Мета користувача. Вибір відповідного подання для свого графіка

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Вибір відповідного подання

З одного боку діаграми Ганта забезпечують чудову можливість відстежувати стан виконання поточного проекту. Однак з іншого боку деякі подання програми Project забезпечують надточний контроль усіх сфер планування.

Якщо вибрати правильне подання розкладу, то процес відстеження перебігу виконання проекту значно пришвидшиться та спроститься.

Щоб ознайомитися з додатковими статтями цього ряду посібників із вказівками щодо керування проектами, див. статтю Стратегія керування проектами у програмі Project.

Кілька порад із керування проектами, перш ніж ви розпочнете роботу...

  • Визначення найважливіших завдань у розкладі.    Усі завдання в розкладі важливі, однак деякі з них більше впливають на зазначену дату завершення проекту, ніж інші. Говорячи мовою керування проектами, це – критичні завдання. Щоб вирішити проблеми в розкладі, у першу чергу увагу потрібно звертати на ці завдання.

  • Перегляд зв’язків між завданнями   Діаграма Ганта – це лише один зі способів перегляду зв’язків між завданнями, тому не слід остерігатися використання інших подань. За допомогою подання "Мережна схема" можна оглянути складніші зв’язки між завданнями. А в поданні "Календар" завдання відображено у звичному форматі щомісячного календаря. Не слід також забувати про подання "Часова шкала", у якому наведено проміжні етапи графіка.

  • Відомості про працівників і перебіг виконання завдань   Подання "Використання ресурсів" або "Планувальник роботи групи" слід використовувати, щоб переглянути відомості про виконавців завдань у графіку.

  • Представлення проекту керівнику    Часто надсилання керівнику копії розкладу виявляється не найкращим підходом. Керівникам та іншим зацікавленим сторонам потрібно надавати детальні відомості про загальний стан проекту. Програма Project 2013 забезпечує просту можливість створення абсолютно нових наборів візуальних звітів, які містять достатній об’єм даних у формі графіків і діаграм.

  • Перегляд відомостей про витрати та кошторис   Програма Project дає змогу переглядати всі відомості про витрати або професійні звіти про освоєний обсяг. Також завжди можна експортувати дані до програми Excel у разі необхідності здійснення повного аналізу відомостей про витрати.

  • Ви – новачок у сфері планування, і ще не маєте наміру переглядати проект за допомогою програми Microsoft Project?    Якщо ви – новачок у сфері планування, можливо, ви не захочете використовувати програму Project. Можливо все, що ви маєте – це лише простий список на сайті SharePoint або у програмі Excel чи взагалі на клаптику паперу. Якщо це так, то перед початком роботи у програмі Project можна поділитися цими ідеями з іншими, а потім разом з ними скласти розклад.

Крок 1. Пошук відповідного подання

Пошук відповідного подання

Усе по порядку. Спочатку потрібно знайти подання, яке найкраще відповідатиме меті. Наприклад, відомості про групу краще переглядати в поданні "Планувальник роботи групи" або "Використання ресурсів", а не в поданні "Діаграма Ганта", де відображено відомості про завдання.

Перегляд виконання графіка проекту за допомогою діаграми Ганта

Найпростіший спосіб переглядати перебіг виконання проекту – це відстежувати зміни в розташуванні панелей діаграми Ганта.

Перегляд виконання проекту на часовій шкалі

Часова шкала дає змогу зрозуміти всі наявні нюанси проекту. З її допомогою можна отримати знімок головних завдань і проміжних етапів, а потім обговорити їх на нарадах щодо стану проекту. Перетягніть її на слайд PowerPoint, надрукуйте або надішліть у вигляді листа електронної пошти своєму керівникові, щоб він отримав миттєвий звіт.

Перегляд виконання роботи на мережній схемі

У процесі виконання надскладних проектів мережна схема зв’язків завдань допоможе відсортувати багато взаємопов’язаних елементів розкладу. У мережних схемах відомості про проекти відображаються у класичному вигляді, але до них додаються взаємопов’язані поля та лінії.

Перегляд звітів про стан освоєного обсягу

Освоєний обсяг – це надзвичайно ефективна та складна функція відстеження й обчислення кошторису у програмі Project. З її допомогою можна отримати відповідь на таке запитання: "Скільки грошей витрачено на уже виконану в цьому проекті роботу?".

Перегляд відомостей про проект у чудово оформленому звіті

Можна створювати та настроювати вражаючі графічні звіти з будь-якими потрібними відомостями про проект. А якщо звіт вам не сподобається, змінити його можна вмить.

Виділення зв’язків завдань

Якщо проект ускладниться, діаграма Ганта може переповнитися різнокольоровими панелями та заплутаними лініями зв’язку. Щоб візуально впорядкувати цю область, можна відобразити шлях завдання, що виділятиме кожне попереднє та наступне завдання.

Друк подання

Можна надрукувати подання програми Project, щоб розмістити його на робочому столі або на величезному плотері, а потім почепити це надруковане подання у вестибулі або на креслярській дошці.

Крок 2. Настроювання подання

Додавання стовпця до подання

Можна додати стовпець до подання проекту, щоб переглянути додаткові відомості про завдання. Також можна приховати доданий стовпець, щоб захистити конфіденційні відомості.

Змінення часової смуги в поданні

Часову смугу можна настроїти на відображення менших або більших одиниць часу – від години до року. Наприклад, час можна відобразити у фінансових роках, а не календарних, а панелі діаграми Ганта – по місяцях, а не по днях.

Групування завдань або ресурсів

Якщо проект містить забагато завдань, які неможливо уважно переглянути, спробуйте згрупувати їх за категоріями. Групування надає можливість використовувати різні параметри сортування на кшталт пріоритету, типу обмеження або стану виконання.

Розділення подання

Інколи краще переглядати два подання, ніж одне. Наприклад, якщо в поданні вгорі розмістити діаграму Ганта, з’явиться можливість у поданні внизу переглядати відомості про певне завдання. Досвідчені керівники проектів розділяють подання, щоб пришвидшити щоденний процес керування проектами.

Сортування відомостей проекту за завданням, ресурсом або датою

Зазвичай завдання переглядаються у хронологічному порядку. Однак, можливо, з розвитком проекту їх знадобиться впорядкувати в алфавітному порядку за станом або ресурсом.

Фільтрування подання

Не обов’язково постійно переглядати відомості про проект у звичайному хронологічному форматі. Їх можна розділити в будь-який зручний спосіб.

Зниження рівня завдань для створення підзавдань і зведених завдань

Знижуйте та підвищуйте рівні завдань, щоб в етапах і проміжних етапах відобразити їхню ієрархію або зв’язки.

Використання настроюваних параметрів у майбутніх проектах

Якщо вам шкода втрачати настроєні власноруч подання, надайте до них спільний доступ іншим користувачам або збережіть у шаблонах, щоб отримати змогу використовувати їх у майбутніх проектах.

Крок 3. Перегляд даних програми Project в іншій програмі

Перегляд відомостей про проект на сайті SharePoint

Тепер проекти можна синхронізувати зі списком завдань SharePoint, не використовуючи для цього сервер Project Server. За допомогою програми Project Professional на сайті SharePoint можна настроїти список завдань, який синхронізуватиметься з проектом. Учасники групи зможуть переглядати розклад і вносити зміни в роботу на сайті SharePoint, а ви переглядатимете ці зміни у програмі Project.

Перегляд проекту як файлу типу PDF

У разі перетворення плану проекту на файл типу PDF або XPS до нього можна надати спільний доступ будь-якому користувачу, який має комп’ютер, навіть якщо на ньому не інстальовано програму Project.

Імпорт даних Excel до програми Project

Якщо складний проект або базу даних створено у програмі Excel, і ви остерігаєтеся пошкодження даних під час переміщення проекту до програми Microsoft Project, використовуйте майстер імпорту. З його допомогою можна імпортувати складніші проекти.

Збереження файлу проекту в іншому форматі

Програма Project підтримує можливість експорту відомостей проекту до ряду поширених форматів файлів, наприклад: Excel, Visio тощо.

Повернення до стратегії керування проектами у програмі Project

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×