Надання спільного доступу до даних за допомогою спільних папок

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Ця функція вимагає використовувати обліковий запис Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 та Exchange Server 2007. Більшості домашніх та особистих облікових записів Microsoft Exchange не використовується. Додаткові відомості про облікові записи Microsoft Exchange і визначення версії Exchange підключається до облікового запису, відображається посилання в розділі.

Спільні папки функція Microsoft Exchange, яка надає змогу збирання, упорядкування та обміну інформацією з іншими користувачами в організації. Зазвичай, спільних папок використовуються груп проекту або груп користувачів для надання спільного доступу до інформації про спільні області відсотків. Під час підключення на сервері Exchange, папки із підписом «Спільні папки» відображаються Microsoft Outlook  Список папок в Область переходів. Ви можете керувати ці папки Outlook. Спільні папки можуть містити будь-який тип папки елемента Outlook як повідомлення, зустрічі, контакти, завдання, записи журналу, нотатки, форми, файли та нотатки. Можна також додати ярлик до будь-якого спільної папки до папки "Уподобання" в розділі Спільні папки.

Зі спільними папками можна виконувати такі дії:

Розміщувати інформацію на електронній дошці оголошень

  • Електронна дошка оголошень дає змогу брати участь в обговореннях в оперативному режимі. Кожна тема може зберігатися в окремій папці з визначеними правами доступу.

  • Електронні дошки оголошень можуть бути некерованими. Такі дошки є аналогічними до груп новин Інтернету, в яких читання та розміщення відомостей дозволяється усім користувачам.

  • Для керованих дощок оголошень визначається користувач, який отримує елементи від учасників і вирішує, які з них можна розмістити на дошці оголошень.

  • Існують такі способи роботи з відомостями, розміщеними на дошці оголошень.

    • під створення обговорення відповідь можна розмістити у спільній папці, яку читають усі члени групи;

    • Для адресування відповіді лише декільком членам групи дозволяється дати безпосередню відповідь користувачу, який розмістив відомості у папці, або переслати внесені дані вибраним одержувачам.

    • щоб спільну папку можна було використовувати як електронну дошку оголошень, потрібно надати підтримку збереження електронних повідомлень для папки.

Надавати спільний доступ до календаря, списку контактів або списку завдань програми Outlook

  • Спільне використання календаря дає змогу відстежувати наради, події, свята, відпустки та терміни завершення проектів, які стосуються групи.

  • Спільне використання списку контактів надає доступ усій групі до такої інформації, як імена, посади, адреси, номери телефонів.

  • Спільне використання списку завдань дає змогу відстежувати перебіг виконання завдань проекту, з яким працює вся група.

Надавати спільний доступ до файлів

  • Можна відкрити файл у спільній папці та прочитати або оновити його, а також швидко переглянути кілька файлів.

  • За допомогою Провідника Windows можна скопіювати наявний файл з іншої програми у спільну папку, не відкриваючи саму програму.

  • Можна розмістити файл у спільній папці, не завершуючи роботи програми, в якій створено файл. Наприклад, до спільної папки слід помістити щоквартальний звіт про продаж, оновлений у робочій книзі Microsoft Excel, щоб члени групи швидко ознайомитися з останніми відомостями.

Для надання спільного доступу до файлу, який часто переглядається та оновлюється іншими користувачами, необхідно мати на комп'ютері програму, в якій цей файл було збережено. У разі копіювання файлу до спільної папки із провідника Windows або його розміщенні в ній із відкритого додатка Microsoft Officed вихідний файл залишається на старому місці. Зміни, внесені до скопійованого або розміщеного в спільній папці файлу, не стосуються вихідного файлу.

Визначати рівень доступу до папки за допомогою дозволів

  • Права доступу до спільних папок звичайно визначаються адміністратором або членом організації, який є власником папки, призначеної для будь-якого проекту або будь-якої теми.

  • У папках, де є права доступу, звичайно допускається читання та додавання елементів, однак видалятися можуть лише елементи, створені вами.

  • Якщо ви маєте потрібні дозволи, то можете створити власну спільну папку та надати іншим користувачам дозволи на використання.

  • Власник спільної папки може застосовувати в ній особисті подання, форми, спеціальні поля або правила. Може бути визначене конкретне подання, яке повинно відображуватися при першому відкриванні папки іншими користувачами.

  • Навіть якщо права на внесення будь-яких змін у папці відсутні, є можливість зберегти особисте подання спільної папки, яке відповідає вашим вимогам. Після збереження особистого подання спільної папки його можна завжди використати.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×