Огляд продукту Microsoft Office Access 2007

Завдяки інтерфейсу користувача Microsoft Office Fluent та інтерактивним засобам проектування, які не потребують глибоких знань баз даних, програма Microsoft Office Access 2007 допомагає легко відстежувати дані та створювати на їх основі звіти. Щоб швидко почати роботу із програмою, використовуйте попередньо створені застосунки, які можна змінювати та пристосовувати відповідно до нових потреб бізнесу. Із зовнішніх застосунків можна імпортувати дані та збирати інформацію, використовуючи форми в повідомленнях електронної пошти. Ви також можете створювати й змінювати докладні звіти, сортуючи, фільтруючи та групуючи в них дані у спосіб, який дає змогу аналізувати отриману інформацію для прийняття обґрунтованих рішень. Крім цього, ви можете надати до своєї інформації спільний доступ, перемістивши файли Office Access 2007 на веб-сайт служб Windows SharePoint Services, де можна перевіряти журнал виправлень, відновлювати видалену інформацію, установлювати дозволи на доступ до даних і автоматично архівувати свою інформацію через певні проміжки часу.

Привітання

У програмі Office Access 2007 передбачено бібліотеку вбудованих рішень баз даних, які допоможуть вам швидко почати роботу.

У цій статті

Негайне відстеження інформації

Створення та пристосування змістовних звітів

Надання спільного доступу до відстеженої інформації іншим користувачам

Керування конфіденційними даними та їх перевірка

Негайне відстеження інформації

Одразу ж починайте працювати з орієнтованими на результат функціями програми Office Access 2007.

  • Вбудовані рішення   . На новому екрані "Початок роботи" пропонуються різноманітні вбудовані рішення баз даних. Користуйтеся цими програмами, щоб відразу ж відстежувати контакти, події, проблеми, ресурси, завдання тощо. Їх також можна використовувати як шаблони: удосконалюючи та покращуючи їх, ви зможете відстежувати потрібну інформацію в потрібний вам спосіб. Щойно нові шаблони програм стануть доступні в Microsoft Office Online, вони з’являться на екрані "Початок роботи".

  • Інтерфейс користувача Office Fluent   . Ми оновили оформлення програми Office Access 2007, щоб спростити створення, змінення та використання програм для відстеження інформації (рішення баз даних Access). Інтерфейс користувача (UI) Office Fluent залежить від контексту. Його оптимізовано для ефективної роботи та швидкого пошуку вмісту. З майже 1000 доступних команд в інтерфейсі користувача відображаються тільки ті, які необхідні саме для поточного завдання. Крім цього, подання вікон із вкладками, новий рядок стану, смуги прокручування та рядок заголовка надають побудованим на платформі Office Access 2007 програмам сучасного вигляду.

  • Покращена навігація   . У новій області переходів відображається вичерпний список таблиць, форм, запитів і звітів. Щоб упорядкувати весь цей список і бачити лише ті форми та звіти, які стосуються певної таблиці, ви можете створити настроювані групи.

  • Швидке створення таблиць   . У програмі Office Access 2007 можна легко створювати та настроювати таблиці просто в табличному поданні. Введіть відомості в клітинку даних так само, як у Microsoft Office Excel, а програма Office Access 2007 автоматично додасть нове поле та визначить тип даних (наприклад, дата, число або текст). До нової таблиці даних можна навіть вставляти таблиці Excel, а програма Office Access 2007 автоматично створить усі необхідні поля та визначить типи даних.

  • Імпорт записів контактів із Microsoft Office Outlook 2007   . Програма Office Access 2007 дає змогу легко обмінюватись окремими записами контактів Access із програмою Office Outlook 2007. Наприклад, запис контакту Outlook можна імпортувати до Office Access 2007. Так само ви можете експортувати запис контакту з Office Access 2007 і зберегти його як контакт в Office Outlook 2007.

Список контактів Outlook

У програмі Office Access 2007 модернізовано інтерфейс користувача Office Fluent і передбачено тісну інтеграцію з контактами Outlook.

  • Фільтрування й сортування даних   . Завдяки легкому фільтруванню даних у програмі Office Access 2007 можна отримувати чіткі відповіді в питаннях бізнесу. Для різних типів даних, зокрема тексту, чисел і дат, доступні різні параметри фільтрування. Наприклад, тепер стовпець дат можна легко відфільтрувати за такими параметрами, як "Сьогодні", "Учора", "Минулого тижня", "Наступного місяця", "Минуле", "Майбутнє" тощо. У програмах Office Excel 2007 і Office Access 2007 використовується однаковий принцип фільтрування даних, тому користувачам не потрібно опановувати різні способи пошуку даних.

Access

Завдяки легкому фільтруванню даних у програмі Office Access 2007 можна отримувати чіткі відповіді в питаннях бізнесу.

  • Робота з багатозначними полями   . Завдяки підтримці складних даних у програмі Office Access 2007 ви можете створювати стовпці, які приймають кілька значень у клітинці. Наприклад, якщо ви призначаєте завдання двом працівникам, в одній клітинці можна вказати обидва імені. У службах Windows SharePoint Services також реалізовано підтримку складних типів даних, що забезпечує симетрію даних між локальними сховищами даних і сховищами даних в Інтернеті.

  • Вкладення документів і файлів у базу даних   . Тепер ваші програми можуть містить ще цікавішу й кориснішу інформацію. Для зручності роботи в сховищі даних до окремих записів можна додавати кілька файлів, зокрема фотографії, документи або електронні таблиці. Якщо файл збережено в нестиснутому форматі, програма Office Access 2007 автоматично стисне його, щоб заощадити простір на жорсткому диску.

  • Інтерактивний побудовник форм   . У програмі Office Access 2007 використовується інтерфейс побудовника форм WYSIWYG ("what-you-see-is-what-you-get" – "що бачимо, те й маємо"). Макети форм можна розробляти, змінювати та одразу бачити на екрані в реальному часі. За допомогою інтерфейсу побудовника WYSIWYG ви можете дуже швидко створювати форми, витрачаючи більше часу на роботу та менше – на розробку й форматування.

  • Форматований текст   . Потрібно виділити текст жирним шрифтом? А може курсивом? Жодних проблем. У програмі Office Access 2007 можна форматувати збережені в таблицях дані.

Редагування форм в Office Access 2007

Змінення форм у програмі Office Access 2007 у режимі інтерактивного побудовника відбувається за принципом WYSIWIG.

На початок сторінки

Створення та пристосування змістовних звітів

За допомогою програми Office Access 2007 складну інформацію можна робити простою, створюючи на основі даних змістовні звіти, які допомагають приймати обґрунтовані рішення.

  • Редагування в режимі інтерактивного побудовника звітів   . Завдяки новим функціям програми Office Access 2007 уже під час створення звіту можна побачити, як дані виглядатимуть у ньому. Новий інтерфейс WYSIWYG дає змогу змінювати макет звіту, переглядаючи дані в розробнику звітів. Завдяки цьому вам не потрібно запускати звіт, щоб побачити, як він відображатиметься на сторінці. Усе це дає можливість створювати привабливі звіти, не витрачаючи багато часу.

  • Інтерактивний перегляд звітів   . Завдяки новому режиму перегляду звітів тепер простіше працювати зі звітами користувачів. Натисніть клавіші Ctrl+F, щоб знайти записи, копіюйте дані до інших програм, а також змінюйте дані, перейшовши до докладних записів. Нові функції фільтрування надають вам чіткішу інформацію для прийняття ґрунтовних рішень.

  • Відомості про групу у звітах   . В удосконаленій області групування чітко відображаються групи даних, завдяки чому ви можете попередньо переглядати зміни, вносячи їх до звітів. Ви можете легко додати підсумки, проміжні підсумки, лічильники та інші елементи, які допомагають аналізувати дані. Крім того, можна групувати відомості в одному або кількох шарах і додавати проміжні підсумки.

Редагування звітів в Office Access 2007

Змінюючи звіти в програмі Office Access 2007, ви отримуєте можливість легко групувати та змінювати дані в режимі інтерактивного побудовника.

На початок сторінки

Надання спільного доступу до відстеженої інформації іншим користувачам

Програма Office Access 2007 дає змогу легко збирати відомості, а також безпечно та гнучко надавати їх іншим користувачам.

  • Збір даних за допомогою Office Outlook 2007   . Програма Office Access 2007 спрощує збір даних від інших користувачів. Вона автоматично створює форму збору даних у форматах Microsoft Office InfoPath 2007 або HTML у тілі повідомлення електронної пошти. Таку форму можна надсилати одержувачам, використовуючи адреси електронної пошти з контактів Outlook або Access. Програма Office Outlook 2007 обробляє отримані форми та зберігає дані в сховищі даних Office Access 2007. При цьому відомості в програмі для відстеження інформації миттєво оновлюються, і вам не потрібно вводити їх уручну.

Збір інформації за допомогою програми InfoPath

Збір інформації від інших користувачів електронною поштою за допомогою створених у програмі Office Access 2007 форм InfoPath (або HTML).

  • Співпраця на веб-сайтах за допомогою служб Windows SharePoint Services   . Веб-сайти з розгорнутими службами Windows SharePoint Services служать для учасників групи майданчиком, де вони можуть спілкуватися, обмінюватися документами та спільно працювати над проектом. З програми Office Access 2007 можна опублікувати файли Access у бібліотеках або перемістити програму до служб Windows SharePoint Services. Таким чином дані та клієнтську базу даних буде перенесено на сервер, з яким учасники групи зможуть легко працювати через веб-браузер. Форми та звіти можна переглядати, оновлювати та видаляти прямо на сайті служб Windows SharePoint Services відповідно до визначених дозволів.

  • Відстеження списків служб Windows SharePoint Services у програмі Office Access 2007   . Для додаткової зручності інформацію в списках служб Windows SharePoint Services можна переглядати в інстальованій на комп’ютері клієнтській версії програми Office Access 2007.

  • Автономна робота зі списками служб Windows SharePoint Services   . За допомогою програми Office Access 2007 ви можете працювати зі службами Windows SharePoint Services в автономному режимі. Наприклад, під час подорожі ви можете зберігати локальну копію списку SharePoint на портативному комп’ютері. При цьому зі списком можна працювати так, як і з будь-якою іншою таблицею програми Office Access 2007. Форми та звіти, у яких використовується список SharePoint, повністю онлайнові, тому програма Office Access 2007 може синхронізувати локальний і онлайновий списки пізніше, коли портативний комп’ютер знову буде підключено до Інтернету.

  • Інтеграція з робочим циклом служб Windows SharePoint Services   . У програмі Office Access 2007 автори можуть створювати програми для співпраці робочих груп, використовуючи бізнес-логіку, яка підтримує робочий цикл служб Windows SharePoint Services. Робочий цикл дає змогу автоматично призначати завдання іншим користувачам, звітувати про стан проектів і слідкувати за своєчасним виконанням завдань. Усі завдання в службах Windows SharePoint Services можна переглядати в програмі Office Access 2007 або Office Outlook 2007. Вибір програми залежить від вашого індивідуального стилю роботи.

  • Сповіщення електронною поштою та RSS-сповіщення   . Користувачі можуть підписатися на сповіщення електронною поштою про додавання, видалення чи змінення записів. Крім цього, користувачі технології RSS можуть підписатися на канали списків у програмі Office Outlook 2007.

  • Можливість підключення з мобільних пристроїв   . До списків служб Windows SharePoint Services можна також отримувати доступ із мобільних телефонів, завдяки чому віддалені користувачі завжди лишатимуться в курсі будь-яких змін у службових відомостях.

  • Підтримка форматів PDF і XPS   . У програмі Office Access 2007 можна зберегти звіти у форматі PDF або XPS для подальшого друку, публікування та розповсюдження електронною поштою. Звіт у форматі PDF або XPS – це зручний спосіб розповсюдження інформації зі збереженням усього вихідного форматування. При цьому іншим користувачам не обов’язково мати програму Office Access 2007, щоб переглянути такі звіти.

Документи Microsoft Office 2007 можна зберігати у форматі PDF або XPS, лише інсталювавши відповідну надбудову. Додаткові відомості див. в статті Друк, спільне використання та захист файлів у форматах PDF і XPS.

Відстеження проблем

Перенесення програми Office Access 2007 до служб Windows SharePoint Services дає змогу працювати з інформацією через браузер.

На початок сторінки

Керування конфіденційними даними та їх перевірка

Програма Office Access 2007 дає змогу простіше керувати даними завдяки покращеній прозорості даних у керованому середовищі.

  • Покращений захист   . Щоб забезпечити програмі Office Access 2007 додаткові захист і сумісність з іншими програмами системи Microsoft Office 2007, ми вдосконалили її наявні функції захисту й додали нові. Уніфіковані рішення з довіри інтегровано з Центром безпеки та конфіденційності Office. Надійні розташування полегшують прийняття рішень щодо довіри для всіх баз даних у папках із суворішим захистом. Так само для безпечної роботи можна завантажити програму Access із вимкнутим кодом або макросами.

Список проблем

Нові функціональні можливості програми Office Access 2007 дають змогу відстежувати записи та бачити, хто з користувачів їх створював, змінював або видаляв.

  • Перевірка даних   . За допомогою служб Windows SharePoint Services можна легко переносити дані з файлу локальної бази даних на сервер без участі ІТ-фахівців організації. Вони мають лише керувати сервером, забезпечувати його захист і створювати резервні копії даних відповідно до політики організації.

  • Журнал виправлень   . Нові функціональні можливості дають змогу відстежувати записи, а також бачити, хто з користувачів їх створював, редагував або видаляв. Ви також можете переглянути дату й час внесення змін і за потреби відкотити виправлення.

  • Настройки дозволів   . За допомогою служб Windows SharePoint Services ви можете керувати доступом користувачів до даних і призначати обмежені дозволи на читання або повні права на редагування.

  • Кошик   . У службах Windows SharePoint Services помилково видалені дані можна відновити з кошика.

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×