Ознайомлення зі спільною роботою в SharePoint Server 2007

Більшість працівників проводять значну частину свого робочого дня у виконанні спільних із колегами завдань. Вони обмінюються інформацією, співпрацюють у робочих групах і керують проектами. Досягнення ефективності спільної роботи може бути серйозною проблемою, якщо бракує засобів для зручного спілкування, обміну інформацією та узгодження деталей і строків виконання проектів у великому колективі.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 допоможе вам ефективніше виконати свою справу, пропонуючи організаціям і установам платформу для обміну інформацією та спільної роботи у групах. Сайт SharePoint обладнано спеціалізованими засобами й робочим областями, які можна використовувати для спілкування з учасниками робочих груп, узгодження строків виконання та спільного створення й редагування документів.

Підвищення спільної продуктивності

Office SharePoint Server 2007 містить багато різноманітних шаблонів, на основі яких можна створити сайт.

Примітка : У цій статті описано зразковий сайт SharePoint, створений вигаданою компанію Adventure Works, яка виробляє велосипеди, деталі та приладдя до них.

Наприклад, відділ маркетингу компанії Adventure Works має сайт, створений із шаблону «Сайт групи», і використовує його для керування багатьма груповими проектами та пов'язаними з документами завданнями. Працівники відділу маркетингу щодня за допомогою цього сайту створюють документи й керують ними, відстежують проблеми та завдання й обмінюються посиланнями та контактами. Оскільки всі ці справи можна виконувати в єдиному розташуванні, працівники відділу маркетингу заощаджують час і підвищують ефективність своєї роботи.

До складу шаблону сайту групи входять такі засоби.

  • Бібліотека спільних документів.

  • Список оголошень

  • Календар

  • Список «Обговорення у групі»

  • Список завдань.

  • Список посилань.

Якщо ваша група має швидко приступити до роботи, доцільно створити для неї сайт на основі шаблону групи. Цей багатоцільовий шаблон можна використати для задоволення різноманітних потреб. У ньому можна зберігати стандартні довгострокові відомості для одного відділу або короткострокові відомості з певного проекту, який охоплює кілька відділів. Отримавши сайт групи як область для спільної роботи, ваша група стане ефективнішою, продуктивнішою та, як результат, досягне кращих ділових результатів. Також можна пристосувати сайт до потреб вашої групи або проекту, додавши списки, бібліотеки або інші функції.

Ефективніше керування проектами

Сайт Office SharePoint Server 2007 обладнано кількома засобами, придатними для керування проектами й координації завдань і строків між працівниками. Сайт групи маркетингу в Adventure Works має календар, в якому працівники групи можуть стежити за важливими нарадами, галузевими заходами та виставками. Зв'язавши цей календар зі своїми особистими календарями в Microsoft Office Outlook 2007, вони зможуть переглядати ці відомості безпосередньо у своєму календарі. Крім того, список «Завдання проекту» використовується для наочного подання та відстеження основних етапів маркетингових проектів.

Існує кілька способів підвищити ефективність керування проектами за допомогою сайту групи.

  • Використання вбудованих функцій, зокрема шаблону списку «Завдання проекту», який дає змогу наочно змалювати зв'язки між завданнями та стан проекту за допомогою автоматичних діаграм Ганта.

  • Координування роботи групи за допомогою спільних календарів, повідомлень і сповіщень. Календар на сайті SharePoint можна зв'язати з календарем кожного працівника в Office Outlook 2007, де його можна буде переглядати й оновлювати як звичайний особистий календар.

  • Створення сайтів робочих областей для нарад для збирання матеріалів і документів, які стосуються наради.

Створення, рецензування та спільне використання документів

На додаток, сайт Office SharePoint Server 2007 допомагає спільно створювати й редагувати документи. Наприклад, відділ маркетингу Adventure Works використовує для керування вмістом, створеним працівниками, бібліотеки двох типів.

  • Працівники групи зберігають документи загального маркетингового та бюджетного спрямуванні в бібліотеці «Спільні документи», де інші працівники можуть легко читати ці документи або витягати їх і редагувати.

  • Бібліотеки слайдів служать для зберігання й повторного використання слайдів для різноманітних презентацій.

Для особливих проектів, в яких беруть участь небагато працівників, інколи створюються підсайти робочих областей для документів на сайті групи. Такі підсайти допомагають координувати роботу над одним або кількома документами.

Існує кілька способів зберігання й використання документів та інших файлів на сайті групи.

  • Зберігання важливих документів і керування ними в бібліотеках документів. Стежити за перебігом роботи над документами допомагають такі функції, як контроль версій. Також можна запровадити обов'язкове витягнення документів, щоб запобігти одночасного внесення змін до документів багатьма користувачами.

  • Створення сайтів робочих областей для документів із метою координувати розробку певних документів.

  • Спільний доступ і повторне використання слайдів Microsoft Office PowerPoint 2007 у централізованому розташуванні, яким служать бібліотеки слайдів.

  • Увімкнення автономного доступу до бібліотек документів у Office Outlook 2007 для забезпечення перегляду й редагування документів користувачами, не підключеними до мережі.

  • Використання робочих процесів для керування спільно виконуваними завданнями, такими як рецензування або затвердження документів. Додатково про робочі процеси можна прочитати в розділі Керування корпоративним вмістом цього навчального курсу.

Фіксація та розповсюдження досвіду спільноти

Сайт Office SharePoint Server 2007 може стати для організацій зручним централізованим розташуванням для записування корисного досвіду, обміну інформацією та просування стандартизованих бізнес-процесів. Зокрема, відділ маркетингу Adventure Works використовує вікі-сайт і сайт блогів для викладення й розповсюдження інформації, яка становить інтерес для працівників. На вікі-сайті працівники групи збирають загальні відомості про прийняті в компанії та у групі бізнес-процеси, про що корисно знати новим працівникам. Додавати інформацію на вікі-сторінки та оновлювати дописи можуть усі працівники групи.

Крім того, деякі учасники групи регулярно публікують галузеву або маркетингову інформацію на сайтів блогів, де інші працівники можуть читати дописи й коментувати їх. У маркетинговому блогу працівники групи отримують форум для обміну новими ідеями, думками та поглядами.

Наведемо деякі способи використання сайту групи для фіксації та розповсюдження спільного досвіду або важливої інформації.

  • Відстеження оновлень і відомостей за допомогою сповіщень і каналів RSS.

  • Обмін і поширення відомостей за допомогою блогів.

  • Записування спільного досвіду або внутрішніх процедур обробки документів на вікі-сторінці.

  • Збирання інформації або запрошення до діалогу за допомогою опитувань і дискусій.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×