Надання зовнішнім користувачам спільного доступу до сайтів Office 365

Користувачі, яким потрібно переглядати вміст вашого сайту або працювати з ним, але в яких немає облікових записів користувачів для середовища SharePoint Online або Office 365, називаються "зовнішніми користувачами". Ви можете надати спільний доступ до своїх сайтів і документів зовнішнім користувачам глобально, тобто для всіх сайтів у клієнті, або для кожної колекції сайтів окремо.

Активувавши спільний доступ для клієнта й окремих колекцій сайтів, адміністратори колекцій сайтів можуть поширювати запрошення на певних користувачів. Інструкції див. в статті Надання спільного доступу до сайтів або документів зовнішнім користувачам.

Вибір способу надання спільного доступу до вмісту

Вибираючи спосіб надання спільного доступу зовнішнім користувачам, а також визначаючи, чи є в цьому потреба взагалі, поміркуйте над такими запитаннями:

  • Кому потрібно надати доступ до вмісту сайту групи й усіх підсайтів, і що саме потрібно дозволити?

  • Кому в організації можна дозволити надавати спільний доступ зовнішнім користувачам?

  • Чи є вміст, який за жодних обставин не можна переглядати користувачам поза межами організації?

Відповіді на ці запитання допоможуть вам спланувати стратегію надання спільного доступу до вмісту.

Спосіб

Завдання

Надання спільного доступу до сайту. Якщо потрібно надати спільний доступ до сайту, але водночас обмежити доступ зовнішніх користувачів до певного внутрішнього вмісту організації, варто створити підсайт з унікальними дозволами, лише щоб надавати доступ зовнішнім користувачам.

Надати користувачам поза межами організації постійний доступ до відомостей і вмісту на сайті. Їм потрібна можливість діяти як повноправні користувачі сайту, а також створювати, редагувати й переглядати вміст.

Надання спільного доступу до документа з вимогою входу

Надати одному або кільком користувачам поза межами організації безпечний доступ до окремого документа для його перегляду або співпраці над ним. Цим користувачам не потрібен постійний доступ до іншого вмісту внутрішнього сайту.

Надання спільного доступу до документа без вимоги входу

Надати користувачам поза межами організації спільний доступ до посилання на не приватний або не конфіденційний документ, щоб вони могли його переглянути або надіслати на нього відгук. Цим користувачам не потрібен постійний доступ до вмісту внутрішнього сайту.

Примітка про безпеку : 

  • Якщо деактивувати зовнішній спільний доступ, будь-які зовнішні користувачі, які мали доступ до сайту на момент вимкнення цієї функції, втратять цей доступ, а подальше надсилання запрошень стане неможливим. Якщо функцію повторно ввімкнути з іменами зовнішніх користувачів у групі дозволів SharePoint, ці користувачі автоматично знову отримають доступ до сайту. Щоб остаточно заборонити користувачеві доступ до сайту SharePoint, можна видалити користувача зі списку зовнішніх користувачів.

  • Якщо вимкнути зовнішній спільний доступ глобально, усі спільні гостьові посилання теж перестануть працювати. Якщо функцію згодом повторно активувати, ці посилання відновлять роботу.

Активація зовнішнього спільного доступу для всіх сайтів SharePoint у Центрі адміністрування Office 365

Можливість запрошувати зовнішніх користувачів на сайти SharePoint активовано за замовчуванням, тому власники сайтів і адміністратори колекції сайтів можуть будь-коли надати зовнішнім користувачам спільний доступ до сайтів груп або підсайтів.

  1. Увійдіть у службу Office 365 за допомогою робочий або навчальний обліковий запис.

  2. Перейдіть у Центр адміністрування Office 365.

    Виділена плитка "Адміністратор" у службі Office 365
  3. У Центрі адміністрування Office 365 на головній сторінці введіть зовнішній у полі пошуку та виберіть Зовнішній спільний доступ до сайтів.

    Знімок екрана: введення зовнішнього спільного доступу в поле пошуку на домашній сторінці Центру адміністрування
  4. Поряд із параметром Надати користувачам поза межами вашої організації доступ до ваших сайтів перетягніть повзунок у положення Увімк., щоб активувати зовнішній спільний доступ.

    Знімок екрана: діалогове вікно "Зовнішній спільний доступ", у якому вимкнуто параметр "Дозволити зовнішнім користувачам доступ до сайтів".
  5. Щоб Дозволити користувачам надсилати гостьові посилання для доступу до сайтів і документів вашої організації, перетягніть відповідний повзунок у положення Увімк.

    Знімок екрана: зовнішній спільний доступ увімкнуто в Центрі адміністрування.

    Переведіть повзунок у положення Вимк., якщо потрібно, щоб користувачі входили, використовуючи ім’я користувача й пароль (докладні відомості про ідентифікатори користувачів для робочих і навчальних облікових записів див. в статті Ідентифікатор користувача та його призначення).

  6. Виберіть команду Зберегти.

Коригування параметрів для окремих сайтів

Активуючи спільний доступ до сайтів SharePoint, ви активуєте його для всіх сайтів клієнта. Але в Центрі адміністрування Office 365 можна скоригувати параметри спільного доступу, щоб заборонити спільний доступ до сайтів, на яких потрібен суворіший контроль, або скасувати доступ окремого користувача до певних сайтів.

Примітка : Якщо функцію надання спільного доступу зовнішнім користувачам дезактивовано для всього середовища служби SharePoint Online, ви не зможете її активувати для окремих колекцій сайтів.

На сторінці сайтів у параметрах спільного доступу (Центр адміністрування Office 365) відображається список усіх активних колекцій сайтів клієнта, а також параметри спільного доступу до кожної колекції сайтів.

  1. Увійдіть у службу Office 365 за допомогою робочий або навчальний обліковий запис.

  2. Перейдіть у Центр адміністрування Office 365.

    Виділена плитка "Адміністратор" у службі Office 365
  3. Виберіть Ресурси > Сайти.

    Меню "Ресурси" в Центрі адміністрування Office 365, у якому вибрано "Сайти"
  4. Поряд із потрібною колекцією сайтів виберіть стан спільного доступу (Посилання та запрошення для спільного доступу або Заборонено).

    Список колекцій сайтів SharePoint зі станом зовнішнього спільного доступу для кожної колекції сайтів
  5. У діалоговому вікні спільного доступу поряд із параметром Стан спільного доступу клацніть Змінити.

    Діалогове вікно зі станом спільного доступу для конкретної колекції сайтів, у якому вимкнуто спільний доступ.
  6. Поряд із параметром Надати користувачам поза межами вашої організації доступ до ваших сайтів перетягніть повзунок у положення Увімк., щоб активувати зовнішній спільний доступ.

    Знімок екрана: діалогове вікно "Зовнішній спільний доступ", у якому вимкнуто параметр "Дозволити зовнішнім користувачам доступ до сайтів".
  7. Щоб Дозволити користувачам надсилати гостьові посилання для доступу до сайтів і документів вашої організації, перетягніть відповідний повзунок у положення Увімк.

    Знімок екрана: зовнішній спільний доступ увімкнуто в Центрі адміністрування.

    Переведіть повзунок у положення Вимк., якщо потрібно, щоб користувачі входили, використовуючи ім’я користувача й пароль (докладні відомості про ідентифікатори користувачів для робочих і навчальних облікових записів див. в статті Ідентифікатор користувача та його призначення).

  8. Натисніть кнопку Зберегти.

  1. Якщо екран сайтів із зовнішнім спільним доступом ще не відображається, виконайте кроки 1–4, описані в розділі Редагування параметрів спільного доступу до конкретної колекції сайтів у Центрі адміністрування Office 365.

  2. Поряд із потрібною колекцією сайтів виберіть стан спільного доступу (Посилання та запрошення для спільного доступу або Заборонено).

  3. У діалоговому вікні спільного доступу поряд із параметром Зовнішні учасники клацніть Змінити.

  4. У розділі Видалення зовнішніх учасників знайдіть учасників, яких потрібно видалити.

    Діалогове вікно для видалення зовнішніх учасників із колекції сайтів
  5. Поряд з іменем учасника виберіть Видалити.

  6. Щоб підтвердити видалення, натисніть Зберегти. Зверніть увагу: якщо натиснути Зберегти, користувачі більше не матимуть доступу до вибраного сайту. Усі надані раніше гостьові посилання буде вимкнуто.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×