Настроювання зберігання та спільного використання файлів у службі Office 365

Співавтори: Том Вернер Діана Файґель

Один із найкращих способів налаштувати зберігання та спільне використання файлів для бізнесу – поєднати можливості сховища "OneDrive для бізнесу" та сайту групи Office 365. Це ідеальний варіант для невеликих компаній із кількома працівниками.

До програмного комплексу Office 365 входить базовий сайт групи, з якого можна почати роботу. Ви можете відразу зберігати файли в сховищі "OneDrive для бізнесу" та працювати над файлами разом з іншими користувачами на сайті групи.

Місце зберігання документів у службі Office 365

  • Службу "OneDrive для бізнесу" призначено для індивідуальних користувачів, які час від часу надають спільний доступ до своїх файлів. Вона ідеально підходить, щоб зберігати власні файли.

  • Сайт групи Office 365 призначено для тих, хто регулярно ділиться файлами з іншими користувачами та працює над ними разом з іншими. Сайт групи ідеально підходить, щоб зберігати спільні файли, що належать кільком користувачам або всім учасникам групи, які можуть працювати над ними всі разом.

Служба "OneDrive для бізнесу" та сайти груп дають змогу вам і вашим працівникам отримувати доступ до вмісту звідусіль.

Схема, що показує, як можна використовувати сховища двох типів: OneDrive або сайти групи

Нижче наведено рекомендації стосовно зберігання файлів у різних розташуваннях, коли служба "OneDrive для бізнесу" та сайти груп Office 365 використовуються одночасно.

Розташування сховища

Призначення

Елементи для зберігання

OneDrive для бізнесу

Зберігання вмісту в службі "OneDrive для бізнесу" схоже на зберігання файлів на комп’ютері (інші користувачі не можуть легко отримати доступ до них).

Цей варіант ідеально підходить, щоб зберігати робочі файли, над якими ви працюєте самостійно.

Робочі файли, які не потрібно регулярно використовувати разом з іншими учасникам групи.

Сайт групи Office 365

Сайт групи Office 365 схожий на веб-сайт, але він приватний за замовчуванням. Доступ до нього мають лише люди, яким ви надали дозвіл.

Він ідеально підходить, щоб спільно використовувати файли та співпрацювати.

Доступні всім працівникам спільні документи, з якими вони можуть працювати разом. Наприклад, спільно працювати над презентацією PowerPoint, зберігати плани групи, які може оновлювати кожен з учасників, або публікувати порядки денні нарад.

Підсайт групи Office 365

Підсайт групи Office 365 нагадує окремий розділ сайту групи з унікальним оформленням або унікальними дозволами на доступ.

Він ідеально підходить, щоб спільно використовувати файли та співпрацювати з клієнтом або зовнішнім партнером.

Підсайт також дає можливість забезпечити конфіденційність файлів, зробивши їх недоступними для решти користувачів у компанії, які мають доступ до сайту групи. Підсайт групи можна зробити доступним лише для вас (і, якщо потрібно, ще однієї або двох осіб).

Дізнайтеся, як створити підсайт групи.

Файли, до яких потрібно надати доступ зовнішнім користувачам.

Файли, які повинні бути недоступними для інших користувачі в компанії. Наприклад, тут можна зберігати дані про персонал і фінансові відомості.

Колекції сайтів Office 365

Колекція сайтів використовується, щоб зберігати та спільно використовувати файли, але вона повністю незалежна від наявного сайту групи.

Нова колекція сайтів Office 365 має власну адресу та дозволи. Її можна використовувати для внутрішньої або зовнішньої співпраці.

Великі компанії використовують колекції сайтів так само, як малі підприємства використовують підсайти. Власники малого бізнесу, що висувають додаткові вимоги до безпеки та мають технічно обізнаний персонал, теж можуть створити колекцію сайтів.

Спільні відомості, що зберігаються в колекції сайтів таким же чином, як і на сайті або підсайті групи.

Відео. Переміщення файлів до хмари

Перегляньте це відео, щоб дізнатися, як почати швидко зберігати документи в хмарі. Перейдіть до кроків.

Створення завдання

Кроки: початок використання служби "OneDrive для бізнесу" та сайту групи для зберігання файлів і спільної роботи в Інтернеті

Приблизний час, необхідний для виконання: 5–10 хвилин.

Кожен користувач у вашій компанії, який має Office 365, отримує хмарне сховище "OneDrive для бізнесу". Повідомте користувачів, що тут слід зберігати ті робочі файли, які потрібні лише їм самим. Наприклад, вони можуть зберігати тут проект пропозиції, свої нотатки до наради або сценарій демонстрації, яку вони збираються провести.

Крім того, важливо попросити працівників надати доступ до своєї папки "OneDrive для бізнесу" вам та іншим колегам. У разі хвороби або звільнення працівника отримати доступ до його файлів у сховищі доволі складно. Проте якщо папки "OneDrive для бізнесу" використовуються спільно, ви завжди зможете почати роботу з файлами, коли це знадобиться.

Ось як кожен учасник групи може надати доступ до своєї папки "OneDrive для бізнесу".

  1. Перейдіть на веб-сайт https://portal.office.com, щоб увійти.

  2. Введіть ім’я користувача та пароль і натисніть кнопку Увійти.

  3. На домашній сторінці Office 365 виберіть елемент OneDrive.

    .

  4. Якщо ви вже маєте папку Поділився з усіма в сховищі "OneDrive для бізнесу", відкрийте її. Це папка, де учасникам групи слід зберігати робочі документи в сховищі "OneDrive для бізнесу". Натисніть кнопку Спільний доступ і перейдіть до наступного кроку.

    Якщо у вас ще немає цієї папки, натисніть кнопку Створити, щоб створити нову папку. Назвіть її Поділився з усіма й натисніть кнопку Запросити користувачів. Якщо елемент Запросити користувачів не відображається, натисніть кнопку Створити, а потім клацніть правою кнопкою миші нову папку й виберіть пункт Спільний доступ.

    Виберіть папку "Поділився з усіма" в службі "OneDrive для бізнесу".

  5. У полі Запросити користувачів введіть імена або адреси електронної пошти учасників групи, яким потрібно надати доступ до папки. Щоб отримати копію повідомлення електронної пошти, яке буде надіслано користувачам, яким ви надаєте доступ, можна додати власну адресу електронної пошти.

    Діалогове вікно для створення списку з адресами електронної пошти осіб, яким потрібно надати спільний доступ до папки OneDrive для бізнесу.

  6. Виберіть потрібний варіант дозволів для папки (Може редагувати або Може переглядати).

  7. Введіть текст повідомлення електронної пошти, яке буде надіслано запрошеним користувачам. Так ви зможете сповістити їх, що в повідомленні електронної пошти міститься посилання на спільні робочі файли. Натисніть кнопку Створити. Повідомлення електронної пошти буде відразу надіслано користувачам, яких ви запросили.

    Ось який вигляд має повідомлення електронної пошти після надсилання. У нижній частині цього повідомлення міститься посилання на вашу папку "Поділився з усіма", за яким можна перейти до цієї папки.

    Відкрийте повідомлення електронної пошти й клацніть елемент "Відкрити", щоб перейти на веб-сайт.

Приблизний час, необхідний для виконання: 5–10 хвилин.

В Office 365 передбачено базовий сайт групи з певними функціями, за допомогою яких можна розпочати роботу. Отримати доступ до цього внутрішнього веб-сайту можуть лише працівники вашої компанії.

Ось як можна отримати доступ до сайту групи:

  1. Увійшовши в службу Office 365, у верхньому лівому куті сторінки клацніть запускач програм Піктограма запускача програм Office 365 , а потім виберіть плитку Сайти.

    У верхньому правому куті сторінки клацніть запускач програм, а потім виберіть елемент "Сайти".

  2. На сторінці "Сайти" виберіть елемент Сайт групи.

    Щоб отримати доступ до сайтів групи, послідовно виберіть елементи "Сайти" та "Сайт групи".

Відкриється домашня сторінка внутрішнього веб-сайту вашої групи із заголовком за замовчуванням Сайт групи <назва вашої компанії>. Домашня сторінка містить:

  • плитки для функцій, за допомогою яких можна почати настроювати сайт групи;

  • посилання (ліворуч) для переходу до інших розділів сайту групи;

  • бібліотеку документів, у якій можна почати зберігати файли та використовувати їх спільно з групою.

Головна сторінка сайту групи містить плитки для функцій, які часто використовуються, щоб настроїти сайт.

Приблизний час, необхідний для виконання: 20–30 хвилин для перших кількох файлів .

Щоб ви могли швидко почати зберігати та спільно використовувати файли, на сайті групи передбачено місце для зберігання файлів. Це місце називається Бібліотека документів.

Ось як це зробити:

  1. На домашній сторінці сайту групи в меню переходів ліворуч виберіть Документи. Відкриється Бібліотека документів.

    Виберіть бібліотеку "Документи" в меню зліва

  2. Не виходячи зі служби Office 365, на панелі запуску або в іншому розташуванні відкрийте Файловий провідник.

    Відкрийте Файловий провідник із панелі запуску або іншого розташування.

  3. Перейдіть до файлів, які потрібно передати на сайт групи.

    Натисніть кнопку "Огляд", щоб перейти до файлу на комп’ютері, який потрібно передати на сайт групи.

  4. Виберіть файли, які потрібно передати на сайт групи, і перетягніть їх до бібліотеки документів.

    Приклад файлу, переданого в бібліотеку документів на веб-сайті групи.

    Після цього файли зберігатимуться на комп’ютері й на сайті групи.

    Зображення бібліотеки "Документи" після завантаження файлів до неї

    Файли, які зберігаються на комп’ютері, можна буде видалити. На наступному кроці (Крок 4. Синхронізація файлів в Інтернеті з настільним комп’ютером) ви створите для цих файлів нове розташування на комп’ютері.

    Якщо у вас багато файлів (і серед них є файли великого розміру), які потрібно передати на сайт групи, прочитайте ці поради з передавання великих файлів або великої кількості файлів до бібліотеки.

    Якщо вам потрібно більше простору, щоб зберігати дані, див. статтю Змінення обсягу сховища в межах передплати.

Приблизний час, необхідний для виконання: 20–30 хвилин для перших кількох файлів .

Тепер, коли на сайті групи вже є файли, можна налаштувати їх синхронізацію з комп’ютером із Windows або Mac OS. Це дасть змогу працювати з файлами на комп’ютері, а не в браузері Internet Explorer, Chrome тощо. Наявність синхронізованих версій файлів на комп’ютері також стане в пригоді, якщо знадобиться відкрити їх за відсутності підключення до Інтернету.

Після настроювання синхронізації файлів із комп’ютером за наявності підключення до Інтернету вони будуть автоматично синхронізуватися кожні 10 хвилин.

Ось як синхронізувати файли сайту групи з настільним комп’ютером:

  1. На домашній сторінці сайту групи в меню переходів ліворуч виберіть елемент Документи. Синхронізацію не можна настроїти з домашньої сторінки. Для цього потрібно відкрити бібліотеку за допомогою меню переходів.

    Порада : Під час синхронізації файлів на сайті групи синхронізується кожен документ у його бібліотеці, а не весь сайт.

    Виберіть бібліотеку "Документи" в меню зліва

  2. У бібліотеці документів натисніть кнопку Синхронізувати. Крім того, можна вибрати окремі файли, які потрібно синхронізувати.

    Виберіть файл і натисніть кнопку "Синхронізувати".
  3. У вікні "OneDrive для бізнесу" натисніть кнопку Синхронізувати. (OneDrive для бізнесу – це процес, який виконує синхронізацію.)

    Натисніть кнопку "Синхронізувати зараз", щоб почати синхронізацію файлів сайту групи з настільним комп’ютером.
  4. Якщо після цього з’явиться запит системи безпеки, натисніть кнопку Дозволити. Якщо вам буде запропоновано ввести свої облікові дані Office 365, введіть ідентифікатор користувача та пароль Office 365. Щойно почнеться процес синхронізації, з’явиться це діалогове вікно:

    Зображення діалогового вікна, що з’явиться, коли почнеться синхронізація.
  5. Виберіть елемент Відображати мої файли, щоб переглянути свої документи в провіднику Windows. Файли на комп’ютері можна переглянути в папці SharePoint. Маленький зелений прапорець поруч із файлом указує на те, що його оновлено й синхронізовано з версією файлу на сайті групи.

    Використайте файловий провідник, щоб перейти до синхронізованого файлу на настільному комп’ютері. Він міститься в папці SharePoint.

    Примітки : 

    • Якщо ви синхронізуєте файли в службі "OneDrive для бізнесу", вони містяться на комп’ютері в папці "OneDrive для бізнесу".

    • Знімок екрана: Файловий провідник після синхронізації файлу OneDrive для бізнесу та робочого стола

  6. Перейдіть до папки SharePoint і відкрийте файл. Внесіть зміни й натисніть кнопку Зберегти. Якщо ПК підключено до Інтернету, у нижній частині екрана з’явиться повідомлення Триває передавання до SharePoint. Воно вказує на те, що файл зберігається на сайті групи. Його водночас буде збережено на настільному комп’ютері в папці SharePoint. Якщо з’явилося повідомлення "Помилка передавання", повторіть спробу. Іноді, якщо підключення до Інтернету нестабільне, процес збереження може бути порушено.

    Зображення повідомлення про стан, яке відображається, якщо файл збережено на сайті групи.

    Вітаємо! Ви настроїли сховище для файлів і співпрацю в Інтернеті для своєї організації.

Поради зі зберігання файлів і надання спільного доступу до них

  • Малі неприбуткові організації. Створіть сайт групи Office 365, щоб зберігати спільні документи. Це дасть змогу централізовано розміщувати й архівувати дані. У такий спосіб ви уникнете втрати відомостей під час зміни персоналу, наприклад призначення іншого директора. Створіть приватний підсайт групи Office 365, щоб забезпечити конфіденційність певних файлів (наприклад, фінансових документів і документів персоналу), зробивши їх недоступними для решти групи.

  • Приватні підприємці. Використовуйте службу "OneDrive для бізнесу", щоб зберігати власні файли й за потреби ділитися ними з клієнтами в кожному окремому випадку.

  • Спільне володіння. Якщо ви співвласник бізнесу, ви теж можете використовувати OneDrive для бізнесу, але вам доведеться обмінюватися файлами безпосередньо з іншими власниками та навпаки.

  • Компанії із зовнішніми клієнтами або партнерами, яким потрібен доступ до файлів. Використовуйте підсайти групи Office 365, щоб зберігати та спільно використовувати документи, призначені для певного клієнта. Оскільки доступ до підсайту обмежений і надається лише певним клієнтам, вам не доведеться турбуватися про те, що один клієнт може випадково отримати доступ до відомостей, призначених для іншого клієнта.

Коли файл зберігається в службі "OneDrive для бізнесу", він доступний лише вам, якщо ви не надали до нього спільний доступ. Доступ до файлу можна надати всім або тільки окремим людям. Крім того, у службі OneDrive можна створити окремі папки для різних цілей, наприклад для загальнодоступних, персональних або індивідуальних проектів. До кожної папки можна надати спільний доступ іншому користувачу, групі чи нікому не надавати.

Докладні відомості про надання спільного доступу див. в статті Спільний доступ до файлів і папок у службі "OneDrive для бізнесу".

Щоб дізнатися, скільки вільного простору залишилось у службі "OneDrive для бізнесу", див. статтю Керування сховищем "OneDrive для бізнесу".

Хоча підтримуються майже всі формати, у передаванні певних файлів може бути відмовлено з двох причин: ризики для безпеки та неприпустимі символи в іменах файлів. Політики безпеки "OneDrive для бізнесу" блокують певні типи файлів і певні набори символів. Докладні відомості про те, які формати файлів і символи не припустимі в службі "OneDrive для бізнесу", див. в цій статті.

Подальші дії

Ми завжди готові допомогти

Якщо ви адміністратор служби Office 365, ви можете безкоштовно зателефонувати в службу підтримки клієнтів у будь-який час.

Цю статтю востаннє оновлено 22 березня 2017 р. з урахуванням відгуків користувачів.

Якщо у вас є запитання або пропозиції, поділіться ними в полі коментаря нижче, і ми їх розглянемо, оновлюючи статтю в майбутньому.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×