Настроювання обов’язкового взяття файлів на редагування в бібліотеці

Настроювання обов’язкового взяття файлів на редагування в бібліотеці

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Один зі способів керування документами – це вимога витягнення файлів, особливо якщо мають доступ кілька користувачів до бібліотеки. Якщо в бібліотеці взяття на редагування, інші користувачі не можна замінити. Проте, ви запускаєте загроза запобігання інші могли бачити найновіші зміни або внесення змін, окремо. Якщо інші не повинні працювати над документом, важливо, що файли буде повернуто швидко.

Примітка : Якщо користувачі планують спільно працювати над документами в бібліотеці, не активуйте в ній обов’язкове взяття файлів на редагування. Коли цю функцію активовано, користувачі не можуть одночасно працювати з документами.

Обов'язкове взяття файлів на редагування

Примітка : Тільки користувачі, які мають дозвіл на повний доступ або на розробку, можуть настроювати в бібліотеці обов’язкове взяття файлів на редагування.

  1. Перейдіть до бібліотеки, які ви плануєте працювати.

  2. Натисніть кнопку Параметри Параметри: оновлення облікового запису, інсталяція програмного забезпечення та підключення його до хмари , настройки бібліотеки.

    Якщо ці елементи меню не відображається, на стрічці клацніть бібліотеку і натисніть кнопку

    Настройки бібліотеки , у групі настройки.

  3. На сторінці "Настройки" в розділі Загальні настройки виберіть пункт Настройки керування версіями.

  4. У розділі Потребує витягнення під вимагати документів для витягнення їх редагування?, натисніть кнопку так.

  5. Натисніть кнопку OK, щоб зберегти настройки та повернутися на сторінку Настройки бібліотеки.

Якщо ви зробите це...

Результат

Створення або додавання файлу до бібліотеки

Файл уже взято на редагування. Потрібно повернути його з редагування до бібліотеки, щоб інші могли бачити файл і працювати з ним.

Відкривання файлу для редагування

Файл автоматично береться на редагування в разі вибору команди Редагувати. Відображається оповіщення про те, що файл буде взято на редагування та пропонується відредагувати його в локальній папці для чернеток.

Після витягнення піктограми файлу покривається зелений, спрямовану вниз стрілкою, що вказує, що файл зараз взято на редагування. Ніхто, крім можна змінити його, а ніхто, крім можна переглянути внесені зміни, коли у вас є взято на редагування.

Внесення змін до відомостей про файл (властивостей)

Якщо файл ще не взято на редагування, перш ніж вносити зміни до його властивостей (таких як назва, ім’я автора, дата завершення, статистика тощо), потрібно витягнути його. Внесені зміни відображатимуться лише після повернення файлу з редагування.

Спроба відкрити файл, взятий на редагування іншим користувачем

Параметри Витягнути й Повернути недоступні. Не можна взяти на редагування файл, витягнутий іншим користувачем. Якщо ви все ж спробуєте це зробити, з’явиться повідомлення про те, що файл взято на редагування іншим користувачем.

Однак ви можете з’ясувати, хто працює з файлом, навівши вказівник миші на піктограму файлу. У підказці відобразиться ім’я користувача, який взяв файл на редагування. Таким чином, ви зможете зв’язатися з цим користувачем, щоб попросити повернути файл із редагування, якщо виникла негайна потреба в його використанні.

Повернення файлу з редагування

Відобразиться запит про введення примітки стосовно внесених змін. Якщо в бібліотеці відстежуються версії, примітка стане частиною журналу версій. Якщо відстежуються основні та проміжні версії, відобразиться запит про необхідність вибору типу версії для повернення з редагування. Докладніше про керування версіями можна дізнатися в розділі Див. також цієї статті.

Взяття файлу на редагування на тривалий час

Ніхто не бачить ваших змін і не може редагувати файл, коли його взято на редагування. Це корисно під час внесення змін, але інші користувачі не зможуть виконувати призначені їм завдання. Якнайшвидше повернення файлу з редагування – ознака дотримання принципів ведення ділової діяльності та правил хорошого тону. За певних обставин адміністратор може змусити користувача повернути файл із редагування.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×