Налаштування політики архівування та видалення для поштових скриньок в організації Office 365

Цю статтю призначено для адміністраторів. Докладні відомості про додавання політик архівування та збереження до елементів у поштовій скриньці див. в статтях Призначення політики збереження повідомлень електронної пошти та Політики збереження та архівування в інтернет-версії Outlook для бізнесу

В Office 365 ви можете створювати політики архівування та видалення, які автоматично переміщують елементи до архівної поштової скриньки користувача, а також видаляють їх звідти. Для цього ви можете створити політику збереження та призначити її поштовим скринькам. Після певного періоду часу ця політика переміщує елементи до архівної поштової скриньки. Коли вони досягають певного періоду збереження, вона також видаляє їх звідти. Фактичні правила, що визначають, які елементи переміщуються або видаляються й коли саме, називаються позначками збереження. Позначки збереження зв’язані з політикою збереження, яка в свою чергу призначається поштовій скриньці користувача. Позначка збереження призначає параметри збереження для окремих повідомлень і папок у поштовій скриньці користувача. Він визначає період, протягом якого повідомлення залишається в поштовій скриньці, і дію, яку необхідно застосувати після досягнення ним вказаного періоду збереження. Коли повідомлення досягає свого періоду збереження, воно переміщується до архівної поштової скриньки користувача або видаляється.

Кроки, описані в цій статті, дають змогу налаштувати політики архівування та збереження для фіктивної організації Alpine Ski House. Налаштування цієї політики включає такі завдання:

  • Активація архівної поштової скриньки для кожного користувача в організації. Користувачі отримають додатковий простір поштової скриньки, тож політика збереження зможе переміщувати елементи до архівної поштової скриньки. Це також надасть користувачам можливість зберігати архівні відомості в архівній поштовій скриньці.

  • Створення трьох спеціальних позначок збереження, які виконують такі дії:

    • Автоматично переміщують елементи віком 3 роки до архівної поштової скриньки користувача. Переміщують елементи до архівної поштової скриньки, щоб звільнити місце в основній поштовій скриньці користувача.

    • Автоматичного видаляють елементи віком 5 років із папки "Видалені". Це також звільнить місце в основній поштовій скриньці користувача. За потреби користувачі зможуть відновити ці елементи. Докладні відомості див. у виносці в цьому розділі.

    • Автоматично (і остаточно) видаляє елементи віком 7 років з основної та архівної поштових скриньок. Деякі організації зобов’язані зберігати вміст електронної пошти протягом певного періоду часу згідно правил відповідності вимогам. Після закінчення цього періоду організація може остаточно видалити ці елементи з поштових скриньок користувачів.

  • Створення політики збереження та додавання до неї нових спеціальних позначок. Крім того, ви також додасте до нової політики вбудовані позначки збереження. Сюди належать особисті позначки, які користувачі можуть призначати елементам у своїй поштовій скриньці. Ви також зможете додати позначку збереження, яка переміщує елементи з папки "Відновлювані елементи" в основній поштовій скриньці користувача в папку "Відновлювані елементи" в архівній поштовій скриньці. Це дає змогу звільнити місце в папці "Відновлювані елементи"користувачів, коли їхні поштові скриньки поставлено на утримання.

Ви можете виконати кілька або всі кроки, описані в цій статті, щоб налаштувати політики архівування або видалення для поштових скриньок в організації. Ми радимо перевірити цей процес на кількох поштових скриньках, перш ніж застосувати його до всіх скриньок в організації.

Підготовка

  • Щоб виконати дії, описані в цій статті, потрібно мати дозволи глобального адміністратора в Office 365.

  • Коли ви створюєте обліковий запис користувача в Office 365 і призначаєте йому ліцензію Exchange Online, автоматично створюється поштова скринька, а потім їй призначається стандартна політика збереження з іменем Default MRM Policy. У рамках цієї статті ви створите політику збереження, а потім призначите її поштовим скринькам користувача та заміните стандартну політику MRM. Поштовій скриньці можна призначити лише одну політику збереження.

  • Докладні відомості про позначки та політики збереження в Exchange Online див. в цій статті.

Спочатку потрібно активувати архівну поштову скриньку для кожного користувача в організації. Це дасть змогу позначці збереження з дією "Перемістити до архіву" переміщувати елементи після закінчення періоду збереження.

Примітка : Архівні поштові скриньки можна активувати в будь-який час протягом цього процесу до його безпосереднього завершення. Якщо ви не зробите цього, до елементів, яким призначено політику архівування, не застосовуватимуться ніякі дії.

  1. Перейдіть за посиланням https://protection.office.com.

  2. Увійдіть в Office 365, використовуючи обліковий запис глобального адміністратора.

    Ви побачите Центр безпеки та відповідності.

    Головна сторінка Центру безпеки та відповідності Office 365
  3. У Центрі безпеки та відповідності виберіть Керування даними > Архів.

    З’явиться список поштових скриньок в організації, а також їх стан (увімкнуто чи вимкнуто).

  4. Виберіть усі поштові скриньки. Для цього, утримуючи натиснутою клавішуShift, клацніть першу та останню скриньку в списку.

    Порада : Цей крок передбачає, що жодну архівну поштову скриньку не активовано. Якщо якусь із них активовано, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, клацніть кожну поштову скриньку зі станом "вимкнуто". Або клацніть заголовок стовпця Архівна поштова скринька, щоб відсортувати рядки за станом архівної поштової скриньки.

  5. В області відомостей у розділі Групове редагування клацніть Enable (Увімкнути).

    Ви побачите попередження про те, що елементи віком понад два роки переміщуються до нової архівної поштової скриньки. Це пов’язано з тим, що стандартна політика збереження, призначена новій поштовій скриньці користувача, у процесі створення містила позначку віком збереження 2 роки. Спеціальна позначка стандартної політики архівування, яку ви створите на кроці 2, матиме вік збереження 3 роки. Це означає, що елементи віком 3 роки переміщатимуться до архівної поштової скриньки.

  6. Клацніть Так, щоб закрити попередження й почати активацію архіву для кожної вибраної скриньки.

  7. Коли процес завершиться, клацніть Оновити оновити , щоб оновити список на сторінці Архів.

    Архівну поштову скриньку активовано для всіх користувачів в організації.

    Список поштових скриньок з увімкненою архівною поштовою скринькою
  8. Не закривайте Центр безпеки та відповідності. Він знадобиться на наступному кроці.

На початок

На цьому кроці ви створите три спеціальні позначки збереження, описані вище.

  • Alpine Ski House 3 Year Move to Archive (спеціальна політика архівування);

  • Alpine Ski House 7 Year Permanently Delete (спеціальна політика видалення);

  • Alpine Ski House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery (спеціальна позначка для папки "Видалені елементи").

Щоб створити позначку збереження, перейдіть до Центру адміністрування Exchange (EAC) своєї організації Exchange Online.

  1. У Центрі безпеки та відповідності клацніть запускач програм Кнопка запускача програм у лівому верхньому куті, а потім – плитку Адміністратор.

  2. У Центрі адміністрування Office 365 в області переходів ліворуч Центри адміністрування, а потім – Exchange.

    Знімок екрану: Центр адміністрування Office 365 із розгорнутим розділом "Центри адміністрування" і вибраною службою Exchange.
  3. У Центрі адміністрування Exchange виберіть керування відповідністю > позначки збереження.

    З’явиться список позначок збереження організації.

Створення спеціальної позначки стандартної політики архівування

Спочатку ви створите спеціальну позначку стандартної політики архівування, яка переміщуватиме елементи з віком зберігання 3 роки до архівної поштової скриньки.

  1. На сторінці Позначки збереження клацніть Створити позначку Піктограма створення , а потім виберіть автоматично застосовано до всієї поштової скриньки (за замовчуванням).

  2. На сторінці нова позначка, що автоматично застосовується до всієї поштової скриньки (за замовчуванням) заповніть такі поля:

    Параметри створення тега стандартної політики архівування
    1. Ім’я. Введіть ім’я нової позначки збереження.

    2. Дія збереження. Виберіть Перемістити до архіву, щоб переміщувати елементи до архівної поштової скриньки після завершення періоду збереження.   

    3. Період збереження. Виберіть Доки вік елемента не перевищив таке значення (у днях):, а потім укажіть період. У нашому випадку елементи переміщуватимуться до архівної поштової скриньки через 1095 днів (3 роки).

    4. Примітка (необов’язковий параметр). Введіть коментар, щоб пояснити призначення спеціальної позначки збереження.

  3. Натисніть кнопку Зберегти, щоб створити спеціальну позначку стандартної політики архівування.

    Нова позначка з’явиться в списку позначок збереження.

Створення спеціальної позначки стандартної політики видалення

Далі ви створите спеціальну позначку стандартної політики видалення, яка остаточно видалятиме елементи віком понад 7 років.

  1. На сторінці Позначки збереження клацніть Створити позначку Піктограма створення , а потім виберіть автоматично застосовано до всієї поштової скриньки (за замовчуванням).

  2. На сторінці нова позначка, що автоматично застосовується до всієї поштової скриньки (за замовчуванням) заповніть такі поля:

    Параметри створення тега стандартної політики видалення
    1. Ім’я. Введіть ім’я нової позначки збереження.

    2. Дія збереження. Виберіть Остаточно видалити, щоб видалити елементи з поштової скриньки після закінчення їх періоду збереження.   

    3. Період збереження. Виберіть Доки вік елемента не перевищив таке значення (у днях):, а потім укажіть період. У нашому випадку елементи видалятимуться через 2555 днів (7 років).

    4. Примітка (необов’язковий параметр). Введіть коментар, щоб пояснити призначення спеціальної позначки збереження.

  3. Натисніть кнопку Зберегти, щоб створити спеціальну позначку стандартної політики видалення.

    Нова позначка з’явиться в списку позначок збереження.

Створення спеціальної позначки політики збереження для папки "Видалені елементи"

Остання спеціальна позначка політики збереження, яку ви створите, призначена для до папки "Видалені елементи". Вона видалятиме елементи в папці "Видалені елементи" через 5 років, а також дає змогу користувачам відновити їх протягом певного періоду за допомогою засобу "Відновлення видалених елементів".

  1. На сторінці Позначки збереження клацніть Створити позначку Піктограма створення , а потім виберіть автоматично застосовано до папки за замовчуванням.

  2. На сторінці нову позначку автоматично застосовано до стандартної папки заповніть такі поля:

    Параметри створення тега політики збереження для папки "Видалені"
    1. Ім’я. Введіть ім’я нової позначки збереження.

    2. Застосувати цю позначку до такої стандартної папки. У розкривному списку виберіть Видалені.

    3. Дія збереження. Виберіть Видалити й дозволити відновлення, щоб видалити елементи після завершення періоду збереження, але надати користувачам можливість відновити, доки не завершився термін збереження (стандартний термін – 14 днів).  

    4. Період збереження. Виберіть Доки вік елемента не перевищив таке значення (у днях):, а потім укажіть період. У нашому випадку елементи видалятимуться через 1825 днів (5 років).

    5. Примітка (необов’язковий параметр). Введіть коментар, щоб пояснити призначення спеціальної позначки збереження.

  3. Натисніть кнопку Зберегти, щоб створити спеціальну позначку політики збереження для папки "Видалені елементи".

    Нова позначка з’явиться в списку позначок збереження.

На початок

Коли ви створите спеціальні теги збереження, далі необхідно створити політику збереження та додати позначки. Ви додасте три спеціальні позначки збереження, створені на кроці 2, а також вбудовані позначки, які згадувались у першому розділі. На кроці 4 ви призначите цю нову політику збереження поштовим скринькам користувачів.

  1. У Центрі адміністрування Exchange виберіть керування відповідністю > політики збереження.

  2. На сторінці політики збереження клацніть Створити Піктограма створення .

  3. У полі Ім’я введіть ім’я нової політики збереження, наприклад Alpine Ski House Archive and Deletion Policy.

  4. У розділі Позначки збереження натисніть кнопку Додати Піктограма створення .

    З’явиться список позначок збереження організації. Зверніть увагу, що відображаються спеціальні позначки, створені на кроці 2.

  5. Додайте 9 позначок збереження, виділених на знімку екрана нижче (ці позначки детально розглядаються в розділі Докладні відомості). Щоб додати позначку збереження, виберіть її, а потім натисніть кнопку Додати.

    Додавання тегів зберігання до нової політики збереження

    Порада : Ви можете вибрати кілька позначок. Для цього, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, клацніть потрібні.

  6. Додавши позначки, натисніть кнопку OK.

  7. На сторінці Нова політика збереження натисніть кнопку Зберегти, щоб створити політику.

    Нова політика збереження з’явиться в списку. Виберіть її, щоб переглянути позначки збереження, пов’язані з нею, в області відомостей.

    Нова політика збереження та список зв’язаних тегів збереження

На початок

За замовчуванням новим поштовим скринькам призначається політика збереження з іменем Default MRM Policy. На цьому кроці ви зможете замінити цю стандартну політику (оскільки поштовій скриньці можна призначити лише одну політику збереження), призначивши нову політику збереження, створену на кроці 3. Цей крок передбачає призначення нової політики всім поштовим скринькам в організації.

  1. У Центрі адміністрування Exchange виберіть одержувачі > поштові скриньки.

    З’явиться список усіх поштових скриньок користувачів.

  2. Виберіть усі поштові скриньки. Для цього, утримуючи натиснутою клавішуShift, клацніть першу та останню скриньку в списку.

  3. У Центрі адміністрування Exchange в області відомостей праворуч у розділі Групове редагування клацніть Додаткові параметри.

  4. У розділі Політика збереження клацніть Оновлення.

  5. На сторінці групове призначення політики збереження в розкривному списку Вибір політики збереження виберіть політику збереження, створену на кроці 3, наприклад Alpine Ski House Archive and Retention Policy.

  6. Натисніть кнопку Зберегти, щоб зберегти призначення нової політики збереження.

  7. Щоб переконатися, що нова політика збереження призначена всім поштовим скринькам, на сторінці поштових скриньок виберіть певну поштову скриньку, а потім клацніть "Редагувати".

    1. Виберіть поштову скриньку на сторінці поштові скриньки, а потім клацніть Редагувати Змінити .

    2. На сторінці властивостей поштової скриньки вибраного користувача клацніть функції поштової скриньки.

      У розкривному списку Політика збереження з’явиться ім’я нової політики, призначеної поштовій скриньці.

На початок

Коли ви застосуєте нову політику збереження до поштових скриньок на кроці 4, Exchange Online може знадобитися до 7 днів, щоб застосувати нові параметри. Це зв’язано з тим, що помічник з керованих папок обробляє поштові скриньки раз на тиждень. Щоб не чекати, доки він запуститься, ви можете самостійно запустити його, скориставшись командлетом Start-ManagedFolderAssistant в Exchange Online.

Що відбувається, коли ви запускаєте помічник із керованих папок? Помічник із керованих папок застосовує параметри політики збереження, перевіряючи елементи в поштовій скриньці та визначаючи, чи можна застосувати до них політики збереження. Далі він позначає елементи, до яких потрібно застосувати політику збереження, відповідною позначкою, а потім застосовує певну дію збереження до елементів, термін збереження яких минув.

Виконайте наведені нижче кроки, щоб підключитися до Exchange Online PowerShell, а потім запустіть помічник із керованих папок для кожної поштової скриньки в організації.

  1. На локальному комп’ютері відкрийте Windows PowerShell і виконайте команду нижче.

    $UserCredential = Get-Credential

    У діалоговому вікні Запит облікових даних Windows PowerShell введіть ім’я користувача й пароль свого облікового запису глобального адміністратора Office 365, а потім натисніть кнопку OK.

  2. Виконайте вказану нижче команду.

    $Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange –ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential –Authentication Basic -AllowRedirection
  3. Виконайте вказану нижче команду.

    Import-PSSession $Session
  4. Щоб перевірити, чи підключились ви до своєї організації Exchange Online, виконайте команду нижче, щоб отримати список усіх поштових скриньок в організації.

    Get-Mailbox

    Примітка : Докладні відомості, а також способи вирішення проблем із підключенням до своєї організації Exchange Online див. в статті Підключення до служби Exchange Online за допомогою віддаленої оболонки PowerShell

  5. Виконайте дві команди нижче, щоб запустити помічник із керованих папок для всіх поштових скриньок в організації.

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

Ось і все! Ви налаштували політики архівування та видалення для організації Alpine Ski House.

Докладні відомості

  • Обчислення терміну збереження Термін збереження елементів поштової скриньки обчислюється від дати доставки або створення таких елементів, як чернетки повідомлень, які користувач не надсилає, але створює. Коли помічник із керованих папок обробляє елементи в поштовій скриньці, він додає початок терміну збереження та його завершення для всіх елементів, які містять позначки збереження з діями збереження "Видалити й дозволити відновлення" та "Остаточно видалити". До елементів, які мають позначку архівування, додається дата переміщення.

  • У таблиці нижче наведено докладні відомості про кожну позначку збереження, що додається до спеціальної політики збереження, створеної за допомогою кроків, наведених у цій статті.

    Позначка збереження

    Призначення позначки

    Вбудована чи спеціальна

    Тип

    Alpine Ski House 3 Year Move to Archive

    Переміщує елементи віком 1095 днів (3 роки) до архівної поштової скриньки.

    Спеціальна (див. крок 2)

    Позначка стандартної політики (архівування). Автоматично застосовується до всієї поштової скриньки.

    Alpine Ski House 7 Year Permanently Delete

    Остаточно видаляє елементи в основній або архівній поштовій скриньці, коли їх вік досягає 7 років.

    Спеціальна (див. крок 2)

    Позначка стандартної політики (видалення). Автоматично застосовується до всієї поштової скриньки.

    Alpine Ski House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery

    Видаляє елементи віком 5 років із папки "Видалені". Користувачі можуть відновити їх протягом 14 днів із моменту видалення.*

    Спеціальна (див. крок 2)

    Позначка політики збереження ("Видалені елементи"). Автоматично застосовується до елементів у папці "Видалені елементи".

    Recoverable Items 14 days Move to Archive

    Переміщує елементи, які містилися в папці "Відновлювані елементи" в основній поштовій скриньці протягом 14 днів у папку "Відновлювані елементи" в архівній поштовій скриньці.

    Вбудована

    Позначка політики збереження ("Відновлювані елементи"). Автоматично застосовується до елементів у папці "Відновлювані елементи".

    Junk Email

    Остаточно видаляє елементи, які містилися в папці "Небажана пошта" протягом 30 днів. Користувачі можуть відновити їх протягом 14 днів із моменту видалення.*

    Вбудована

    Позначка політики збереження ("Небажана пошта"). Автоматично застосовується до елементів у папці "Небажана пошта".

    1 Month Delete

    Остаточно видаляє елементи віком 30 днів. Користувачі можуть відновити їх протягом 14 днів із моменту видалення.*

    Вбудована

    Особисте. Її можуть застосувати користувачі.

    1 Year Delete

    Остаточно видаляє елементи віком 365 днів. Користувачі можуть відновити їх протягом 14 днів із моменту видалення.*

    Вбудована

    Особисте. Її можуть застосувати користувачі.

    Never Delete

    Ця позначка забороняє видалення елементів.

    Вбудована

    Особисте. Її можуть застосувати користувачі.

    Personal 1 year move to archive

    Переміщує елементи в архів через рік.

    Вбудована

    Особисте. Її можуть застосувати користувачі.

    Примітки : * Користувачі можуть відновити видалений елемент протягом терміну збереження видалених елементів, який в Exchange Online за замовчуванням становить 14 днів, за допомогою засобу "Відновити видалені елементи" в Outlook та Outlook Web App. Адміністратор може збільшити термін збереження видалених елементів (максимум 30 днів) за допомогою Windows PowerShell. Докладні відомості див. у таких статтях: 

  • Позначка збереження Recoverable Items 14 days Move to Archive дає змогу звільнити простір у папці "Відновлювані елементи" в основній поштовій скриньці користувача. Це зручно, коли поштову скриньку користувача поставлено на утримання, що означає, що з неї нічого не видаляється остаточно. Якщо не переміщувати елементи до архівної поштової скриньки, ви можете досягти квоти на використання дискового простору папки "Відновлювані елементи" в основній поштовій скриньці. Докладні відомості див. в статті Збільшення квоти на використання дискового простору папки "Відновлювані елементи" в поштових скриньках, поставлених на утримання.

На початок

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×