Настроювання організатора вмісту для спрямування документів

Настроювання організатора вмісту для спрямування документів

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Організатор вмісту – це функція SharePoint, яка автоматично керує деякими важливими завданнями бібліотек. Це не лише зберігає час, але й допомагає забезпечити послідовне керування бібліотекою документів.

Для чого служить організатор вмісту?

Організатор вмісту може автоматично виконувати описані нижче завдання.

  • Спрямування документів до різних бібліотек або папок.    Фактично організатор вмісту функціонує як шлюз для документів. До кожного надісланого документа організатор вмісту застосовує правила, якими ви визначили, куди слід перемістити документ. Потім він спрямовує документ до відповідної бібліотеки або папки, яка може міститися в іншій колекції сайтів. Правила можуть базуватися на комбінації метаданих і типів вмісту.

  • Передавання всіх документів до проміжної бібліотеки.    Можна настроїти організатора вмісту, щоб розмістити всі переданих документів до проміжної бібліотеки, де можна ввести метаданих і подання процес завершено.

  • Керування розміром папки.    Ви можете настроїти організатор вмісту так, що він відстежуватиме кількість елементів у папках і слідкуватиме, щоб кількість елементів у кожній папці не перевищувала певне число. За промовчанням обмеження становить 2 500 елементів, а коли кількість елементів сягає 2 501, організатор вмісту автоматично створює нову папку й переміщує туди документ. Ви можете вказати для організатора вмісту найбільшу дозволену кількість елементів в одній папці.

  • Керування повторюваними надсиланнями.    Коли документ буде завантажено, уже існує в бібліотеці, ви можете мати організатора вмісту за допомогою SharePoint версій або змініть ім'я файлу, додавши унікальні символи. Це перевіряється, що зберігаються наявний документ і дублікат.

  • Ведення контрольних журналів.    Організатор вмісту може вести контрольні журнали про документ, які зберігаються з документом після його спрямування.

Увімкнення функції організатора вмісту на сайті

Щоб виконати це завдання, потрібно мати принаймні права власника сайту.

Ось як активувати функцію організатора вмісту для сайту.

  1. Перейдіть на сайт, який потрібно настроїти.

  2. Натисніть кнопку Параметри Піктограма "Настройки" та виберіть пункт Параметри сайту у розкривному меню.

    Для SharePoint Onlineнатисніть кнопку Параметри Піктограма "Настройки" , виберіть пункт вміст сайтута виберіть пункт Параметри сайту.

  3. На сторінці Параметри сайту у групі Дії сайту виберіть пункт керування функціями сайту.

  4. Біля назви функції організатора вмісту натисніть кнопку Активувати. Коли функція активується, у стовпці Стан з’явиться слово Активний.

    кнопку увімкнути вміст organzier

Настроювання організатора вмісту для спрямування документів

Примітка :  Щоб настроїти організатор вмісту, потрібно мати принаймні права власника сайту.

  1. Перейдіть на сайт, для якого потрібно настроїти автоматичне спрямування документів до вказаних розташувань через організатор вмісту.

  2. Натисніть кнопку Параметри Піктограма "Настройки" та виберіть пункт Параметри сайту у розкривному меню.

    Для SharePoint Onlineнатисніть кнопку Параметри Піктограма "Настройки" , виберіть пункт вміст сайтута виберіть пункт Параметри сайту.

  3. У групі Адміністрування сайту виберіть пункт Параметри організатора вмісту.

    Примітка :  Посилання на параметри організатора вмісту відображається, лише якщо для цього сайту активовано цю функцію.

  4. У розділі Переспрямування користувачів до проміжної бібліотеки встановіть прапорець, щоб застосовувати організатор вмісту. Це автоматично переспрямовує користувачів до проміжної бібліотеки під час спроби надіслати документ.

  5. Щоб правила могли спрямувати документи на інший сайт, установіть прапорець у розділі Надсилання на інший сайт.

  6. Щоб автоматично створювати вкладені папки після того, як кількість елементів у певному розташуванні перевищить указане значення, у розділі Розділи папок встановіть прапорець Створювати вкладені папки, коли кінцеве розташування міститиме забагато елементів.

    • У полі Кількість елементів в одній папці введіть кількість документів, які можуть зберігатися в папці, перш ніж буде створено нову папку.

    • У полі Формат імені папки вкажіть правило іменування для нових створюваних папок.

  7. У розділі Повторювані надсилання вкажіть, що робити з повторами: використовувати для них функцію керування версіями чи завжди додавати до імен повторюваних файлів унікальні символи.

  8. Щоб зберігати контрольні журнали або метадані як запис відстеження надісланого елемента чи документа, установіть прапорець у розділі Збереження вмісту.

  9. У розділі Правила керівників введіть імена користувачів, які правил керівників у вашій організації. Правила керівники повинні мати доступ керування веб-сайт дозволи правил організатора вмісту, настроювання сторінки. Для отримання докладних відомостей відображається організатора вмісту створення правил для маршрутизації документів.

  10. Щоб повідомлення електронної пошти автоматично надсилалися диспетчерам правил, установіть відповідні прапорці. Організатор вмісту може надіслати повідомлення електронної пошти, якщо надісланий елемент не відповідає правилу або до організатора вмісту надіслано якийсь вміст.

    Примітка : Адміністратор SharePoint або в мережі для сервера або служби ці прапорці були активні необхідно настроїти електронну пошту.

  11. У розділі Точки надсилань введіть відомості про інші сайти або програми електронної пошти, які можуть надсилати вміст до поточного сайту.

    Порада :  У цьому розділі надається URL-адреса веб-служби для надсилання вмісту на сайт; це корисно, якщо вам потрібно створити робочий цикл або настроюване рішення для надсилання документів із системи електронної пошти.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×