Огляд: практичні поради для керування використанням сайту групи

Огляд: практичні поради для керування використанням сайту групи

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Якщо ви – власник сайту групи, його рекомендовано створити модель керування – тобто, модель політики до сайту, процеси, ролі та обов'язки. Модель таким чином, що допоможе вам контролювати, як люди використовують ваш сайт. Наприклад, можна вимагати витягнення файлів, щоб кілька користувачів не спроби редагувати файл одночасно. Або, якщо потрібно дозволити лише певним користувачам для створення дочірніх сайтів. У цій статті наведено огляд ідеї та рекомендації урахування під час створення таку модель.

Примітка : Якщо ви шукаєте вказівок про те, як створити сайт, у статті створення на сайті SharePoint.

У цій статті

Що таке керування?

Елементи моделі керування

Створення дочірніх сайтів

Керування дозволами

Архітектура інформації

Вимога витягнення файлів

Відстеження версій

Обов'язкове затвердження документа

Отримання оповіщень про зміни

Створення робочих циклів.

Визначення типів вмісту

Відстеження подій

Час існування сайту та зняття його з обліку

Обмеження сховища

Настроювання

Навігація

Пошук

Ролі та обов'язки для підтримки сайту

Захист даних

Що таке керування?

Модель керування – це набір політик, ролей, обов’язків і процесів, які впливають на те, як користувачі у групі можуть використовувати сайт SharePoint. Ця модель являє собою важливу й часто невидиму частину будь-якого сайту.

Модель керування для сайту організації зазвичай створюють на рівні центру адміністрування або колекції сайтів. Створенням і обслуговуванням моделі займається підрозділ або група інформаційних технологій (ІТ).

Власникам підсайтів у колекції сайтів, наприклад на сайті групи, рекомендовано створити власну додаткову модель керування для задоволення власних потреб.

Модель керування – це зручний інструмент, який дає змогу:

  • повідомляти користувачів сайту, коли замість списку або іншого вмісту сайту їм слід створювати підсайт;

  • знімати з обліку застарілі підсайти та вміст для економії місця на диску й покращення результатів пошуку;

  • надавати користувачам доступ лише до потрібного їм вмісту;

  • повідомляти власників підсайтів, якими шаблонами та темами вони можуть користуватися;

  • легко передавати право власності на сайт від одного користувача іншому.

Елементи моделі керування

Модель керування має використовуватися для вирішення таких питань:

  • створення сайту;

  • керування дозволами;

  • архітектура інформації;

  • час існування сайту та зняття його з обліку;

  • обмеження сховища;

  • класифікація інформації;

  • настроювання;

  • захист даних;

  • навігація;

  • пошук;

  • ролі та обов’язки для підтримки сайту.

Відповіді на деякі запитання можна отримати, проаналізувавши модель керування всієї організації або колекції сайтів (наприклад, обсяг місця на диску для сайту, доступні настройки оформлення та способу використання сайту тощо). Деякі запитання можуть бути неважливі залежно від складності сайту групи та кількості користувачів, які ним користуються. Але навіть якщо ці питання не входять до сфери вашої компетенції, рекомендовано з’ясувати, які рішення було прийнято з їх приводу, щоб повідомити про ці рішення користувачів сайту та застосувати відповідні політики.

Нижче наведено кілька рекомендацій стосовно настроювання нового сайту.

Створення підсайту

Інколи потрібно, щоб учасники групи мали можливість створювати на сайті групи підсайти для певних проектів.

Можливість вільного створення нового підсайту може бути вагомою перевагою для групи, але нічим не обмежене створення сайтів може вийти з-під контролю. Коли підсайти створюються неконтрольовано, можуть виникнути різноманітні проблеми. Нижче наведено деякі з них.

  • Користувачам важко знайти потрібний підсайт або вони не впевнені, що знайшли саме потрібний сайт.

  • Інформація може повторюватися на кількох підсайтах, займаючи дорогий дисковий простір і вимагаючи додаткових зусиль на обслуговування.

  • На підсайтах роками може зберігатися застаріла інформація, яка відображатиметься в результатах пошуку. З’ясувати, яка саме інформація правильна, буде важко.

  • Керування дозволами для численних підсайтів може перетворитися на серйозну проблему. У результаті користувачі можуть випадково отримати доступ до інформації, яка для них не призначена.

  • Коли працівники виходять із групи, створені ними підсайти можуть залишитися без нагляду та погіршувати результати пошуку для решти користувачів сайту.

Щоб заощадити час і зусилля, установіть політики створення сайтів, які регулюватимуть такі питання:

  • Хто має право створювати підсайти?

  • Чи потрібно спершу затверджувати нові підсайти? Якщо так, хто затверджуватиме сайти та за якими критеріями?

  • Чи потрібно використовувати визначені шаблони та теми для нових підсайтів?

  • Який обсяг інформації може зберігатися на сайті? Тобто скільки місця на диску сервера може займати ця інформація?

  • Якими правилами регулюється додавання навігаційних стратегій до сайту?

  • Скільки часу має зберігатись інформація на підсайтах, перш ніж її буде видалено або заархівовано?

Щоб отримати додаткові відомості у статті Створення сайту або підсайту .

Керування дозволами

Цілісність, конфіденційність і безпека життєво важливих даних організації залежить від надійності сайту, зокрема від того, хто матиме доступ до нього.

Надання та обмеження доступу до сайту називається керуванням дозволами. Це один із найважливіших обов’язків власника сайту.

Нижче наведено поради, які слід узяти до уваги під час розробки стратегії дозволів.

  • Дотримуйтеся принципу мінімальних прав. Надавайте користувачам найнижчі рівні дозволів, які їм необхідні для виконання призначених завдань.

  • Надавайте користувачам доступ, додаючи їх до стандартних груп за промовчанням (наприклад, «Учасники», «Відвідувачі» та «Власники»). Додавайте більшість користувачів до груп «Учасники» або «Відвідувачі» та обмежте кількість користувачів у групі «Власники».

  • Використовуйте успадкування дозволів для створення простої та зрозумілої структури. Намагайтеся не надавати дозволи окремим користувачам. Натомість працюйте із групами. Якщо це можливо, не надавайте підсайтам унікальні дозволи. Натомість успадковуйте дозволи від сайту групи.

  • Упорядковуйте вміст відповідно до успадкування дозволів. Рекомендовано розділити вміст на частини відповідно до рівнів безпеки. Краще створити окремий сайт або бібліотеку спеціально для конфіденційних документів, ніж зберігати їх у великій бібліотеці, захистивши кожний документ унікальним дозволом.

Переглянути докладні відомості про рівні дозволів на сайті SharePoint або Змінення дозволів для списку, бібліотеки або окремого елемента для отримання інформації про настроювання дозволів.

Архітектура інформації

Архітектура інформації на сайт, як змісту книги: його можна визначити як інформації на цьому сайті – веб-сторінок, документів, списків і даних – Упорядкувати і представлені на сайті користувачам. Архітектура інформації часто записано як ієрархічний список вмісту сайту, ключові слова пошуку, типів даних та інші понять.

Щоб створити архітектуру інформації, спершу потрібно проаналізувати дані, які розміщуватимуться на сайті. Нижче наведено список запитань, за допомогою яких можна створити таку архітектуру.

  • Який тип вмісту розміщуватиметься на сайті? Як він розміщуватиметься на підсайтах, у списках, бібліотеках тощо?

  • Як дані подаватимуться на сайті?

  • Як користувачі переміщуватимуться сайтом?

  • Як інформація спрямовуватиметься певним аудиторіям?

  • Як буде настроєно й оптимізовано пошук?

Частину інформаційної архітектури можна класифікувати.

Якщо інформація, з якою ви працюєте, дуже важлива для компанії, потребує спеціальних заходів безпеки або на неї поширюється дія правил дотримання встановлених норм, рекомендовано розробити схему класифікації, яка дасть змогу визначати певні типи вмісту, які потребують особливої уваги.

Упорядкувавши дані у списки та бібліотеки, за допомогою засобів керування слід визначити параметри роботи з цим вмістом. Нижче наведено деякі з цих параметрів.

Обов’язкове взяття файлів на редагування

Під час обов'язкового витягнення файлу, ви переконатися, що тільки одна особа може редагувати файл, доки не перевірявся. Вимагає витягнення документів запобігає кільком користувачам вносити зміни в той же час, який можна створити конфлікти редагування та спричинити плутанину. Витягнення також може допомогти нагадати учасникам групи додавати примітки під час перевірки файлу, так, що ви можете легко відстежувати зміни в кожній версії. Додаткові відомості можна знайти у бібліотеці обов'язкове взяття файлів.

Відстеження версій

Якщо вам потрібно зберігати файли попередніх версій, бібліотек можна відстежувати, збереження та відновлення файлів. Ви можете відстежувати всі версії таким же чином. Чи можна призначити деяких версіях основна, наприклад додавати новий розділ ручним і деяких версіях як проміжні, наприклад виправлення орфографічних помилок. Для керування простору для зберігання, можна вибрати кількість кожного типу версії, які потрібно зберегти. Щоб отримати додаткові відомості про керування версіями, відображається керування версіями у списку або бібліотеці?.

Ви можете вказати, що вимагається затвердження для документа. Документи залишаються у стані очікування, доки їх не буде затверджено або відхилено, користувач, який має на це дозвіл. Ви можете керувати групи користувачів можуть переглядати документ, перш ніж його затвердження. Ця функція може бути корисно, якщо бібліотеки містить важливі рекомендації або речей, які мають бути остаточний, перш ніж іншим користувачам переглядати їх. Щоб отримати додаткові відомості про документ затвердження можна знайти обов'язкове затвердження елементів у списку або бібліотеці сайту.

Бібліотеки підтримки технологію RSS, тому, що учасників робочої групи можуть автоматично отримувати та переглядати оновлення, або канали новин і відомостей в місці, Об'єднані. За допомогою технології RSS для оповіщення про будь-які зміни до бібліотеки, наприклад під час змінення файлів, які зберігаються в бібліотеці. RSS-канали дають члени робочої групи, щоб переглянути Консолідований список файлів, які змінилися. Оповіщень електронної пошти, можна також створити, щоб повідомлення про змінення файлів. Щоб отримати додаткові відомості про RSS-каналів можна знайти керування RSS-канали сайту або колекції сайтів.

Тип бібліотеки або вміст документа можна використовувати робочі цикли, які визначив організації для бізнес-процесів, наприклад керування затвердження документа або перегляньте. Групи можна застосувати бізнес-процесів на свої документи, відому як робочі цикли, які визначають дії, які повинні бути прийняті в послідовності, як-от затвердження або перекладу документів. Робочий цикл – це автоматизованим способом переміщення документів або елементів через послідовність дій або завдань. Три робочі цикли, доступні для бібліотеки за промовчанням: затвердження, який переспрямовує документ до неї групі користувачів для затвердження; Збирання відгуків, який переспрямовує документ до групи користувачів, для отримання відгуків і повертає документа до особи, яка ініціювала робочий цикл як компіляція; і збирання підписів, який переспрямовує документ до групи користувачів для збирання їх цифрових підписів. Щоб отримати додаткові відомості про робочі цикли наведено Загальні відомості про робочі цикли, передбачені в SharePoint

Якщо ваша група працює з кількох типів файлів, наприклад аркушів, презентацій і документів, можна розширити можливості до бібліотеки, активувати та визначення кількох типів вмісту. Типи вмісту додати гнучкість і узгодженість кількома бібліотеками. Типи вмісту можна вказати шаблон і навіть робочого циклу процесів. Шаблони діяти як основу, форматування та будь-яких частин документа а для властивості, які застосовуються до документів цього типу, наприклад назва відділу або контракту номер. Щоб отримати додаткові відомості про типи вмісту наведено Загальні відомості про типи вмісту та публікування типів вмісту

Якщо використовується групи файлів, і було б корисно знати, як працювали використовуються документи, можна визначити політику, яка дає змогу ввімкнути 'Аудиту' відстеження подій, наприклад змінення файлу, наприклад копіювання або видалення. Відомості про настроювання аудиту у статті Настроювання аудиту параметрів для колекції сайтів

Час існування сайту та зняття його з обліку

Коли сайти для роботи з документами та сайти обговорень більше не використовуються, вони безцільно простоюють, займаючи дорогий дисковий простір і погіршуючи результати пошуку. Рекомендовано скласти план перевірки сайтів і їхнього вмісту (принаймні раз на рік), щоб пересвідчитися, що їх варто зберігати.

Доцільно Майте на увазі, що організації більше модель керування може міститися в пошуках застарілих сайтів. Наприклад, адміністратор може автоматично видаляти сайти, які були змінюється на 90 днів. Як власник сайту ви отримаєте повідомлення електронної пошти, попередження про це буде відбуватися. Докладніше про політики життєвого циклу та зняття його з обліку переглянути політики щодо закриття сайтів.

Обмеження сховища

Адміністратор може установити обмеження на обсяг дискового простору, який може використовувати група. З’ясуйте, чи існує таке обмеження, і якщо воно є, вирішіть, як дисковий простір буде розподілятися між сайтами, сторінками та бібліотеками.

За промовчанням сервер SharePoint Server установлює максимальний розмір одного документа, який можна завантажити до бібліотеки документів, на рівні 50 МБ. Також за промовчанням власники сайтів групи отримують оповіщення, коли їхній сайт займає 90 % виділеного місця.

Після того як ви знаєте, які ваші обмеження, за допомогою функції відстеження версій або подій вкладатися в них. Для отримання докладних відомостей відображається керування обмеженнями сховища для колекції сайтів.

Настроювання

Організація може мати стандартизовану фірмову символіку, шаблони сайтів або макети сайтів. Використання цих елементів може мати рекомендований або обов’язковий характер. Наскільки користувачам дозволено змінювати оформлення сайтів і сторінок?

Щоб контролювати цей процес, дозвіл на настроювання можна надати лише певному учаснику групи. Також можна настроїти використання стандартизованих макетів сторінок. Це дасть змогу забезпечити відповідність певним вимогам (наприклад, відображення інформації про власника сайту у верхньому лівому куті кожного сайту).

Також можна рекомендувати користувачам не використовувати на своїх підсайтах певні функції. Наприклад, можна заборонити користувачам використовувати веб-частини, для яких потрібно писати додатковий код.

З іншого боку, усім учасникам групи можна надати програму SharePoint Designer, щоб вони вносили потрібні їм зміни.

Додаткові відомості про настроювання сайту статті Настроювання сайту групи або Загальні відомості про настроювання сайтів і сторінок.

Навігація

За допомогою елементів навігації можна переходити до потрібного вмісту. Можна настроїти два елементи навігації: основну панель посилань і панель швидкого запуску.

На сторінках настройок кожного списку або бібліотеки можна вказати списки та бібліотеки, які відображатимуться на панелі швидкого запуску. Крім того, можна змінювати порядок посилань, додавати та видаляти посилання, а також додавати й видаляти розділи, за якими впорядковано посилання. Наприклад, якщо розділ «Список» містить забагато списків, списки завдань можна виокремити в окремий розділ «Списки завдань».

Основна панель посилань надає можливість користувачам певного сайту переходити на інші сайти колекції сайтів за допомогою відображення рядка вкладок у верхній частині кожної сторінки сайту. Під час створення нового сайту можна вибрати, чи слід додати сайт до основної панелі посилань батьківського сайту та чи потрібно використовувати основну панель посилань батьківського сайту.

Додаткові відомості про навігації по сайту наведено Загальні відомості про навігацію на сайті або Настроювання панелі переходів на сайті групи

Пошук

Вміст відображається в багатьох місцях, зокрема на сайтах, у списках, бібліотеках, веб-частинах і стовпцях. За промовчанням, коли користувач здійснює пошук на сайті, у результатах пошуку відображається весь вміст сайту та його підсайтів.

Власник сайту може заборонити відображення вмісту свого сайту в результатах пошуку. У такому разі вміст усіх пов’язаних підсайтів також не відображатиметься.

За промовчанням вміст з обмеженим доступом не відображається в результатах пошуку користувачів, які не мають дозволів на читання цього вмісту. Ці настройки можна змінити таким чином, щоб обмежений вміст відображався в результатах пошуку, але користувачі без відповідних дозволів не могли його відкрити.

Докладніше про пошук у статті Огляд адміністрування пошуку у службі SharePoint Online або настроїти вміст веб-частини пошуку на сайті SharePoint .

Ролі та обов’язки для підтримки сайту

Щоб уникнути хаосу та забезпечити належну роботу працівників в умовах, коли склад групи постійно змінюється, рекомендовано визначити ролі та обов’язки. Нижче наведено кілька важливих рекомендацій, які стосуються ролей і обов’язків користувачів сайту.

  • Навчання. Користувачам, які раніше не працювали з цим продуктом, може допомогти інформація про основну навігацію, пошук і керування документами.

  • Підтримка. У групі рекомендовано призначити фахівця, який усуватиме проблеми та підтримуватиме зв’язок з адміністратором.

  • Відповідність правовим нормам і корпоративним рекомендаціям. Інколи це лише питання оновлення посилань на відповідні рекомендації, але рекомендовано призначити для цієї роботи певного працівника.

Планування сайтів і керування користувачами або відображаються керування адміністраторами колекції сайтів для більше про ролі.

Захист даних

Резервне копіювання та відновлення функції захист даних від втрати. Частота резервного копіювання та швидкості і рівня відновлення настроювання з правами адміністратора. Загальні відомості про резервне копіювання та відновлення на сайті SharePointабо керування кошиком колекції сайтів SharePoint Online

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×