Мета керування проектами. Додавання людей і призначення їм завдань

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Додавання ресурсів до проекту

У процесі додавання користувачів для роботи над проектом потрібно враховувати два наведені нижче пункти.

  1. Спершу потрібно додати користувачів до проекту.

  2. А вже потім призначити їм завдання.

Цю різницю слід враховувати, щоб уникнути плутанини під час роботи з будь-яким програмним забезпеченням для керування проектами.

Інші статті з цієї серії посібників із керування проектами, див. в розділі Схема керування проектами.

Кілька порад із керування проектами, перш ніж ви розпочнете роботу . . .

Для новачків у сфері керування проектами. Користувачам, які тільки починають знайомитися з процесом керування проектами, слід усвідомити, що крім додавання завдань наявно багато проблем, що потребують вирішення. Наприклад, потрібно визначити кількість користувачів, яким слід призначити завдання, надати відпустки та вихідні дні, а також знайти область для розміщення особистих відомостей на кшталт номерів телефонів, адрес електронної пошти й інформації про заробітну платню.

Нижче наведено кілька порад, щоб розпочати роботу.

  • Типи ресурсів, яким можна призначати завдання.    Зібравши всі необхідні відомості про завдання проекту, визначте типи потрібних ресурсів.

    • Людські ресурси.    Це люди, які мають працювати над завданнями. Інколи менеджери проектів вживають термін "трудові ресурси", таким чином протиставлячи їх сировині й обладнанню.

    • Корпоративні ресурси.    Це спільні трудові ресурси, керування якими здійснюється на рівні організації. Корпоративні ресурси можна використовувати в програмі Project Professional.

    • Матеріальні ресурси.    До цих ресурсів віднесено комп’ютери або інше обладнання, що використовується для роботи над завданнями.

    • Універсальні ресурси.    Ці ресурси визначають вимоги до персоналу для завдань і до виконавців на кшталт теслярів або розробників.

  • Визначення тривалості виконання завдання залежно від кількості ресурсів . Під час додавання кількох ресурсів очікується, що тривалість виконання завдання таким чином скоротиться. Однак часто все відбувається навпаки. У результаті таких дій може збільшитися вартість проекту, стати наявною потреба в додатковому узгодженні дій тощо. Наприклад, конструювання мосту не пришвидшиться, якщо подвоїти кількість архітекторів, які працюють над проектом. Програма Project дає можливість контролювати тривалість виконання завдань після додавання кількох виконавців.

  • Визначення впливу можливостей виконавця на тривалість виконання завдання . Досвід роботи виконавця безпосередньо впливає на тривалість виконання завдання. Очікується, що працівник із п’ятирічним досвідом роботи завершить завдання швидше, ніж той, що має лише два роки досвіду.

Для досвідчених керівників проектів. З часом проекти стають усе більшими, і керування ними ускладнюється. Тепер потрібно використовувати ресурси інших відділів, домовлятися з постачальниками, відстежувати роботу сотень людей, створювати звіти для керівників і виконувати безліч інших справ, про які до цього навіть не було й мови. Упоратися з усім цим допоможе програма Microsoft Project, тому що вона містить усі необхідні для цього засоби.

Нижче наведено кілька порад для підвищення кваліфікації.

  • Перегляд і уточнення прогнозованої тривалості   . Уточнюйте прогнозовану тривалість, ураховуючи зібрані дані про поточний і подібні проекти. Точність прогнозованих вимог до ресурсу (і, зрештою, витрат на проект) значною мірою залежить від точності прогнозованої тривалості завдання.

  • Відстеження використання ресурсів.    Слідкуйте, щоб учасники проекту регулярно надсилали звіти про оновлення стану завдань. Подання та звіти у програмі Microsoft Project допоможуть відстежувати діяльність кожного працівника.

  • Визначення проблем із перенавантаженням ресурсів.    Програма Project може допомогти визначити, коли працівники одночасно задіяні в завеликій кількості завдань.

  • Відстеження основних планів   

  • Основні плани дають змогу зробити знімок проекту, щоб ви могли порівняти поточний перебіг виконання з початковим планом.

  • Вирівнювання завантаження працівників.    Якщо робота виконується над завеликою кількістю завдань одночасно, програма Project може перерозподілити завдання, щоб досягти оптимального робочого навантаження. Один зі способів рівномірно розподілити навантаження – це вирівнювання призначення ресурсів.

  • Експорт даних проекту до програми Excel для подальшого аналізу. Програму Excel зручно використовувати, щоб виконувати подальший аналіз даних Project. Наприклад, можна експортувати відомості про завдання та ресурси до програми Excel, щоб отримати докладніший звіт про освоєний обсяг, а потім відобразити ці відомості за допомогою міні-діаграм і таким чином з’ясувати, скільки коштів витрачено відповідно до обсягу виконаних робіт.

    Використання міні-діаграм у процесі керування проектами

    Підвищення рівня кваліфікації працівників   . Великі організації витрачають час і гроші, щоб підвищити рівень кваліфікації своїх працівників, навчаючи їх працювати в різних умовах. Навчання наявних працівників – це дешевший спосіб підвищення загальної продуктивності роботи, ніж створення нових робочих місць.

Крок 1. Додавання працівників до проекту

Додавання працівників до проекту

Працівників та інші ресурси потрібно додати перед призначенням їм завдань. Інші ресурси можуть включати матеріальні ресурси на кшталт цементу чи фарби або витратні ресурси на кшталт витрат на перевезення та харчування.

Змінення робочих днів у календарі проекту

Після додавання працівників до проекту змініть їхні робочі календарі, беручи до уваги робочий час. Програма Project бере за основу стандартний робочий тиждень (із понеділка по п’ятницю, з 08:00 до 17:00). Але цього розкладу роботи дотримуватися не обов’язково.

Додавання свят і днів відпустки

Усім потрібен відпочинок. Усі хворіють. І всі люблять свята. Дізнайтеся, як врахувати цей незапланований час, додавши його до розкладу.

Додавання працівників за допомогою пулу ресурсів

До проекту можна додавати працівників із пулу ресурсів. Пул ресурсів дозволяє зберігати всі відомості про працівників в одному файлі проекту, який може використовуватися як частина головних проектів.

Приховання стовпця з конфіденційними відомостями

До проекту можна додавати конфіденційні відомості на кшталт суми заробітної плати і номерів телефону. Їх можна приховати, не видаляючи.

На початок сторінки

Крок 2. Призначення завдань працівникам та іншим ресурсам

Призначення завдань працівникам

Додавши завдання до розкладу, можна почати призначати їх працівникам.

Відображення назв завдань біля панелей діаграми Ганта

Панелі Ганта можна зробити інформативнішими, якщо навпроти них відобразити імена завдань. Така можливість стане в нагоді під час роботи зі звітами та нарадами.

Введення вартості трудовитрат і матеріалів

Під час додавання працівників до проекту можна додати вартість їхніх послуг. Після призначення їм завдань програма Microsoft Project автоматично обчислюватиме вартість проекту.

Перевірка оновлень стану

Якщо у програмі Project працівники введуть свій робочий стан, то ці зміни відобразяться в розкладі.

Вилучення працівника з проекту

Люди залишили проект, пішли з компанії, ви неправильно написали ім’я або така особа ніколи взагалі не існувала. У таких випадках може бути потрібно видалити ресурс.

На початок сторінки

Крок 3. Керування працівниками й іншими ресурсами

Вибір відповідного подання для перегляду ресурсів

Якщо працівників додано, а робота розпочалася, можна використовувати численні подання програми Project, щоб відстежувати перебіг виконання завдань і змінювати розклад.

Змінення тривалості завдання

Один зі способів зменшення робочого навантаження – це зменшення тривалості завдань.

Розподіл роботи для зменшення робочого навантаження працівників

Якщо учасники проекту виконують багато завдань проекту одночасно, за допомогою програми Project можна рівномірно розподілити це навантаження.

Змінення параметра "З фіксованим обсягом роботи" для різних типів завдань

Якщо ви призначите працівнику завдання або скасуєте його, програма Project збільшить або зменшить тривалість виконання завдання. Це називається плануванням із фіксованим обсягом роботи. Якщо тривалість завдання змінювати непотрібно, можна змінити параметр завдання "З фіксованим обсягом роботи".

Відстеження перебігу виконання розкладу

Відстежувати роботу над проектом слід не тільки для забезпечення його вчасного завершення. Також це допомагає вчитися на помилках і досягненнях.

Збереження основного плану

Якщо керівник запитає про стан виконання проекту відносно вихідного плану, ніхто не забажає зізнатися: "Не знаю". Щоб уникнути такої ситуації, перед початком роботи слід установити основний план.

Спілкування з робочою групою

Після внесення змін до розкладу працівника повідомте його про це, щоб зміни не залишилися без уваги.

Перегляд звіту проекту про стан виконання завдань працівниками

Створіть і настройте графічні звіти про перебіг виконання завдань проекту. За допомогою програми Project ці звіти можна переглядати або експортувати їх до програм PowerPoint, Word або Excel.

Обмін миттєвими повідомленнями з учасником групи проекту за допомогою програми Lync

Коли мова йдеться про завдання, програма Project дає змогу вирішити це питання кількома способами. Наведіть вказівник миші на ім’я та натисніть кнопку Надіслати миттєве повідомлення, щоб почати сеанс обміну миттєвими повідомленнями у програмі Lync.

Повернутися до схеми керування проектами

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×