Настроювання завдань для ефективнішого керування справами

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Для ефективнішого керування списком справ можна настроїти завдання Outlook. Ви можете додавати нагадування, використовувати функцію відстеження станів, створювати повторювані елементи та сортувати завдання за категоріями.

Виберіть розділ

Внесіть до повторюване завдання

Додавання нагадування

Відстеження перебігу виконання завдань

Призначення колірних категорій

Зв'язати завдання з контактом

Позначення завдання як приватного

Відстеження пробігу години та відомості про виставлення рахунків

Перетворення завдання на повторюване

Ви можете встановити повторювані завдання на певні дати або відновлювати завдання з визначеним часовим інтервалом між повторами.

Чому полягає різниця між повторювалася і регенеруючу завдання?

Якщо наявне систематичне завдання з фіксованим часом, наприклад надсилання керівнику звіту про стан щоп’ятниці по обіді, краще використовувати повторювані завдання.

Відновлювані завдання зручні, якщо наступне нагадування для завдання потрібно встановлювати, лише коли попереднє завдання позначено як виконане. Наприклад, якщо позначити відновлюване щомісячне завдання як виконане сьогодні, буде створено наступну копію, яка буде дійсна протягом місяця, починаючи із сьогоднішнього дня.

  1. У відкритому завданні на вкладці Завдання у групі Повторення натисніть кнопку Повторення.

    команда «повторення» на стрічці

  2. У діалоговому вікні Повторення завдання виберіть частоту повторення завдання (щодня, щотижня, щомісяця або щороку), відтак виконайте одну з таких дій:

    • Повторення через певні проміжки завдання     У розділі шаблон повторення виберіть потрібні параметри для частота інтервал, який ви хочете. Не вибирайте ставити нове завдання завдання не установлюйте через певні інтервали.

    • Задання повторення завдання залежно від дати завершення     Установіть перемикач ставити нове завдання через і введіть у полі проміжок часу, після якого буде поставлено нове завдання.

      діалогове вікно «повторення завдання»

На початок сторінки

Додавання нагадування

Ви можете настроїти час появи та наявність звукового сигналу нагадувань.

  1. Виконайте одну з таких дій:

    • У поданні завдання "    виберіть завдання, до якого потрібно додати нагадування. На на вкладці основне у групі позначки виберіть команду до Виконання та виберіть команду Додати нагадування.

      команда «додати нагадування» на стрічці

      Також можна клацнути потрібне завдання правою кнопкою миші, навести вказівник на пункт До виконання та вибрати команду Додати нагадування.

    • У відкритих завдань     Установіть прапорець нагадування .

  2. Введіть потрібні дату й час відображення нагадування.

  3. Щоб задати настроювані звук для нагадування, натисніть кнопку Зображення кнопки , натисніть кнопку Огляд, виберіть звуковий файл для відтворення, натисніть кнопку Відкритиа потім натисніть кнопку OK. Ця дія змінює нагадування звук тільки для цього завдання.

На початок сторінки

Відстеження перебігу виконання завдання

Ви можете відстежувати виконання кожного завдання у програмі Outlook до його завершення.

  • У відкритому завданні введіть або виберіть потрібні параметри в полях Стан, Пріоритет і % виконання.

    Поля Стан і % виконання взаємозалежні. У разі змінення значення в будь-якому з них значення в іншому змінюється відповідно.

Стан

% виконання

Не починалося

0

Виконується

1-99

Завершено

100

В очікуванні   

0-100

Відкладено

0-100

Порада : Можна надіслати повідомлення електронної пошти, звітування про стан відображення в цих полів. На вкладці завдання у групі Керування завданнями натисніть кнопку Надіслати звіт про стан. Відкриється нове повідомлення, і ви можете додати будь-який додатковий докладні відомості про перебіг виконання завдання.

На початок сторінки

Призначення колірних категорій

Призначення колірних категорій полегшує відстеження схожих або пов’язаних завдань, а також зв’язування завдань з іншими категоризованими елементами Outlook, наприклад контактами або повідомленнями електронної пошти. Виконайте одну з таких дій:

  • Подання в завдання     На на вкладці основне у групі позначки натисніть кнопку Категоріята виберіть потрібний колір. Додаткові колірні категорії виберіть пункт Усі категорії.

  • У відкритих завдань     На вкладці завдання у групі теги натисніть кнопку Категоріята виберіть потрібний колір. Додаткові колірні категорії виберіть пункт Усі категорії.

    Команда «Усі категорії» на стрічці

Коли категорія використовується вперше, вам пропонується надати їй значуще ім’я.

Порада : Щоб видалити всі колір категорії, призначені для елемента, відкрити завдання, клацніть правою кнопкою миші ім'я колірної категорії кольору або та натисніть кнопку Очистити «назва категорії» або Очистити всі категорії.

На початок сторінки

Зв’язування завдань із контактом

Якщо до завдання залучена особа або організація зі списку контактів, можна створити зв’язок із цим контактом.

Примітка : Зв'язки контактів, потрібно ввімкнути.

Як увімкнути зв'язки контактів?

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть пункт Параметри.

  3. Виберіть категорію Контакти.

  4. У розділі Зв’язування встановіть прапорець Відображати контакти, зв’язані з поточним елементом.

  • Відкрити завдання, у нижній частині вікна виберіть Контакти, виберіть контакт і натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Позначення завдань як приватних

  • У відкритому завданні на вкладці Завдання у групі Теги натисніть кнопку Приватне.

    команда «приватне» на стрічці

Відстеження відстані, годин і витрат

  • У відкритому завданні на вкладці Завдання у групі Показати натисніть кнопку Докладно. Введіть потрібну інформацію в текстові поля.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×