Методи спільного доступу до локальної бази даних Access

Методи спільного доступу до локальної бази даних Access

Є кілька способів, якими можна надавати спільний доступ до бази даних Access залежно від потреб і доступності ресурсів. У цій статті розглядатимуться доступні варіанти та їх переваги, а також буде надано ресурси для докладнішої інформації про оптимальні для вас методи.

Для внесення змін у структуру бази даних потрібно інсталювати на комп’ютері програму Access.

У цій статті

Надання спільного доступу до даних за допомогою мережевих папок

Спільний доступ до розділеної бази даних

Спільний доступ до бази даних на сайті SharePoint

Спільний доступ до бази даних завдяки зв’язуванню зі списками SharePoint

Спільний доступ до бази даних за допомогою сервера

Зауваження щодо вибору методу

Надання спільного доступу до даних за допомогою мережевих папок

Це найпростіший варіант із найменшими вимогами, проте він забезпечує найменшу функціональність. У цьому методі файл бази даних зберігається на спільному мережевому диску, і всі користувачі одночасно мають до нього спільний доступ. Якщо кілька користувачів змінюватимуть дані водночас, це накладає певні обмеження, зокрема на надійність і доступність. Цей метод також може призвести до погіршення продуктивності, оскільки всі об’єкти бази даних надсилаються через мережу.

Цей варіант може виявитися зручним, якщо передбачається, що базу даних одночасно використовуватимуть лише кілька користувачів, і їм не потрібно настроювати її структур.

Примітка : Цей метод менш безпечний, ніж інші методи спільного доступу до бази даних: ризик несанкціонованого доступу підвищений, оскільки кожен користувач має доступ до повної копії файлу бази даних.

Надання спільного доступу до бази даних за допомогою мережевої папки

  1. Якщо спільної мережевої папки немає, створіть її.

    Поради щодо цього кроку викладено в Довідці операційної системи комп’ютера, з якого ви плануєте надати спільний доступ до бази даних. Якщо спільну папку розміщено на мережевому сервері, можливо, вам знадобиться допомога адміністратора мережі.

  2. Переконайтеся, що за настройками на всіх комп’ютерах користувачів програма Access відкривається в режимі спільного доступу. Ця настройка використовується за промовчанням, і для певності варто її перевірити. Якщо користувач відкриє базу даних у режимі монопольного доступу, він перешкодить доступності даних. Виконайте на кожному комп’ютері таку процедуру:

    1. Запустіть Access і на вкладці Файл клацніть Параметри. Зауважте: якщо ви використовуєте Access 2007, натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть Параметри Access.

    2. У вікні Параметри Access виберіть Параметри клієнта. Зауважте: якщо ви використовуєте Access 2007, виберіть Додатково.

    3. У розділі Додатково під надписом Режим відкриття за промовчанням виберіть пункт Спільний, натисніть кнопку OK і вийдіть із програми Access.

  3. Скопіюйте файл бази даних до спільної папки. Після цього переконайтеся, що в атрибутах файлу встановлено дозвіл на читання й записування файлу бази даних. Для використання бази даних користувачам необхідний доступ на читання й записування.

  4. На комп’ютері кожного користувача створіть ярлик файлу бази даних. У властивості ярлика Цільова шлях до файлу бази даних слід вказати не з зіставленою буквою диска, а як адресу UNC. Наприклад, замість F:\зразок.accdb введіть \\ім’я_комп’ютера\спільна.accdb.

    Примітка : Цей крок користувачі можуть виконати й самостійно.

На початок сторінки

Спільний доступ до розділеної бази даних

Цей варіант доцільно вибирати, якщо у вас немає веб-сайту SharePoint або сервера баз даних. Спільний доступ до розділеної бази даних можна надавати через мережу або сайт SharePoint. Розділити базу даних означає перегрупувати її у два файли – файл серверної бази даних (який містить таблиці даних) і файл клієнтської бази даних (який містить усі інші об’єкти бази даних, наприклад запити, форми та звіти). Кожен користувач взаємодіє з даними, використовуючи локальну копію клієнтської бази даних.

Переваги розділення бази даних

  • Покращена продуктивність   Спільний доступ через мережу надається лише до даних, а не до таблиць, запитів, форм, звітів, макросів і модулів.

  • Краща доступність    Транзакції бази даних (наприклад, редагування записів) виконуються швидше.

  • Посилена безпека    Для доступу до серверної бази даних користувачі використовують зв’язані таблиці. Зловмисникам складніше отримати несанкціонований доступ до даних за допомогою клієнтської бази даних.

  • Покращена надійність    Якщо в користувача виникне проблема й база даних несподівано закриється, пошкодження зазвичай зачепить лише файл копії зовнішньої бази даних, яку відкрив користувач.

  • Гнучке середовище розробки    Користувачі можуть незалежно розробляти запити, форми, звіти та інші об’єкти бази даних, не впливаючи на роботу інших користувачів. Можна також розробити та розповсюдити нову версію клієнтської бази даних, не перешкоджаючи доступу до даних, що зберігаються в серверній базі даних.

Якщо це зручний для вас варіант, виконайте вказівки щодо розділення бази даних Access.

На початок сторінки

Спільний доступ до бази даних на сайті SharePoint

Увага!    Корпорація Майкрософт більше не радить створювати та використовувати веб-програми Access у SharePoint. Натомість ми рекомендуємо будувати бізнес-рішення без написання коду для веб-сторінок і мобільних пристроїв за допомогою Microsoft PowerApps.

Маючи сервер із SharePoint, особливо, якщо на ньому є Access Services, для спільного доступу можна скористатися кількома зручними варіантами. Наявність кількох точок інтеграції із сайтом SharePoint спрощує доступ до бази даних. Під час публікації веб-бази даних служби Access Services створюють сайт SharePoint, на якому розміщується база даних. Усі дані та об’єкти бази даних переміщуються до розміщених на цьому сайті списків SharePoint.

Публікування бази даних означає її переміщення в Інтернет. Можна створювати веб-форми та звіти, які працюватимуть у вікні браузера, а також створювати стандартні об’єкти Access (інколи їх називають ''клієнтськими'' об’єктами, щоб відрізнити від веб-об’єктів). Щоб скористатися об’єктами клієнта Access, на комп’ютері має бути інстальовано програму Access, але до всіх об’єктів бази даних на сайті SharePoint буде надано спільний доступ.

Примітка : Якщо на комп’ютері інстальовано програму Access, можна скористатися з клієнтськими об’єктами з веб-бази даних. В іншому разі можна буде використовувати лише об’єкти веб-бази даних.

Служби Access Services забезпечують платформу для створення баз даних, які можна використовувати в Інтернеті. Розробка та обслуговування веб-бази даних здійснюється за допомогою програм Access 2010 і SharePoint, а користувачі користуються нею у браузері.

Примітка :  Вам знадобляться дозволи розробника (Designer) на сайті SharePoint, де ви хочете опублікувати базу даних.

Форми, звіти та макроси інтерфейсу користувача працюють у браузері.

Дані зберігаються в списках SharePoint, якщо ви використовуєте веб-базу даних. Таблиці стають списками SharePoint, а записи стають елементами списків, завдяки чому для керування доступом до веб-бази даних можна використовувати дозволи SharePoint.

Запити та макроси даних виконуються на сервері. Уся обробка SQL відбувається на сервері. Це сприятливо впливає на ефективність роботи мережі, тому що трафік складається лише з наборів результатів.

Збереження бази даних у бібліотеці документів 

Базу даних можна зберегти в будь-якій бібліотеці документів SharePoint. Цей метод аналогічний збереженню базу даних у мережевій папці і забезпечує зручні можливості для керування доступом до бази даних. Якщо зв’язати бази даних зі списками SharePoint, спільний доступ надається до даних, але не до об’єктів баз даних. Кожен користувач користується власною копією бази даних.

Наприклад, якщо на веб-сайті SharePoint є списки, у яких відстежуються питання обслуговування клієнтів і зберігаються відомості про працівників, в Access можна створити базу даних, яка слугуватиме інтерфейсом для цих списків. Для аналізу таких питань можна створити запити Access, а для форматування та публікації письмових звітів до командної наради – звіти Access. Якщо на комп’ютерах користувачів є Access, можна зробити запити та звіти Access доступними з меню Подання відповідного списку SharePoint. Під час перегляду списку на веб-сайті SharePoint користувачі зможуть шукати й відкривати запити, звіти та інші об’єкти Access, клацнувши меню Подання. Якщо на комп’ютерах користувачів немає Access, вони все ж зможуть використовувати дані у списках за допомогою подань SharePoint.

  1. Відкрийте базу даних, до якої потрібно надати спільний доступ.

  2. На вкладці Файл виберіть Зберегти як.

  3. У вікні Зберегти базу даних як у розділі Додатково виберіть SharePoint і натисніть кнопку Зберегти як.

    Примітки : 

    • Якщо ви використовуєте Access 2007, натисніть кнопку Microsoft Office > Опублікувати > Сервер керування документами.

    • Якщо ви використовуєте Access 2010, натисніть Файл > Зберегти та опублікувати > Зберегти базу даних як > SharePoint.

  4. У діалоговому вікні Зберегти в SharePoint укажіть потрібну бібліотеку документів.

  5. Перевірте ім’я файлу бази даних і тип файлу бази даних, внесіть потрібні зміни та натисніть кнопку Зберегти.

Докладні відомості див. у статтях Публікування у службах Access Services та Імпортування даних зі списку SharePoint / зв’язування даних зі списком SharePoint.

На початок сторінки

Спільний доступ до бази даних завдяки зв’язуванню зі списками SharePoint

Цей метод має так ж переваги, як і використання розділення бази даних, і користувачі змінювати власну копію бази даних, оскільки спільний доступ до даних надається через веб-сайт SharePoint. Незважаючи на те, що це не настільки практично, як публікування бази даних на веб-сайті SharePoint, такий метод має свої переваги: дані розташовано централізовано. Оскільки дані розташовані у списках SharePoint можна надавати до них окремий доступ через мережу за допомогою функцій SharePoint.

Цей метод складається із трьох основних кроків:

  1. Переміщення даних до списків SharePoint.

  2. Створення посилань на ці списки.

  3. Розповсюдження файлу бази даних.

Для перших двох кроків можна скористатися майстром переміщення до сайту SharePoint, а для останнього кроку – будь-якими наявними засобами.

Використання майстра експорту таблиць до сайту SharePoint

  1. На вкладці Знаряддя бази даних, у групі Переміщення даних виберіть пункт SharePoint.

    Примітки : 

    • Цей параметр доступний, лише якщо вашу базу даних збережено у форматі файлу ACCDB.

    • Якщо ви використовуєте Access 2007, на вкладці Зовнішні дані в групі Списки SharePoint натисніть Перемістити до сайту SharePoint.

  2. Виконайте вказівки майстра експорту таблиць до сайту SharePoint (зокрема, укажіть розташування свого веб-сайту SharePoint). Щоб скасувати процес, натисніть кнопку Скасувати.

  3. Щоб отримати додаткові відомості про міграцію, на останній сторінці майстра встановіть прапорець Докладно.

    На цій сторінці майстра буде описано, які таблиці зв’язано зі списками, буде надано відомості про розташування резервної копії та URL-адресу бази даних. Якщо з міграцією виникли проблеми, на цій сторінці наводиться попередження та розташування таблиці журналу, у якій можна переглянути додаткові відомості про проблеми.

  4. Після завершення роботи майстра натисніть кнопку Готово.

    Якщо майстер відображає попередження, перегляньте таблицю журналу та виконати необхідні дії. Наприклад, можна не переміщувати певні поля або перетворити їх на інший тип даних, сумісний зі списком SharePoint.

Примітка : Щоб переглянути списки на веб-сайті SharePoint, клацніть на панелі швидкого запуску елемент Списки або виберіть команду Переглянути весь вміст веб-сайту. Можливо, доведеться оновити сторінку у своєму браузері. На веб-сайті SharePoint можна змінювати настройки списку; це дає змогу відображати списки на панелі швидкого запуску веб-сайту SharePoint і змінювати інші настройки, наприклад вмикати відстеження версій. Для отримання додаткових відомостей див. Довідку на веб-сайті SharePoint.

На початок сторінки

Спільний доступ до бази даних за допомогою сервера

Для спільного використання бази даних застосунок Access можна застосовувати разом із сервером баз даних (наприклад, програмою SQL Server). Цей метод має багато переваг, але й вимагає додаткового програмного забезпечення – сервер бази даних.

Цей метод подібний до розділення бази даних, оскільки таблиці також зберігаються в мережі й кожен користувач має локальну копію файлу бази даних Access, яка містить посилання на таблиці, запити, форми, звіти та інші об’єкти бази даних. Цим варіантом слід скористатись, якщо є доступний сервер баз даних і в усіх користувачів інстальовано застосунок Access. Переваги цього методу залежать від програмного забезпечення сервера баз даних, яке для цього використовується, але зазвичай цей варіант передбачає можливість створення облікових записів користувачів, вибірковий доступ до даних, бездоганну доступність даних і ефективні інтегровані засоби керування даними. До того ж, програмне забезпечення серверів баз даних здебільшого добре працює з попередніми версіями програми Access, тож необов’язково, щоб усі користувачі мали ту саму версію програми. Спільний доступ надається лише до таблиць.

Переваги спільного використання бази даних за допомогою сервера бази даних

  • Висока продуктивність і розширюваність    У багатьох ситуаціях сервер баз даних забезпечує кращу продуктивність, ніж сам файл бази даних Access. Крім того, багато серверів баз даних підтримують бази даних дуже великого, терабайтового обсягу – приблизно в 500 разів більшого від поточного максимального розміру для файлу бази даних Access (два гігабайти). Загалом сервери баз даних працюють дуже ефективно: вони обробляють запити паралельно (для обробки запитів користувача використовують кілька власних команд у межах одного процесу) і потребують мінімальну додаткову пам’ять, коли додано більше користувачів.

  • Підвищена доступність    Більшість серверів баз даних дають змогу здійснювати резервне копіювання бази даних під час її використання. Відповідно, для резервного копіювання бази даних не потрібно змушувати користувачів вийти з бази даних. Крім того, сервери баз даних зазвичай дуже ефективно виконують одночасне редагування та блокування записів.

  • Поліпшена безпека    Жодна база даних не може бути цілком безпечна. І все ж сервери бази даних забезпечують надійний захист даних від несанкціонованого використання. У більшості серверів баз даних діє система безпеки на основі облікових записів – завдяки цьому можна вказувати, кому які таблиці дозволено переглядати. Навіть якщо відбулося неналежне отримання зовнішнього доступу до Access, система безпеки на основі облікових записів не допустить несанкціонованого використання даних.

  • Автоматичне відновлення    Деякі сервери баз даних обладнано механізмами автоматичного відновлення. Тож якщо станеться системна помилка (наприклад, аварійне завершення роботи операційної системи або перебій у живленні), база даних за лічені хвилини відновиться до останнього стану узгодженості навіть без втручання адміністратора бази даних.

  • Обробка на сервері    Використання Access у конфігурації клієнт-сервер допомагає зменшувати мережевий трафік: запити до бази даних обробляються на сервері, перш ніж надсилають результати клієнту. Обробка на сервері зазвичай ефективніша, особливо під час роботи з великими сукупностями даних.

Основні кроки використання програми Access із сервером бази даних

  1. Щоб використовувати програму Access із різними серверами баз даних, можуть знадобитися різні дії, проте основні кроки однакові.

  2. Перемістіть дані з таблиць у базі даних Access до таблиць на сервері баз даних.

  3. Зв’яжіть таблиці файлу бази даних Access із таблицями на сервері бази даних.

  4. Створіть відповідні облікові записи користувачів на сервері бази даних.

  5. Розповсюдьте файл бази даних Access.

  6. Інсталюйте на комп’ютери користувачів необхідні драйвери баз даних.

  7. Додаткові відомості про використання програми Access із сервером SQL Server див. в статті Переміщення даних Access до бази даних SQL Server за допомогою майстра перетворення на формат SQL Server.

Також див. статтю Зв’язування або імпорт даних із бази даних SQL Server.

На початок сторінки

Зауваження щодо вибору методу

Вимоги метода

Розділення бази даних

Мережна папка

Сайт SharePoint

Сервер баз даних

Чи потрібне програмне забезпечення сервера баз даних?

Ні

Ні

Ні

Так

Чи потрібна служба SharePoint

Ні

Ні

Так

Ні

Чи потрібні служби Access Services на сервері SharePoint Server?

Ні

Ні

Залежить від сценарію:

для зв’язування зі списками та збереження в бібліотеці документів служби Access Services не обов’язкові;

для публікації веб-баз даних або веб-програм служби Access Services обов’язкові.

Ні

Доступність даних

Добра

Адекватна для малих груп із незначним редагуванням даних

Найкраща. Допускаються автономні сценарії.

Найкраща

Безпека

Залежить від додаткових заходів

Найменш безпечний метод

Найкраща

Найкраща

Гнучкість

Значна гнучкість. Легко розробляти нові функції бази даних, не заважаючи роботі з нею. Користувачі можуть змінювати структуру у своїй копії.

Менша гнучкість. Розробку можна виконувати в автономній копії бази даних, а потім замінити стару копію новою. Користувачі не мають змогу самостійно змінювати структуру бази даних.

Значна гнучкість. Для контролю доступу та структурних змін застосовуються дозволи SharePoint. Можливе використання певних об’єктів бази даних (наприклад, форм) у браузері.

Значна гнучкість. Легко розробляти нові функції бази даних, не заважаючи роботі з нею. Користувачі можуть змінювати структуру об’єктів у своїй копії.

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×