Настроювання функцій політики керування даними

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Залежно від того, які функції керування даними увімкнуто в центрі адміністрування, адміністратори сайтів можуть мати доступ до деяких або всіх цих функцій. Можуть існувати також додаткові настроювані функції, створені спеціально для конкретної організації.

Виберіть дію

Відкрийте сторінку редагування політики»

Дізнайтеся про компонента політики підписів

Додавання підписів до політики

Додавання до політики аудиту подій

Додавання штрих-кодів до політики

Додавання елемента зберігання та термін дії функції до політики

Відкриття сторінки «Редагування політики»

Ви можете отримати доступ до " Редагування політики " у політики колекції сайтів або політики, які було додано до типу вмісту сайту.

Відкриття сторінки «Редагування політики» для політики колекції сайтів

  1. На домашній сторінці колекції сайтів у меню Дії сайту укажіть команду Настроювання сайту, відтак виберіть команду Змінення параметрів сайту.

  2. На сторінці Параметрів сайту в розділі Адміністрування колекції сайтів виберіть пункт політики колекції сайтів.

  3. Виберіть політику, функції якої потрібно настроїти.

Відкриття сторінки «Редагування політики» для політики типу вмісту

  1. На домашній сторінці колекції сайтів у меню Дії сайту укажіть команду Настроювання сайту, відтак виберіть команду Змінення параметрів сайту.

  2. На сторінці Параметрів сайту в розділі Список типів виберіть пункт типи вмісту сайту.

  3. Виберіть тип вмісту, з яким пов’язана політика, відтак виберіть пункт Настройки політики керування даними.

  4. Виберіть пункт визначити політику , щоб відкрити сторінку Редагування політики для цього типу вмісту.

На початок сторінки

Додаткові відомості про підписи в політиці

Функція підписів у політиці дають змогу створювати уніфіковані підписи для документів системи система Microsoft Office 2007. Підписи корисні, коли потрібно гарантувати долучення відомостей про документ до документа під час друкування. До підпису можна включити збережені у стовпцях відомості про елементи, такі як ім’я файлу, автор, дата створення, стан, ім’я проекту й відомості про планування.

За промовчанням підписи відображаються у верхньому колонтитулі документа; Однак, користувачів можна вставити підпис будь-де в документі на вкладці Вставлення у Office 2007 програм, наприклад Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007і Microsoft Office PowerPoint 2007. Підписи застосовуються до всіх документів, до яких застосовано цей політики.

Адміністратори політики можуть визначати такі атрибути підпису:

  • Відомості, які необхідно додати підпис, наприклад метаданих, визначених у стовпцях елемента, а також строго визначений текст і символи форматування. Підписи може містити до десяти посилань на стовпці, кожен із яких може містити до 255 символів.

  • Формат підпису, який включає загальну висоту й ширину, стиль тексту, шрифт і розмір, розриви рядків і табуляцію. За промовчанням висота підпису становить один дюйм, але її можна змінювати від 0,25 до 20 дюймів. Ширина підпису може бути від 0,25 до 20 дюймів. Текст підпису завжди відцентровується по вертикалі в межах зображення підпису.

  • Чи пропонуватимуть програми Office 2007 кінцевим користувачам додати підпис перед збереженням або друком документа, або чи може кінцевий користувач додавати підписи вручну на власний розсуд. Користувачі можуть також видаляти підписи з документа, якщо потрібно.

  • Чи слід блокувати вміст підпису відразу після додавання його до документа, або чи можна буде його оновлювати в разі змінення даних у стовпцях. Підписи блокуються лише тоді, коли в них присутні всі необхідні метадані.

На початок сторінки

Додавання підписів до політики

  1. Відкрийте сторінку редагування політики» для політики, до якої потрібно додати підписи.

  2. На сторінці " Редагування політики " в розділі підписи натисніть кнопку Увімкнути підписи.

  3. Щоб завжди гарантувати додавання підпису до документа, встановіть прапорець Пропонувати користувачам додати підпис перед збереження або друком.

    Примітка : Усі параметри застосовуються до підпису в цілому. Можливо, для забезпечення належного відображення тексту потрібно буде настроїти форматування тексту або розмір підпису.

    Зніміть цей прапорець, якщо політика додавання підписів є необов’язковою і кінцеві користувачі повинні вручну додавати підписи до своїх документів.

  4. Щоб заблокувати підпис, заборонивши його змінення навіть у разі змінення даних у стовпцях, установіть прапорець Заборонити змінення підписів після додавання.

    Щоб дозволити змінення даних у разі змінення відомостей у настройках стовпців, зніміть цей прапорець.

  5. У полі Формат підпису введіть текст, який потрібно відображати в підписі.

    • Введіть відповідні імена стовпців у тому порядку, в якому їх потрібно відображати в підписі. Імена стовпців слід охоплювати фігурними дужками ({ }), як показано на сторінці.

    • За бажанням можна ввести ідентифікатор стовпця за дужками, як показано у прикладі на сторінці.

    • Щоб додати до підпису розрив рядка, у полі підпису в тому місці, де потрібно вставити розрив, уведіть \n.

    • Щоб додати символ табуляції, в полі підпису в тому місці, де потрібно розмістити відступ тексту, введіть \t.

  6. У розділі Оформлення виберіть форматування тексту підпису. Переконайтеся, що вибраний шрифт і його стиль будуть доступні на комп’ютерах кінцевих користувачів. Розмір шрифту впливає також на обсяг тексту, який може відображатися в підписі.

  7. У розділі Розмір позначки введіть висоту й ширину підпису. Висота підпису може мати значення від 0,25 до 20 дюймів, а ширина — від 0,25 до 20 дюймів. Текст підпису завжди відцентровується по вертикалі в межах зображення підпису.

  8. Для попереднього перегляду вмісту підпису натисніть кнопку Оновити.

    Переконайтеся, що увесь текст вписується в указані висоту й ширину підпису. Завеликий для підпису текст не відображатиметься.

    Примітка : У режимі попереднього перегляду фактичні значення стовпців не відображатимуться.

  9. Щоб застосувати функцію підписів до політики, натисніть кнопку ОК.

Усунення неполадок із підписами

Для забезпечення належного друку підписів переконайтеся в тому, що:

  • усі стовпці, перелічені у форматі підпису, існують у бібліотеці документів;

  • вміст підпису не довший за довжину підпису;

  • форматування тексту (наприклад, стиль шрифту) є припустимим. Якщо параметри форматування є неприпустимими або вказують на шрифти, відсутні на комп’ютері клієнта, то підпис буде створено з використанням значень форматування за промовчанням.

Якщо певні значення метаданих, які наразі необхідні для підпису, ще не вказано, відображається діалогове вікно з повідомленням для користувачів про відсутність потрібних для підпису метаданих. Користувачі можуть перейти до панелі відомостей про документ і ввести відсутні метадані.

На початок сторінки

Додавання аудиту подій до політики

Функція аудиту в політиці колекції сайтів дозволяє компаніям створювати й аналізувати сліди аудиту своїх документів, а також елементів списків недокументального характеру, таких як списки задач, списки питань, дискусійні групи та календарі. Ця функція передбачає створення журналу аудиту, до якого записуються події, наприклад, час перегляду, редагування або опублікування вмісту тощо. Якщо в політиці увімкнуто аудит, адміністратори політики можуть переглядати перевірені дані у звітах про використання політики у форматі Excel, в яких підбиваються підсумки поточного використання. Кожен звіт можна переглянути, щоб перевірити, як в організації використовується інформація. Звіти журналу аудиту можуть допомогти організаціям перевіряти й документувати дотримання нормативів або досліджувати потенційні питання.

До журналу аудиту записуються такі дані:

  • ім’я події;

  • дата й час події;

  • системне ім’я користувача, який виконав дію.

  • Відкрийте сторінку редагування політики» для політики, до якої потрібно додати аудит.

  • На сторінці " Редагування політики " в розділі аудиту встановіть прапорець Увімкнути аудит та встановіть прапорці поруч із події, які мають бути аудиту.

  • Натисніть кнопку ОК, щоб застосувати функцію аудиту до політики.

Якщо аудит увімкнуто, події, пов'язані з елементами перекрила цю політику буде вказано в журналі. Щоб переглянути аудиту журнал, на сторінці Параметрів сайту пункт звіти журналу аудитута виберіть звіт, який ви настроїли.

Примітка : Аудит дає змогу отримати відомості про час змінення елемента без подробиць про самі зміни. Тому його не можна розглядати як засіб керування версіями або засіб резервного копіювання.

На початок сторінки

Додавання штрих-кодів до політики

Штрих-коди можуть бути особливо корисними для керування фізичними записами, оскільки вони дають змогу стежити за нецифровим майном, таким як друковані документи або фізичні предмети, наприклад, продукти, прототипи й комп’ютерне устаткування. На відміну від підписів, штрих-коди не відображають відомості про елемент, тому важливі дані можна безпечно зберігати в Інтернеті й пов’язувати їх із друкованими копіями або фізичними предметами без розголошення інформації.

Коли активовано штрих-коди як частину політики, вони додали до відомостей про документ і відображається в області заголовка документа, до якого застосовано штрих-код. Як підписи штрих-коди можна також вручну видалити з документа.

Можна вказати, чи потрібно запитувати користувачів про додавання штрих-кодів під час друку або збереження, або чи потрібно додавати штрих-коди вручну за допомогою вкладки Вставлення у програмах Office 2007.

Політика штрих-кодів створює штрих-коди стандарту Code 39. Кожне зображення штрих-коду містить текст, розташований під символами штрих-коду, які відповідають певним значенням. Це дає змогу використовувати штрих-коди навіть за відсутності устаткування для сканування. Користувачі можуть вручну вводити цифри штрих-коду в полі пошуку Microsoft Office SharePoint Server 2007, щоб знайти елемент на сайті.

  1. На сторінці " Редагування політики " в розділі штрих-коди , установіть прапорець Увімкнути штрих-код .

  2. Щоб запитувати користувачів про додавання цих штрих-кодів до документів, установіть прапорець Пропонувати користувачам додати штрих-код перед збереженням або друком.

  3. Натисніть кнопку ОК, щоб застосувати функцію штрих-кодів до політики.

На початок сторінки

Додавання функцій зберігання й обмеження терміну дії до політики

У разі увімкнення політика обмеження терміну дії виконуватиме в колекції сайтів пошук елементів, період зберігання яких уже закінчився. Що станеться з цими елементами, залежить від настройки дій, які має виконувати система над елементами, період зберігання яких закінчився. Наприклад, елементи може бути переміщено до кошика, може бути запущено робочий процес закінчення терміну дії, або може бути виконано настроюваний процес.

Для увімкнення політики обмеження терміну дії потрібно вказати період зберігання та операцію після його завершення.

  1. Відкрийте сторінку редагування політики» для політики, до якої потрібно встановити елемент зберігання та термін дії.

  2. На сторінці " Редагування політики " установіть прапорець Увімкнути термін дії , щоб установити як позбавитися вмісту, керований цю політику.

  3. Щоб указати, коли закінчується термін дії документів, виберіть параметр періоду зберігання. Його можна виразити через окремі робочі процеси або за допомогою настроюваної формули визначення періоду зберігання.

    • Щоб установити дату завершення терміну дії на основі властивості дати, виберіть період часу на основі властивостей елементаі виберіть потрібну дію та період часу (днів, місяців або років). Введіть число в полі між списками, щоб указати період часу.

      Примітки : 

      • У ході створення політики як частини типу вмісту можна вибрати будь-яку властивість дати, вказану для цього типу вмісту, як значення терміну дії.

      • Ці параметри доступні лише під час створення політики колекції сайтів.

    • Щоб визначити термін дії за допомогою робочих процесів або настроюваної формули, виберіть параметр Установити програмно.

  4. Укажіть дію, яку слід виконувати по закінченню терміну дії.

    • Щоб увімкнути попередньо визначену дію (наприклад, видалення), виберіть параметр Виконати таку дію, після чого виберіть дію зі списку.

    • Щоб запустити робочий процес закінчення терміну дії, виберіть пункт Розпочати цей робочий процес, після чого виберіть ім’я робочого процесу.

      Примітка : Ця функція доступна лише в тому разі, якщо політику задано для типу вмісту, з яким уже пов’язано робочий процес.

  5. Натисніть кнопку ОК, щоб застосувати функцію завершення терміну дії до політики.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×