Огляд: відстеження перебігу виконання

піктограма: Відстеження перебігу виконання

Microsoft Project спрощує моніторинг і відстеження перебігу виконання графіка, проте перш ніж почати це робити, потрібно виконати кілька кроків.

Загалом моніторинг проекту можна розділити на перевірку й відстеження перебігу виконання. Щоб проект не перевищував установлені обсяги, виконувався вчасно й у рамках бюджету, потрібно виявляти та усувати відхилення від вихідного (основного) плану.

У цій статті розповідається про одну з низки цілей керування проектами відповідно до схеми керування проектами в програмі Project.

Приклади керування проектами

Приклад перший. Керівник проекту без великого досвіду   . Уявімо, що ви створили графік, усі працюють над завданнями, які ви їм призначили, і здається, що все йде за планом.

Це перша помилка. Жоден проект не виконується за планом. Проблеми неминучі, і їх слід почати шукати вже зараз, а не потім. Що на довше відкладається пошук проблем, то серйознішими вони виявляються.

Відстежуючи перебіг виконання графіка, слід звернути увагу на певні моменти.

  • Створення основного плану проекту.    Створивши графік, радимо розробити для нього основний план. Основний план – це свого роду версія проекту, з якою можна порівнювати перебіг виконання завдань проекту. Він дає змогу порівнювати вихідний графік із його пізнішими версіями.

  • Збирання даних вручну.    Хоча найшвидший і найпростіший спосіб збирати відомості про стан проекту – скористатися Project Server, іноді ці відомості доводиться збирати вручну.
    Наприклад, якщо Project Server не інстальовано або проект настільки маленький, що для самостійного збирання даних знадобиться зовсім мало часу.
    Вирішивши збирати дані про стан проекту вручну, не забувайте, що потрібно також ввести вручну дані плану проекту.

  • Очікуваний опір. Зазвичай спроба офіційно відстежувати дані, щоб керувати проектом, наражається на супротив. На щастя, існує кілька методів, які дають змогу звести до мінімуму опір такого типу.

Нижче наведено три прості кроки, що допоможуть вам розпочати моніторинг графіка.

  1. Створіть основний план проекту. Перейдіть на вкладку Проект і клацніть Указати базовий план.

  2. Спілкуйтеся, спілкуйтеся й ще раз спілкуйтеся. Людям не просто надсилати вам відомості про стан виконання роботи. Найпростіший спосіб дізнатися про це – проводити для групи щотижневі наради або вранішні планерки. Для більшості проектів ідеальний варіант – збирати дані про стан раз на тиждень. Якщо це робити частіше, результат може виявитися прямо протилежним. Крім того, щоб отримувати від учасників основні відомості про стан, можна налаштувати тижневі нагадування в програмі Outlook 2010.

  3. Користуйтеся поданням планувальника роботи групи в Project. Воно призначене, щоб вирішувати численні проблеми, пов’язані з розподілом роботи між учасниками групи. Перейшовши до цього подання під час наради групи, можна прискорити процес збирання відомостей про стан.

Приклад другий. Досвідчений керівник проекту   . Уявімо, що ви працюєте керівником проектів протягом тривалого часу й у минулому використовували складне програмне забезпечення для керівників проектів. Тепер ви працюєте над проектом, спонсор якого вимагає проводити ретельний моніторинг, щоб уникнути перевищення бюджету. Моніторинг роботи людей і відстеження перебігу виконання завдань і витрат – це зовсім різні речі.

Крім того, ваш спонсор бажає щомісяця отримувати виконавчі звіти. Зараз ви дуже стурбовані.

Нижче наведено список поширених перешкод для моніторингу та відстеження, а також можливі способи їх подолання.

Перешкода

Можливе вирішення

Очікуваний опір

Зазвичай спроба офіційно відстежувати дані, щоб керувати проектом, наражається на супротив. На щастя, існує кілька методів, які дають змогу звести до мінімуму опір такого типу.

Пропущена електронна пошта

Один із найпростіших способів моніторингу проекту – збирати відомості про стан за допомогою електронної пошти. Однак повідомлення електронної пошти можна пропустити. Ви можете настроїти щотижневі нагадування в програмі Outlook, щоб регулярно попереджати учасників групи про необхідність надіслати вам відомості про стан виконання завдання.

Project Server

Якщо стан виконання роботи відстежується за допомогою Project Server, радимо найняти консультанта, що допоможе учасникам групи подолати перешкоди, пов’язані зі звітуванням про фактичний обсяг виконаної роботи. Консультант також може допомогти впоратися з етапами моніторингу, які зазвичай викликають ускладнення, особливо у великих проектах. З цим можуть допомогти фахівці зі статусом MVP (Most Valued Professional – найшанованіші професіонали) з Project.

Постачальники

Якщо ви залучаєте до роботи над завданнями в проекті підрядників, прослідкуйте, щоб вони щотижня надсилали звіти про роботу. Один зі способів зробити це – прописати відповідну вимогу в технічному завданні (або інших договірних документах), перш ніж залучати постачальника до роботи.

Складнощі з дотриманням бюджету

Уникнути перевищення бюджету завжди складно. Оцініть результати аналізу освоєного обсягу. Якщо ви налаштували основний план проекту (досвідчений фахівець неодмінно це зробить) і записуєте витрати у своєму графіку, для моніторингу останнього вам знадобляться відомості про освоєний обсяг.

Відхилення від обсягу робіт

Моніторинг таких відхилень часто пов’язаний із певними труднощами. Вони виникають, коли не всі учасники групи до кінця розуміють, якими саме мають бути результати проекту. Наприклад, група технічних фахівців може вирішити розширити функціональні можливості продукту, не уточнивши в керівника проекту, чи варто витрачати кошти на такі вдосконалення з огляду на важливіші завдання в умовах ринку.

Перевірка перебігу виконання завдання перед відстеженням

Створення або оновлення базового й проміжного планів

Створіть або оновіть базовий або проміжний план, щоб пізніше можна було порівняти цю інформацію з актуальним графіком або основним планом, створеним для проекту пізніше. Зберігши базовий план, можна визначити та усунути невідповідності та точніше планувати аналогічні проекти в майбутньому.

Перегляд перебігу виконання графіка

Відстежуючи перебіг виконання проекту, можна переглядати відмінності між запланованою та виконаною роботою. Це дасть змогу визначити, чи виконується проект так, як очікувалося.

Від чого залежить дата завершення проекту (ланцюжок завдань)

Текст

Один із перших кроків моніторингу проектів – з’ясувати, як змінюється дата завершення проекту зі зміненням вимог до завдань і ресурсів.

Порівняння двох версій проекту (посилання буде додано пізніше)

Іноді потрібно створити та зберегти вихідні розрахункові значення проекту та його фактичні дані, порівнявши які можна дізнатися про перебіг виконання.

Моніторинг завантаженості за допомогою планувальника роботи групи

Текст

Керівники проектів докладають чимало зусиль, щоб чітко й швидко визначати, що робить їхня команда в той чи інший момент на графіку проекту. Планувальник роботи групи дає змогу швидко реагувати на змінення завантаженості окремих учасників.

Перегляд і відстеження факторів планування

За допомогою інспектора завдань можна дізнатися, як зміни в одному завданні впливають на інші. Враховуйте їх, оновлюючи відомості про перебіг виконання завдання.

Планування в програмі Project

З’ясуйте принцип дії нових функціональних можливостей планування в Project 2010. Це допоможе вчасно реагувати на зміни, здійснюючи моніторинг проекту.

Подолання опору відстеженню

Зазвичай спроба відстежувати дані, щоб керувати проектом, наражається на супротив організаційного характеру. Дізнайтеся про кілька методів, які допоможуть його подолати.

На початок сторінки

Моніторинг перебігу виконання графіка

Оновлення даних про роботу над проектом

Виконуючи проект, можна оновлювати план, указуючи фактичні дати початку та завершення, фактичні трудовитрати, фактичну та залишкову тривалість, поточний відсоток виконання та відсоток виконання за трудовитратами.

Швидке оновлення виконаних завдань

Дізнайтеся, як швидко оновити завдання за допомогою елементів керування на стрічці.

Дослідження ефективності проекту за допомогою аналізу освоєного обсягу

Аналіз освоєного обсягу дає змогу визначити, скільки бюджетних коштів мало бути витрачено, враховуючи обсяг виконаної на цей час роботи, BAC для завдання, призначення або ресурси.

Збереження проекту на Project Server

Завершивши моніторинг свого проекту, можна зберегти версію на Project Server або поділитися нею з учасниками групи та іншими зацікавленими сторонами.

Створення звітів про перебіг виконання проекту

Текст

Візуальні звіти дають змогу переглядати відомості про проект у графічному вигляді за допомогою вдосконалених зведених таблиць в Excel 2010 або зведених схем у Visio 2010.

Знайомство з програмою Project Web App

Якщо вам потрібен ідеальний засіб, щоб відстежувати роботу в організації, виберіть Project Server 2010 у поєднанні з Project Web App.

Повернутися до схеми керування проектами в програмі Project

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×