.

  • У кожному з полів таблиці слід приймати лише один тип даних. Наприклад, не слід зберігати примітки в полі, для якого вибрано числовий тип даних. Якщо спробувати ввести текст в такому полі, відобразиться повідомлення про помилку.

  • У полях запису слід дозволяти лише одне значення (крім одного винятку). Наприклад, у побудованій належним чином базі даних введення кількох адрес в полі адреси забороняється. Це відрізняє Access від програми Microsoft Office Excel 2007, в якій за промовчанням можна вводити будь-яку кількість імен, адрес або зображень в одній клітинці, якщо цю клітинку не настроєно на сприйняття певних типів даних.

    У програмі Office Access 2007 надається нова можливість, яка називається «Багатозначне поле». Багатозначні поля використовуються для вкладення кількох записів даних до одного запису, а також для створення списків, в яких дозволено кілька значень. Наприклад, можна додати текстовий файл, набір слайдів Office PowerPoint 2007 і будь-яку кількість зображень до запису бази даних. Також можна створити список імен і вибрати потрібну кількість. Використання багатозначних полів, здається, порушує правила розробки бази даних, тому що можна зберігати кілька записів даних в одному полі таблиці, але насправді порушення правил немає — правила застосовуються непомітно для користувачів — усі дані зберігаються у спеціальних прихованих таблицях.

Нижче перелічено посилання на статті, в яких наведено додаткові відомості про об’єкти та можливості, описані в цьому розділі.

На початок сторінки

Вплив типів даних на оновлення

У розділі наведено корисну інформацію для користувачів, які не знайомі із принципами роботи реляційних баз даних. Виконувати оновлення великих обсягів значно легше, якщо зрозумілі основні принципи розробки баз даних.

Під час створення таблиці бази даних для кожного поля таблиці встановлюється тип даних, що дає можливість гарантувати наявність певного типу даних. Наприклад, для поля вибрано тип даних «Числовий», щоб обчислити показники продажу. Якщо спробувати в цьому полі ввести текст, відобразиться повідомлення про помилку, а запис не можна буде зберегти, що дає змогу захистити дані про показники.

Показати спосіб перегляду типів даних

У програмі Access є два способи перегляду типу даних поля в таблиці. Можна використати елементи вкладки Режим таблиці або відкрити таблицю в поданні конструктора. Нижче описано використання обох способів.

Перегляд типів даних за допомогою елементів вкладки «Режим таблиці»

  1. В області переходів клацніть двічі потрібну таблицю.

  2. Виберіть поле, яке потрібно перевірити.

  3. Для перегляду типу даних, який вибрано для поля, на вкладці Режим таблиці у групі Тип даних і форматування клацніть стрілку списку Тип даних.

Перегляд типів даних у поданні конструктора

  • В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю та в контекстному меню виберіть пункт Конструктор.

    Таблиця відкривається в поданні конструктора, а у верхній частині конструктора відображаються ім’я та тип даних кожного поля таблиці.

    поля в поданні конструктора

Вибір типу даних для кожного поля таблиці — це перший рівень контролю за даними, які вводяться в полі. Інколи настройками типу даних взагалі заборонено вводити дані. У таблиці наведено типи даних, які надаються у програмі Office Access 2007, і описано їх вплив на введення даних.

Тип даних

Вплив

Текст

Дозволяються текстові або числові символи, зокрема списки елементів із роздільниками. Текстове поле приймає меншу кількість символів, ніж поле типу «Примітка» — від 0 до 255 символів. Інколи, щоб виконати обчислення даних у текстовому полі, можна використовувати функції перетворення.

Примітка

У полі такого типу можна вводити великі кількості тексту та цифрових даних. Якщо розробником бази даних вибрано для поля підтримку формату RTF, то можна застосовувати типи форматування, які зазвичай використовуються в текстових редакторах, таких як Office Word 2007. Наприклад, можна застосовувати різні шрифти та розміри шрифту до певних символів тексту, жирний шрифт і курсив тощо. До цих даних можна також додавати теги HTML.

Щоб отримати додаткові відомості про використання форматування тексту в полі приміток наведено у статті форматування даних у рядках і стовпцях.

Як і в текстових полях, до даних у полі «Примітка» можна застосовувати функції перетворення.

Число

У полі такого типу можна вводити лише числа. Також у цьому полі можна виконувати обчислення значень.

Дата й час

У полі такого типу можна вводити лише дати й час. Залежно від параметрів поля можуть існувати такі умови:

  • Якщо автором бази даних вибрано для поля маску вводу (набір символів і покажчиків місця заповнення, які відображаються під час виділення поля), потрібно вводити дані в місцях і у форматі, наданих маскою. Наприклад, якщо відображається маска ДД_МММ_РРРР, слід водити дані в цьому форматі в пустих місцях — наприклад, «11-Жов-2006». Не можна вводити повну назву місяця (наприклад, липень) або рік двома цифрами.

  • Якщо маску вводу для контролю за введенням дати або часу не створено, можна вводити значення, використовуючи будь-який припустимий формат дати або часу. Наприклад, можна вводити «11 жовтня 2006» або «11.10.06».

  • Автор бази даних може застосувати для поля формат відображення. Тоді, якщо немає маски вводу, можна вводити значення майже у всіх форматах, але ці дати відображатимуться програмою Access відповідно до формату відображення. Наприклад, можна ввести дату «11.10.2006», але формат відображення може бути настроєно так, що відображатиметься значення «11-Жов-2006».

    Щоб отримати додаткові відомості про маски вводу наведено у статті форматування даних у рядках і стовпцях.

Грошова одиниця

У полі такого типу можна вводити лише значення грошових одиниць. Не потрібно вводити символ грошової одиниці вручну. За промовчанням Access застосовує символ грошової одиниці ( ¥, £, $ тощо), який вказано в регіональних параметрах Windows.

Автонумерація

У полі цього типу взагалі не можна вводити або змінювати дані. Значення у полі типу «Автонумерація» збільшується програмою Access під час додавання нового запису до таблиці.

Так/Ні

Під час виділення поля цього типу відображається прапорець або розкривний список, залежно від форматування поля. Якщо поле відформатовано для відображення списку, зі списку можна вибирати значення Так або Ні, Істина або Хибність, Увімк. або Вимк., залежно від вибраного формату поля. Не можна вводити значення або змінювати значення у списку безпосередньо із форми або таблиці.

Об’єкт OLE

Поле цього типу використовується, якщо потрібно відобразити дані з файлу, створеного в іншому застосунку. Наприклад, у полі «Об’єкт OLE» можна відобразити текстовий файл, діаграми Excel або набір слайдів PowerPoint.

Переглядати дані з інших програм зручніше та простіше за допомогою поля «Вкладення». Для отримання додаткових відомостей див. пункт «Вкладення» нижче в таблиці.

Гіперпосилання

У полі цього типу можна ввести будь-які дані та Access переноситься його у веб-адресу. Наприклад, якщо ви ввели значення в полі, Access оточує тексту з текстом Уніфікований покажчик ресурсу (URL), ось так: http://www. your_text. com. Якщо ввести неприпустиме веб-адресу посилання працюють, в іншому разі ваше посилання, це призведе до повідомлення про помилку. Крім того, редагування наявних гіперпосилань може бути складно оскільки клацання на полі гіперпосилання за допомогою миші запускає веб-браузер і перенаправляє до сайту, указаний у посиланні. Для редагування поля "гіперпосилання", буде вибрано поле суміжних, перемістіть фокус до поля гіперпосилання» за допомогою клавіші ТАБУЛЯЦІЇ або стрілка і натисніть клавішу F2, щоб увімкнути редагування.

Вкладення

До поля цього типу можна вкласти дані з інших програм, але в ньому не можна вводити текст або числові дані.

Щоб отримати відомості про використання поля вкладення перегляньте статтю вкладення файлів і графіки до записів у базі даних.

Майстер підстановок

Майстер підстановок — це не тип даних. Цей майстер використовується для створення двох типів розкривних списків: списків значень і полів підстановки. У списку значень використовується список елементів із роздільниками, які вводяться вручну під час використання майстра підстановок. Ці значення можуть бути незалежними від інших даних або об’єктів бази даних.

У полі підстановки використовується запит для отримання даних з однієї або кількох інших таблиць бази даних або з інших розташувань, таких як сервер, на якому запущено Windows SharePoint Services 3.0. У полі підстановки відображаються дані в розкривному списку. За промовчанням майстер підстановок установлює числовий тип даних поля в таблиці.

Ви можете працювати з полів підстановки безпосередньо в таблиці а також у формах і звітах. За промовчанням, значення в полі підстановки відображаються в списку керування називається поле зі списком, список, який містить стрілку розкривного меню: пустий список підстановки . Залежно від того, як розробник бази даних має значення поле підстановки а поле зі списком можна редагувати елементи у списку та додавання елементів до списку. Для цього розробник бази даних потрібно задати властивості поля підстановки (властивість називається Обмежити списком, а в конструкторі має вимкнути його).

Якщо ви не можна редагувати безпосередньо до значень у списку підстановки, потрібно додати або змінити дані в списку попередньо визначених значень, або в таблиці, яке використовується як джерело для поля підстановки. Щоб отримати відомості про це у розділі під назвою "Редагування елементів у полі підстановки" у статті додавання одного або кількох записів до бази даних.

Також під час створення поля підстановки можна дозволити збереження кількох значень. Якщо так зробити, у списку відображатиметься прапорець поруч із кожним елементом списку та можна вибирати потрібну кількість елементів. На рисунку відображено типовий багатозначний список:

список із прапорцями

Відомості про створення багатозначного поля підстановки полів і використання отримані списки можна знайти у статті використання списку, які зберігаються кілька значень і посібник із багатозначних полів.

На початок сторінки

Вплив властивостей поля таблиці на оновлення

У розділі наведено корисну інформацію для користувачів, які не знайомі із принципами роботи реляційних баз даних. Для успішного виконання великих за обсягом оновлень потрібно розуміти, як властивості полів таблиці впливають на оновлення.

Розробка баз даних зазвичай починається зі створення однієї або кількох таблиць. Вибирається тип даних, які міститимуться в кожній таблиці, установлюються первинні ключі — поле, яке унікально визначає кожний запис (рядок), — для кожної таблиці та створюються зв’язки між таблицями.

Частиною процесу є настроювання властивостей полів для кожної таблиці. Наприклад, текстове поле можна настроїти таким чином, щоб дозволити введення лише 50 символів, а в числовому полі — лише значення грошових одиниць.

Більшість властивості поля можна встановити за допомогою режим конструктора. Проте, установити деякі властивості, за допомогою команд у списку групи на стрічці, частину Інтерфейс користувача Microsoft Office Fluent. Наприклад, можна настроїти візуальних форматах для тексту та поля Memo за допомогою команди у групі Шрифт на вкладці основне . Щоб отримати додаткові відомості про використання цих команд наведено у статті форматування даних у рядках і стовпцях.

Процедура настроювання або змінення властивостей поля таблиці.

У програмі Access є два способи перегляду властивостей поля: можна використати елементи вкладки Режим таблиці або відкрити таблицю в поданні конструктора. Нижче описано використання обох способів.

Перегляд властивостей таблиці за допомогою елементів вкладки «Режим таблиці»

  1. В області переходів клацніть двічі потрібну таблицю.

  2. Для перегляду властивостей кожного поля таблиці відкрийте вкладку Режим таблиці та використайте елементи у групі Тип даних і форматування.

Перегляд властивостей таблиці в поданні конструктора

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю та виберіть пункт Конструктор.

    Таблиця відкривається в поданні конструктора

  2. У нижній частині вікна конструктора в розділі Властивості поля виберіть вкладку Загальні, якщо її не вибрано.

    — або —

    Для перегляду властивостей поля підстановки перейдіть на вкладку Підстановка.

    Поле підстановки — це поле таблиці, в якому використовується чіткий список значень або запит, який отримує значення з однієї або кількох таблиць бази даних. За промовчанням ці значення відображаються в полі підстановки як список. Залежно від настройок поля підстановки, вибраних автором бази даних, зі списку можна вибрати один або кілька пунктів.

    Часто поля підстановки важкі для розуміння новим користувачам програми Access, тому що список елементів відображається в одному розташуванні (список, який створюється програмою Access із даних у полі підстановки), а дані можуть міститися в іншому розташуванні (таблиця, які містить дані). Потрібно пам’ятати, що під час оновлення даних у полі підстановки слід оновлювати вихідну таблицю (друге розташування). Не можна оновити поле підстановки зі списку.

Нижче наведено таблицю, в якій міститься список властивостей таблиці, що мають найбільший вплив на введення даних, і пояснено їх вплив.

Властивість

Розташування в конструкторі

Можливі значення

Поведінка під час введення даних

Розмір поля

Вкладка Загальні

0-255

Обмеження кількості символів стосується лише полів типу «Текст». Якщо ввести більше вказаної кількості символів, виконується обтинання тексту в полі.

Обов’язково

Вкладка Загальні

Так/Ні

Якщо вибрано значення «Так», потрібно обов’язково вводити значення в поле, збереження нових даних заборонятиметься програмою Access, доки не заповнити поле. Якщо вибрано значення «Ні», поле прийме нульове значення, тобто поле може залишатися пустим.

Примітка : Нульове значення це не те саме, що й нуль. Нуль — це цифра, яку у програмі Access можна використовувати в обчисленнях. Нульове значення — це відсутнє, невизначене або невідоме значення.

Дозволити нульову довжину

Вкладка Загальні

Так/Ні

Якщо вибрати значення «Так», можна вводити рядки із нульовою довжиною — рядки, які не містять символів. Щоб створити рядок із нульовою довжиною, потрібно ввести пару подвійних лапок без пробілу між ними ("") і натиснути клавішу Enter.

Індексовано

Вкладка Загальні

Так/Ні

Якщо індексувати поле таблиці, програмою Access забороняється додавання повторюваних значень.

Маска вводу

Вкладка Загальні

Визначені або настроювані набори покажчиків місця заповнення та символів

Маска вводу вимагає вводити дані у визначеному форматі. Маска відображається під час вибору поля в таблиці або елемента керування у формі. Наприклад, якщо клацнути в полі типу «Дата», відображається такий набір символів: ДД-МММ-РРРР. Цей набір символів є маскою вводу. Маска вимагає вводити значення місяця у вигляді абревіатури із трьох букв, наприклад «Жов», а значення року — чотирма цифрами замість двох. Якщо відображається така маска, слід вводити дату у форматі «15-Жов-2006».

Примітка : Пам’ятайте, що маски вводу контролюють лише введення дати, а не спосіб їх відображення у програмі Access. Наприклад, можна ввести дату у форматі «15-Жов-2006», але програма зберігатиме це значення як «15102006», тобто без символів форматування. Під час перегляду дати в таблиці, формі або звіті дата може відображатися у форматі «15.10.2006», тому що вибрано відповідні настройки.

Щоб отримати додаткові відомості про створення та використання масок вводу наведено у статті форматування даних у рядках і стовпцях.

Відобразити елемент керування

Вкладка Підстановка

Значення залежать від типу даних, який вибрано для поля

Для полів типів «Текст» і «Число» можна вибирати елемент керування «Текстове поле», «Список» або «Поле зі списком». Для полів типу «Так/Ні» можна вибирати елемент керування «Прапорець», «Текстове поле» або «Поле зі списком».

Примітка : Якщо вибрати не Список або Поле зі списком, інші властивості на вкладці Підстановка приховуються.

Тип джерела рядків

Вкладка Підстановка

Таблиця/запит
Список значень
Список полів

Якщо вибрати для властивості Відобразити елемент керування значення Список або Поле зі списком, можна вибрати для поточної властивості значення Таблиця/запит, Список значень або Список полів. Ця властивість впливає на значення, яке можна вибрати для властивості Джерело рядків. Див. наступний пункт.

Джерело рядків

Вкладка Підстановка

Залежить від властивості Тип джерела рядків.

Якщо вибрати для властивості Тип джерела рядків значення Таблиця/запит, це поле може містити ім’я таблиці або запиту. Якщо вибрати пункт Список значень, то властивість міститиме список значень, розділених символами крапки з комою (;). Якщо вибрати для властивості Тип джерела рядків значення Список полів, у полі міститиметься ім’я таблиці, запиту або SQL-оператор.

Обмежити списком

Вкладка Підстановка

Так/Ні

Після встановлення так, програма Access знаходить однакові значення, як користувачі введення тексту в елементі керування поле зі списком. Інакше кажучи, настройка так прогнозований ввід даних. Параметр так також запобігає редагування елементів у списку безпосередньо в елемент керування список або поле зі списком». Замість цього, користувачі повинні редагування елементів у полі властивості Джерело рядків , або у випадку полів підстановки, редагування елементів у таблиці, які містять джерела даних для поля підстановки. Щоб отримати додаткові відомості про використання полів підстановки у розділі під назвою "Редагування елементів у полі підстановки" у статті додавання одного або кількох записів до бази даних.

Відображати зміни списку значень

Вкладка Підстановка

Так/Ні

Увімкнення або вимкнення команди Змінити елементи списку для списків значень, але не для полів підстановки. Щоб увімкнути цю команду для полів підстановки, введіть припустиме ім’я форми у властивості Форма редагування елементів списку. Команда «Відображати зміни списку значень» з’явиться в контекстному меню, яке відкривається, якщо клацнути правою кнопкою миші елемент керування «Поле зі списком». Якщо вибрати команду, відобразиться діалогове вікно Змінення елементів списку. Якщо в полі властивості Форма редагування елементів списку вказати ім’я форми, програмою Access відкривається ця форма, а не діалогове вікно.

Команду Змінити елементи списку можна виконати для списків і полів зі списком у формі та поля зі списком у таблиці або наборі результатів запиту. Форми слід відкрити в поданні конструктора або поданні перегляду; таблиці та набори результатів запитів слід відкрити в поданні таблиці.

Форма редагування елементів списку

Вкладка Підстановка

Назва форми введення даних

Якщо вказати ім’я форми введення даних у цій властивості таблиці, ця форма відкривається, якщо користувачі вибирають команду Змінити елементи списку. Інакше відкривається діалогове вікно Змінення елементів списку.

Для отримання додаткових відомостей про розробку таблиць бази даних і настроювання властивостей див. такі статті.

  • Основи розробки баз даних пояснює основні поняття, наприклад планування бази даних, розробку даних і нормалізація – процес розділення дані на пов'язаних таблиць і усунення надлишкові дані.

  • Створення таблиць у базі даних пояснюється, як створювати таблиці, додайте первинних ключів (поля, які ідентифікувати кожний рядок або запису в таблиці) і для визначення типів даних і властивості таблиці.

На початок сторінки

Оновлення даних за допомогою форми

Форми використовуються для оновлення невеликого обсягу даних. Слово «невеликий» у цьому контексті означає будь-яке число записів, які слід оновити вручну. Форми надають легший, швидший і точніший спосіб редагування та оновлення невеликого обсягу даних.

Використання форми для редагування даних залежить від макета форми. Форми можуть містити будь-яку кількість елементів керування , наприклад списків, текстових полів, кнопок і таблиць даних – сітки, схожі на аркуші Excel. У свою чергу, кожен з елементами керування на формі читає даних із або записує дані в поле базової таблиці. Можливості програми заданого керування залежить від типу даних для поля базової таблиці, будь-які властивості для цього поля і, можливо, на кілька властивостей, які бази даних установив для кожного елемента керування. Додаткові відомості про типи даних і властивості поля вплив на введення даних відображається як типи даних вплине на введення даних і Властивості поля таблиці вплив так, як потрібно ввести дані, вище в цій статті.

У наступному розділі пояснюється спосіб використання найпоширеніших елементів керування для введення даних. Якщо виникають запитання щодо певної бази даних, зверніться до системного адміністратора або автора бази даних.

Додавання або редагування тексту в текстовому полі

У програмі Access надається один текстовий елемент керування для використання з полями типу «Текст» і «Примітка». Як правило, тип даних базового поля («Текст» чи «Примітка») можна визначити за розміром елемента керування, який зазвичай відображає розмір поля базової таблиці. Наприклад, якщо приєднати елемент керування до текстового поля, яке дозволяє не більше 50 символів, розмір елемента керування буде встановлено відповідно. І навпаки, якщо приєднати елемент керування до поля типу «Примітка», можна встановити розмір елемента керування для відображення одного або двох абзаців тексту без прокручування.

Для поля типу «Примітка» можна вибрати підтримку форматованого тексту. Після цього для тексту можна використовувати різні шрифти, розміри, стилі та кольори.

Редагування тексту в текстовому полі

  • Перемістіть курсор до текстового поля та змініть потрібні дані. Пам’ятайте, що не можна виконувати обчислення чисел у полях типів «Текст» або «Примітка».

Застосування форматування RTF

Примітка : Виконайте такі дії, лише якщо текстове поле прив'язано до поля приміток. Процедура у Властивості подання для поля таблиці, вище в цій статті.

  1. Відкривши таблицю в поданні таблиці, виберіть поле «Примітка». Зазвичай це поля з назвами «Примітки» або «Опис»

  2. На вкладці Home, у групі Font скористайтеся кнопками й меню для форматування тексту.

    Можна використовувати різні шрифти та розміри, виділяти текст жирним шрифтом і курсивом, змінювати колір тощо.

На початок сторінки

Оновлення даних за допомогою таблиць даних

Змінювати дані можна безпосередньо в поданні таблиці (сітка рядків і стовпців схожа на аркуш Excel). Дані можна змінювати в таблицях, наборах результатів даних і формах, які відображають таблиці даних.

Зазвичай таблиці даних використовуються, коли потрібно змінити лише невелику кількість записів або частину одного запису. Якщо ви працювали у програмі Excel, вам буде легко зрозуміти таблиці даних, а зміни можна виконувати, не володіючи глибокими знаннями роботи у програмі Access, наприклад щодо створення або запуску запитів.

Надалі слід пам’ятати такі факти:

  • Не потрібно вручну зберігати зміни. Зміни автоматично зберігаються в таблиці програмою Access після переходу до нового поля в рядку або до нового рядка.

  • За промовчанням поля бази даних Access потрібно настроїти на приймання певного типу даних, наприклад тексту або чисел. Слід вводити дані такого типу, які дозволено вводити в поле. Інакше відобразиться повідомлення про помилку.

  • Для поля також може бути визначено маску вводу. Маска вводу — це набір символів алфавіту й покажчиків місця заповнення, які визначають введення даних у певному форматі. Наприклад, маска вводу поштового індексу може вимагати дані, які відповідають формату, прийнятому у Франції, а маска вводу для номеру телефону може вимагати введення номеру в форматі для Німеччини.

    Щоб отримати додаткові відомості про маски вводу наведено у статті форматування даних у рядках і стовпцях.

  • У більшості полів можна вводити лише одне значення, за винятком полів вкладень і багатозначних списків. Якщо невідомо, чи дозволено в полі вкладення, зверніться до автора бази даних або системного адміністратора. Багатозначні списки завжди можна ідентифікувати, тому що поруч із кожним елементом списку програмою Access відображається прапорець.

Змінення даних у таблиці даних

  1. В області переходів клацніть двічі таблицю або запит, що містить дані, які слід змінити.

    За промовчанням, таблиця або запит у програмі Access відкриваються в поданні таблиці — сітці, що схожа на аркуш Excel.

  2. Клацніть або інакше перемістіть фокус до першого поля, яке слід змінити, і відредагуйте дані.

  3. Щоб перейти до наступного поля, натисніть клавішу TAB, скористайтеся однією із клавіш зі стрілками або клацніть наступне поле.

    Під час натискання клавіші TAB програмою Access за промовчанням використовуються регіональні параметри Windows для того, щоб визначити, куди переміщати курсор: праворуч чи ліворуч. Якщо комп’ютер настроєно на використання мови із написанням зліва направо, під час натискання клавіші TAB курсор переміщується направо. Якщо комп’ютер настроєно на використання мови із написанням справа наліво, курсор переміщується вліво.

Застосування форматування RTF до даних у полі типу «Примітка»

  1. Відкривши таблицю або результат запиту в поданні таблиці, виберіть поле типу «Примітка».

    Зазвичай, можна шукати поле з іменем «Примітки», «Нотатки» або «Опис». Якщо не вдається знайти поля приміток, виконайте кроки у Властивості подання для поля таблиці, вище в цій статті.

  2. На вкладці Home, у групі Font скористайтеся кнопками й меню для форматування тексту.

    Можна використовувати різні шрифти та розміри, виділяти текст жирним шрифтом і курсивом, змінювати колір тощо.

На початок сторінки

Змінення наявних даних за допомогою запиту на оновлення

Запити на оновлення використовуються для додавання, змінення та видалення частини одного або кількох наявних запитів. Запити на оновлення можна вважати функціональним варіантом діалогового вікна Пошук і заміна. Потрібно ввести критерій відбору (приблизний еквівалент рядка пошуку) і критерій оновлення (приблизний еквівалент рядка заміни). На відміну від діалогового вікна, запити на оновлення можуть містити кілька критеріїв, дають змогу оновити велику кількість записів за один раз і одночасно змінити записи в кількох таблицях.

Пам’ятайте, що не можна використовувати запити на оновлення для додавання записів повністю. Для цього потрібно використовувати запит на додавання.

Щоб отримати додаткові відомості перегляньте статтю Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання.

Примітка : Найкращий спосіб використати запит на оновлення — спочатку створити запит на вибірку, який перевіряє критерії відбору. Наприклад, потрібно оновити низку полів типу «Так/Ні», змінивши значення Ні на Так для певного клієнта. Для цього потрібно додавати критерії до запиту на вибірку, доки він не поверне всі записи, які містять значення Ні в записах цього клієнта. Якщо ви впевнені, що запит повертає правильні записи, після цього його можна перетворити на запит на оновлення, ввести критерії оновлення, а потім виконати запит для змінення вибраних значень. У цьому розділі описано створення запиту на вибірку та його перетворення на запит на оновлення.

Створення запиту на вибірку

  1. Відкрийте базу даних із записами, які слід оновити.

  2. На вкладці Створення в групі Інші натисніть кнопку Конструктор запитів.

    Відкривається конструктор запитів, відображається вкладка Конструктор і діалогове вікно Відображення таблиці.

  3. Виберіть таблицю або таблиці із записами, які потрібно оновити, і натисніть кнопку Додати та кнопку Закрити.

    Таблиця або таблиці відображаються як одне або кілька вікон у верхній області конструктора запиту. У цих вікнах міститься список усіх полів кожної таблиці. На рисунку зображено типову таблицю в конструкторі запитів.

    Таблиця в конструкторі запиту

  4. Двічі клацніть поля, які слід оновити. Вибрані поля відображаються в рядку Поле нижньої частини конструктора запитів.

    Можна додати одне поле до одного стовпця в нижній області конструктора або швидко додати всі поля таблиці, двічі клацнувши зірочку (*) у верхній частині списку полів таблиці. На рисунку нижче показано конструктор запитів з усіма доданими полями.

    Запит з усіма доданими полями таблиці.

  5. Можна також ввести один або кілька критеріїв у рядку Критерії конструктора. У таблиці нижче наведено кілька прикладів критеріїв і пояснено їх вплив на запит.

Критерії

Вплив

> 234

Повертає всі числа, більші за 234. Для пошуку всіх чисел, менших за 234, укажіть критерій < 234.

>= "Кротенко"

Повертає всі записи від " Кротенко " до кінця алфавіту

Between #2.02.2006# And #1.12.2006#

Повертає дати від 2 лютого 2006 до 1 грудня 2006 (ANSI-89). Якщо в базі даних використовуються символи узагальнення ANSI-92, використовуйте одинарні лапки (') замість символів діеза. Наприклад: Between '2.02.2006' And '1.12.2006'

Not "Німеччина"

Знаходить усі записи, в яких точний вміст поля не збігається зі словом «Німеччина». Цей критерій повертає записи, які містять інші символи, крім слова «Німеччина», наприклад «Німеччина (євро)» або «Європа (Німеччина)».

Not "Т*"

Знаходить усі записи, крім тих, які починаються з «T». Якщо в базі даних використовуються символи узагальнення ANSI-92, укажіть замість зірочки символ відсотка (%).

Not "*т"

Знаходить усі записи, які не закінчуються на «т». Якщо в базі даних використовуються символи узагальнення ANSI-92, замість зірочки (*) вводьте символ відсотка (%).

In(Канада,Велика Британія)

Знаходить у списку всі записи, які містять слова «Канада» або «Велика Британія».

Like "[А-Д]*"

У текстовому полі знаходить усі записи, які починаються з букв від А до Д. Якщо в базі даних використовуються символи узагальнення ANSI-92, замість зірочки (*) вводьте символ відсотка (%).

Like "*но*"

Знаходить усі записи, які містять послідовність букв «но». Якщо в базі даних використовуються символи узагальнення ANSI-92, замість зірочки (*) вводьте символ відсотка (%)

Like "Богдан Лева?"

Знаходить усі записи, які починаються зі слова «Богдан» і містять другий рядок із 5 символів, в якому перші чотири букви — «Лева», а остання буква невідома (це позначається знаком питання). Якщо в базі даних використовуються символи узагальнення ANSI-92, укажіть замість знака запитання символ підкреслення (_).

#02.02.2006#

Знаходить усі записи з датою 2 лютого 2006 року. Якщо в базі даних використовуються символи узагальнення ANSI-92, візьміть дату в одинарні лапки замість символів діеза ('2.2.2006').

< Date() - 30

Повертає всі дати, старші за 30 днів.

Date()

Повертає всі записи, які містять сьогоднішню дату.

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

Повертає всі записи між сьогоднішньою датою та трьома місяцями від сьогоднішньої дати.

Is Null

Повертає всі записи, які містять значення Null (пусте або невизначене).

Is Not Null

Повертає всі записи, які містять значення.

""

Повертає всі записи, які містять рядок нульової довжини. Рядки нульової довжини використовуються, якщо потрібно додати значення до обов’язкового поля, але значення ще невідоме. Наприклад, у полі потрібно вказати номер факсу, але в деяких клієнтів немає факсів. Тоді замість номера вводяться дві подвійні лапки ("") без пробілу між ними.

  1. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск.

    Переконайтеся, що запит повертає лише записи, які потрібно оновити. Якщо потрібно, можна вибрати непотрібні поля та видалити їх, натиснувши клавішу DELETE, можна перетягнути до сітки конструктора запиту додаткові поля та змінити критерій, доки запит не поверне всі потрібні результати.

  2. Перейдіть до наступних кроків.

Оновлення записів

  1. На вкладці Design, у групі Query Type клацніть елемент Update.

    Запит на вибірку перетворюється на запит на оновлення. Додається рядок Оновлення до в нижній частині конструктора запитів.

    Запит на оновлення з одним критерієм оновлення

  2. Знайдіть поле з даними, які слід змінити, і введіть вираз (який змінить дані) у рядку Оновлення до цього поля.

    У цій таблиці наведено деякі приклади виразів та пояснюється, яким чином вони змінюють дані.

Вираз

Результат

«Продавець»

Змінює значення текстового поля на «Продавець».

#10.08.06#

У полі «Дата й час» змінює значення дати на «10-Сер-06»

Так

У полі типу «Так/Ні» змінює значення Ні на Так.

"НП" & [Номер партії]

Додає «НП» до початку номера кожної вказаної частини.

[Вартість одиниці товару] * [Кількість]

Перемножує значення в полях «Вартість одиниці товару» та «Кількість».

[Вартість доставки] * 1,5

Збільшує значення поля «Вартість доставки» на 50 відсотків.

DSum("[Кількість] * [Вартість одиниці товару]",
"Відомості про замовлення", "[Код товару]=" & [Код товару])

Оновлює загальні показники продажів, перемножуючи значення поля «Кількість» на значення поля «Вартість одиниці товару», для тих полів, значення «Код товару» яких у поточній таблиці збігаються зі значеннями «Код товару» в таблиці «Відомості про замовлення».

Right([Поштовий індекс для доставки], 5)

Скорочує крайні ліві символи в текстовому або числовому рядку та залишає п’ять крайніх правих символів.

IIf(IsNull([Вартість одиниці товару]), 0, [Вартість одиниці товару])

Змінює значення null (невідоме або невизначене) на нуль (0) у полі «Вартість одиниці товару».

  1. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск.

    Відобразиться оповіщення, як на рисунку нижче:

    оповіщення запиту на оновлення

  2. Щоб виконати запит, натисніть кнопку Так.

    Примітка : Можна вимкнути оповіщення про повідомлення. Для цього натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , натисніть кнопку Доступ до параметрів, перейдіть на вкладку Додатковота в області підтвердженнязніміть прапорець запити на змінення .

  3. Щоб переглянути результати запиту на оновлення, на вкладці Основне або на вкладці Конструктор у групі Подання виберіть елемент Вигляд і пункт Подання таблиці. Також можна натиснути кнопку Подання таблиці в рядку стану Access.

    Примітка : Після виконання запиту можна помітити, що деякі поля відсутні в наборі результатів. Якщо запит містить поля, які не оновлюються, програма Access не відображає ці поля в результатах (за промовчанням). Наприклад, можна включити поля ідентифікаторів із двох таблиць, щоб запит повертав і виконував дії із правильними записами. Якщо ці поля ідентифікаторів не оновлюються, програма Access не відображає їх у результатах.

На початок сторінки

Додавання записів до таблиць за допомогою запиту на додавання

Найчастіша причина використання запиту на додавання — додавання групи записів з однієї або кількох таблиць вихідної бази даних до однієї або кількох таблиць цільової бази даних. Наприклад, користувач залучив кілька нових клієнтів і отримав базу даних, яка містить таблицю з відомостями про цих клієнтів. Щоб не вводити нові дані вручну, можна додати їх до відповідної таблиці в наявній базі даних користувача. Запити на додавання також використовуються для:

  • Додавання записів на основі критеріїв. Наприклад, потрібно додати лише імена та адреси клієнтів, які зробили великі замовлення.

  • Додавання записів за відсутності певних полів однієї таблиці в іншій. Наприклад, таблиця «Клієнти» містить 11 полів, а поля в таблиці «Клієнти» з іншої бази даних відповідають 9 з 11 полів. Запит на додавання можна використати, щоб додати лише дані у відповідні поля та пропустити інші.

Процес створення запиту на додавання для додавання даних з однієї бази даних до іншої складається з таких кроків:

  • Відкрийте вихідну базу даних (базу даних, що містить записи, які слід додати) і створіть запит на вибірку, який повертатиме лише записи, які слід додати.

  • Перетворіть запит на вибірку на запит на додавання.

  • Додайте цільові таблиці та поля до запиту на додавання. Якщо записи додаються до іншої бази даних, спочатку слід відкрити потрібну базу даних, а потім вибрати таблиці.

  • Виконайте запит для додавання записів.

Примітка : Перед виконанням створіть резервну копію даних. Якщо виникне помилка, можна видалити вставлені записи з цільової таблиці, але ручне видалення великої кількості записів може тривати багато часу. Створена резервна копія допоможе виправити помилки набагато швидше.

Створення запиту на вибірку

  1. Відкрийте вихідну базу даних — базу даних із записами, які слід додати.

  2. На вкладці Створити в групі Додатково натисніть кнопку Конструктор запитів.

    Відкривається конструктор запитів, відображається діалогове вікно Відображення таблиці.

  3. Виділіть таблицю із записами, які слід додати, і натисніть кнопки Додати та Закрити.

    Таблиця відображається як вікно у верхній частині конструктора запиту. У цьому вікні міститься список усіх полів таблиці. На рисунку зображено типову таблицю в конструкторі запитів.

    Таблиця в конструкторі запиту

  4. Перетягніть поля, які потрібно додати, з таблиці до рядка Поле в нижній області конструктора запитів.

    До одного стовпця в нижній частині можна додати одне поле таблиці. Щоб швидко додати всі поля, клацніть зірочку (*) у верхній частині списку полів таблиці. На рисунку відображено сітку конструктора запиту з кількома доданими полями таблиці.

    Запит із трьома полями у бланку

    Нижче відображено вікно конструктора з усіма доданими полями:

    запит з усіма полями таблиці

  5. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск.

    Переконайтеся, що запит повернув записи, які слід додати. Якщо потрібно, можна зняти прапорець Відображення або натиснути клавішу DELETE для видалення непотрібних полів. Можна також перетягнути до конструктора додаткові поля, якщо потрібно.

  6. Перейдіть до наступних кроків.

Перетворення запиту на запит на додавання

  1. На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Додавання.

    Відобразиться діалогове вікно Додавання.

  2. Тепер можна додати записи з однієї таблиці до іншої в поточній базі даних або додати записи до таблиці в іншій базі даних.

    • Додавання записів до таблиці в поточній базі даних

      1. У діалоговому вікні Додавання виберіть параметр Поточна база даних (якщо його ще не вибрано) і виберіть цільову таблицю в полі Ім’я таблиці.

      2. Натисніть кнопку ОК.

        У 4 кроці попереднього розділу до конструктора запитів додавалися деякі або всі поля вихідної таблиці. Якщо в цьому кроці додано всю таблицю, програмою Access додається вся цільова таблиця до рядка Додавання до, як показано на рисунку:

        запит на додавання, в якому містяться всі поля двох таблиць

        — або —

        Якщо в 4 кроці попереднього розділу додано окремі поля, а імені полів у вихідній і цільовій таблиці збігаються, програмою Access автоматично додаються імена цільових полів до рядка Додавання до, як показано на рисунку:

        запит на додавання з полями, які збігаються

        — або —

        Якщо додано окремі поля, а деякі або всі імена у вихідній і цільовій таблицях не збігаються, для цих полів у рядку Додавання до значення не вказуються. Клацніть кожне пусте поле та виберіть потрібне вихідне поле зі списку, як показано на рисунку.

        вибір цільових полів для запиту на додавання

      3. Для попереднього перегляду змін виберіть елемент Вигляд.

      4. Поверніться до подання конструктора та виберіть елемент Запуск, щоб додати записи.

    • Додавання записів до таблиці в іншій базі даних

      1. У діалоговому вікні Додавання виберіть пункт Інша база даних.

      2. У полі Ім'я файлу введіть розташування та ім’я цільової бази даних.

      3. У полі Ім’я таблиці введіть ім’я цільової таблиці та натисніть кнопку ОК.

        — або —

        Натисніть кнопку Огляд, знайдіть цільову базу даних у діалоговому вікні Додавання. Натисніть кнопку ОК після вибору цільової бази даних. Діалогове вікно закривається. У першому діалоговому вікні в полі Ім’я таблиці введіть ім’я цільової таблиці та натисніть кнопку ОК.

        Введіть ім’я цільової таблиці та натисніть кнопку ОК, щоб закрити перше діалогове вікно Додавання.

        У 4 кроці попереднього розділу до конструктора запитів додавалися деякі або всі поля вихідної таблиці до рядка Поле конструктора. Якщо в цьому кроці додано всю таблицю, програмою Access додається вся цільова таблиця до рядка Додавання до, як показано на рисунку:

        запит на додавання, в якому містяться всі поля двох таблиць

        — або —

        Якщо в 4 кроці додано окремі поля, а імені полів у вихідній і цільовій таблиці збігаються, програмою Access автоматично додаються імена цільових полів до рядка Додавання до, як показано на рисунку:

        запит на додавання з полями, які збігаються

        — або —

        Якщо додано окремі поля, а деякі або всі імена у вихідній і цільовій таблицях не збігаються, для цих полів у рядку Додавання до значення не вказуються. Клацніть кожне пусте поле та виберіть потрібне цільове поле зі списку, як показано на рисунку.

        вибір цільових полів для запиту на додавання

      4. Для попереднього перегляду змін виберіть елемент Вигляд.

      5. Поверніться до подання конструктора та виберіть елемент Запуск, щоб додати записи.

На початок сторінки

Оновлення записів за допомогою функції збирання даних

У програмі Office Access 2007 надається нова функція, яка називається «Збирання даних». У програмі Microsoft Office Outlook 2007 можна настроїти форму введення даних, збирати дані та зберігати ці дані в базі даних Access. Пояснення способів використання функції збирання даних не описується в цій статті.

Щоб отримати відомості про використання збирання даних перегляньте статтю під назвою збирання даних із використанням повідомлень електронної пошти.

На початок сторінки

Змінення даних за допомогою діалогового вікна «Пошук і заміна»

Діалогове вікно Пошук і заміна надає ще один спосіб змінення невеликих обсягів даних за короткий час і з меншими зусиллями. Пояснення способів використання цього діалогового вікна не описується в цій статті.

Щоб отримати відомості про використання діалогового вікна перегляньте статтю використовувати діалогове вікно Пошук і заміна для змінення даних.

На початок сторінки

Змінення значень первинного та зовнішнього ключів за допомогою каскадних оновлень

Інколи потрібно оновити значення первинного ключа. Якщо первинний ключ використовується як зовнішній ключ, оновити зміни можна автоматично за допомогою всіх дочірніх екземплярів зовнішнього ключа.

Нагадуємо, що первинний ключ — це значення, яке унікально ідентифікує кожний рядок (запис) у таблиці бази даних. Зовнішній ключ — це стовпець, який відповідає первинному ключу. Зазвичай зовнішні ключі знаходяться в інших таблицях і надають можливість створювати зв’язок між даними в таблицях.

Наприклад, як первинний ключ використовується ідентифікатор товару. Один номер ідентифікатора унікально ідентифікує один продукт. Ідентифікатор також використовується як зовнішній ключ в таблиці із даними про замовлення. Таким чином можна знайти всі замовлення, які містять кожен продукт, тому що коли додається замовлення продукту, ідентифікатор стає частиною замовлення.

Інколи ці номери ідентифікаторів (або інші типи первинних ключів) змінюються. Коли таке відбувається, можна змінити значення первинного ключа та автоматично каскадно оновити всі зв’язані дочірні записи. Для цього потрібно активувати дотримання цілісності даних і каскадні оновлення між таблицями.

Слід пам’ятати такі правила:

  • Увімкнути каскадні оновлення можна лише для полів первинного ключа типів даних «Текст» або «Число». Не можна використовувати каскадні оновлення для полів із типом даних «Автонумерація».

  • Увімкнути каскадні оновлення можна лише між таблицями зі зв’язком «один-до-багатьох».

Наведені нижче кроки описують створення зв’язку та ввімкнення каскадних оновлень для зв’язку.

Створення зв’язку

  1. На вкладці Database Tools, у групі Show/Hide клацніть елемент Relationships.

  2. На вкладці Конструктор у групі Зв’язок виберіть елемент Відобразити таблицю.

    З’явиться діалогове вікно Відображення таблиці.

  3. Якщо вибрано іншу вкладку, перейдіть на вкладку Таблиці, виберіть таблиці, які слід змінити, і натисніть кнопку Додати та кнопку Закрити.

    Щоб вибрати кілька таблиць, натисніть та утримуйте клавішу SHIFT або додайте кожну таблицю окремо. Вибирайте лише таблиці, які є частинами зв’язку «один-до-багатьох».

  4. У вікні Зв’язки перетягніть первинний ключ з таблиці, яка є стороною «один» у зв’язку «один-до-багатьох», і вставте її в поле зовнішнього ключа таблиці, яка є другою стороною зв’язку «один-до-багатьох».

    Відобразиться діалогове вікно Редагування зв’язків. На рисунку нижче показано таке діалогове вікно:

    діалогове вікно «редагування зв’язків»

  5. Установіть прапорець Забезпечення цілісності даних і натисніть кнопку Створити.

  6. Перейдіть до наступних кроків.

Увімкнення каскадних оновлень для первинних ключів

  1. Якщо описані вище кроки не виконувались, відкрийте базу даних, яка містить зв’язок, що слід змінити.

  2. На вкладці Database Tools, у групі Show/Hide клацніть елемент Relationships.

    З’явиться вікно Зв’язки, в якому відображаються зв’язки між таблицями в базі даних. На рисунку нижче показано типовий зв’язок:

    зв’язок між двома таблицями

  3. Клацніть правою кнопкою миші лінію зв’язку між батьківською й дочірньою таблицями та виберіть пункт Змінити зв’язок.

    Відобразиться діалогове вікно Редагування зв’язків. На рисунку нижче показано таке діалогове вікно:

    діалогове вікно «редагування зв’язків» із наявними зв’язками

  4. Виберіть пункт Каскадне оновлення пов’язаних полів, переконайтеся, що встановлено прапорець Забезпечення цілісності даних і натисніть кнопку ОК.

Для отримання додаткових відомостей про створення зв’язків див. такі статті:

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×