Мета керування проектом: передача інформації про проект

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Спілкування з робочою групою

Передача інформації про проект часто стає нелегкою справою: чи то мова йде про отримання інформації про стан від робочої групи, чи передачу відомостей про стан проекту керівникам.

Дізнайтеся, коли та як повідомляти та звітувати про перебіг проекту. Інакше страждає ефективність співпраці, а успіх проекту може опинитися під загрозою.

Інші статті з цієї серії посібників із керування проектами, див. в розділі Схема керування проектами.

Кілька порад із керування проектами, перш ніж ви розпочнете роботу . . .

  • Список зацікавлених сторін.    До початку проекту, з'ясувати, які зацікавлених сторін. Один що спосіб використати проекту – це забути зацікавленим, хто має дорозі та не виберіть вплив на проект

  • Завчасно Налагодьте план спілкування    Створення зв'язків стратегії і процесів у проекті до початку проекту. Ще краще, мають зв'язок процеси, що відображаються як завдання з першого рядка проекту, щоб цей критичні частину співпраці стає зобов'язання всіх.

  • Спілкування часто    Збирати відомості про стан завдання раз на тиждень про право на проблеми перш ніж вони розпочати. Якщо ви спілкуєтеся частіше, ніж учасники групи можуть припинити надсилання оновлень через додатковий час підготовки їх.

  • Шукайте проблеми.    Якщо все буде добре, тому що ви ще не задають нічого від'ємне, ймовірно пошуку до проблеми. Ще краще запускати проекти виникають проблеми. До завдання, щоб перейти знайти їх, перш ніж вони перетворюються на великі проблеми.

  • Використовуйте відповідну технологію.    Загальні відомості про учасника до групи та зацікавлених сторін зв'язків потреб. Наприклад, учасники групи звітування про стан завдання може знадобитися використовувати електронної пошти або сервера Project Server, тоді як на робочий зручніше схвалять діаграми або зведеної таблиці. Нижче наведено список програм, які можна використовувати, щоб допомогти у зв'язку.

Програма

Переваги

Недоліки

Проект

  • Вбудовані інструменти презентації для всіх рівнів зацікавлених сторін.

  • Зрозумілі подання часової шкали та планувальника роботи групи.

  • Можливість експорту даних до програм Excel і Visio для передачі комплексних даних.

  • Можливо, ваша компанія не використовує програму Project.

  • Можливо, проекти, над якими працює ваша компанія, замалі, щоб використовувати таке потужне програмне забезпечення для планування.

Project Server

  • Найкраще рішення для досконалого спілкування та звітування про перебіг проекту на рівні всієї організації.

  • Можливість порівнювати стан кількох проектів або реєстру проектів.

  • Меншим компаніям, можливо, знадобиться допомога консультантів, щоб інсталювати й використовувати сервер Project Server.

Excel

  • У програмі Project у можна експортувати дані до програми Excel для розширеного їх аналізу, наприклад ANOVA або аналізу освоєного обсягу.

  • Ідеальне рішення для раннього планування проектів або для важливих кінцевих результатів, які згодом можна додати до програми Project.

  • У програмі Excel немає функцій автоматизованого планування для складніших проектів.

Програма Word

  • Незамінний помічник на етапі попереднього ознайомлення, коли потрібно надати спільний доступ до документів планування, як-от бюджетів і кінцевих результатів.

  • Не найкраще рішення, щоб надавати візуальні презентації для виконавчих зацікавлених сторін. Натомість можна використовувати функціональні можливості звітування програм Excel, Visio, PowerPoint і Project.

SharePoint

  • Забезпечення функцій синхронізації поза сервером Project Server. Зміна в одному списку завдань відображатиметься в іншому.

  • Дорогі для розгортання в організації. Якщо ви не маєте компанії ресурси для інсталяції SharePoint, можна використовувати служби Office 365 із SharePoint online.

Програма PowerPoint

  • Досконале рішення, щоб проводити ефектні презентації для виконавчих зацікавлених сторін.

  • Аналітикам та інженерам, можливо, знадобляться детальніші діаграми для комплексного аналізу бюджету.

Програма Visio

  • Ідеальне рішення на початкових етапах проекту, коли необхідно повідомляти про організаційні та виробничі процеси за допомогою різних схем і блок-схем.

  • Презентування часом завеликого обсягу інформації для керівних осіб. Натомість можна використовувати функції звітування програми Project.

Програма Lync   

  • Найкраще для команд, які працюють у різних розташуваннях. Можна ділитися відомостями про проект за допомогою обміну миттєвими повідомленнями, голосових викликів і відеозв’язку або під час мережних нарад.

  • Потрібен ІТ-відділу для розгортання. Якщо ви не маєте компанії ресурси, щоб інсталювати програму Lync, можна використовувати служби Office 365 зі службою Lync Online.

Перевірка оновлень стану із сервера Project Server

Якщо робоча група використовує сервер Project Server, завантажте з нього оновлення стану завдань, перш ніж обговорювати з командою перебіг виконання проекту.

Відстеження виконання графіка: від початківця до експерта

Є прості способи відстеження перебігу виконання, а є складніші. Знайдіть ті, які найкраще підходять для вашого проекту та вашої робочої групи.

Обмін миттєвими повідомленнями з учасником групи проекту за допомогою програми Lync

Коли під час роботи над графіком проекту виникають невеликі запитання, наведіть вказівник на ім’я користувача, щоб розпочати сеанс обміну миттєвими повідомленнями за допомогою програми Lync.

Приєднання до мережної наради Lync

Якщо користувачі не можуть прийти на нараду, скористайтеся програмою Lync, щоб поділитися відомостями про проект. Надайте спільний доступ до слайдів PowerPoint, аркушів Excel або блокнотів OneNote, щоб поділитися планами проекту. Користувачі можуть брати участь у мережних нарадах, перебуваючи в офісі або вдома, а також із мобільного пристрою.

Створення звіту про проект

За допомогою програми Project 2013 можна створювати та настроювати вражаючі графічні звіти для будь-яких даних проекту без використання жодного іншого програмного забезпечення. У процесі роботи над проектом звіти змінюватимуться, і в них відображатимуться останні відомості, тож не потрібно виконувати оновлення вручну.

Синхронізація зі списком завдань SharePoint

Учасники робочої групи можуть переглядати графік і оновлювати роботу на сайті SharePoint, а ви бачитимете ці зміни у програмі Project. І навпаки.

Використання служби Office 365 зі службами SharePoint і Lync online

Працюйте з попередніми специфікаціями проекту за допомогою служби Office 365. Якщо ви використовуєте комп’ютер з інтернет-підключенням, можна працювати з документами за допомогою повноцінних версій програм Word, Excel, PowerPoint і OneNote на вимогу з будь-якого розташування.

Можна також використовувати служби SharePoint Online і Lync Online, якщо на комп’ютерах користувачів компанії не інстальовано програми Office.

Публікація змін у завданнях на сервері

Змінивши завдання, опублікуйте зміни на сервері Project Server, щоб кожен учасник проекту володів правильною інформацією та міг працювати далі.

Повернутися до схеми керування проектами

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×