Огляд настройок автоархівації

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Автоархівація допомагає зберігати вільний простір у поштовій скриньці або на сервері електронної пошти, що використовується, завдяки автоматичному переміщенню елементів до архівного розташування. Залежно від параметрів автоархівація виконує одну або обидві з наведених нижче дій.

  • Переміщує елементи з їх вихідного розташування, зазвичай з однієї з активних папок, до архівної папки.

    Мої елементи звідки?

    Архівний файл – це тип файлу даних Outlook (.pst). Під час першого запуску засобу автоархівації архівний файл створюється автоматично. Розташування, у якому створюється файл, залежить від операційної системи, встановленої на комп'ютері.

    • Windows 7     C:\Users\ім'я_користувача \Documents\Outlook Files\archive.pst

    • Windows Vista     C:\Users\ім'я_користувача\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Операційна система Windows XP     C:\Documents and Settings \ Settings\YourUserName \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

      Не вдається знайти папок, наведені в цій статті

      Деякі вказані папки можуть бути приховані. Щоб відобразити приховані папки у Windows, виконайте такі дії.

      • Натисніть кнопку Пуск і виберіть пункт Панель керування.

      • Виберіть пункт Параметри папки.

        Щоб знайти розділ Параметри папки, у полі пошуку у верхній частині вікна введіть Параметри папки. У Windows XP на Панелі керування введіть Параметри папки у полі Адреса.

      • На вкладці Вигляд у списку Додаткові параметри знайдіть підрозділ Файли та папки, а потім у пункті Приховані файли та папки виберіть настройку Відображати приховані файли, папки та диски.

  • Необоротно видаляє елементи, для яких минув період старіння.

Примітка : У разі видалення елементів їх не буде заархівовано. У разі архівації елементи не можна видалити за допомогою автоархівації. Їх можна видалити лише вручну.

Для отримання додаткових відомостей про функцію автоархівації див. розділ Архівація або видалення елементів за допомогою засобу автоархівації.

Періоди старіння елементів Outlook

Будь-який елемент Outlook, для якого завершився період старіння, додається до наступної автоархівації, якщо цей елемент не позначено для виключення. Нижче наведено періоди старіння за промовчанням для всіх папок Outlook.

Папка

Період старіння

«Вхідні» та «Чернетки»

6 місяців

«Надіслані» та «Видалені»

2 місяці

Вихідні

3 місяці

Календар

6 місяців

Завдання

6 місяців

Нотатки

6 місяців

Щоденник

6 місяців

Примітка : Створені користувачем папки, які містять елементи такого самого типу, що й у папках Вхідні, Календар, Завдання, Нотатки або Щоденник, мають такий самий стандартний 6-місячний період старіння. Прикладом може бути поштова папка, створена для робочих повідомлень від колеги, або папка контактів, створена для ваших особистих контактів.

Визначення віку елемента

Тип елемента

Коли починається період старіння

Повідомлення електронної пошти

Отримані дати й часу або під час останнього змінено та збережено на повідомлення, залежно від того, пізніше. Позначення повідомлення як прочитані або непрочитані – це приклад повідомлення зміни.

Нарада, подія або зустріч у календарі

Дата останнього змінення та збереження елемента (найпізніша із двох). Повторювані елементи не підлягають автоархівації.

Завдання

Дата завершення або останнього змінення та збереження. Завдання, не позначені як виконані, не підлягають автоархівації. Завдання, доручені іншим користувачам, архівуються, лише якщо вони позначені як виконані.

Нотатка

Дата останнього змінення та збереження нотатки.

Запис у щоденнику.

Дата створення запису або дата й час його останнього змінення та збереження.

Контакт

Контакти за промовчанням не архівуються. Проте можна ввімкнути їх архівування вручну.

На початок сторінки

Настройки та параметри автоархівації

Далі наведено описи настройок і параметрів, які можна використати для натсроювання роботи автоархівації.

Натисніть кнопку виклику, щоб приєднатися за допомогою виклику зі Skype або отримати виклик із наради

Автоархівація кожні х днів    Виберіть частоту запуску автоархівації. Архівування кількох елементів одночасно може сповільнити швидкодію комп'ютера. Таким чином, це краще використовувати автоархівації частіше, щоб зменшити кількість елементів обробки.

Щоб вимкнути функцію автоархівації, зніміть прапорець поруч із пунктом Автоархівація кожні n днів.

Запит перед автоархівацією. Визначте, чи перед початком автоархівації елементів Outlook має відображатися нагадування. Після появи нагадування можна натиснути кнопку Ні в повідомленні, щоб скасувати сеанс автоархівації.

Видаляти прострочені елементи (лише пошта).    Цю настройку вимкнуто за промовчанням. Установіть прапорець поруч із цим пунктом, щоб після завершення періоду старіння повідомлення видалялися.

Архівувати або видаляти старі елементи.    Виберіть цей параметр, щоб установити або змінити відповідні настройки. Якщо цей прапорець знято, для автоархівації застосовуються настройки за промовчанням.

Відображення Архівні папки у списку папок     Установіть цей прапорець, щоб мати до папки "Архів" в списку з інших робочих папок в області переходів. Якщо ви не використовуєте цей параметр, все ще можна відкривати папки "Архів", перейдіть на вкладку файл , а потім на вкладці Відкрити натисніть кнопку Відкрити файл даних Outlook.

Видаляти елементи старші.    Вкажіть термін, після якого елементи потрібно архівувати (у днях, тижнях або місяцях). Цей період можна встановити в межах від одного дня до 60 місяців.

Перемістити старі елементи до папки.    Виберіть цей пункт, щоб архівувати старі елементи, а не видаляти їх автоматично. У полі відображається папка за промовчанням. Щоб використовувати іншу папку, введіть її розташування в полі або натисніть кнопку Огляд. У разі вибору цього параметра знімається прапорець поруч із пунктом Необоротно видаляти елементи.

Остаточне видалення елементів     Цей параметр видаляє будь-якого минув термін дії елементів. Вони не переміщуються та не копіювати Архів зберігається. Якщо вибрати цей параметр скасування вибору параметра " перемістити старі елементи до папки ".

Застосувати настройки до всіх папок.   У разі вибору цього параметра настройки автоархівації, зокрема внесені вами зміни, буде застосовано до всіх папок. Щоб указати унікальні настройки для однієї або кількох папок, не вибирайте цей параметр. Натомість клацніть папку правою кнопкою миші, виберіть пункт Властивості та перейдіть на вкладку Автоархівація, щоб змінити параметри для кожної потрібної папки.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×