Налаштування сайту групи Office 365 для зберігання та спільного використання файлів

Співавтори: Том Вернер (Tom Werner) Діана Файґель (Diane Faigel)
Останнє оновлення: 1 березня 2017 р.

Якщо у вас невелика компанія, у якій працює небагато людей, радимо організувати спільне використання файлів і онлайн-співпрацю за допомогою служби "OneDrive для бізнесу" та сайтів групи Office 365. Потім налаштуйте сайт групи Office 365, щоб отримати всі переваги додаткового простору для зберігання даних і функцій співпраці.

У цьому посібнику надано покрокові інструкції з того, як настроїти сайт групи Office 365 і надати спільний доступ до файлів людям з-поза меж компанії. Ви можете виконати всі наведені кроки або вибрати лише ті, які вас цікавлять.

Якщо виконувати всі ці кроки по порядку, ви почнете з базової домашньої сторінки сайту групи Office 365, яка має такий вигляд:

Зображення основного сайту групи

Додавши до сторінки посилання на спільні папки та підсайт "OneDrive для бізнесу", ви можете надати сторінці приблизно такого вигляду:

Знімок екрана настроюваного сайту групи з підсайтом

Крок 1. Настроювання простору для зберігання файлів на сайті групи Office 365

На виконання потрібно приблизно 15–20 хвилин

На цьому кроці ми навчимо вас додавати бібліотеки документів до сайту групи Office 365, щоб упорядкувати файли. Потім ми покажемо вам, як додати список контактів, щоб ви могли зв’язатися з людьми зі свого списку контактів у програмі Outlook. Обидві можливості дуже популярні на сайтах групи!

Додавання кількох бібліотек документів до сайту групи

Ваш сайт групи Office 365 уже містить готову до роботи бібліотеку документів. Якщо ваші потреби переростуть стандартну бібліотеку документів, ви зможете легко додати контейнери для зберігання до сайту групи. Спочатку обміркуйте, як потрібно згрупувати файли на сайті групи Office 365 і як називати контейнери для зберігання, щоб полегшити їх пошук у майбутньому. Деякі вказівки з упорядкування великої кількості відомостей див. в статті Планування вмісту для сайту групи.

Ось як можна створити кілька бібліотек документів з іменами, які відповідають потребам вашої компанії.

  1. Перейдіть на сайт групи Office 365. На домашній сторінці Office 365 виберіть плитку Сайти, а потім – Сайт групи.

  2. На домашній сторінці свого сайту групи виберіть плитку Додавання списків, бібліотек та інших програм.

    Щоб додати до веб-сайту новий контейнер для зберігання, виберіть плитку "Додавання списків, бібліотек та інших програм".

  3. На сторінці Застосунки виберіть елемент Бібліотека документів.

    Щоб додати новий контейнер для зберігання документів, на сторінці "Застосунки" виберіть плитку "Бібліотека документів".

  4. Введіть ім’я для нової бібліотеки документів, а потім натисніть кнопку Створити.

    Введіть ім’я для нової бібліотеки документів, а потім натисніть кнопку "Створити".

    Нова бібліотека документів відобразиться в меню переходів ліворуч у розділі Останні.

    Піктограма ''Попередження''

  5. Щоб додати додаткові контейнери для зберігання документів, виберіть елементи додати застосунок > Бібліотека документів.

  6. Щоб видалити бібліотеку документів, наведіть вказівник миші на плитку бібліотеки, натисніть кнопку Додатково (…), а потім виберіть команду Видалити.

    Засіб записування дій користувача, у якому показано одну з дій (вхід до служби Office 365) о 12:07:47.

  7. Щоб перейменувати бібліотеку документів, виберіть елемент Настройки, а потім виберіть пункт Ім’я списку, опис і навігація. У полі Ім’я введіть нове ім’я та натисніть кнопку Зберегти. Виберіть елемент Зміст сайту, щоб додати ще кілька бібліотек документів.

  8. Додавши бібліотеки документів, виберіть гіперпосилання Головна сторінка у верхній частині сторінки, щоб повернутися на домашню сторінку.

    Домашня сторінка вашого сайту групи з посиланнями на нові бібліотеки документів в області переходів ліворуч матиме приблизно такий вигляд, як показано нижче. У нашому прикладі ми додали такі контейнери: "Порядки денні", "Файли клієнта", "Проекти" й "Інструкції".

    Повідомлення електронної пошти з підписом у веб-програмі Outlook

Додавання списків для впорядкування даних (контакти, завдання, події календаря)

Кожен сайт групи містить набір стандартних програм, за допомогою яких можна створювати нові сторінки для внутрішнього веб-сайту. Ці програми працюють за принципом, схожим на шаблони документів Word. Якщо додати програму до сайту групи, буде створено сторінку, на якій потрібно ввести відомості в певному форматі.

На цьому кроці ми скористаємося програмою "Контакти", щоб створити сторінку зі списком контактної інформації, наприклад, для постачальників, клієнтів тощо. Потім ми підключимо список до програми Outlook, щоб контакти з нього відображалися в програмі Outlook для облікових записів електронної пошти Office 365 учасників групи.

Почнімо роботу з програмою "Контакти".

  1. На домашній сторінці свого сайту групи виберіть плитку Додавання списків, бібліотек та інших програм.

    Виберіть плитку "Додавання списків, бібліотек та інших програм"

  2. На сторінці Застосунки виберіть елемент Контакти.

    Виберіть програму "Контакти"

  3. Введіть назву для списку контактів, наприклад Постачальники, а потім натисніть кнопку Створити. Ця назва відображатиметься у верхній частині сторінки контактів і в області переходів ліворуч.

  4. На сторінці Зміст сайту виберіть нову сторінку. У цьому прикладі вона має назву Постачальники.

  5. Виберіть посилання + Створіть елемент, щоб додати контакт.

    Натисніть кнопку "Створити", щоб додати контакт

  6. Введіть відомості для першого контакту, заповнивши всі або лише деякі поля. Коли все буде готово, натисніть кнопку Зберегти.

    Введіть дані у формі контакту.

    За замовчуванням на сторінці контактів відображається прізвище, ім’я, компанія, робочий телефон, домашній телефон і адреса електронної пошти. Сторінка з кількома контактами має такий вигляд:

    Знімок екрана, на якому зображено багато контактів, доданих до сторінки

  7. Щоб цей список контактів відображався під вашими обліковими записами електронної пошти Office 365 у програмі Outlook, у верхній частині сторінки перейдіть на вкладку Список і натисніть кнопку Підключитися до Outlook.

    Натисніть кнопку "Підключитися до Outlook", щоб синхронізувати список контактів із програмою Outlook

  8. У діалогових вікнах системи безпеки двічі натисніть кнопку Дозволити, а потім – Так. Можливо, відобразяться додаткові запити системи безпеки на введення облікових відомостей, перш ніж ви зможете увійти в Office 365. У такому разі введіть свої адресу електронної пошти та пароль до Office 365.

  9. Відомості контактів із сайту групи відобразяться в програмі Outlook у списку Інші контакти через 5–10 хвилин. У програмі Outlook натисніть кнопку Надіслати й отримати, щоб оновити дані. Після цього ви побачите відомості контактів у програмі Outlook.

    Знімок екрана, на якому зображено контакти сайту групи, коли їх відображено в програмі Outlook

    Зауважте, що контакти, які ви вводите в програмі Outlook, не відображатимуться в списку контактів на сайті групи.

    Коли ви настроїте підключення між сайтом групи та програмою Outlook, кожне оновлення контактів на сайті групи автоматично відображатиметься в програмі Outlook.

Ознайомтеся з іншими програмами, доступними на сайті групи. Наприклад, програма "Календар" дає змогу створити сторінку з календарем, щоб відстежувати важливі події, а програма "Завдання" дає змогу відстежувати завдання проекту на часовій шкалі та керувати ними. Однак ці програми не можна підключити до Outlook.

Крок 2. Настроювання домашньої сторінки сайту групи Office 365

На виконання потрібно приблизно 30–40 хвилин

Домашню сторінку сайту групи можна налаштувати так, щоб ви та ваші працівники швидше отримували потрібні відомості. Наприклад, можна додати посилання на папки "OneDrive для бізнесу" працівників, на контейнери для зберігання "Документи", "Контакти", "Завдання" та "Календарі" або на блокнот OneNote, у якому зберігаються порядки денні та нотатки нарад.

На цьому кроці ми покажемо вам, як створювати посилання на важливі сторінки та перевпорядкувати відомості на сайті для спрощення доступу.

Почнімо!

Видалення плиток "Початок роботи" та "Канал новин" (3 хвилини)

Ми вже завершили працювати з посиланнями для початку роботи, тож можемо видалити їх із домашньої сторінки. Це не означає, що на цьому завершиться настроювання сайту. Усі настройки сайту групи завжди доступні в меню Редагування й області Параметри сайту.

  1. У верхній частині домашньої сторінки сайтів групи перейдіть на вкладку Сторінка та натисніть кнопку Редагувати.

    Потім натисніть кнопку "Редагувати"

  2. Натисніть кнопку Макет тексту та виберіть пункт Три стовпці з колонтитулами. Так макет сторінки буде найгнучкішим у настроюванні.

    Зображення, на якому показано, як вибрати макет тексту для оформлення домашньої сторінки

  3. Наведіть вказівник миші на поле Інформаційний канал сайту та натисніть клавішу Delete, щоб видалити його. Виберіть елемент Видалити це, щоб вилучити плитки початку роботи.

    Умовне форматування із тлом клітинок і наборами піктограм

  4. У повідомленні від веб-сторінки натисніть кнопку OK.

    Додавання вибраного стовпця

    Отримаємо чисту домашню сторінку, яку можна впорядкувати та настроїти.

    Сторінка сайтів групи, на якій є лише бібліотека документів.

Додавання привітання до домашньої сторінки (10 хвилин)

  1. Якщо ви вийшли з режиму редагування, поверніться до нього. У верхній частині домашньої сторінки сайту групи перейдіть на вкладку Сторінка та натисніть кнопку Редагувати.

  2. У верхньому полі введіть привітання, як-от Вас вітає внутрішній сайт Contoso! Перейдіть на вкладку Форматування тексту, а потім за допомогою елементів керування шрифтом відформатуйте текст. (Якщо ви отримаєте повідомлення про те, що не вдалося відобразити веб-частину, ігноруйте його).

    Використання елементів керування шрифтом у верхній частині сторінки для форматування привітання

  3. Коли все буде готово, натисніть кнопку Зберегти.

Переміщення контейнера для зберігання "Документи" до лівої частини сторінки (5 хвилин)

  1. Поверніться до режиму редагування. У верхній частині домашньої сторінки сайту групи перейдіть на вкладку Сторінка та натисніть кнопку Редагувати.

  2. Перетягніть поле Документи в ліву частину сторінки. Поле складно захопити, тому вам може не вдатися перемістити його з першого разу. (Якщо ви отримаєте повідомлення про те, що не вдалося відобразити веб-частину, ігноруйте його).

    Переміщення веб-частини "Документи"

  3. Змініть назву бібліотеки "Документи". Виберіть команду Змінити веб-частину.

    Змінення назви бібліотеки документів

  4. У полі праворуч розгорніть розділ Вигляд. У полі Назва введіть Документи групи. Прокрутіть униз і натисніть кнопку OK, щоб зберегти зміни.

    Змінення назви за замовчуванням "Бібліотека документів" на "Документи групи"

Додавання посилань на папки "OneDrive для бізнесу" працівників (10 хвилин)

  1. Не виходячи з режиму редагування, у пустому полі посередині домашньої сторінки додайте заголовок для посилань на папки "OneDrive для бізнесу" працівників, як от Особисте сховище. Відформатуйте текст за допомогою меню у верхній частині сторінки.

    Типи політики керування вмістом

  2. Під щойно доданим заголовком (наприклад, Особисте сховище) перерахуйте папки "OneDrive для бізнесу" працівників, даючи їм змістовні назви. На наступному кроці перетворимо їх на посилання.

    Математичний символ

  3. Виділіть ім’я папки "OneDrive для бізнесу" працівника, а потім перейдіть на вкладку Вставлення, натисніть кнопку Посилання та виберіть пункт З розташування.

    Виділіть текст, а потім на вкладці "Вставлення" натисніть кнопку "Посилання".

  4. Введіть URL-адресу для папки "OneDrive для бізнесу" працівника, а потім натисніть кнопку OK. URL-адресу можна створити за таким форматом: https://<компанія>-my.sharepoint.com/personal/<користувач>_<компанія>_com.

    Наприклад, якщо ваша компанія називається Contoso, а ідентифікатор користувача Office 365 працівника – "Олена", то її папка "OneDrive для бізнесу" матиме таку URL-адресу: https://contoso-my.sharepoint.com/personal/olena_contoso_com.

    Вставте URL-адресу папки OneDrive.

  5. Додавши посилання для всіх працівників, перейдіть на вкладку Сторінка та натисніть кнопку Зберегти.

    Виберіть сторінку та натисніть кнопку "Зберегти".

Після цього домашня сторінка сайту групи матиме приблизно такий вигляд, як показано нижче, зі спільними документами з одного краю сторінки й посиланнями на папки "OneDrive_for_Business" працівників посередині. У цьому прикладі ми додали кілька документів до контейнера "Документи групи", щоб показати вам, який вигляд матиме домашня сторінка з кількома документами.

Змінення назви сайту групи (10 хвилин)

  1. На домашній сторінці сайту групи відкрийте меню Настройки  Кнопка "Настройки Office 365" та виберіть пункт Параметри сайту.

    У верхньому правому куті натисніть кнопку "Настройки", а потім виберіть пункт "Параметри сайту".

  2. На сторінці "Параметри сайту" в групі Зовнішній вигляд виберіть посилання Назва, опис і емблема.

    У розділі "Оформлення" виберіть заголовок, опис і емблему.

  3. Змініть назву сайту групи, наприклад, щоб чітко позначити призначення сайту для внутрішнього використання. За потреби додайте опис і емблему компанії. (Опис відображатиметься в результатах внутрішнього пошуку, тобто він потрібен, лише якщо ви створюєте багато сайтів групи). Натисніть кнопку OK.

    Зображення діалогового вікна «Настроювані поля»

  4. Якщо ім’я гіперпосилання у верхній частині домашньої сторінки має відрізнятися від назви сайту групи, у текстовому полі вгорі домашньої сторінки сайту групи виберіть елемент Редагувати посилання, а потім введіть нове ім’я для нього, наприклад Внутрішній сайт групи.

    Щоб перейменувати гіперпосилання у верхній частині домашньої сторінки, виберіть елемент "Редагувати посилання".

  5. Натисніть кнопку Зберегти, навіть якщо здаватиметься, що вона неактивна. Так ви збережете внесені зміни.

Тепер ваша домашня сторінка сайту групи має такий вигляд, як показано нижче, з власною назвою ("Сайт групи Contoso") і настроєним гіперпосиланням ("Внутрішній сайт групи").

.

Крок 3. Додавання посилань на важливі сторінки сайту групи

На виконання потрібно приблизно 30–60 хвилин

Ви можете надати своєму сайту групи професійного оформлення та забезпечити легку навігацію на ньому, додавши кольорові плитки або піктограми, пов’язані з важливими сторінками на сайті. За потреби також можна додати посилання на інші зовнішні веб-сайти. Ці посилання називаються підвищеними, оскільки до них привертають увагу піктограми та плитки.

Ось як додати підвищені посилання на сайт групи.

Додавання зображень до сайту (10–15 хвилин)

На цьому кроці ми пропонуємо вам набір із п’яти зображень, які можна використовувати як плитки.

Зображення, які буде завантажено.

  1. Завантажте зображення на комп’ютер.

  2. На сайті групи в області переходів ліворуч виберіть елемент Зміст сайту. Потім виберіть плитку Активи сайту.

  3. Тепер скористаймося Провідником Windows, щоб передати зображення до бібліотеки Активи сайту. Натисніть кнопку Передати та виберіть елемент Завантажити файли за допомогою Провідника Windows.

    Вибір параметра "Завантажити файли за допомогою Провідника Windows"
  4. У діалоговому вікні системи безпеки натисніть кнопку Дозволити.

  5. У Провіднику Windows перейдіть до папки, де зберігається зображення. Виберіть усі п’ять зображень і перетягніть їх у бібліотеку Активи сайту.

Тепер їх можна додати до сайту.

Створення списку URL-адрес для зображень і посилань (10–15 хвилин)

Щоб пов’язати зображення та посилання між собою, потрібно скласти для них список розташувань (URL-адрес). Це просто зробити, скопіювавши розташування до програми Word або Блокнота. Таким чином, коли пізніше знадобиться ввести розташування, ви матимете їх під рукою.

  1. Відкрийте програму Word або Блокнот.

  2. Перейдіть до бібліотеки Активи сайту. Наведіть вказівник миші на зображення, виберіть три крапки (…) біля кожного зображення, а потім клацніть правою кнопкою миші, щоб скопіювати його.

    Скопіюйте URL-адресу зображення.

  3. Вставте URL-адресу у Word або Блокнот. Повторіть цю дію для всіх зображень.

  4. Після цього скопіюйте та вставте в той самий файл програми Word або Блокнота всі URL-адреси для сторінок на сайті групи, на які потрібно створити посилання. Наприклад, перейдіть на сторінку Постачальники та скопіюйте цю URL-адресу. У результаті ви отримаєте список URL-адрес зображень і сторінок, які потрібно зв’язати між собою.

    Таблиця, у якій містяться URL-адреси зображень і URL-адреси сторінок

Зіставлення зображень і посилань (10–15 хвилин)

Наприкінці цього кроку ви матимете створений набір зображень і посилань, які разом утворюють підвищені посилання.

  1. На домашній сторінці сайту групи виберіть елементи Зміст сайту > додати застосунок. Прокрутіть униз і виберіть елемент Підвищені посилання.

  2. Для цього прикладу назвіть свої посилання Основні завдання та натисніть кнопку Створити. Коли ви виконаєте всі інструкції цього посібника, назва програми підвищених посилань ("Основні завдання") відображатиметься на домашній сторінці там, де ми розмістимо підвищені посилання.

  3. Виберіть бібліотеку Основні завдання. Сторінка буде пустою. Виберіть посилання Усі підвищені посилання.

    Зображення програми "Підвищені посилання".

  4. Виберіть посилання + Створіть елемент, щоб додати зображення й посилання. Саме тут вам знадобиться список, створений у програмі Word або Блокноті.

  5. У полі Заголовок введіть ім’я, яке відображатиметься на плитці. Наприклад, введіть Постачальники.

  6. У файлі Word або в Блокноті скопіюйте URL-адресу зображення для бібліотеки "Постачальники". Вставте її в поле Розташування зображення тла.

  7. Скопіюйте URL-адресу сторінки, з якою потрібно зв’язати зображення, і вставте її в поле Розташування посилання.

    Заповнення відомостей для створення підвищеного посилання

  8. У полі Поведінка під час запуску виберіть, що потрібно робити: відкривати нову вкладку, коли піктограму клацнуть (рекомендовано для посилань на зовнішні веб-сайти), чи залишатись у поточному екземплярі браузера (навігація на сторінці). Коли все буде готово, натисніть кнопку Зберегти.

  9. Повторіть ці кроки, щоб пов’язати решту зображень і сторінок.

    Список підвищених посилань

  10. Щоб побачити, який вигляд мають плитки, перейдіть на вкладку Список і для параметра Поточне подання виберіть значення Фрагменти.

    Зображення, на якому показано, як переглянути свої плитки.

  11. Якщо в подальшому вам знадобиться змінити порядок плиток або внести інші зміни, перейдіть на вкладку Список і для параметра Поточне подання виберіть значення Усі підвищені посилання, а потім виберіть посилання змінити. У стовпці Порядок можна вказати порядок розташування плиток. Виберіть посилання Зупинити, щоб зберегти зміни.

    Визначте порядок плиток за допомогою стовпця "Порядок".

Додавання підвищених посилань до домашньої сторінки (3 хвилини)

  1. На домашній сторінці сайту групи виберіть елемент Змінити.

    Знімок екрана, на якому зображено піктограму редагування на домашній сторінці сайту групи

  2. Розташуйте курсор у кінці привітання та натисніть клавішу Enter. Курсор має залишитися в цьому ж полі.

  3. Перейдіть на вкладку Вставлення, натисніть кнопку Веб-частина, виберіть елемент Основні завдання та натисніть кнопку Додати.

    Знімок екрана, на якому зображено, як вставити веб-частину "Основні можливості"

  4. Угорі сторінки виберіть елемент Зберегти. Усе готово!

    Ваш сайт групи матиме приблизно такий вигляд:

    Сайт групи з підвищеними посиланнями на домашній сторінці

Вітаємо! Тепер ви вмієте додавати кольорові підвищені посилання на інші частини сайту групи.

Крок 4. Настроювання підсайту для спільного використання файлів із клієнтами та партнерами

На виконання потрібно приблизно 15–20 хвилин

Щоб надати спільний доступ до файлів зовнішнім клієнтам і співпрацювати з ними, можна налаштувати підсайт групи, який діє як приватний веб-сайт. Налаштувавши унікальні дозволи для підсайту, ви самостійно визначатимете, хто отримає запрошення на доступ до нього. Це знизить ризик інцидентів, коли файли, призначені для одного клієнта, випадково потрапляють до іншого.

Припустімо, що ви – ріелтор. Ви можете створити підсайт для клієнта та додавати до нього фотографії об’єктів, які має переглядати цей клієнт. Інші клієнти не бачитимуть цей підсайт.

Ось як можна створити підсайти, де зберігаються файли клієнта.

  1. На сайті групи виберіть елементи Зміст сайту > + створити підсайт.

    Щоб додати новій підсайт, виберіть елементи "Вміст сайту", а потім виберіть новий підсайт.

  2. На сторінці Зміст сайту > Новий сайт SharePoint у полі Назва введіть ім’я для підсайту. Саме цю назву бачитиме клієнт.

  3. У розділі Адреса веб-сайту в полі URL-ім’я вкажіть ім’я, яке відображатиметься в URL-адресі підсайту, наприклад назву компанії клієнта. Її також бачитиме клієнт.

    У поле "Заголовок" введіть ім’я підсайту, у поле "URL-адреса" – ім’я користувача, якого потрібно додати до списку URL-адрес сайту.

  4. У розділі Вибір шаблону прийміть значення за замовчуванням.

  5. Для параметра Дозволи користувачів виберіть значення використовувати власні дозволи.

    Примітка : Це найпростіший варіант.

    На сторінці "Новий сайт SharePoint" виберіть перемикач "використовувати власні дозволи".
  6. У розділі Навігація виконайте такі дії:

    • Для параметра Відображати сайт на панелі швидкого запуску батьківського сайту? виберіть значення Так (панель швидкого запуску – це панель переходів ліворуч).

    • Для параметра Відображати сайт на основній панелі посилань батьківського сайту? виберіть значення Ні. Якщо у вас багато підсайтів, краще розмістити посилання в області переходів ліворуч, щоб вони не скупчувалися вгорі сторінки.

  7. Для параметра Спадковість під час навігації виберіть значення Ні. Таким чином, підсайт не успадкує навігації вашого сайту групи. Натисніть кнопку Створити.

    Заголовки непрочитаних повідомлень відображаються жирним шрифтом

  8. На сторінці Настроювання груп для цього сайту додайте імена учасників групи, які мають отримати доступ до цього підсайту, і натисніть кнопку OK. (На знімку екрана нижче власником сайту вказано Олену Прутко. На вашому ж сайті відображатиметься ваше ім’я).

    Зображення кнопки

    Ваш початковий підсайт буде схожий на наведений нижче.

    Так виглядає базовий підсайт

  9. Виберіть Видалити це, щоб вилучити плитки початку роботи, оскільки вони можуть спантеличити клієнтів, яким надано спільний доступ до підсайту.

  10. Тепер настройте підсайт клієнта відповідно до своїх потреб. Наприклад, виберіть елемент змінити у верхній частині сторінки, щоб додати привітання та перемістити бібліотеку документів так само, як і для сайту групи.

  11. Щоб підсайт клієнта відрізнявся від внутрішнього сайту на вигляд, можна просто змінити тему. У меню Настройки Кнопка "Настройки Office 365" виберіть команду Змінити вигляд та спробуйте різні теми для підсайту клієнта.

    Відкритий сайт у програмі SharePoint Designer 2010

    Якщо ви створюєте багато підсайтів клієнтів, радимо вибрати різні теми для кожного з них. Нижче наведено приклад підсайту клієнта з темою, привітанням і кількома документами.

    Зображення підсайту після його створення

  12. Щоб повернутися на домашню сторінку сайту групи, виберіть елемент Сайти у верхній частині сторінки підсайту, а потім виберіть елемент Сайт групи. У розділі Крок 6. Підвищення рівня сайту групи для швидкого доступу ми покажемо вам, як додати посилання, щоб ви могли легко повертатися до сайту групи, а клієнти – ні.

    Порада : Ви можете коли завгодно видалити підсайт і почати все спочатку.

Тепер домашня сторінка вашого сайту групи може мати приблизно такий вигляд, як на зображенні нижче. Гіперпосилання на підсайт клієнта ліворуч дає змогу внутрішнім учасникам групи з легкістю переходити до нього.

Після додавання підсайту він відображається в меню швидкого запуску ліворуч на домашній сторінці сайту групи.

Надання клієнту спільного доступу до файлів на підсайті (5 хвилин)

Ви можете надати спільний доступ до файлів на підсайті, створивши гостьове посилання на файл і надіславши це посилання клієнту. Гостьове посилання спрацьовує лише один раз, причому одержувач може не відкривати його, а натомість переслати або надати іншим людям.

  1. Виберіть три крапки ... поруч із файлом, до якого потрібно надати спільний доступ, а потім виберіть елемент Спільний доступ.

    Клацніть три крапки поруч із файлом, спільний доступ до якого потрібно надати, а потім натисніть кнопку "Спільний доступ".

  2. Виберіть елемент Отримання посилання. Щоб дозволити клієнтам редагувати файл, у меню Змінити виберіть елемент Створити посилання.

  3. Клацніть правою кнопкою миші, щоб скопіювати гостьове посилання, і вставте його в електронний лист або інше повідомлення для клієнта.

    Клацніть правою кнопкою миші, щоб скопіювати гостьове посилання.

Усе готово!

Якщо ваші клієнти мають облікові записи Microsoft, ви можете надати їм спільний доступ до всього підсайту. Ось як це зробити:

  1. На підсайті клієнта, до якого потрібно надати спільний доступ, виберіть елемент Спільний доступ угорі сторінки.

    Клацніть піктограму "Спільний доступ", щоб надати клієнту спільний доступ до підсайту

  2. Введіть адреси електронної пошти користувачів, яким потрібно надати доступ до підсайту. Додайте також свою адресу, щоб отримати й зберегти копію електронного листа. Натисніть кнопку Спільний доступ, щоб надіслати листи.

    Кнопка «Сортування й фільтр» на вкладці «Основне»

  3. У своїй поштовій скриньці ви можете переглянути копію листа, надісланого клієнтам, який матиме приблизно такий вигляд, як показано нижче, з посиланням на підсайт клієнта в нижній частині.

    .

Вітаємо! Ви завершили настроювати спільний доступ до файлів для своїх клієнтів.

Крок 5. Настроювання підсайту групи для зберігання приватних файлів

Щоб настроїти підсайт, доступний лише для вас і не доступний для решти групи, створіть сайт за вказівками в розділі Крок 4. Настроювання підсайту для спільного використання файлів із зовнішніми користувачами. Але не додавайте учасників групи на сторінці Настроювання груп для цього сайту. У списку має відображатися лише ваше ім’я (як власника сайту).

Коли ви дійдете до налаштування навігації, виберіть значення Ні для всіх параметрів. Таким чином, ваші колеги не бачитимуть посилання на підсайт на домашній сторінці сайту групи. Щоб перейти до цього підсайту в майбутньому, у запускачі програм виберіть плитку Сайти, а потім виберіть свій підсайт групи.

Якщо потрібно додати посилання на підсайт до домашньої сторінки сайту групи, щоб полегшити доступ до нього, виберіть значення Так для одного з параметрів навігації. Учасники групи не зможуть перейти до підсайту, тому знадобиться пояснити їм, чому це посилання не працює.

Натисніть кнопку "Ні", щоб приховати навігацію до підсайту.

Крок 6. Підвищення рівня сайту групи для швидкого доступу

На виконання потрібно приблизно 10–15 хвилин

Щоб полегшити доступ до сайту групи для вас і ваших працівників із будь-якого розташування в Office 365, ви можете додати його до запускача програм як настроювану плитку.

Настроювана плитка в запускачі програм Office 365

Крім того, ви можете додати посилання на нього до заголовка Office 365, як описано нижче. Однак обидва ці розташування справді стануть у пригоді, коли вам знадобиться перейти на сайт групи зі служби "OneDrive для бізнесу" або з іншої програми Office 365.

Додавання посилання на сайт групи до заголовка Office 365

Посиланням може бути емблема або інше зображення розміром 200 x 50 пікселів і не більше 10 КБ. Щоб створити власну емблему, радимо зробити знімок емблеми, а потім у програмі Microsoft Paint обітнути його, змінити розмір на 200 x 50 пікселів і зберегти у форматі JPEG (файл буде стиснено, і він стане меншим за 10 КБ).

Додайте посилання на сайт групи у верхній частині кожної сторінки, щоб користувачі могли легко на нього перейти

  1. На сайті групи скопіюйте URL-адресу (у форматі https://<назва компанії>.sharepoint.com).

    .

  2. Угорі сторінки виберіть запускач програм  Піктограма запускача програм , а потім виберіть плитку Адміністратор.

    Відкрийте запускач програм і клацніть плитку "Адміністратор".

  3. У Центрі адміністрування Office 365 ліворуч виберіть елемент Профіль компанії.

    Скасування публікації поточної версії веб-сторінки

  4. Виберіть пункт Користувацька тема.

  5. У полі Спеціальна емблема перейдіть до потрібної емблеми або іншого зображення на комп’ютері.

  6. У полі URL-адреса для гіперактивної емблеми вставте URL-адресу для сайту групи, а потім натисніть кнопку Зберегти.

    Виберіть емблему, введіть URL-адресу сайту групи, а потім натисніть кнопку "Зберегти".

    Тепер емблема або зображення відображатимуться вгорі кожної сторінки, навіть у програмі Пошта. Інші учасники групи у вашій компанії зможуть клацати їх, щоб перейти на сайт групи.

    Зображення гіперпосилання на сайт групи

    пусте місце

    Вітаємо! Ви завершили цей покроковий посібник із настроювання сайту групи. Ця стаття допомогла вам? Будь ласка, розкажіть нам про свої враження в полі відгуків у нижній частині сторінки. Ці відомості допоможуть нам ретельно перевірити наші вказівки.

Нижче наведено інші статті, які можуть вас зацікавити

Пов’язані теми

Налаштування зберігання та спільного використання файлів у службі Office 365

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×