Обмін даними між Excel і Access (копіювання, імпорт, експорт)

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Існує кілька способів обміну даними між Microsoft Office Access і Microsoft Office Excel.

  • Перенести дані з Excel до Access можна одним із трьох способів: скопіювавши їх із таблиці Access і вставивши на аркуш Excel, підключившись до бази даних Access із аркуша Excel або експортувавши до нього дані з Access.

  • Щоб перенести дані з Access до Excel, можна скопіювати їх з аркуша Excel і вставити в таблицю Access, імпортувати аркуш Excel до таблиці Access або створити посилання на аркуш Excel у таблиці Access.

    Примітки : 

    • Поняття «імпорт» в Excel і в Access має різні значення. В Excel імпортування означає встановлення постійного зв’язку з даними, який може оновлюватися. В Access під імпортуванням мається на увазі одноразове перенесення даних без подальшого зв’язку.

    • Зберегти робочу книгу Excel як базу даних Access неможливо. Жодна з цих програм не підтримує можливості створення бази даних Access на основі даних Excel.

У цій статті

Робота з доступу до даних у програмі Excel

Робота з даними Excel у програмі Access

Робота з даними Access в Excel

Багато функціональних особливостей Excel, такі як аналіз даних і побудова діаграм, гнучкість упорядкування та подання інформації тощо, недоступні в Access. Щоб користуватися цими можливостями, можна працювати з даними Access у книзі Excel.

Копіювання даних з Access до Excel

Можна скопіювати дані з табличного подання Access і вставити їх на аркуш Excel.

  1. Запустіть Access і відкрийте таблицю, запит або форму з записами, які потрібно скопіювати.

  2. На вкладці Основне натисніть кнопку Вигляд і виберіть команду Подання таблиці.

  3. Виберіть записи для копіювання.

    Якщо потрібно вибрати конкретні стовпці, перетягніть вказівник миші через суміжні заголовки стовпців.

  4. На вкладці Основне в групі Буфер обміну натисніть кнопку Копіювати Зображення кнопки .

    зображення стрічки в excel

    Сполучення клавіш Можна також скористатися сполученням клавіш CTRL+C.

  5. Запустіть Excel і відкрийте аркуш, в який потрібно вставити дані.

  6. Клацніть верхній лівий кут області аркуша, де потрібно помістити ім’я першого поля.

    Щоб уникнути заміни наявних записів скопійованими, переконайтеся, що аркуш не містить даних нижче від вибраної клітинки або праворуч від неї.

  7. На вкладці Основне у групі Буфер обміну натисніть кнопку Вставити Зображення кнопки .

    Сполучення клавіш Можна також скористатися сполученням клавіш CTRL+V.

На початок сторінки

Експорт даних з Access до Excel

За допомогою майстру експорту в Access можна експортувати будь-який об’єкт бази даних Access (таблицю, запит, або форму) або вибрані з подання записи до аркуша Excel. У ході експортування можна зберегти відомості для подальшого використання й навіть настроїти розклад виконання операції експорту через визначені проміжки часу.

Нижче наведено поширені сценарії експортування даних з Access до Excel.

  • Відділ або робоча група використовують для роботи з даними як Access, так і Excel. Дані зберігаються в базах даних Access, а Excel використовується для аналізу даних і класифікації його результатів. Члени команди час від часу експортують дані до Excel у разі потреби, але керівник зацікавлений в удосконаленні цього процесу.

  • Ви досвідчений користувач Access, але керівництво вимагає надавати звіти у форматі Excel. Через однакові проміжки часу ви виконуєте операцію копіювання даних до Excel, але краще автоматизувати цей процес для заощадження власного часу.

Для отримання додаткових відомостей про експортування даних з Access до Excel зверніться до довідкової системи Access.

На початок сторінки

Підключення до даних Access в Excel

Щоб забезпечити оновлення перенесених даних Access в Excel, можна створити підключення до бази даних Access, яке зазвичай зберігається у файлі підключення до даних Office (ODC), і одержувати всі дані з таблиці або запиту. Перевагою такого підходу над імпортуванням є можливість періодично аналізувати дані в Excel без потреби постійно копіювати або експортувати їх з Access. Після підключення до даних можна автоматично оновлювати книги Excel із вихідної бази даних Access кожного разу під час поповнення її новою інформацією. Наприклад, можна оновлювати щомісячний звіт про бюджет в Excel, щоб він містив дані поточного місяця.

  1. Клацніть клітинку, до якої потрібно помістити дані з бази даних Access.

  2. На вкладці Дані у групі Зовнішні дані виберіть команду З Access.

    зображення стрічки excel

  3. У списку Шукати в знайдіть і двічі клацніть базу даних Access, яку потрібно імпортувати.

    У діалоговому вікні Вибір таблиці виберіть потрібні запит або таблицю, відтак натисніть кнопку ОК.

  4. У діалоговому вікні Імпорт даних виконайте такі дії:

    • У групі Виберіть режим перегляду цих даних виконайте одну з таких дій:

      • Для відображення даних у вигляді таблиця виберіть пункт Таблиця.

      • Щоб переглянути дані як звіту зведеної таблиці, виберіть звіт зведеної таблиці.

      • Щоб переглянути дані як звіту зведеної діаграми та зведеної таблиці, виберіть звіт зведеної діаграми та зведеної таблиці.

    • Якщо потрібно, натисніть кнопку Властивості, щоб настроїти параметри оновлення, форматування та макета для імпортованих даних, відтак натисніть кнопку ОК.

    • У групі Куди слід помістити дані? виконайте одну з таких дій:

      • Щоб повернути дані до вибраного розташування, виберіть пункт Наявний аркуш.

      • Щоб повернути дані до верхнього лівого кута нового аркуша, виберіть пункт Новий аркуш.

  5. Натисніть кнопку ОК.

    Діапазон зовнішніх даних буде розміщено в указаному розташуванні.

Додаткові відомості про підключення до даних відображається, підключення до зовнішніх даних (імпорт).

На початок сторінки

Робота з даними Excel в Access

Щоб скористатися перевагами, які надає Access (керування даними, безпека та користувацькі можливості тощо), можна працювати з даними Excel у базі даних Access. Серед чисельних корисних функцій Access є дві, які можуть бути особливо корисними для роботи з даними Excel.

  • Звіти    Якщо ви знайомі з конструюванням звітів Access і вам потрібно підсумувати та впорядкувати дані Excel у такому звіті, можна створити звіт Access. Можна створювати такі гнучкі звіти, як групові або підсумкові, друковані етикетки та графічні звіти.

  • Форми    Якщо потрібно за допомогою форми відшукати або відобразити дані в Excel, можна створити форму Access. За допомогою такої форми можна, наприклад, відображати поля в порядку, відмінному від порядку стовпців на аркуші, або забезпечити зручніший перегляд довгого рядка даних на екрані.

Для отримання додаткових відомостей про роботу з формами та звітами Access зверніться до довідкової системи Access.

На початок сторінки

Копіювання даних з Excel до Access

Можна скопіювати дані з аркуша Excel і вставити їх у таблицю Excel.

Примітка : У разі вставлення даних із кількох полів на аркуш або в таблицю, переконайтеся в тому, що порядок стовпців відповідає порядку даних, які копіюються. У разі вставлення даних із кількох полів у форму вони вставляються в поля з такими самими іменами, як у вихідних полів, незалежно від порядку їх розташування у формі. Якщо дані, які потрібно скопіювати, містять поля, яких немає у формі призначення, пропонується додати лише поля з іменами, які збігаються. Якщо таких немає, поля вставляються згідно з порядком переходу фокусу у формі призначення, що не завжди відповідає вимогам користувача. Якщо імена вихідних полів відрізняються від імен полів призначення, може бути краще вставити дані у таблицю, ніж у форму.

  1. Запустіть Excel і відкрийте аркуш із даними, які потрібно скопіювати.

  2. Виберіть рядки для копіювання.

  3. На вкладці Основне в групі Буфер обміну натисніть кнопку Копіювати Зображення кнопки .

    зображення стрічки в excel

    Сполучення клавіш Можна також скористатися сполученням клавіш CTRL+C.

  4. Запустіть Access і відкрийте таблицю, запит, або форму, в які потрібно вставити рядки.

  5. На вкладці Режим таблиці у групі Подання натисніть команду Вигляд і виберіть пункт Подання таблиці.

    Зображення стрічки Access

  6. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб замінити записів, виберіть ці записи та на на вкладці основне у групі буфер обміну натисніть кнопку Вставити Зображення кнопки .

      Зображення стрічки Access

      Сполучення клавіш Можна також скористатися сполученням клавіш CTRL+V.

    • Щоб додати дані як нові записи, на вкладці Основне у групі Буфер обміну виберіть команду Доповнити з меню Редагувати.

На початок сторінки

Імпорт даних з Excel до Access

Для зберігання даних з Excel у базі даних Access і подальшого їх використання та підтримки дані можна імпортувати. Під час цієї операції дані зберігаються в новій або наявній таблиці Access без змінення їх в Excel. За раз можна імпортувати лише один аркуш. Щоб імпортувати дані з кількох аркушів, потрібно повторити операцію імпорту для кожного з них.

Нижче наведено поширені сценарії імпортування даних з Excel до Access.

  • Ви досвідчений користувач Excel, але для більш ефективної роботи з даними вам потрібно користуватись Access. Можна перемістити дані з аркушів Excel до однієї або кількох нових баз даних Access.

  • Відділ або робоча група використовує Access, але час від часу отримує дані у форматі Excel, які потрібно вносити до баз даних Access. Можна імпортувати аркуші Excel до бази даних у міру їх отримання.

  • Ви використовуєте Access для керування даними, але щотижневі звіти від решти вашої команди надходять у вигляді книг Excel. Краще автоматизувати процес імпорту таким чином, щоб кожного тижня у визначений час дані, які надходять, додавалися до бази даних.

Для отримання додаткових відомостей про імпортування даних з Excel до Access зверніться до довідкової системи Access.

На початок сторінки

Зв’язування з даними Excel в Access

У базі даних Access можна встановити зв’язок із діапазоном Excel у вигляді таблиці. Цей підхід корисний у разі, якщо потрібно продовжувати роботу з діапазоном в Excel і водночас зробити його доступним з Access. Зв’язок такого типу створюється всередині бази даних Access, а не в Excel.

Після додавання зв’язку з аркушем або іменованим діапазоном Excel в Access створюється нова таблицю, зв’язана з вихідними клітинками. Будь-які зміни у вихідних клітинках Excel відображаються у зв’язаній таблиці. Проте, вміст відповідної таблиці в Access змінити неможливо. Додавати, редагувати, або видаляти дані можна лише у вихідному файлі.

Нижче наведено поширені сценарії використання посилань на аркуш Excel в Access.

  • Потрібно, продовжуючи зберігати дані в Excel, скористатися потужними засобами створення запитів і звітів зі складу Access.

  • Відділ або робоча група використовує Access, але дані з зовнішніх джерел надходять у вигляді аркушів Excel. Потрібно, не зберігаючи копії зовнішніх даних, забезпечити роботу з ними в Access.

Для отримання додаткових відомостей про зв’язування з даними Excel в Access зверніться до довідкової системи Access.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×