Настроювання центру витребування електронної інформації у службі SharePoint Online

Примітка : Ви більше не зможете створювати інциденти, пов’язані з витребуванням електронної інформації, у SharePoint Online (в окремих планах Office 365 і SharePoint Online). Тепер це можна зробити в Центрі безпеки та відповідності Office 365. Докладні відомості див. в статті Керування сценаріями витребування електронної інформації в Центрі безпеки та відповідності Office 365. Зверніть увагу, що ви й надалі зможете змінювати наявні інциденти, пов’язані з витребуванням електронної інформації в SharePoint Online.

Для конфігурації функції витребування електронної інформації та налаштування Центру витребування електронної інформації в SharePoint Online ви повинні бути глобальним адміністратором Office 365 у своїй організації Office 365. Коли ви налаштуєте функцію витребування електронної інформації, користувачі з необхідними дозволами зможуть створювати сценарії витребування електронної інформації, ставити вміст на утримання, виконувати пошукові запити автоматичного пошуку даних і експортувати результати пошуку.

Ось кроки з налаштування Центру витребування електронної інформації в Office 365.

Крок 1. Створення Центру витребування електронної інформації

Крок 2. Налаштування Exchange Online як джерела результатів

Крок 3. Створення групи безпеки для диспетчерів витребування електронної інформації

Крок 4. Призначення дозволів на витребування електронної інформації в SharePoint Online

Крок 5. Призначення дозволів на витребування електронної інформації в Exchange Online

Крок 1. Створення Центру витребування електронної інформації

У SharePoint Online Центр витребування електронної інформації створюється як колекція сайтів і представляє собою кореневий сайт такої колекції сайтів. Сценарії витребування електронної інформації утворюються як підсайти в цій колекції сайтів.

Щоб створити колекцію сайтів Центру витребування електронної інформації, виконайте наведені нижче дії.

  1. Увійдіть в Office 365 як глобальний адміністратор або адміністратор SharePoint.

  2. Виберіть піктограму запускача програм Піктограма, схожа на вафлю, яка позначає клацання кнопкою, що відкриває кілька плиток програм для виділення. у лівому верхньому куті, а потім виберіть Адміністратор, щоб відкрити Центр адміністрування Office 365. (Якщо плитка "Адміністратор" не відображається, у вас немає дозволів адміністратора Office 365 у вашій організації.)

  3. В області ліворуч виберіть Центри адміністрування > SharePoint.

  4. На вкладці Колекції сайтів клацніть Створити, а потім – Особиста колекція сайтів.

  5. На сторінці Створення колекції сайтів заповніть такі поля та розділи:

    • Назва. Введіть ім’я для колекції сайтів витребування електронної інформації; наприклад Центр витребування електронної інформації Contoso.

    • Адреса веб-сайту. Щоб створити адресу веб-сайту для Центру витребування електронної інформації, виконайте такі дії:

      • У розкривному списку для імені домену виберіть ім’я домену.

      • У розкривному списку для URL-шляху можна використати /sites/ або вказати будь-який керований шлях.

      • У полі URL-імені введіть URL-ім’я для Центру витребування електронної інформації; наприклад "Витребування електронної інформації".

    • Вибір шаблону. У цьому розділі виконайте такі дії:

      • Виберіть мову для колекції сайтів.

      • У розділі Вибір шаблону клацніть Корпоративний, а потім – Центр витребування електронної інформації.

    • Часовий пояс. Виберіть часовий пояс із розкривного списку.

    • Адміністратор. Введіть ім’я людини, яка буде адміністратором колекції сайтів для Центру витребування електронної інформації. Щоб знайти цю людину, можна клацнути Перевірити імена або Огляд. Радимо вибрати людину в організації, яка буде відповідати за керування пошуковими запитами й утриманими даними для витребування електронної інформації.

    • Квота сховища. Введіть кількість мегабайтів (МБ), які потрібно виділити для цієї колекції сайтів. За межами квоти сховища для колекції сайтів зберігаються лише метадані про сценарії витребування електронної інформації, пошукові запити й утримання. Фактичні результати пошуку не зберігаються в колекції сайтів Центру витребування електронної інформації. Рекомендована квота сховища – один гігабайт (приблизно 1024 МБ).

    • Квота на використання ресурсів сервера. Залиште стандартне значення 300 для колекції сайтів Центру витребування електронної інформації.

  6. Натисніть кнопку OK, щоб створити нову колекцію сайтів.

За кілька секунд нова колекція сайтів Центру витребування електронної інформації відобразиться в списку колекцій сайтів.

На початок сторінки

Крок 2. Налаштування Exchange Online як джерела результатів

Щоб виконувати пошук у поштових скриньках Exchange Online із Центру витребування електронної інформації, знадобиться налаштувати пошук, щоб він включав Exchange Online як джерело результатів для колекції сайтів Центру витребування електронної інформації. Докладні відомості див. в статті Керування джерелами результатів.

Щоб установити Exchange Online як джерело результатів для Центру витребування електронної інформації, який ви налаштовуєте, виконайте такі дії:

  1. Перейдіть до нового Центру витребування електронної інформації, створеного на кроці 1. Використовуйте адресу веб-сайту, яку ви вказали; наприклад https://contoso.com/sites/eDiscovery.

  2. Послідовно виберіть Настройки > Параметри сайту.

  3. На сторінці Параметри сайту в розділі Адміністрування колекції сайтів клацніть Джерела результатів пошуку.

  4. На сторінці Керування джерелами результатів виберіть посилання Нове джерело результатів.

  5. У розділі Загальні відомості в полі Ім’я введіть Exchange Online і за потреби додайте опис.

  6. У розділі Протокол виберіть Exchange.

  7. У розділі URL-адреса джерела Exchange установіть прапорець Використовувати автовизначення.

  8. Натисніть кнопку Зберегти.

Коли ви налаштуєте Exchange Online як джерело результатів для Центру витребування електронної інформації, диспетчери витребування електронної інформації зможуть виконувати пошук у поштових скриньках Exchange Online за допомогою Центру витребування електронної інформації.

Примітка :  Обов’язково налаштуйте службу Exchange Online як джерело результатів для колекції сайтів Центру витребування електронної інформації. Якщо налаштувати її на рівні підсайту або сценарію витребування електронної інформації, ви не зможете виконувати пошук у поштових скриньках Exchange Online.

На початок сторінки

Крок 3. Створення групи безпеки для диспетчерів витребування електронної інформації

Диспетчерам витребування електронної інформації потрібні дозволи, щоб шукати вміст на сайтах SharePoint Online і в поштових скриньках Exchange Online, ставити вміст на утримання та експортувати результати пошуку. Чудовий спосіб призначити дозволи групі людей – це створити групу безпеки в Exchange Online, додати до неї учасників, а потім призначити дозволи, пов’язані з витребуванням електронної інформації, групі безпеки в SharePoint Online та Exchange Online.

Щоб створити групу безпеки в Exchange Online, виконайте такі дії:

  1. Увійдіть в Office 365, використовуючи обліковий запис глобального адміністратора .

  2. Виберіть піктограму запускача програм Піктограма, схожа на вафлю, яка позначає клацання кнопкою, що відкриває кілька плиток програм для виділення. у лівому верхньому куті, а потім виберіть Адміністратор, щоб відкрити Центр адміністрування Office 365. (Якщо плитка "Адміністратор" не відображається, у вас немає дозволів адміністратора Office 365 у вашій організації.)

  3. У Центрі адміністрування Office 365 виберіть Центри адміністрування > Exchange.

  4. У Центрі адміністрування Exchange виберіть Одержувачі > Групи.

  5. Клацніть Створити > Група безпеки.

  6. На сторінці Створення групи безпеки заповніть такі поля:

    • Коротке ім’я. Це ім’я відображається в спільній адресній книзі та в списку "Групи" в Центрі адміністрування Exchange. Використовуйте ім’я, яке визначає призначення групи; наприклад Диспетчери витребування електронної інформації.

    • Псевдонім. Введіть псевдонім для групи безпеки. Він має бути унікальним у вашій організації Office 365.

    • Адреса електронної пошти. Ім’я, введене в полі Псевдонім, автоматично використовується як частина адреси електронної пошти, що відображається ліворуч від символу @. За потреби можна змінити частину псевдоніма для адреси електронної пошти.

    • Опис. У цьому полі можна описати призначення групи безпеки, пов’язане з витребуванням електронної інформації.

  7. У розділі Учасники клацніть Додати.

  8. Виберіть людей, які мають бути учасниками цієї групи, і клацніть Додати. Додавши всіх учасників, натисніть кнопку OK, щоб повернутися на сторінку Створення групи безпеки.

  9. Установіть прапорець Потрібне схвалення власника, щоб керувати членством у цій групі та визначати, хто може використовувати Центр витребування електронної інформації.

  10. Натисніть кнопку Зберегти.

На початок сторінки

Крок 4. Призначення дозволів на витребування електронної інформації в SharePoint Online

Наступний крок – це призначення дозволів учасникам групи безпеки, створеної на кроці 3, щоб вони могли використовувати Центр витребування електронної інформації та шукати вміст на сайтах SharePoint. Для цього потрібно виконати три різні призначення дозволів.

  • Призначити дозволи власника для групи безпеки диспетчерів витребування електронної інформації для Центру витребування електронної інформації, створеного на кроці 1. Диспетчери витребування електронної інформації як власники колекцій сайтів зможуть створювати сценарії, ставити джерела вмісту на утримання та експортувати результати пошуку. Власники колекцій сайтів також зможуть надавати іншим користувачам доступ до певних сценаріїв витребування електронної інформації.

  • Зробити групу безпеки диспетчерів витребування електронної інформації адміністраторами колекції сайтів для всіх колекцій сайтів в організації SharePoint Online, яка містить доступний для пошуку вміст. Так диспетчери витребування електронної інформації отримають доступ до всього вмісту в організації SharePoint Online і зможуть переглядати результати пошуку в Центрі витребування електронної інформації.

  • Надати групі безпеки диспетчерів витребування електронної інформації дозволи на читання журналів обходу в організації SharePoint Online. Так диспетчери витребування електронної інформації зможуть переглядати всі помилки в журналах обходу, включені у звіт після експорту результатів автоматичного пошуку даних.

Увага! : Якщо вам або диспетчеру витребування електронної інформації потрібно знайти вміст, який зберігається на сайтах OneDrive для бізнесу, необхідно призначити конкретні дозволи для цього завдання. Покрокові інструкції див. в статті Призначення дозволів на витребування електронної інформації на сайтах "OneDrive для бізнесу".

Щоб зробити учасників групи безпеки власниками колекцій сайтів для Центру витребування електронної інформації, виконайте такі дії:

  1. У Центрі витребування електронної інформації послідовно виберіть Настройки > Параметри сайту.

  2. На сторінці Параметри сайту в розділі Користувачі та дозволи клацніть Дозволи сайту.

  3. Виберіть групу Власники <ім’я колекції сайтів> для колекції сайтів.

  4. У розкривному списку Створення клацніть Додати користувачів.

  5. У полі Запросити користувачів введіть ім’я для групи безпеки диспетчерів витребування електронної інформації, а потім натисніть кнопку Спільний доступ.

Щоб зробити учасників групи безпеки для диспетчерів витребування електронної інформації адміністраторами колекції сайтів для колекції сайтів, виконайте такі дії: Повторіть ці кроки для кожної колекції сайтів в організації SharePoint Online.

  1. Перейдіть на сайт верхнього рівня в колекції сайтів, а потім клацніть Настройки > Параметри сайту.

  2. На сторінці Параметри сайту в розділі Користувачі та дозволи клацніть елемент Адміністратори колекції сайтів.

  3. Введіть ім’я групи безпеки диспетчерів витребування електронної інформації в полі Адміністратори колекції сайтів і натисніть кнопку OK.

Щоб надати учасникам групи безпеки диспетчерів витребування електронної інформації дозволи на читання відомостей журналів обходу в організації, виконайте такі дії:

  1. Увійдіть в Office 365 як глобальний адміністратор або адміністратор SharePoint.

  2. Виберіть піктограму запускача програм Піктограма, схожа на вафлю, яка позначає клацання кнопкою, що відкриває кілька плиток програм для виділення. у лівому верхньому куті, а потім виберіть Адміністратор, щоб відкрити Центр адміністрування Office 365. (Якщо плитка "Адміністратор" не відображається, у вас немає дозволів адміністратора Office 365 у вашій організації.)

  3. В області ліворуч виберіть Центри адміністрування > SharePoint.

  4. У Центрі адміністрування SharePoint клацніть Пошук.

  5. На сторінці Адміністрування пошуку виберіть Дозволи журналу обходу.

  6. У полі Дозволи журналу обходу введіть ім’я для групи безпеки диспетчерів витребування електронної інформації, а потім натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Крок 5. Призначення дозволів на витребування електронної інформації в Exchange Online

Останній крок – це призначення дозволів на витребування електронної інформації в Exchange Online для групи безпеки, створеної на кроці 3. Для цього потрібно додати групу безпеки до групи ролей адміністратора "Керування наданням відомостей" в Exchange Online. Так учасники групи безпеки зможуть використовувати Центр витребування електронної інформації, щоб виконувати пошук у поштових скриньках, ставити їх на утримання та експортувати результати пошуку в поштових скриньках.

Щоб призначити дозволи на витребування електронної інформації в Exchange Online для групи безпеки диспетчерів витребування електронної інформації, виконайте такі дії:

  1. Увійдіть в Office 365, використовуючи обліковий запис глобального адміністратора .

  2. Виберіть піктограму запускача програм Піктограма, схожа на вафлю, яка позначає клацання кнопкою, що відкриває кілька плиток програм для виділення. у лівому верхньому куті, а потім виберіть Адміністратор, щоб відкрити Центр адміністрування Office 365. (Якщо плитка "Адміністратор" не відображається, у вас немає дозволів адміністратора Office 365 у вашій організації.)

  3. У Центрі адміністрування Office 365 виберіть Центри адміністрування > Exchange.

  4. У Центрі адміністрування Exchange послідовно виберіть Дозволи > Ролі адміністраторів.

  5. Клацніть Керування наданням відомостей, а потім – Редагувати.

  6. У розділі Учасники клацніть Додати.

  7. Виберіть групу безпеки, яку ви створили для диспетчерів витребування електронної інформації, клацніть Додати, а потім натисніть кнопку OK.

  8. Натисніть кнопку Зберегти.

Групу безпеки диспетчерів витребування електронної інформації буде наведено в розділі Учасники в області відомостей.

На початок сторінки

Подальші дії

Коли ви налаштуєте функцію витребування електронної інформації у своїй організації Office 365, диспетчери витребування електронної інформації зможуть використовувати Центр витребування електронної інформації, щоб створювати сценарії витребування електронної інформації, ставити вміст і поштові скриньки на утримання, виконувати пошукові запити автоматичного пошуку даних і експортувати результати пошуку. Додаткові відомості про виконання цих завдань див. в таких статтях:

Планування сценаріїв витребування електронної інформації та керування ними

Утримання джерел вмісту й додавання вмісту до сценарію витребування електронної інформації

Пошук ключових слів і їх використання у процесі витребування електронної інформації

Створення та запуск запитів витребування електронної інформації

Експорт вмісту витребування електронної інформації та створення звітів

Докладні відомості

  • Щоб налаштувати Lync Online на витребування електронної інформації, не потрібні жодні додаткові дії. За замовчуванням розмови Lync зберігаються в папці "Журнал розмов" у поштовій скриньці Exchange Online користувача та повертаються в результатах автоматичного пошуку даних, якщо виконуються умови пошуку. Проте користувачі можуть видалити елементи в папці "Журнал розмов" або вимкнути параметр, який зберігає розмови Lync у поштовій скриньці. Якщо потрібно зберігати розмови Lync для витребування електронної інформації, доведеться поставити поштові скриньки користувачів на утримання на місці або судове утримання. Див. статтю Створення або видалення утримання на місці.

  • Адміністратор SharePoint Online може налаштувати джерела результатів для всіх колекцій сайтів і сайтів в організації SharePoint Online. Адміністратор колекції сайтів або власник сайту може керувати джерелами результатів для колекції сайтів або сайту відповідно.

  • Навіщо використовувати групи безпеки в Exchange Online? Якщо ви створили групу безпеки в Exchange Online, ви можете використати цю саму групу для призначення дозволів і в SharePoint Online, і в Exchange Online. Крім того, призначаючи дозволи групі замість окремих користувачів, можна легко керувати доступом до Центру витребування електронної інформації. Наприклад, щоб надати новому працівнику доступ до Центру витребування електронної інформації, достатньо просто додати його як учасника в групі безпеки диспетчерів витребування електронної інформації.

  • Щоб вміст на сайтах SharePoint або на інших веб-сайтах був доступним для пошуку, він має обходитися службою пошуку, пов’язаною з Центром витребування електронної інформації. Вміст, який неможливо обійти, не включається в результати автоматичного пошуку даних.

  • Навіщо давати диспетчерам витребування електронної інформації дозволи на читання відомостей журналів обходу SharePoint Online, як описано вище на кроці 4? Журнал обходу відстежує відомості про стан переглянутого вмісту. Помилки журналу обходу завантажуються як частина результатів пошуку до файлу Excel з іменем "Помилки індексування SharePoint", який розташовано в папці "Звіти". Так диспетчери витребування електронної інформації можуть переглядати помилки індексування.

  • Власники колекцій сайтів мають повний контроль над Центром витребування електронної інформації та всіма підсайтами для сценаріїв витребування електронної інформації. Крім того, вони можуть створювати підсайти для сценаріїв витребування електронної інформації. Тому власники Центру витребування електронної інформації можуть створювати сценарії витребування електронної інформації та призначати один одному унікальні дозволи. Так власник може надати певному диспетчеру витребування електронної інформації або певній групі безпеки повний доступ до конкретного сценарію витребування електронної інформації, призначивши відповідним користувачам дозволи власника.

  • Якщо основне призначення групи безпеки, створеної на кроці 3, – призначити дозволи на витребування електронної інформації групі користувачів, ви можете приховати цю групу в адресній книзі організації. Для цього виберіть групу в Центрі адміністрування Exchange і клацніть Редагувати. На сторінці Загальні встановіть прапорець Приховати цю групу в списках адрес і збережіть зміни. Користувачі й далі зможуть надсилати повідомлення електронної пошти групі, ввівши електронну адресу групи в полі Кому:, але група не відображатиметься в адресній книзі.

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×