Надсилання автоматичних відповідей за відсутності на робочому місці з Outlook

У цій статті наведено кроки, які допоможуть налаштувати надсилання автоматичних відповідей за відсутності на робочому місці. Ці кроки стосуються лише користувачів з обліковими даними Office 365, Outlook.com або Exchange. Вказівки для користувачів з іншими обліковими записами див. в статті Автоматичне пересилання й переспрямування електронної пошти.

  1. Виберіть Файл > Автовідповіді.

    Автовідповіді

  2. У діалоговому вікні Автовідповіді виберіть Надсилати автовідповіді.

    За потреби вкажіть проміжок часу, протягом якого слід надсилати автовідповіді. Це дасть змогу вимкнути їх надсилання в проміжку, який не входить до вказаного діапазону. В іншому разі автоматичні відповіді слід вимкнути вручну.

    Примітка : Якщо параметр "Автовідповіді" не відображається, ви, імовірніше за все, використовуєте обліковий запис POP або IMAP. Інструкції з налаштування автовідповідей див. в статті Автоматичне пересилання й переспрямування електронної пошти.

  3. На вкладці У межах організації введіть відповідь, яку слід надсилати членам команди або колегам у той час, коли вас не буде на робочому місці.

    Введіть повідомлення автоматичної відповіді

    Примітка : Якщо ви виберете параметр Усім особам за межами організації, автоматичні відповіді надсилатимуться на всі листи, включно з бюлетенями, рекламою й небажаною поштою. Якщо ви хочете надсилати автоматичні відповіді особам за межами організації, ми радимо вибрати параметр Тільки моїм контактам.

  4. Натисніть кнопку OK, щоб зберегти параметри.

Вимкнення надсилання автовідповідей за відсутності на робочому місці

Якщо в Outlook налаштовано надсилання автоматичних відповідей, під стрічкою відображатиметься відповідне повідомлення. Щоб вимкнути їх надсилання, натисніть кнопку Вимкнути. Якщо ви хочете змінити проміжок часу, протягом якого надсилатимуться автоматичні відповіді, змініть параметри, виконавши описані вище дії.

Вимкнення автоматичного надсилання відповідей

Виправлення неполадок: параметр "Автовідповіді" не відображається

Якщо на вкладці "Файл" відсутній параметр " Automatic Replies", ви, імовірніше за все, використовуєте обліковий запис Gmail, Yahoo або інший обліковий запис POP чи IMAP, який не підтримує функцію "Автовідповіді" в Outlook. Ви можете налаштувати правило відповіді на вхідні повідомлення, але воно працюватиме, лише якщо Outlook запущено. Докладні відомості див. в статті Керування повідомленнями за допомогою правил.

Налаштувати автоматичні відповіді можна двома різними способами. Вибір способу залежить від типу облікового запису електронної пошти в Outlook.

Обліковий запис Exchange Server

Обліковий запис Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! або інший обліковий запис POP3 або IMAP

Визначення типу облікового запису

Обліковий запис Exchange Server

Увімкнення та вимкнення автовідповіді за відсутності на робочому місці

  1. У меню Знаряддя виберіть Автовідповідь за відсутності на робочому місці.

    Команда "Автовідповідь за відсутності на робочому місці" в меню "Знаряддя"

    Примітка : У головному вікні Outlook відкриється меню Знаряддя. Головне вікно – це вікно, яке з’являється, коли ви запускаєте Outlook. Воно містить такі меню: Файл, Редагувати, Вигляд, Перехід, Знаряддя, Дії й Довідка. У вікні, де ви створюєте або переглядаєте елементи, як-от повідомлення, контакти чи завдання, меню Знаряддя відсутнє.

    Якщо команда Автовідповідь за відсутності на робочому місці не відображається, користувачі Outlook можуть налаштувати автоматичні відповіді на основі ще одного методу. Докладні відомості див. в розділі Обліковий запис Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! або інший обліковий запис POP3 або IMAP.

  2. Клацніть Надсилати автовідповіді про відсутність на робочому місці.

  3. За потреби встановіть прапорець Надсилати тільки в цей проміжок часу, щоб визначити період активності відповідей за відсутності на робочому місці. Якщо не вказати час початку та завершення, автовідповіді надсилатимуться, доки ви не встановите прапорець Не надсилати автовідповідей з повідомленням про відсутність на робочому місці.

  4. На вкладці У межах організації введіть відповідь, яку слід надсилати в той час, коли ви відсутні на робочому місці.

    Щоб надсилати автовідповіді користувачам за межами вашої організації, виконайте крок 4 та 5.

  5. На вкладці Поза межами організації встановіть прапорець Автовідповідь особам за межами організації та введіть відповідь, яку слід надсилати в той час, коли ви не на робочому місці.

    Зазвичай організація – це ваша компанія, яка включає користувачів з обліковими записами Exchange Server в системі електронної пошти.

    Після встановлення прапорця Автовідповідь особам за межами організації на вкладці Поза межами організації поруч із іменем вкладки буде відображено значення (Увімкн.).

  6. На вкладці Поза межами організації виберіть Тільки моїм контактам або Усім особам за межами організації, щоб указати, яким саме особам надсилатимуться автовідповіді.

    Примітка : Контакти мають перебувати в папці Exchange Server Контакти. Якщо контакти наявні лише в папці файлу особистих папок (PST), автовідповіді не надсилатимуться.

Обліковий запис Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! або інший обліковий запис POP3 або IMAP

Щоб отримати можливості команди "Автовідповідь за відсутності на робочому місці", яка доступна лише користувачам з обліковими записами Exchange Server, ви можете об’єднати шаблон електронної пошти Outlook із правилами Outlook. Така комбінація дає змогу й надалі надсилати автоматичні відповіді на вхідні повідомлення, якщо використовується інший обліковий запис.

Увага! : У такому разі автовідповіді надсилатимуться, лише якщо ввімкнуто комп’ютер і відкрито Outlook.

Крок 1. Створення шаблону повідомлення

  1. У меню Файл виберіть послідовно пункти Створити та Повідомлення електронної пошти.

  2. На вкладці Параметри виберіть у групі Формат значення Звичайний текст.

  3. У тексті повідомлення введіть текст, який слід надсилати як автовідповідь.

  4. У вікні повідомлення натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть Зберегти як.

  5. У діалоговому вікні Зберегти як виберіть у списку Тип файлу пункт Шаблон Outlook.

  6. Введіть у полі Ім'я файлу ім'я для шаблону повідомлення та натисніть кнопку Зберегти.

Крок 2. Створення правила автоматичної відповіді на нове повідомлення електронної пошти

  1. У меню Знаряддя виберіть пункт Правила й оповіщення.

  2. У діалоговому вікні Правила й оповіщення натисніть кнопку Створити правило.

  3. У групі Створити нове правило виберіть пункт Перевірка повідомлень після отримання і натисніть кнопкуДалі.

  4. У групі Які повідомлення слід відбирати? встановіть прапорець надіслані лише мені, а також інші потрібні умови та натисніть кнопку Далі.

  5. Коли з’явиться діалогове вікно, яке сповіщатиме вас про те, що дане правило буде застосовано до кожного отриманого повідомлення, натисніть кнопку Так.

  6. У групі Що зробити з повідомленням? встановіть прапорець Відповісти, використовуючи указаний шаблон.

  7. В області Крок 2: Змініть опис правила (виберіть підкреслене значення) виберіть пункт указаний шаблон.

  8. У діалоговому вікні Виберіть шаблон відповіді виберіть у полі Папка пункт Шаблони у файловій системі.

  9. Укажіть шаблон, створений вами у попередньому розділі, та натисніть кнопку Відкрити.

  10. Натисніть кнопку Далі.

  11. За бажання встановіть прапорці для будь-яких винятків для правила автовідповіді.

  12. Натисніть кнопку Далі.

  13. В області Крок 2. Укажіть ім’я для цього правила введіть ім’я для правила автовідповіді й натисніть кнопку Готово.

Порада : Рекомендовано створити завдання Outlook або нагадування, щоб вимкнути це правило, коли потрібно припинити автоматичне надсилання відповідей.

Згідно з правилом Відповісти, використовуючи указаний шаблон майстра правил ваша відповідь автоматично надсилатиметься кожному відправнику лише один раз протягом одного сеансу відправлення. Це правило не дозволяє Outlook надсилати повторні відповіді одному відправнику, від якого ви отримали кілька повідомлень. Під час сеансу відправлення Оutlook стежить за списком користувачів, яким слід відповісти. Якщо ви закриєте програму Outlook і знову запустите її, список відправників, які отримали автовідповіді, буде оновлено.

Увага! : Щоб майстер правил відправив автовідповідь, Outlook має бути запущено та настроєно на періодичну перевірку нових повідомлень.

Вимкнення автоматичного надсилання відповідей

  1. У меню Знаряддя виберіть Правила й оповіщення.

  2. На вкладці Правила для електронної пошти в групі Ім’я правила зніміть прапорець поруч із правилом, яке потрібно вимкнути.

Визначення типу облікового запису

Найпростіший спосіб визначити, чи використовуєте ви обліковий запис Exchange Server, – відкрити папку Вхідні й перевірити, чи доступна команда Автовідповідь за відсутності на робочому місці в меню Знаряддя. Якщо ви бачите кнопку розгортання Зображення кнопки в нижній частині меню Знаряддя, клацніть її, щоб переглянути всі команди.

Команда "Автовідповідь за відсутності на робочому місці" в меню "Знаряддя"

Якщо команда "Автовідповідь за відсутності на робочому місці" відсутня, ви, імовірніше за все, використовуєте не обліковий запис Exchange Server. У такому разі налаштувати автовідповіді можна на основі вказівок у розділі Обліковий запис Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! або інший обліковий запис POP3 або IMAP.

Примітка : У головному вікні Outlook відкриється меню Знаряддя. У вікні, де ви створюєте або переглядаєте елементи, як-от повідомлення, контакти чи завдання, меню Знаряддя відсутнє.

Якщо ви впевнені, що використовуєте обліковий запис Exchange Server, але в меню Знаряддя не відображається команда Автовідповідь за відсутності на робочому місці, ми радимо звернутися по допомогу до спеціалістів служби підтримки Microsoft.

Див. також

Додавання проміжків часу поза межами офісу до календаря Outlook 2007

Надсилання автоматичних відповідей за відсутності на робочому місці з Outlook для Mac

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×