Обчислення даних із використанням запиту

Обчислення даних із використанням запиту

У цій статті пояснюється, як рахувати дані, що повертає запит. Наприклад, у формі або звіті можна підрахувати кількість елементів в одному або кількох полях таблиці чи елементах керування. Можна також обчислити середні значення та знайти найменше, найбільше, найраніше та найпізніше значення. Крім того, в Access передбачено функцію під назвою "Рядок підсумків", яку можна використовувати, щоб обчислювати кількість даних у табличному поданні, не змінюючи структури запиту.

У цій статті

Загальні відомості про способи обчислення кількості даних

Обчислення кількості даних за допомогою рядка підсумків

Обчислення кількості даних за допомогою запиту підсумків

Довідник із використання агрегатних функцій

Загальні відомості про способи обчислення кількості даних

За допомогою функції Кількість можна підрахувати кількість елементів у полі (стовпчику значень). Функція Кількість належить до набору функцій, які називаються агрегатними. За допомогою агрегатних функцій можна виконувати обчислення для стовпців даних і отримувати в результаті одне значення. У програмі Access на додачу до функції Кількість передбачено кілька агрегатних функцій, як-от:

  • Сума, щоб підсумовувати стовпець чисел.

  • Середнє, щоб знаходити середнє значення для стовпця чисел.

  • Максимум, щоб визначати найбільше значення в полі.

  • Мінімум, щоб визначати найменше значення в полі.

  • Стандартне відхилення, щоб визначити, наскільки широко розташовані точки даних відносно їхнього середнього значення.

  • Відхилення, щоб вимірювати статистичне відхилення всіх значень у стовпці.

У AccessКількість та інші агрегатні функції можна додати до запиту двома способами. Ви можете:

  • Відкрити запит у вікні табличного подання даних і додати до нього рядок підсумків. Рядок підсумків дає змогу використовувати агрегатну функцію в одному або кількох стовпцях набору результатів запиту, не змінюючи його структуру.

  • Створити запит підсумків. Запит підсумків обчислює проміжні підсумки в групах записів. Наприклад, якщо потрібно обчислити проміжні підсумки всіх продажів у певному місті або за певний квартал, за допомогою запиту підсумків можна згрупувати записи за потрібною категорією, а потім підсумувати показники продажів. На відміну від нього, у рядку підсумків обчислюються загальні підсумки для одного або кількох стовпців (полів) даних.

Примітка : У наведених нижче розділах інструкцій у цьому документі основна увага приділяється тому, як використовувати функцію Кількість, але не забувайте, що в рядках підсумків і запитах можна використовувати інші агрегатні функції. Докладні відомості про використання інших агрегатних функцій див. в розділі Довідник із використання агрегатних функцій далі в цій статті.

Докладні відомості про те, як використовувати інші агрегатні функції, див. в статті Відображення підсумків стовпців у таблиці даних.

У розділах нижче наведено покрокові вказівки з поясненням того, як додати рядок підсумків і як обчислити кількість даних за допомогою запиту підсумків. Виконуючи ці вказівки, слід пам’ятати, що функція Кількість працює з більшою кількістю типів даних, ніж інші агрегатні функції. Наприклад, її можна застосовувати до полів будь-якого типу, окрім тих, які містять складні повторювані скалярні дані, наприклад поля багатозначних списків.

На відміну від неї, більшість агрегатних функцій працюють лише з даними в полях із певним типом даних. Наприклад, функція Сума працює лише з полями, що містять числові, десяткові або грошові дані. Докладні відомості про типи даних, які необхідні для кожної з функцій, див. в розділі Довідник із використання агрегатних функцій далі в цій статті.

Загальні відомості про типи даних див. в статті Змінення настройки типу даних для поля.

На початок сторінки

Обчислення кількості даних за допомогою рядка підсумків

Щоб додати рядок підсумків до запиту, відкрийте свій запит у вікні табличного подання даних, додайте рядок, а потім виберіть Кількість або іншу агрегатну функцію, як-от Сума, Мінімум, Максимум або Середнє. У цьому розділі пояснюється, як створити базовий вибірковий запит і додати рядок підсумків.

Створення базового вибіркового запиту

  1. На вкладці Створення в групі Інші натисніть кнопку Конструктор запитів.

    Зображення стрічки Access

  2. У діалоговому вікні Відображення таблиці двічі клацніть одну або кілька таблиць, які потрібно використовувати в запиті, а потім натисніть кнопку Закрити.

    Вибрані таблиці відображаються як вікна у верхній частині конструктора запитів. На цьому рисунку показано типову таблицю в конструкторі запитів:

    Запит із трьома полями у бланку

  3. Двічі клацніть поля таблиці, які потрібно використовувати в запиті.

    Ви можете додати поля, які містять описові дані, наприклад імена та описи, проте головне – додати поле, що містить значення, кількість яких потрібно порахувати.

    Кожне поле відображається в бланку запиту в окремому стовпці.

  4. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск.

    Результати запиту відображаються у вікні табличного подання даних.

  5. За потреби поверніться до режиму конструктора та змініть запит відповідним чином. Щоб це зробити, клацніть правою кнопкою миші вкладку документа для відповідного запиту, а потім виберіть Конструктор. Потім можна змінити запит необхідним чином, додавши або видаливши поля таблиці. Щоб видалити поле, виберіть стовпець на бланку та натисніть клавішу Delete.

  6. За потреби збережіть запит.

Додавання рядка підсумків

  1. Відкрийте запит у вікні табличного подання даних. Щоб зробити це в базі даних у форматі ACCDB, клацніть правою кнопкою миші вкладку документа, що використовується для запиту, і виберіть Конструктор.

    -або-

    Для бази даних у форматі файлу MDB, створеної в попередній версії Access, на вкладці Основне в групі Подання клацніть стрілку під кнопкою Подання й виберіть Подання таблиці.

    -або-

    В області переходів двічі клацніть запит. Програма виконає запит і завантажить результати до таблиці даних.

  2. На вкладці Основне в групі Записи натисніть кнопку Підсумки.

    Зображення стрічки Access

    Під останнім рядком даних у табличному поданні з’явиться новий рядок Підсумок.

  3. Виберіть у ньому поле, яке потрібно підсумувати, а потім виберіть Кількість зі списку.

Приховання рядка підсумків

  • На вкладці Основне в групі Записи натисніть кнопку Підсумки.

Докладні відомості про те, як використовувати рядок підсумків, див. в статті Відображення підсумків стовпців у таблиці даних.

На початок сторінки

Обчислення кількості даних за допомогою запиту підсумків

Якщо потрібно обчислити кількість певних або всіх записів, які повертає запит, замість рядка підсумків слід скористатися запитом підсумків. Наприклад, можна підрахувати кількість операцій продажу або кількість операцій в одному місті.

Зазвичай запит підсумків використовується замість рядка підсумків, коли результат потрібно використати в іншій частині бази даних, наприклад у звіті.

Підрахунок загальної кількості записів у запиті

  1. На вкладці Створення в групі Інші натисніть кнопку Конструктор запитів.

    Зображення стрічки Access

  2. У діалоговому вікні Відображення таблиці двічі клацніть таблицю, яку потрібно використовувати в запиті, а потім натисніть кнопку Закрити.

    Таблиця з’явиться у вікні у верхній частині конструктора запитів.

  3. Двічі клацніть поля, які потрібно використовувати в запиті, не забувши вибрати поле, для якого потрібно порахувати кількість. Кількість у полях можна підрахувати для більшості типів даних, за винятком полів, які містять складні повторювані скалярні дані, наприклад поле багатозначних списків.

  4. На вкладці Конструктор у групі Відображення або приховання натисніть кнопку Підсумки.

    На бланку з’явиться рядок Підсумок, а для кожного поля в запиті в рядку відображатиметься Групувати за.

  5. Виберіть у ньому поле, для якого потрібно підрахувати кількість, а потім виберіть Кількість зі списку результатів.

  6. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск.

    Результати запиту відображаються у вікні табличного подання даних.

  7. За потреби збережіть запит.

Підрахунок кількості записів у групі або категорії

  1. На вкладці Створення в групі Інші натисніть кнопку Конструктор запитів.

    Зображення стрічки Access

  2. У діалоговому вікні Відображення таблиці двічі клацніть одну або кілька таблиць, які потрібно використовувати в запиті, а потім натисніть кнопку Закрити.

    У вікні у верхній частині конструктора запитів з’явиться одна або кілька таблиць.

  3. Двічі клацніть поле, яке містить дані категорії, а також поле зі значеннями, які потрібно підрахувати. Запит не може містити інші описові поля.

  4. На вкладці Конструктор у групі Відображення або приховання натисніть кнопку Підсумки.

    На бланку з’явиться рядок Підсумок, а для кожного поля в запиті в рядку відображатиметься Групувати за.

  5. Виберіть у ньому поле, для якого потрібно підрахувати кількість, а потім виберіть Кількість зі списку результатів.

  6. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск.

    Результати запиту відображаються у вікні табличного подання даних.

  7. За потреби збережіть запит.

На початок сторінки

Довідник із використання агрегатних функцій

У наведеній нижче таблиці перелічено та описано агрегатні функції, які можна використовувати в Access у рядку підсумків і в запитах. Пам’ятайте, що для запитів в Access передбачено більше агрегатних функцій, ніж для рядка підсумків. Крім того, якщо ви працюєте з проектом Access (клієнтською базою даних Access, підключеною до бази даних Microsoft SQL Server), ви можете використовувати ширший набір агрегатних функцій, передбачених SQL Server. Докладні відомості про цей набір функцій див. в посібниках із Microsoft SQL Server в Інтернеті.

Функція

Опис

Підтримувані типи даних

Сума

Додає елементи в стовпці. Працює лише з числовими та грошовими даними.

Число, десяткове значення, грошова одиниця

Середнє

Обчислює середнє значення стовпця. Стовпець має містити числа, грошові одиниці або дату й час. Ця функція пропускає Null-значення.

Число, десяткове значення, грошова одиниця, дата й час

Кількість

Підраховує кількість елементів у стовпці.

Усі типи даних, окрім тих, що містять складні повторювані скалярні дані, наприклад стовпець багатозначних списків.

Докладніше про створення багатозначних списків див. в статтях Посібник із багатозначних полів і Додавання та змінення поля підстановки, у якому можна зберігати кілька значень.

Максимум

Повертає елемент із найбільшим значенням. Для текстових даних найбільшим вважається останнє значення в алфавітному порядку (Access не враховує регістр). Ця функція пропускає Null-значення.

Число, десяткове значення, грошова одиниця, дата й час

Мінімум

Повертає елемент із найменшим значенням. Для текстових даних найменшим вважається перше значення в алфавітному порядку (Access не враховує регістр). Ця функція пропускає Null-значення.

Число, десяткове значення, грошова одиниця, дата й час

Стандартне відхилення

Визначає, наскільки широко розташовані точки даних відносно їхнього середнього значення.

Докладні відомості про те, як використовувати ці функції, див. в статті Відображення підсумків стовпців у таблиці даних.

Число, десяткове значення, грошова одиниця

Відхилення

Вимірює статистичне відхилення всіх значень у стовпці. Цю функцію можна використовувати лише з числовими та грошовими даними. Якщо таблиця містить менше двох рядків, Access повертає Null-значення.

Докладні відомості про функції відхилення див. в статті Відображення підсумків стовпців у таблиці даних.

Число, десяткове значення, грошова одиниця

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×