Настроювання керування записами на місці

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Керування записами на сайтах дає змогу посилити довгостроковий контроль за діловими та юридичними записами. Крім того, завдяки керуванню "на місці" записи (разом з іншими документами, над якими працює користувач) стають частиною спільної робочої області.

Керування записами на місці можна активувати на рівні колекції сайтів, а згодом вимкнути оголошення записів уручну на рівні списку або бібліотеки. Це залежить від організаційної структури рішення для керування записами. Однак за промовчанням, коли функція активується на рівні колекції сайтів, для списків і бібліотек вмикається оголошення записів уручну.

Активація керування записами на місці на сайті SharePoint

Якщо не зробили, потрібно активувати керування записами на місці, перш ніж можна виконувати ці завдання. Якщо ви активували її, пропустіть ці кроки.

  1. Перейдіть до сайту найвищого рівня.

  2. Натисніть кнопку Параметри Кнопка "Настройки Office 365" а потім виберіть пункт Параметри сайту

    SharePoint групи підключення сайту натисніть кнопку Параметри, виберіть пункт Зміст сайтута виберіть пункт Параметри сайту.

  3. У розділі Адміністрування колекції сайтів виберіть пункт Функції колекції сайтів.

  4. У функції колекції сайтівзнайдіть Керування записами на місці і натисніть кнопку активувати.

Настроювання керування записами на місці для колекції сайтів

Якщо ваша розробка для керування записами охоплює кілька сайтів, параметри керування записами можна настроїти так:

  • визначити, які типи обмежень накладати на оголошений записом документ;

  • визначити, чи всі списки або бібліотеки на сайті дають змогу оголошувати документи записами вручну;

  • визначити, хто може оголошувати документи записами вручну та скасовувати такі оголошення.

Щоб настроїти керування записами на місці для колекції сайтів

Примітка :  Перш ніж завершити цю процедуру, необхідно активувати функцію керування записами на місці на рівні колекції сайтів.

  1. Перейдіть до сайту найвищого рівня.

  2. Натисніть кнопку Параметри Кнопка "Настройки Office 365" а потім виберіть пункт Параметри сайту

    SharePoint групи підключення сайту натисніть кнопку Параметри, виберіть пункт Зміст сайтута виберіть пункт Параметри сайту.

  3. У групі Адміністрування колекції сайтів виберіть пункт Параметри оголошення записів.

  4. На сторінці "Параметри оголошення записів" у розділі Обмеження записів виберіть, який тип обмежень накладатиметься на оголошений записом елемент. Це не вплине на елементи, які вже оголошено записами.

    • Без додаткових обмежень   це обмеження зручно використовувати, якщо ви записів потрібно настроїти окрему політику збереження більше не є записами, але не хочете, щоб заблокувати записи від того, видалення або редагування.

    • Видалення блоків   це обмеження за промовчанням для центру записів.

    • Забороняти редагування та видалення.    Це обмеження дає змогу повністю заблокувати редагування та видалення документа. Документ має піктограму "висячого замка", яка наочно вказує на те, що елемент заблоковано.

  5. У розділі Наявність оголошення записів виберіть параметр, який визначає, чи елементів може бути вручну оголошувати записами у списках і бібліотеках за промовчанням. Якщо вибрано параметр недоступний у всіх розташування за промовчанням , елементи можна оголошувати записи лише за допомогою політики або робочий цикл.

    Один параметр у розділі Наявність оголошення записів можна скасувати оголошення запису. Дія, Відомості про сумісність, поряд зі Станом запис, натисніть кнопку Скасувати оголошення запису. Вам буде запропоновано підтвердити, що потрібно скасувати оголошення елемента записом.

    Примітка : Параметр скасування оголошення відображається лише для елементів, які раніше було оголошено записами.

  6. У розділі Ролі оголошення визначте типи користувачів, які можуть оголошувати елементи записами або скасовувати такі оголошення.

    • Усі автори та адміністратори списку.    Оголошувати елементи записами та скасовувати такі оголошення можуть усі користувачі з дозволами на "редагування елементів" списку.

    • Лише адміністратори списку.    Оголошувати елементи записами та скасовувати такі оголошення можуть лише користувачі з дозволами на "керування списком".

    • Лише дії політик.    Оголошувати елементи записами та скасовувати такі оголошення можна лише за допомогою політик або настроюваного коду, які виконуються під системним обліковим записом.

  7. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Настроювання керування записами на місці для списку або бібліотеки

Можна настроїти параметри керування записами, щоб дозволити або заборонити створення записів в межах певних списків або бібліотек на сайті. Можна також настроїти списків і бібліотек, тому, що всі елементи, додані до них автоматично оголошувати записами.

Щоб настроїти керування записами на місці для списку або бібліотеки

  1. Перейдіть до списку або бібліотеки, для яких потрібно настроїти керування записами.

  2. Для бібліотеки в розділі Знаряддя бібліотеки клацніть вкладку Бібліотека. Для списку в у розділі Знаряддя списку клацніть вкладку Список.

  3. На стрічці бібліотеки натисніть кнопку Настройки бібліотеки. У випадку зі списками натисніть кнопку Настройки списку.

    У службі SharePoint Online натисніть кнопку Параметри а потім натисніть кнопку Настройки списку або настройки бібліотеки.

    Примітка : Якщо потрібна кнопка на стрічці не відображається, змініть роздільну здатність екрана або розмір вікна браузера, щоб розгорнути всі доступні кнопки на стрічці. Також можна натиснути кнопку групи, щоб розгорнути набір відповідних кнопок.

  4. На сторінці "Параметри списку" виберіть посилання Параметри оголошення записів.

  5. На сторінці Параметри оголошення записів , у розділі Наявність оголошення записів вручну виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Виберіть, чи потрібно використовувати за промовчанням параметр колекції сайтів.

    • Надати дозвіл на яке оголошення записів вручну для цього списку або бібліотеки.

    • Заборонити на яке оголошення записів вручну для цього списку або бібліотеки.

  6. У розділі Автоматичне оголошення вкажіть, чи потрібно автоматично оголошувати записами додані до списку або бібліотеки елементи.

  7. Натисніть кнопку OK.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×