Керування повідомленнями за допомогою правил

Керування повідомленнями за допомогою правил

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Правило – це дія, яку Outlook для Windows виконує автоматично із вхідними та вихідними повідомленнями. Вибрано, що викликає правило, а також дії, правило триває. Наприклад, можна створити правило, щоб перемістити всі повідомлення від свого керівника до папки або видалити всі повідомлення з "Buy now!" у темі.

Керування повідомленнями електронної пошти за допомогою правил

Правила допомагають зменшити обсяг роботи, що виконується вручну, а також уникнути повторення одноманітних дій. Якщо ввімкнути правила, вони виконуються постійно й автоматично.

Правила поділяються на дві категорії: правила забезпечення організованості та правила сповіщення. Правила для керування повідомленнями можна створювати за допомогою майстра правил.

Майстер правил містить шаблони для найпоширеніших правил.

.

  • Залишайтеся на організованої   
    ці за допомогою правил не лише на повідомлення, файл, а також виконання дій із повідомлень. Можна створити правило для повідомлень від певного відправника. Таким чином, вам може встановити правила, наприклад, повідомлення, отримані від Keri станів зі словом "продажі", у полі Тема повинні бути позначені до виконання, категорією продажів і переміщено до папки Keri на продаж.

  • Залишатися до дати   
    цих правил повідомляла вам, на основі вибір зробити – під час отримання окремого повідомлення. Можна створити правила, наприклад, яка автоматично надсилає повідомлення на мобільний пристрій під час отримання повідомлення з одного із членів сім'ї.

  • Створити нове правило   
    це правила, які можна створити та настроїти без шаблона правил.


Крок 1. Вибір шаблону правил Outlook

  1. На стрічці виберіть Правила > Керування правилами й оповіщеннями або перейдіть на вкладку Файл і натисніть кнопку Керування правилами й оповіщеннями.

  2. У діалоговому вікні Правила й оповіщення на вкладці Правила для електронної пошти виберіть команду Створити правило.

  3. У вікні Майстер правил у розділі Крок 1. Виберіть шаблон клацніть потрібний шаблон у списку Організованість, Інформованість або Створити нове правило.


Крок 2. Змінення опису правила

Параметри, доступні на цьому кроці, залежать від того, який варіант ви вибрали на кроці 1. Якщо вам потрібно щось вибрати, наприклад указати відправника або папку, відповідний параметр буде підкреслено. У даному прикладі використовується одне з найпоширеніших правил, яке переміщує повідомлення від певного відправника до певної папки.

  1. У полі редагування опису клацніть одержувачі або загальнодоступна група, щоб відкрити адресну книгу. Виберіть ім’я з адресної книги або введіть адресу в поле Від, а потім натисніть кнопку OK.

  2. Клацніть ім’я, щоб відобразити список папок. Ви можете вибрати наявну папку або створити нову. Вибравши потрібну папку, натисніть кнопку OK.

Щоб переглянути додаткові параметри правила, натисніть кнопку Далі та перейдіть до відповідного розділу нижче. В іншому випадку натисніть кнопку Готово. Знову відкриється вікно Правила й оповіщення. Тут ви можете створити інше правило або натиснути кнопку OK, щоб зберегти зміни.

• Переміщення до папки всіх повідомлень від певного відправника

  1. Клацніть посилання одержувачі або загальнодоступна група.

  2. У діалоговому вікні Адреса для правила виконайте одну з таких дій:

    • У полі Пошук введіть ім’я.

      або

    • У списку Адресна книга виберіть джерело.

  3. Коли вибране значення з’явиться в полі Від, натисніть кнопку OK.

  4. Клацніть посилання ім’я, а потім у діалоговому вікні Правила й оповіщення виберіть папку та натисніть кнопку OK.

  5. Натисніть кнопку Далі та перейдіть до розділу Крок 3. Налаштування умов для правила.

• Переміщення до папки повідомлень із певними словами в темі

  1. Клацніть посилання текст.

  2. У діалоговому вікні Пошук тексту в полі Укажіть слово або фразу для пошуку в полі "Тема" введіть слово або фразу.

  3. Натисніть кнопку Додати, щоб додати запис до області Список пошуку, а потім натисніть кнопку OK.

  4. Клацніть посилання ім’я, а потім у діалоговому вікні Правила й оповіщення виберіть папку та натисніть кнопку OK.

  5. Натисніть кнопку Далі та перейдіть до розділу Крок 3. Налаштування умов для правила.

• Перемістити повідомлення, надіслані до загальнодоступної групи, до папки

  1. Клацніть посилання одержувачі або загальнодоступна група.

  2. У діалоговому вікні Адреса для правила виконайте одну з таких дій:

    • У полі Пошук введіть ім’я.

      або

    • У списку Адресна книга виберіть джерело.

  3. Коли вибране значення з’явиться в полі Кому, натисніть кнопку OK.

  4. Клацніть посилання ім’я, а потім у діалоговому вікні Правила й оповіщення виберіть папку та натисніть кнопку OK.

  5. Натисніть кнопку Далі та перейдіть до розділу Крок 3. Налаштування умов для правила.

• Позначення повідомлень від певного користувача як "До виконання"

  1. Клацніть посилання одержувачі або загальнодоступна група.

  2. У діалоговому вікні Адреса для правила виконайте одну з таких дій:

    • У полі Пошук введіть ім’я.

      або

    • У списку Адресна книга виберіть джерело.

  3. Коли вибране значення з’явиться в полі Від, натисніть кнопку OK.

  4. У діалоговому вікні Позначення повідомлення в полі Позначка прийміть стандартне значення (До виконання) або виберіть інший елемент у списку.

  5. У полі На прийміть стандартне значення (Сьогодні) або виберіть інший елемент у списку.

  6. Натисніть OK > Далі та перейдіть до розділу Крок 3. Налаштування умов для правила.

• Переміщення елементів RSS з певного каналу RSS до папки

Примітка : Щоб створити це правило, потрібно підписатися на RSS-канал. Якщо вибрати цей варіант, з’явиться запит на підтвердження. Якщо вибрати Ні, ви не зможете продовжити створення правила. Щоб створити правило, виберіть Так.

Шаблон "Інформованість"

• Відображення повідомлень від певного адресата у вікні оповіщення про нове повідомлення

  1. Клацніть посилання одержувачі або загальнодоступна група.

  2. У діалоговому вікні Адреса для правила виконайте одну з таких дій:

    • У полі Пошук введіть ім’я.

      або

    • У списку Адресна книга виберіть джерело.

  3. Коли вибране значення з’явиться в полі Від, натисніть кнопку OK.

  4. Клацніть посилання текст.

  5. У діалоговому вікні Оповіщення в полі Введіть текст оповіщення введіть повідомлення та натисніть кнопку OK.

  6. Натисніть кнопку Далі та перейдіть до розділу Крок 3. Налаштування умов для правила.

• Відтворення звукового сигналу в разі отримання повідомлень від певного адресата

  1. Клацніть посилання одержувачі або загальнодоступна група.

  2. У діалоговому вікні Адреса для правила виконайте одну з таких дій:

    • У полі Пошук введіть ім’я.

      або

    • У списку Адресна книга виберіть джерело.

  3. Коли вибране значення з’явиться в полі Від, натисніть кнопку OK.

  4. Клацніть посилання звук, у вікні Виберіть звук укажіть файл (наприклад, файл WAV), а потім натисніть кнопку Відкрити.

  5. Натисніть кнопку Далі та перейдіть до розділу Крок 3. Налаштування умов для правила.

• Надсилати оповіщення на мобільний телефон у разі отримання повідомлень від певного адресата

  1. Клацніть посилання одержувачі або загальнодоступна група.

  2. У діалоговому вікні Адреса для правила виконайте одну з таких дій:

    • У полі Пошук введіть ім’я.

      або

    • У списку Адресна книга виберіть джерело.

  3. Коли вибране значення з’явиться в полі Від, натисніть кнопку OK.

  4. Клацніть посилання одержувачі або загальнодоступна група після слів "переслати для".

  5. У діалоговому вікні Адреса для правила виконайте одну з таких дій:

    • У полі Пошук введіть ім’я.

      або

    • У списку Адресна книга виберіть джерело.

  6. Коли вибране значення з’явиться в полі Кому, натисніть кнопку OK.

  7. Натисніть кнопку Далі та перейдіть до розділу Крок 3. Налаштування умов для правила.

Шаблон "Створити нове правило"

  1. Виберіть один із цих варіантів:

    • Застосувати правило до отриманих мною повідомлень

      або

    • Застосувати правило до надісланих мною повідомлень

  2. Натисніть кнопку Далі та перейдіть до розділу Крок 3. Налаштування умов для правила.


Крок 3. Налаштування умов для правила

Тепер у вас є можливість додати умови до параметрів, які ви вибрали в крок 2: Редагувати опис правила. На основі умови, що вибрано, редагувати Опис правила доступні параметри залежать.

Визначення умов застосування правил до параметра, вибраного в шаблоні "Організованість" або "Інформованість" під час запуску майстра правил

  1. У розділі Крок 1. Виберіть умови добору встановіть прапорець для умови, яку потрібно додати.

    Примітка : Тут можна встановити кілька прапорців.

  2. У розділі Крок 2. Змініть опис правила (клацніть підкреслене значення) клацніть посилання, виконайте необхідні дії й натисніть кнопку OK.

  3. Клацніть посилання "Далі", виконайте необхідні дії та натисніть кнопку OK.

  4. Якщо доступне інше посилання, клацніть його, виконайте необхідні дії та натисніть кнопку OK.

  5. Завершивши, натисніть кнопку Готово.

  1. На вкладці Файл клацніть Керування правилами й оповіщеннями.

  2. У діалоговому вікні Правила й оповіщення на вкладці Правила для електронної пошти натисніть кнопку Створити правило.

  3. У розділі Створити нове правило виберіть параметр Застосувати правило до отриманих мною повідомлень або Застосувати правило до надісланих мною повідомлень.

  4. Натисніть кнопку Далі та виконайте такі дії:

    • У розділі Крок 1. Виберіть умови добору виберіть умови (критерії), яким має відповідати повідомлення, щоб до нього застосовувалося це правило.

      і

    • У розділі Крок 2. Змініть опис правила клацніть посилання для будь-якої доданої умови та вкажіть потрібне значення.

  5. Натисніть кнопку Далі та виконайте такі дії:

    • У розділі Крок 1. Виберіть дії виберіть дію, яку має застосувати правило, якщо виконуються зазначені умови.

      і

    • У розділі Крок 2. Змініть опис правила виберіть підкреслене значення для будь-якої дії, яку ви додали, і вкажіть значення.

  6. Натисніть кнопку Далі та виконайте такі дії:

    • У розділі Крок 1. Виберіть винятки виберіть потрібні винятки з правила та натисніть кнопку Далі.

      і

    • У розділі Крок 2. Змініть опис правила клацніть посилання для будь-якого доданого винятку та вкажіть потрібне значення.

  7. Натисніть кнопку Далі та виконайте такі дії:

    • У розділі Крок 1. Укажіть ім’я правила введіть ім’я.

      і

    • У розділі Крок 2. Виберіть параметри правила встановіть прапорці поруч із потрібними параметрами.

      Поради : 

      • Щоб застосувати це правило до повідомлень, які вже містяться в папці Вхідні, установіть прапорець Застосувати це правило до повідомлень, які вже розміщено в папці "Вхідні".

      • Щоб вимкнути автоматично ввімкнуте правило, зніміть прапорець Увімкнути правило.

      • Щоб застосувати це правило до всіх облікових записів електронної пошти Outlook, установіть прапорець Створити правило для всіх облікових записів.

  8. Натисніть кнопку Готово.

Правило можна створити з будь-якого повідомлення. Перевагою цього методу є те, що правила створюються на основі даних про відправника або одержувача. Наприклад, коли ви починаєте створювати правило з повідомлення, пропонується правило, яке переміщує всі повідомлення від цього відправника до вибраної папки.

  1. У папці Вхідні виберіть повідомлення, для якого потрібно створити правило, а потім на вкладці Основне в групі Переміщення натисніть кнопку Правила.

    Примітка : У списку "Правила" відобразяться правила, пропоновані з урахуванням відправника та одержувачів повідомлення.

  2. Виконайте одну з таких дій:

    • Виберіть пропоноване правило, укажіть папку призначення й натисніть кнопку OK, щоб завершити призначення правила.

      або

    • Виберіть пункт Створити правило та перейдіть до наступного кроку.

  3. У діалоговому вікні Створення правила в розділі Коли надійшло повідомлення, що відповідає таким умовам установіть потрібні прапорці.

  4. У розділі Виконати такі дії встановіть прапорець для дії, яку має застосувати правило, якщо виконуються зазначені умови (критерії).

  5. Установіть прапорець Перемістити елемент до папки.

  6. Виконайте одну з таких дій:

    • Клацніть Вибір папки й укажіть наявну папку.

      або

    • Клацніть Створити, щоб створити нову папку.

    Примітки : 

    • Щоб додати до правила умови, дії або винятки, натисніть кнопку Додатково й виконайте решту вказівок у вікні Майстер правил.

    • Докладні відомості див. в статті Створення настроюваного правила.

  7. Натисніть кнопку OK.

  8. У вікні сповіщення виконайте одну з таких дій:

    • Натисніть кнопку OK.

      або

    • Установіть прапорець Застосувати це правило до всіх повідомлень у поточній папці та натисніть кнопку OK.

Див. статтю Імпорт і експорт правил з відомостями про те, як імпортувати й експортувати правила, щоб ними мали змогу користуватися інші користувачі.

Якщо правило більше не потрібне, його можна видалити.

  1. На вкладці Файл клацніть Керування правилами й оповіщеннями.

  2. У діалоговому вікні Правила й оповіщення на вкладці Правила для електронної пошти виберіть правило.

  3. Натисніть Видалити Піктограма видалення  > OK.

Ви можете вручну виконати одне або кілька правил.

  1. На вкладці Файл натисніть кнопку Керування правилами й оповіщеннями, а потім на вкладці Правила для електронної пошти клацніть Застосувати правила.

  2. У діалоговому вікні Застосувати правила в полі Виберіть правила для виконання встановіть прапорець поруч із правилом, яке потрібно виконати.

  3. Якщо потрібно змінити папку в полі Виконувати в папці, натисніть кнопку Огляд, виберіть папку, а потім натисніть кнопку OK.

    Установіть прапорець Включаючи вкладені папки, щоб включити всі вкладені папки в папці, вибраній на кроці 3.

  4. У списку Застосувати до за замовчуванням вибрано всі повідомлення. Ви можете змінити це значення на прочитані або непрочитані повідомлення.

  5. Натисніть кнопку Виконати.

У програмі Outlook існують два типи правил: для сервера та для клієнта.

  • Правила для сервера    
    під час використання облікового запису Microsoft Exchange Server, певні правила, які сервера. Правила виконання поштової скриньки на поштовому сервері Exchange , навіть якщо Outlook не запущено.

    Правила для сервера мають застосовуватися до повідомлень, коли вони вперше надходять до папки Вхідні, і ці правила неможливо застосувати, доки їх не виконано на сервері. Наприклад, правило друку повідомлення не може застосовуватися, якщо його не виконано на сервері. Якщо правило не вдалося виконати на сервері, воно застосовується під час запуску Outlook і стає правилом клієнта.

  • Клієнтські правила   
    клієнтські правила є правила, які виконуються лише на вашому комп'ютері. Нижче наведено правила, які працюють у Outlook , а не на сервері Exchange . Правила для клієнта може працювати лише під час Outlook .

Порада : Якщо список правил містить правила обох типів, першими застосовуються правила для сервера, а потім – правила для клієнта.

Сповіщення про доставку, результати голосування та автовідповіді

Якщо застосовано правила, то до сповіщень про доставку, сповіщень про прочитання, результатів голосування та автовідповідей (сповіщень про відсутність на робочому місці) застосовуються ті ж самі дії, що й до повідомлень. Наприклад, правило для переміщення елементів зі словом "нарада" в полі Тема до певної папки також переміщує до неї всі сповіщення про доставку, результати голосування та автовідповіді.

Примітка : Якщо правило переміщує результати голосування з папки Вхідні до іншої папки, це впливає на відстеження голосів. Якщо відкрити надіслане повідомлення, яке містить кнопку для голосування, дані відстеження не включатимуть відповіді, переміщені правилом. Переміщення або видалення відповіді вручну не впливає на відстеження.

Запрошення на наради, доручення й документи

Запрошення на наради, доручення й документи вважаються повідомленнями. Якщо ви створюєте правило, яке переміщує елементи до певної папки на основі визначених умов (критеріїв), тоді також переміщуватимуться всі запрошення на наради та доручення, які відповідають цим умовам. Однак під час створення правил, які зачіпають такі елементи, слід пам’ятати про такі обмеження:

  • Якщо елемент переміщено до папки, яка не є папкою пошти, він може не працювати як очікувалося. Наприклад, якщо повідомлення переміщено до папки Календар, нову зустріч створено не буде.

  • Якщо відповідь на нараду або завдання переміщено до папки Видалені за допомогою правила, їх не буде відстежено у вихідному елементі.

  • Якщо запит наради автоматично переміщено до папки Видалені, нарада не додається до папки Календар.

  • Правила, що впливають на повідомлення, які надсилаються, не застосовуються до запитів нарад і завдань.

Групи контактів

Виконання правила, яке містить групу контактів, може залежати від способу його створення.

  • Перемістити повідомлення, надіслані до загальнодоступної групи, до папки   
    Це правило застосовується, лише якщо використовується обліковий запис Exchange Server. До вказаної папки буде переміщено лише повідомлення, надіслані до папки "Групи контактів". Повідомлення від користувачів, що належать до групи контактів, не буде переміщено до вказаної папки.

Для облікових записів Exchange Server (починаючи з версії Exchange Server 2010) можна використовувати правила для пересилання повідомлень електронної пошти на адреси поза межами вашої організації. Проте адміністратор Exchange може заборонити автоматичне пересилання повідомлень одержувачам з окремими доменами.

Докладні відомості див. в статті Визначення версії сервера Microsoft Exchange Server, до якого підключено обліковий запис.

Керування повідомленнями електронної пошти за допомогою правил

Правило — це дія, яку програма Microsoft Outlook автоматично виконує із вхідним або надісланим повідомленням, що відповідає умовам, указаним у правилі. За допомогою майстра правил можна вибрати багато умов і дій.

Правила належать до однієї із двох категорій – упорядкування або сповіщення. Правила діють лише на непрочитані повідомлення та не діють на прочитані.

Шаблони правил у майстрі правил

Майстер правил містить шаблони для часто використовуваних правил, до яких входять наведені нижче.

  • Організованість    Ці правила допомагають архівувати та обробляти повідомлення. Наприклад, можна створити правило для повідомлень від певного відправника, наприклад Богдана Мурашка, зі словом "збут" в рядку теми, щоб додавати до них позначку "До виконання", відносити до категорії "Збут" та переміщати до папки "Збут Богдана".

  • Інформованість    Ці правила в певний спосіб повідомляють про отримання окремого повідомлення. Наприклад, можна створити правило, щоб автоматично надсилати оповіщення на мобільний телефон, коли надходить повідомлення від родича.

  • Створити нове правило    Ці правила створюються без допомоги шаблона правил і потребують виконання усіх настройок.

Створення правила

Програма Outlook містить шаблони для найпоширеніших сценаріїв. Ці шаблони правил дають змогу створювати власні користувацькі правила.

Використання шаблонів правил Outlook

  1. Відкрийте вкладку Файл.

  2. Натисніть кнопку Керування правилами й оповіщеннями.

  3. У діалоговому вікні Правила й оповіщення на вкладці Правила для електронної пошти виберіть команду Створити правило.

  4. У розділі Крок 1. Виберіть шаблон із колекції шаблонів Організованість або Інформованість виберіть потрібний шаблон.

  5. У розділі Крок 2. Змініть опис правила виберіть підкреслене значення. Наприклад, якщо вибрати посилання одержувачі або список розсилки відкриється адресна книга.

  6. Натисніть кнопку Далі.

  7. У розділі Крок 1. Виберіть умови добору виберіть умови, яким має відповідати повідомлення для застосування до нього правила.

  8. У розділі Крок 2. Змініть опис правила виберіть підкреслене значення для будь-якої умови, яку ви додали, і вкажіть значення.

  9. Натисніть кнопку Далі.

  10. У розділі Крок 1. Виберіть дії виберіть дію, яку має застосувати правило, якщо виконуються зазначені умови.

  11. У розділі Крок 2. Змініть опис правила виберіть підкреслене значення для будь-якої дії, яку ви додали, і вкажіть значення.

  12. Натисніть кнопку Далі.

  13. У розділі Крок 1. Виберіть винятки виберіть потрібні винятки із правила та натисніть кнопку Далі.

  14. У розділі Крок 2. Змініть опис правила виберіть підкреслене значення для будь-якого винятку, який ви додали, і вкажіть значення.

  15. Натисніть кнопку Далі.

  16. У полі Крок 1. Укажіть ім’я правила введіть ім’я.

  17. У розділі Крок 2. Виберіть параметри правила встановіть прапорці поруч із потрібними параметрами.

    • Якщо потрібно застосувати це правило до повідомлень, які вже розташовано в папці Вхідні, установіть прапорець Застосувати це правило до повідомлень, які вже розміщено в папці "Вхідні".

    • За промовчанням вмикається нове правило. Щоб вимкнути правило, зніміть прапорець Увімкнути правило.

    • Щоб застосувати це правило до всіх облікових записів електронної пошти, настроєних у програмі Outlook, установіть прапорець Створити правило для всіх облікових записів.

  18. Натисніть кнопку Готово.

  1. Відкрийте вкладку Файл.

  2. Натисніть кнопку Керування правилами й оповіщеннями.

  3. У діалоговому вікні Правила й оповіщення на вкладці Правила для електронної пошти виберіть команду Створити правило.

  4. У розділі Створити нове правило виберіть пункт Застосувати правило до отриманих мною повідомлень або Застосувати правило до надісланих мною повідомлень.

  5. Натисніть кнопку Далі.

  6. У розділі Крок 1. Виберіть умови добору виберіть умови, яким має відповідати повідомлення для застосування до нього правила.

  7. У розділі Крок 2. Змініть опис правила виберіть підкреслене значення для будь-якої умови, яку ви додали, і вкажіть значення.

  8. Натисніть кнопку Далі.

  9. У розділі Крок 1. Виберіть дії виберіть дію, яку має застосувати правило, якщо виконуються зазначені умови.

  10. У розділі Крок 2. Змініть опис правила виберіть підкреслене значення для будь-якої дії, яку ви додали, і вкажіть значення.

  11. Натисніть кнопку Далі.

  12. У розділі Крок 1. Виберіть винятки виберіть потрібні винятки із правила та натисніть кнопку Далі.

  13. У розділі Крок 2. Змініть опис правила виберіть підкреслене значення для будь-якого винятку, який ви додали, і вкажіть значення.

  14. Натисніть кнопку Далі.

  15. У полі Крок 1. Укажіть ім’я правила введіть ім’я.

  16. У розділі Крок 2. Виберіть параметри правила встановіть прапорці поруч із потрібними параметрами.

    • Якщо потрібно застосувати це правило до повідомлень, які вже розташовано в папці Вхідні, установіть прапорець Застосувати це правило до повідомлень, які вже розміщено в папці "Вхідні".

    • За промовчанням вмикається нове правило. Щоб вимкнути правило, зніміть прапорець Увімкнути правило.

    • Щоб застосувати це правило до всіх облікових записів електронної пошти, настроєних у програмі Outlook, установіть прапорець Створити правило для всіх облікових записів.

  17. Натисніть кнопку Готово.

З будь-якого повідомлення можна швидко створити правило. Перевага цього способу створення правил – правила створюються на основі відправника або одержувача. Наприклад, якщо використати повідомлення, пропонується правило, яке переміщує всі повідомлення від цього відправника до папки за вашим вибором.

  1. Виберіть повідомлення, для якого потрібно створити правило, відтак на вкладці Основне у групі Перемістити натисніть кнопку Правила.

    Пропоновані правила відображаються залежності від відправника і одержувачів повідомлення.

  2. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Виберіть одне із запропонованих правил, клацніть папку призначення та натисніть кнопку OK.

    • Щоб отримати доступ до додаткових параметрів правил на основі відправника, одержувачів і теми повідомлення натисніть кнопку Створити правило.

Якщо у кроці 2 вибрано Створити правило відобразиться діалогове вікно Створення правила. Після цього виконайте такі дії.

  1. У розділі При отриманні повідомлення, яке відповідає таким умовам установіть прапорці для потрібних умов.

  2. У розділі Виконати такі дії встановіть прапорець для дії, яку має застосувати правило, якщо виконуються зазначені умови.

  3. Установіть прапорець поруч із пунктом Перемістити елемент до папки.

  4. Виберіть наявну папку або натисніть кнопку Створити, щоб створити нову папку для зберігання повідомлень.

    Щоб додати додаткові умови, дії або винятки до правила, натисніть кнопку Додаткові параметрита виконайте подальші вказівки Майстра. Це ж майстра, який відображається, якщо натиснути кнопку керування правилами й оповіщеннями у поданні Backstage (натиснувши вкладку " файл "). Перегляд, Створення настроюваного правила для отримання додаткових відомостей.

  5. Натисніть кнопку ОК.

Див. статтю Імпорт і експорт правил з відомостями про те, як імпортувати й експортувати правила, щоб ними мали змогу користуватися інші користувачі.

Якщо одне або кілька правил слід застосовувати вручну, виконайте такі дії.

  1. Відкрийте вкладку Файл.

  2. Натисніть кнопку Керування правилами й оповіщеннями.

  3. Натисніть кнопку Застосувати правила.

  4. У діалоговому вікні Застосувати правила у розділі Виберіть правила для виконання встановіть прапорець поруч із правилом, яке слід запустити.

  5. У вікні Виконання в папці натисніть кнопку Переглянути, а відтак виберіть папку, до якої потрібно застосувати правило, а потім натисніть кнопку OK.

    Встановіть прапорець Включити вкладені папки, щоб включити всі підпапки у папці, вказаній у кроці 5.

  6. У списку Застосувати до за промовчанням правило застосовується до всіх повідомлень. Цей параметр можна змінити, щоб правило охоплювало прочитані або непрочитані повідомлення.

  7. Натисніть кнопку Виконати.

У програмі Outlook існують два типи правил: для сервера та для клієнта.

  • Правила для сервера    Якщо ви використовуєте обліковий запис Microsoft Exchange Server, деякі правила, які ви створюєте, серверних правил. Правила виконання поштової скриньки на поштовому сервері Exchange, навіть якщо Outlook не запущено на вашому комп'ютері. Правила для сервера потрібно звернутися до повідомлень, коли вони спочатку доставлені до папки "Вхідні", і їх має бути можливість запускати до завершення на сервері. Наприклад, правило, яке вказує, що повідомлення буде надруковано не вдалося запустити доки її не буде завершено на сервері. Якщо правило не можна застосовувати на сервері, буде застосовано під час запуску програми Outlook і стає клієнтські правила.

  • Правила для клієнта    Правила для клієнта застосовуються лише на комп’ютері. Їх неможливо застосувати, допоки вони не завершаться на сервері, наприклад, якщо вони вказують на друк певних повідомлень. Правила для клієнта можуть застосовуватися лише у випадку, коли запущено програму Outlook.

Якщо список правил містить правила обох типів, першими застосовуються правила для сервера, а потім – правила для клієнта.

Застосування правил до інших елементів Outlook

Якщо правила застосовано, то до сповіщень про доставку, сповіщень про прочитання, результатів голосування та автовідповідей (сповіщень про відсутність на робочому місці) застосовуються ті ж самі дії, що й до повідомлень. Наприклад, правило для переміщення елементів зі словом "нарада" в темі до певної папки також переміщує всі сповіщення про доставку, результати голосування або автовідповіді, які містять слово "нарада" в темі.

Примітка : Якщо правило переміщує результати голосування з папки Вхідні до іншої, це впливає на відстеження голосів. Якщо відкрити надіслане повідомлення, яке містить кнопку для голосування, у даних відстеження не враховуватимуться відповіді, переміщені правилом. Переміщення або видалення відповіді вручну не впливає на відстеження.

Під час застосування правил, запрошення на наради, доручення й документи інтерпретується як повідомлення. Наприклад, під час створення правила для переміщення елементів зі словом «нарада» в полі Тема до певної папки, будь-який доручення або запрошення на нараду, які відповідають цим умовам переміщується також. Проте, майте на увазі, такі обмеження під час створення правил, які впливають на такі елементи:

  • Можливо, елемент, переміщений до папки, яка не є папкою пошти, не працюватиме як очікувалося. Наприклад, якщо повідомлення переміщено до папки Календар, нову зустріч не буде створено.

  • Якщо відповідь на запрошення на нараду або доручення переміщено до папки "Видалені" за допомогою правила, їх не буде відстежено у вихідному елементі.

  • Якщо запит наради автоматично переміщено до папки Видалені, нарада не додається до папки Календар.

  • Правила, що впливають на повідомлення, які надсилаються, не застосовуються до запитів нарад і завдань.

Групи контактів

Поведінка правила для списку розсилки може відрізнятися залежно від способу створення правила.

  • Переміщення повідомлень, надісланих до папки "Групи контактів"     Це правило застосовується лише у випадку використання облікового запису Exchange. До вказаної папки буде переміщено лише повідомлення, надіслані до папки "Групи контактів". Повідомлення від користувачів, що належать до групи контактів, не буде переміщено до вказаної папки.

Якщо використовується обліковий запис Microsoft Exchange Server 2010, за замовчуванням заборонено застосовувати правила, щоб пересилати повідомлення на адреси електронної пошти за межами організації. Ця настройка допомагає запобігти розкриттю конфіденційної та приватної інформації організації. Змінити цей параметр може лише адміністратор Exchange.

Додаткові відомості про визначити версії Microsoft Exchange Server мій обліковий запис підключається до.

За допомогою правил керування повідомленнями

Правило – це дія цього Microsoft Outlook автоматично бере на себе вхідних або надсилання повідомлення, яке відповідає умовам, які ви вказали в правила. Ви можете вибрати багато умов і дій за допомогою правила й оповіщення майстра. Правила не працюють на повідомлення, яке було читати, лише на ті, які є непрочитані.

Правила розділяються на будь-який дві загальні категорії: організації та сповіщення. У майстрі правил і оповіщень містить шаблони для найбільш часто використовуваних правил.

  • Організованість    Нижче наведено правила, які дають змогу зберігати та відповісти на повідомлення. Наприклад, можна створити правило для повідомлень від певного відправника, наприклад Bobby Moore, зі словом "продажі", у рядку Тема , щоб позначати їх як для стеження, категорією продажів а переміщено до папки під назвою Bobby, обсяг продажів.

  • З'єднанням    Нижче наведено правила, які сповіщення до певної міри, коли з'явиться повідомлення певного. Наприклад, можна створити правило, яке автоматично надсилається оповіщення на мобільний телефон, під час отримання повідомлення з одного із членів сім'ї.

  • Запуск нове правило    Нижче наведено правила, які ви створюєте з нуля.

    шаблони правил
    Рисунок 1: У майстрі правил і оповіщень містить кілька попередньо визначених правил, що називаються шаблони.

Винятки

Можна додати винятки до правила особливі обставини, наприклад, коли повідомлення, позначені для подальших дій або буде позначено як важливі. У разі ще один винятки, указаним правило не застосовується до повідомлення.

  1. У Область переходіввиберіть елемент пошта.

  2. У меню Знаряддя виберіть пункт правила й оповіщення.

  3. Якщо у вас більше одного облікового запису електронної пошти, у списку Застосувати зміни до цієї папки , виберіть папки "Вхідні" , яке.

  4. Натисніть кнопку Створити правило.

  5. У розділі Крок 1. Виберіть шаблон із колекції шаблонів Організованість або Інформованість виберіть потрібний шаблон.

  6. У розділі крок 2: Редагувати опис правила, клацніть підкреслене значення. Наприклад, якщо клацнути посилання користувачів або список розсилки , відкриється адресної книги.

  7. У розділі Крок 1. Виберіть умови добору виберіть умови, яким має відповідати повідомлення для застосування до нього правила.

  8. У розділі крок 2: Редагувати опис правила, клацніть підкреслене значення, якщо ви не зробили це вже і натисніть кнопку Далі.

  9. У розділі Крок 1. Виберіть дії виберіть дію, яку має застосувати правило, якщо виконуються зазначені умови.

  10. У розділі крок 2: Редагувати опис правила, клацніть підкреслене значення, якщо ви не зробили це вже і натисніть кнопку Далі.

  11. У розділі Крок 1. Виберіть винятки виберіть потрібні винятки із правила та натисніть кнопку Далі.

  12. Щоб завершити створення правила, введіть ім'я для правила і виберіть будь-які інші потрібні параметри.

    • Якщо потрібно застосувати це правило до повідомлень, які вже містяться в одну з папок, установіть прапорець застосувати це правило до повідомлень, уже наявні в папку"," .

    • Щоб застосувати це правило до всіх облікових записів електронної пошти та папки "Вхідні" , пов'язані з кожного облікового запису, установіть прапорець поруч із пунктом Створити правило для всіх облікових записів .

  13. Натисніть кнопку Готово.

Щоб створити правило, вибравши власні умови, дії та винятки, виконайте такі дії:

  1. У Область переходіввиберіть елемент пошта.

  2. У меню Знаряддя виберіть пункт правила й оповіщення.

  3. Якщо у вас більше одного облікового запису електронної пошти, у списку Застосувати зміни до цієї папки , виберіть папки "Вхідні" , яке.

  4. Натисніть кнопку Створити правило.

  5. У розділі створити нове правиловиберіть повідомлення, коли вони надходять або після надсилання повідомленняі натисніть кнопку Далі.

  6. У розділі Крок 1. Виберіть умови добору виберіть умови, яким має відповідати повідомлення для застосування до нього правила.

  7. У розділі крок 2: Редагувати опис правила, клацніть підкреслене значення, якщо ви не зробили це вже і натисніть кнопку Далі.

  8. У розділі Крок 1. Виберіть дії виберіть дію, яку має застосувати правило, якщо виконуються зазначені умови.

  9. У розділі крок 2: Редагувати опис правила, клацніть підкреслене значення, якщо ви не зробили це вже і натисніть кнопку Далі.

  10. У розділі Крок 1. Виберіть винятки виберіть потрібні винятки із правила та натисніть кнопку Далі.

  11. Щоб завершити створення правила, введіть ім'я для правила і виберіть будь-які інші потрібні параметри.

    • Якщо потрібно застосувати це правило до повідомлень, які вже містяться в одну з папок, установіть прапорець застосувати це правило до повідомлень, уже наявні в папку"," .

    • Щоб застосувати це правило до всіх облікових записів електронної пошти та папки "Вхідні" , пов'язані з кожного облікового запису, установіть прапорець поруч із пунктом Створити правило для всіх облікових записів .

  12. Натисніть кнопку Готово.

Можна створити правило безпосередньо з повідомлення. Наприклад, можна створити правило для переміщення повідомлень від певного відправника до певної папки.

  1. Клацніть правою кнопкою миші повідомлення, яке ви хочете, щоб створити правило на і виберіть у контекстному меню виберіть команду Створити правило .

    У діалоговому вікні Створити правило установіть прапорці для параметрів, які вже заповнено за допомогою інформації з вибраного повідомлення.

  2. Установіть прапорець поруч із пунктом Перемістити елемент до папки.

  3. Натисніть кнопку наявної папки або натисніть кнопку створити , щоб створити нову папку для зберігання повідомлень.

  4. Щоб додати додаткові умови, дії або винятки до правила, натисніть кнопку Додаткові параметриа потім дотримуйтеся решту вказівок у майстрі правил і оповіщень.

    Порада.     Щоб застосувати це правило, як його створення, установіть прапорець застосувати це правило до повідомлень у папці на останній сторінці в майстрі правил і оповіщень.

    Всі повідомлення в папці "Вхідні"або будь-яку папку, які вибрати, які відповідають умовам та винятки, зв'язані з правило буде переміщено до вказаної папки. Щоб перевірити нове правило, відкрийте нову папку. Правильний повідомлень розділено?

Якщо потрібно застосувати правило, періодично, але не одночасно, виконайте такі дії:

  1. У меню Знаряддя виберіть пункт правила й оповіщення.

  2. У діалоговому вікні правила й оповіщення вимкнути правило, знявши прапорець поруч із правилом.

  3. Натисніть кнопку Застосувати правила.

  4. У Застосувати правила діалогового вікна, у розділі Виберіть правила для виконанняустановіть прапорець поруч із правилом, які потрібно виконати.

  5. Виберіть папку, яку потрібно застосувати правило.

  6. Виберіть категорію, яку потрібно застосувати правило до повідомлень.

    Наприклад, можна застосувати правила лише для непрочитаних повідомлень у папці.

  7. Натисніть кнопку Виконати.

Правила для сервера    Якщо у вас є обліковий запис Microsoft Exchange, сервер можна застосувати правила для повідомлень, навіть якщо Outlook не працює. Вони називаються серверних правил. Потрібно настроїти правила для застосування до повідомлень, коли вони доставлені до папки "Вхідні" на сервері, і їх має бути можливість запускати до виконання на сервері. Наприклад, правила не вдалося запустити до виконання на сервері якщо дії вказує, що повідомлення буде надруковано. Якщо правило не можна застосовувати на сервері, його буде застосовано під час запуску програми Outlook.

Клієнтські правила    "Клієнт" – це програма електронної пошти, яка працює на комп'ютері користувача. Правило, яке не можна застосовувати сервер є «клієнтські правила», тому що вона працює лише на комп'ютері користувача. Якщо список правил містить правила, які можна створювати на сервері, а також ті, які не можна, серверних правил, першими застосовуються правила для клієнта.

Сповіщення про доставку, сповіщення про прочитання, голосування та повідомлення про відсутність на роботі інтерпретується як повідомлення. Наприклад, під час створення правила, які переміщення елементів зі словом «нарада» в полі Тема до певної папки, усі сповіщення про доставку, голосування відповіді, і на роботі повідомлень, які відповідають цій умові також переміщуються.

Примітка : Якщо відповідь на голосування було переміщено з папки "Вхідні", у не автоматично відстеження у вихідному повідомленні.

Запрошення на наради, доручення й документи інтерпретується як повідомлення. Наприклад, під час створення правила для переміщення елементів зі словом «нарада» в полі Тема до певної папки, будь-який доручення або запрошення на нараду, які відповідають цим умовам, також переміщуються. Проте, візьміть до уваги такі обмеження під час створення правил, що визначають такі елементи:

  • Елемент, переміщений до папки nonmail може не працювати належним після переміщення. Наприклад, якщо повідомлення переміщено до папки календар , нову зустріч не створюється.

  • Якщо відповідь на нараду або завдання переміщено до папки Видалені за допомогою правила, їх не відстежено у вихідному елементі.

  • Якщо запрошення на нараду, автоматично переміщується до папки " Видалені ", наради не додаються до календаря.

  • Правила, які впливають на повідомлення, які ви надсилаєте, не застосовуються до завдань і запрошень на нараду.

Нове правило для списку розсилки відрізнятиметься залежно від того, як створити правило:

  • Переміщення повідомлень, надісланих до списку розсилки, до папки    Якщо вибрати цей шаблон правило, повідомлення, надіслані до списку розсилки буде переміщено до вказаної папки. Повідомлення від осіб, що належать до списку розсилки, не буде переміщено до вказаної папки.

    Примітка : Це правило працює лише для облікових записів Exchange.

  • Переміщення повідомлень від певного відправника до папки    Якщо вибрати цей шаблон правило, повідомлення з будь-якого осіб, які належать до списку розсилки, указаним також буде переміщено до вказаної папки.

Якщо ви працюєте в організації, яка Exchange, яка використовується за замовчуванням, повідомлення, які ви відповідаєте на зовнішні адреси поза межами вашої організації за допомогою правила не вдалося надіслати. Цей параметр, щоб допомогти запобігти бути розкрита корпоративних даних і контролюється адміністратором сервера Exchange.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×