Надсилання даних до програми Word за допомогою злиття

Надсилання даних до програми Word за допомогою злиття

Злиття – це ефективний спосіб застосування даних Access. У цьому відео показано, як створити лист типової форми у програмі Word 2013 за допомогою команди Злиття Word у програмі Access 2013. Або ж ознайомтеся з основними кроками, наведеними під цим відео.

Створення завдання

У цьому відео

Нижче описано, як створити злиття з документами Word із застосунку Access:

  1. Відкрийте базу даних Access, що містить адреси, які необхідно об’єднати з документом Word.

  2. Якщо область переходів не відображається, натисніть клавішу F11, щоб відкрити її.

  3. Виберіть таблицю або запит, що містить адреси. Якщо поля з адресами розташовані в кількох таблицях, створіть запит, що містить необхідні поля, і виберіть цей запит для операції злиття.

  4. Послідовно виберіть елементи Зовнішні дані > Злиття Word.

  5. Виберіть, чи потрібно, щоб майстер додав адреси до наявного документа Word або розпочав роботу з новим пустим документом.

  6. Натисніть кнопку OK.

Програма Word запуститься, і відобразяться вкладка Розсилка та область злиття.

  1. Переходьте по майстру, вибираючи посилання Далі та Назад у нижній частині області злиття.

  2. На кроці 3 майстра не потрібно вибирати список одержувачів. Його було визначено, коли ви вибрали його в застосунку Access. Проте список можна настроїти, вибравши команду Редагувати список одержувачів. У полі, що відкриється, можна видалити окремих одержувачів зі злиття, застосувати фільтри, сортувати список і т.п.

  3. На кроці 4 майстра напишіть лист (якщо ви не працюєте з наявним документом).

  4. Розмістіть вказівник миші на тому місці в документі, де необхідно додати адресу, і виберіть пункт Блок адреси, Рядок привітання або Інші елементи в області злиття, щоб вставити дані Access у документ. У полях, що відобразяться, виберіть необхідний формат і клацніть елемент Добір полів, щоб переконатися, що поля зіставлено правильно.

  5. На кроці 5 майстра натискайте кнопки "Далі" (>>) і "Назад" (<<), щоб попередньо переглянути, як відображатимуться об’єднані дані після того, як документ буде надруковано.

  6. На кроці 6 майстра натисніть кнопку Друк і виберіть потрібні параметри друку.

  7. Збережіть і закрийте документ Word.

    Примітки : 

    • Якщо необхідно повернутися та змінити будь-які параметри злиття після завершення роботи майстра, усі операції доступні на вкладці Розсилка у програмі Word.

    • Якщо ви змінюєте макет у базі даних Access, необхідно настроїти параметри злиття у програмі Word, щоб повторне злиття відбувалося правильно.

    • Майстер злиття створено для роботи з даними поштових адрес. Проте функцію злиття можна використовувати для об’єднання будь-яких даних із документами Word, зокрема інвентарних записів, завдань та інших даних, збережених у програмі Access.

Докладно про функції злиття у програмі Word див. в цих статтях:

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×