Мета користувача: планування проекту

Мета користувача: планування проекту

Варто спершу розпочати планування, а потім уже відкривати програму Microsoft Project.

Свої початкові ідеї щодо цілей проекту можна записати у програмі Word, Excel, OneNote або Outlook.

Знайшовши прихильників своїх ідей, можна починати планування графіка у програмі Project.

Поверніться до розділу Схема керування проектами, щоб переглянути інші статті про керування проектами.

Кілька порад із керування проектами, перш ніж ви розпочнете роботу...

  • Переконайтеся, що у вас є проект.    Переконайтеся, що задумане вами – це дійсно проект. Проект має три характеристики.

  • Це тимчасова й унікальна подія.   Будівництво автобудівного заводу вважається проектом, тому що це однократна справа. А виробництво автомобілів на цьому заводі – це повторювана серія дій, тому воно проектом не вважається.

  • Проект має чітко визначені кінцеві результати.    Кінцеві результати надають проекту цілеспрямованості й мети. Якщо чітко не визначити кінцеві результати, зацікавлені особи відчуватимуть, що їхні інвестиції у проект нічого не варті.

  • Проект має початок і кінець.    Якщо не визначити дату завершення проекту, зацікавлені особи та інвестори не отримають результати та прибутки, очікувані від своїх інвестицій.

    Ось кілька прикладів, за допомогою яких можна зрозуміти, чи є у вас проект.

Діяльність, яка не вважається проектом

Чітко визначені проекти

Виробництво автомобілів

  • Проект оновлення виробничого підприємства з метою підвищення ефективності.

  • Проект розміщення ремонтного підприємства ближче до виробничих потужностей.

Зменшення ризику від конкуренції

  • Проект заміни модулів безпеки.

  • Проект найму фахівців із ризику з пов’язаної галузі.

  • Визначення обмежень проекту    Обмеження – це фактори, які обмежують можливості керівника проекту у створенні та керуванні проектом. Більшість проектів має три обмеження.

  • Обмеження в часі.    Зазвичай дати завершення основних результатів визначають загальну тривалість проекту.

  • Обмеження кількості людських та інших ресурсів    Керівники проектів зазвичай мають обмежену кількість працівників для роботи над проектом або обмежений бюджет.

  • Невелика область    Зазвичай проекти обмежено об’ємом роботи, який може виконати команда. Якщо проект має забагато кінцевих результатів або функцій, запланованого на їх виконання часу, можливо, не вистачить.

Зміна одного обмеження зазвичай впливає на два інших і може вплинути на загальну якість. Наприклад, зменшення тривалості проекту вимагає від керівника проекту прийняття рішення про кількість працівників, потрібних для досягнення кінцевих результатів. Якщо достатньої кількості працівників немає, потрібно шукати компроміс, наприклад зменшити область проекту.

  • Вчасне визначення зацікавлених сторін    Ніщо так не шкодить проекту, як невдача у визначенні основних зацікавлених осіб і способу спілкування з ними. Якщо не вдалося визначити основну зацікавлену особу після початку проекту, це може зупинити подальше виконання проекту або призвести до перевищення бюджету через пропозицію нових цілей і методів проекту.

Крок 1. Записування попередніх ідей

Записування ранніх ідей у програмі OneNote

Коротко занотуйте свої думки про проект і його призначення за допомогою програми OneNote. Нотатки можуть містити адреси електронної пошти, посилання на веб-сайти та попередні специфікації.

Імпорт даних Excel до програми Project

Іноді проекти починаються як прості списки у програмі Excel. Але коли вони розростуться, імпортуйте їх до програми Project, де можна ефективніше впорядкувати та спланувати завдання.

Використання служби Office 365 на будь-якому ПК для записування нотаток до проекту з будь-якого розташування

Працюйте з попередніми специфікаціями проекту за допомогою служби Office 365. Якщо ви використовуєте комп’ютер з інтернет-підключенням, можна працювати з документами за допомогою повних версій програм Word, Excel, PowerPoint і OneNote на вимогу з будь-якого розташування.

Використовуйте службу Office Online у браузері

Працюйте у веб-програмах Office Online без використання служби Office 365. Якщо у вас є обліковий запис Microsoft, можна використовувати інтернет-версії програм Word, Excel, PowerPoint і OneNote, щоб записати свої найперші ідеї щодо проекту.

На початок сторінки

Крок 2. Підтримання зв’язку із зацікавленими особами

Звітування про початковий перебіг виконання

Завдяки презентабельним звітам зацікавлені особи неодмінно схвалять кінцеві результати проекту на будь-якому етапі його планування.

Приєднання до мережевої наради

Якщо зацікавлені особи не можуть бути присутні особисто, щоб зв’язатися з ними, використовуйте мережні наради. Надайте спільний доступ до слайдів PowerPoint, аркушів Excel або нотаток OneNote, щоб обговорити попередні плани проекту. Користувачі можуть брати участь у мережних нарадах, перебуваючи у своєму офісі, у дорозі, а також із мобільного пристрою.

Обмін миттєвими повідомленнями з учасником групи проекту

Коли під час роботи над графіком проекту виникли запитання, наведіть вказівник на ім’я користувача та розпочніть сеанс обміну миттєвими повідомленнями за допомогою програми Lync.

На початок сторінки

Крок 3. Створення проекту

Копіювання та вставлення із програми Word у програму Project

Скопіюйте список завдань із програми Word і вставте його у програму Project – ось вам і графік. Програма Project збереже структуру та форматування.

Створення нового проекту з наявного або із шаблону

Створіть новий проект на основі шаблону, попередньо заповненого завданнями з подібних проектів. Фахівці з галузі створили багато проектів, щоб допомогти вам розпочати роботу.

Імпорт даних Excel до програми Project

Перемістіть список завдань, створений у програмі Excel, до програми Project. Програма Project збереже структуру та форматування.

Імпорт списку завдань SharePoint як попереднього проекту

Іноді проекти починаються як списки завдань на сайті SharePoint, щоб обмінюватися ними з користувачами, у яких немає програми Microsoft Project. Коли список завдань розростеться до певних розмірів, перемістіть його до програми Project, щоб уже звідти продовжити над ним роботу.

Мета керування проектом: створення графіка нового проекту

Розпочавши проект у програмі Microsoft Project, можна додавати завдання, упорядковувати та зв’язувати їх, додавати користувачів тощо.

Повернення до стратегії керування проектами в програмі Project

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×