Обов’язкове затвердження елементів у списку або бібліотеці сайту

Обов’язкове затвердження елементів у списку або бібліотеці сайту

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

Списки та бібліотеки можна часто містять конфіденційну інформацію, як-от прогнозовані маркетингової кампанії або людські ресурси ініціативи. Це може бути важливо мати "тільки офіційні" версії елементів або файлів для перегляду користувачами. Для цього можна обов'язкове затвердження елемента або файлу, перш ніж вміст стає видимі для більшості користувачів сайту. За обов'язкове затвердження, організації можна застосувати значущого рівня якості та безпеки до вмісту у списках і бібліотеках.

У цій статті

  1. Перейдіть до бібліотеки, для яких обов'язкове затвердження.

  2. Натисніть кнопку Параметри Параметри: оновлення облікового запису, інсталяція програмного забезпечення та підключення його до хмари , настройки бібліотеки.

    Якщо ці елементи меню не відображається, на стрічці клацніть бібліотеку і натисніть кнопку

    Настройки бібліотеки , у групі настройки.

  3. У розділі Загальні параметри виберіть посилання Настройки керування версіями, щоб відкрити сторінку Параметри версій.

    Діалогове вікно параметрів бібліотеки з виділеним елементом "Настройки керування версіями".
  4. У розділі Ухвалення вмісту » натисніть кнопку так у відповідь на вимагати ухвалення вмісту надісланих елементів? У розділі Журнал версій документа вкажіть, чи потрібно SharePoint, щоб створити версії, якщо файл змінено. Також можна вибрати для обмеження кількості версій, що зберігаються.

  5. У розділі Параметри безпеки чорнового елемента визначте, які користувачі можуть бачити чорнові елементи в бібліотеці документів.

    Діалогове вікно вибору параметрів керування версіями

    Порада.: Якщо ви настроїли обов’язкове затвердження вмісту для списку або бібліотеки, які вже містять елементи, усі елементи бібліотеки отримають позначку "Затверджено".

  6. Можна вибрати один із таких варіантів:

    • користувачі, які можуть читати елементи у списку;

    • тільки користувачі, які можуть редагувати елементи у списку;

    • тільки користувачі, які можуть затверджувати елементи списку, а також автор елемента.

  7. Натисніть кнопку OK.

  1. Перейдіть до списку, для якого потрібно затвердження.

  2. На стрічці виберіть вкладку Список.

  3. Натисніть кнопку Настройки списку.

  4. У розділі Загальні параметри виберіть посилання Настройки керування версіями, щоб відкрити сторінку Параметри версій.

  5. У розділі Ухвалення вмісту » натисніть кнопку так у відповідь на вимагати ухвалення вмісту надісланих елементів? У розділі Журнал версій елемента вкажіть, чи потрібно SharePoint, щоб створити версії, коли елемент Редагувати. Також можна вибрати для обмеження кількості версій, що зберігаються.

  6. У розділі Параметри безпеки чорнового елемента визначити, які користувачі можуть переглядати чернетки у списку.

    Порада.: Якщо ви настроїли обов’язкове затвердження вмісту для списку або бібліотеки, які вже містять елементи, усі елементи бібліотеки отримають позначку "Затверджено".

  7. Можна вибрати один із таких варіантів:

    • користувачі, які можуть читати елементи у списку;

    • тільки користувачі, які можуть редагувати елементи у списку;

    • тільки користувачі, які можуть затверджувати елементи списку, а також автор елемента.

  8. Натисніть кнопку OK.

Якщо хтось надсилає елемента до списку або бібліотеки, яка вимагає затвердження, це в очікуванні стан до користувача (який містить принаймні рівень дозволів керування списками) затверджує його. Під час його очікує затвердження, залишається у стані очікування стан.

Зазвичай елемент зі станом В очікуванні може переглядати лише його автор і користувачі, які мають дозволи на керування списками та бібліотеками. Коли стан елемента змінюється з В очікуванні на Затверджено, він стає видимий усім користувачам, які мають дозвіл на перегляд списку або бібліотеки. Відхилені елементи залишаються у списку або бібліотеці, доки автор або інший користувач із необхідними дозволами не видалить їх. Будь-яким елементам або файлам, уже наявним у списку чи бібліотеці, автоматично призначається стан Затверджено.

Увага!: Якщо параметри безпеки в бібліотеці сайту дають змогу читати елементи всім користувачам, будь-хто з дозволами на читання сайту бачитиме у списку або бібліотеці всі елементи, якщо вони мають стан Затверджено.

Лише користувачі з дозволом "Повний доступ" або "Проектування" можуть змінювати настройки списку або бібліотеки.

Для затвердження, дата або додано до бібліотеки, яка вимагає затвердження документа, виконайте такі дії:

  1. Клацніть три крапки (...) поряд з елементом, який потрібно затверджувати.

  2. Виберіть Додатково.

  3. Натисніть кнопку Затвердити або відхилити. Якщо Затвердити або відхилити не відображається, перейдіть на вкладку Додатковота натисніть кнопку Затвердити або відхилити. Якщо параметр зовсім не відображається, керування версіями не ввімкнуто або ви не можете мати дозволи для затвердження документа.

  4. Клацніть у розділі стан затвердження затверджено або Відхилено . За бажанням можна додати примітки в розділі примітки .

  5. Натисніть кнопку OK.

У цій статті

Якщо користувач надсилає елемент або файл до списку чи бібліотеки, де цей елемент або файл має пройти процедуру затвердження, для такого елемента чи файлу встановлюється стан В очікуванні. Цей стан зберігається, доки елемент або файл не затвердить інший користувач, який має для цього потрібні дозволи.

Як правило, коли елемент або файл перебуває у стані В очікуванні, переглядати його може лише автор елемента чи файлу та користувачі, які мають дозволи на керування списками й бібліотеками. Після того, як стан елемента змінюється з В очікуванні на Затверджено, він стає видимий для всіх користувачів, які мають дозвіл на перегляд списку або бібліотеки. Відхилені статті залишаються у списку або бібліотеці, доки автор або інший користувач, який має потрібні дозволи, не видалить їх. Будь-яким елементам або файлам, які вже існують у списку чи бібліотеці, автоматично призначається стан Затверджено.

Увага!: Якщо параметри безпеки в бібліотеці сайту дають змогу переглядати елементи всім користувачам, будь-хто з дозволом на читання сайту бачитиме у списку або бібліотеці всі елементи незалежно від того, чи мають ці елементи стан Затверджено.

Лише користувачі з дозволом "Повний доступ" або "Проектування" можуть змінювати настройки списку або бібліотеки.

Настроювання функції затвердження елементів або файлів

  1. Якщо список або бібліотеку сайту ще не відкрито, на панелі швидкого запуску виберіть потрібне ім’я.

  2. На стрічці у групі Знаряддя бібліотеки або Знаряддя списку відкрийте вкладку Бібліотека.

  3. Якщо ви працюєте з бібліотекою, натисніть кнопку Настройки бібліотеки. Якщо ви працюєте зі списком, виберіть команду Настройки списку. У цьому прикладі відкривається сторінка Настройки бібліотеки.

    Сторінка настройок бібліотеки з посиланням «Настройки керування версіями»

  4. У розділі Загальні параметри виберіть пункт Настройки керування версіями. Відкриється сторінка Настройки керування версіями.

    Сторінка настройок керування версіями з параметрами затвердження

  5. У розділі Ухвалення вмісту у відповідь на питання Вимагати ухвалення вмісту надісланих елементів? установіть перемикач Так.

  6. У розділі Параметри безпеки чорнового елемента визначте, які користувачі можуть бачити чорнові елементи в бібліотеці документів. У цьому прикладі вибрано пункт Тільки користувачі, які мають дозвіл затверджувати елементи (та автор елемента).

  7. Натисніть кнопку OK.

    У наведеному нижче прикладі показано елементи зі станом "Затверджено" в бібліотеці після встановлення перемикача Так для параметра Потрібно затвердити вміст. Оскільки ці файли вже були в бібліотеці, їх затверджено автоматично.

    Бібліотека SharePoint після встановлення вимоги затвердження. Файли, які вже існують у бібліотеці, мають стан «Затверджено».

Ваша організація може згодом виявити, що вимагати затвердження для кожного елемента чи файлу в певному списку або бібліотеці незручно чи не потрібно. Така вимога не лише призводить до додаткових витрат часу з боку користувача, який повинен надати затвердження або відхилити елемент, але й також перешкоджає користувачам спільно працювати над файлом або елементом. Якщо ви вирішите, що вашій організації більше не потрібно затверджувати кожний елемент або файл, ви можете видалити цю вимогу.

Видалення вимоги затвердження елементів або файлів у списку або бібліотеці

  1. Якщо список або бібліотеку сайту ще не відкрито, на панелі швидкого запуску виберіть потрібне ім’я.

  2. На стрічці відкрийте вкладку Бібліотека у групі Знаряддя бібліотеки або вкладку Список у групі Знаряддя списку.

  3. Якщо ви працюєте з бібліотекою, натисніть кнопку Настройки бібліотеки. Якщо ви працюєте зі списком, виберіть команду Настройки списку. У цьому прикладі відкривається сторінка Настройки бібліотеки.

    Сторінка настройок бібліотеки з посиланням «Настройки керування версіями»

  4. У розділі Загальні параметри виберіть пункт Настройки керування версіями. Відкриється сторінка Настройки керування версіями.

  5. У розділі Ухвалення вмісту установіть перемикач Ні у відповідь на питання Вимагати ухвалення вмісту надісланих елементів?. Відобразиться попереджувальне повідомлення.

    Попереджувальне повідомлення, яке відображається, якщо в діалоговому вікні «Настройки керування версіями» в розділі «Ухвалення вмісту» вибрано варіант «Ні»

  6. Натисніть кнопку ОК, щоб закрити повідомлення.

  7. Натисніть кнопку ОК, щоб закрити діалогове вікно Настройки керування версіями. Після повернення до списку або бібліотеки параметр Стан затвердження більше не відображатиметься на сторінці. Усі користувачі, які мають дозвіл на перегляд списку або бібліотеки, можуть переглядати весь її вміст.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×