Керування оновленням зовнішніх посилань

Створивши зовнішнє посилання (або зв’язок), можна керувати його оновленням. Якщо значення у клітинці змінив інший користувач, Microsoft Office Excel не шукатиме нове значення, якщо не призначити оновлення посилань.

Докладні відомості про зовнішні посилання

Книга зі зв’язками називається книгою призначення, а книга, на яку вказує зв’язок, – книгою джерела. Якщо відкрита книга (кінцевий файл) містить зв’язки з іншими книгами або файлами (вихідними файлами) і вихідні файли змінено, зв’язки у відкритій книзі можуть відображати застарілі відомості.

Книга, яка містить зв’язки

1. Книга призначення містить зовнішнє посилання.

2. Зовнішнє посилання – це посилання (або зв’язок) на діапазон клітинок у вихідній книзі.

3. Вихідна книга містить клітинку та фактичне значення, яке завантажується та вміщується до книги призначення.

Керування зв’язками з іншими книгами

Якщо вихідна книга та книга призначення одночасно відкриті на одному й тому самому комп’ютері, зв’язки оновлюються автоматично. Якщо відкривається книга призначення, а вихідна книга в цей час закрита, користувачеві може бути запропоновано оновити зв’язки. Можна вказати, чи відображати оповіщення панелі безпеки про оновлення зв’язків, а також чи оновлювати всі зв’язки, якщо оповіщення не відображається. Також можна оновити лише певні зв’язки, якщо в книзі є кілька зв’язків.

Оновлення вручну всіх зв’язків або жодного зв’язку у книзі

  1. Закрийте всі книги. Якщо принаймні одна вихідна книга залишиться відкритою, оновлення буде виконано частково.

  2. Відкрийте книгу, яка містить зв’язки.

  3. Щоб оновити зв’язки, на панелі безпеки натисніть кнопку Параметри, а потім виберіть пункт Дозволити цей вміст.

Оновлення вручну лише деяких зв’язків з іншими книгами

  1. Закрийте всі книги.

  2. Відкрийте книгу, яка містить зв’язки.

  3. На вкладці Дані в групі Підключення виберіть команду Змінити зв’язки.

    Зв’язки з даними

  4. У списку Джерело виберіть зв’язаний об’єкт, який потрібно оновити.

    Щоб виділити кілька зв’язків, клацніть кожний зв’язаний об’єкт, одночасно утримуючи натиснутою клавішу Ctrl.

    Щоб виділити всі зв’язки, натисніть сполучення клавіш Ctrl+A.

  5. Натисніть кнопку Оновити.

Керування початковим запитом на оновлення всіх зв’язків

Можна вирішити, чи оновлювати зв’язки автоматично у процесі відкриття книги або після цього.

Не пропонувати оновлення зв’язків для цієї книги та дозволити керування оновленням зв’язків

Попередження :  Цей параметр впливає на всіх користувачів книги. Якщо вимкнути автоматичне оновлення зв’язків і відображення запиту, користувачі книги не знатимуть, чи не застаріли відомості, на які вказують зв’язки..

  1. На вкладці Дані у групі Підключення виберіть команду Змінити зв’язки.

  2. Виберіть Запит на оновлення зв’язків.

  3. Виберіть потрібний параметр.

Примітка : Навіть якщо запит на оновлення посилань вимкнуто, в разі виявлення недійсного посилання буде з’являтися оповіщення.

Рішення про оновлення зв’язків під час відкриття книги

У діалоговому вікні Запит на оновлення зв’язків можна вибрати кілька різних рішень.

Якщо невідомо, чи було створено зв’язки

  1. На вкладці Дані в групі Підключення виберіть команду Змінити зв’язки.

  2. Виберіть Запит на оновлення зв’язків.

  3. Виберіть Не показувати повідомлення та не оновлювати зв’язки автоматично.

Зв’язки можна ненавмисно створити, якщо перемістити або скопіювати діапазон, аркуш або діаграму з однієї книги до іншої. Відкрийте книгу, знайдіть створені зв’язки та розірвіть їх або замініть на значення.

Розрив зв’язку із джерелом

Увага! : Якщо розривається зв’язок із джерелом, усі формули, які використовують джерело, замінюються на свої поточні значення. Наприклад, зв’язок =SUM([Бюджет.xls]Річний!C10:C25) буде замінено на =45. Цю операцію неможливо скасувати, тому спочатку слід зберегти поточну версію файлу.

  1. На вкладці Дані в групі Підключення виберіть команду Змінити зв’язки.

  2. У списку Джерело виберіть зв’язок, який потрібно розірвати.

    • Щоб виділити кілька зв’язаних об’єктів, клацніть кожний зв’язаний об’єкт, одночасно утримуючи натиснутою клавішу Ctrl.

    • Щоб виділити всі зв’язки, натисніть сполучення клавіш Ctrl+A.

  3. Натисніть кнопку Розірвати зв’язок.

  4. Визначене назва зв’язку автоматично не видаляється. Може бути потрібно видалити ім’я вручну.

    Видалення імені

  5. На вкладці Формули в групі Визначені імена натисніть кнопку Диспетчер імен.

  6. У стовпці Ім’я виберіть ім’я, яке потрібно видалити, і натисніть кнопку Видалити.

  7. Якщо використовується діапазон зовнішніх даних, параметр запиту може також використовувати дані з іншої книги. Можливо, потрібно буде знайти та видалити всі такі зв’язки.

Заміна однієї формули на обчислене значення

Якщо формулу замінити обчисленим значенням, у програмі Microsoft Excel вона буде необоротно видалена. Якщо ви випадково замінили формулу та хочете її відновити, натисніть кнопку Скасувати Зображення кнопки одразу після того, як ввели або вставили скопійоване значення.

  1. Виділіть клітинку з формулою.
    Якщо формула – це формула масиву, виділіть діапазон із цією формулою масиву.
    Виділення діапазону з масивом   

    1. Клацніть будь-яку клітинку в діапазоні, у який входить масив.

    2. На вкладці Основне у групі Редагування натисніть кнопку Знайти й виділити, а потім виберіть пункт Виділення групи клітинок.

    3. У діалоговому вікні Виділення групи клітинок виберіть варіант Поточний масив.

  2. На вкладці Основне у групі Буфер обміну натисніть кнопку Копіювати Зображення кнопки .

  3. Натисніть кнопку Вставити Зображення кнопки .

  4. Натисніть стрілку поруч із кнопкою Параметри вставлення Зображення кнопки та виберіть пункт Значення Зображення кнопки .

Якщо відомо, що підключення до джерела відсутнє

Натисніть кнопку Не оновлювати. Програма Excel не зможе оновити дані з джерела, якщо воно не підключене. Наприклад, джерело може перебувати в мережі, підключення до якої на цей час немає.

Якщо потрібно працювати з наявними даними, а не замінювати їх на нові

Натисніть кнопку Не оновлювати.

Якщо остання спроба оновити зв’язки тривала надто довго

Натисніть кнопку Не оновлювати. Якщо немає потреби відображати найновіші дані, можна заощадити час, не оновлюючи зв’язків. Після відкриття книги на вкладці Дані у групі Підключення виберіть пункт Змінити зв’язки й оновіть зв’язки лише з потрібних джерел.

Дії у випадку, якщо книгу створив інший користувач, і невідомо, чому з’являється ця підказка

Натисніть кнопку Не оновлювати. Зверніться до власника книги. Також можна дослідити зв’язки в книзі. На вкладці Дані в групі Підключення натисніть кнопку Змінити зв’язки.

Якщо на запит постійно дають одну й ту саму відповідь, і тому виводити його надалі не потрібно

Можна відповісти на початковий запит, як бажано, і заборонити його подальшу видачу для цієї книги.

Відсутність підказок під час відкриття для всіх книг, і автоматичне оновлення зв’язків    

Цей параметр призначений лише для поточного користувача і впливає на всі відкриті книги. Він також не впливає на інших користувачів книги.

  1. На вкладці Файл виберіть пункт Параметри та відкрийте вкладку Додатково.

    В Excel 2007 натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , клацніть Параметри Excel, а потім виберіть категорію Додатково.

  2. У розділі Загальні встановіть або зніміть прапорець Запитувати про оновлення автоматичних зв’язків. Якщо цей прапорець знято, зв’язки оновлюються без відображення оповіщення.

Відображення однакового запиту для кожного користувача цієї книги    

Попередження : Цей параметр впливає на всіх користувачів книги. Якщо вимкнути автоматичне оновлення зв’язків і відображення запиту, користувачі книги не знатимуть, чи застаріли відомості, на які вказують зв’язки.

  1. На вкладці Дані в групі Підключення виберіть команду Змінити зв’язки.

  2. Виберіть Запит на оновлення зв’язків.

  3. Виберіть потрібний параметр.

Примітка : Повідомлення про наявні розірвані зв’язки відображатимуться в будь-якому режимі.

Якщо відомо, що вихідна книга Excel доступна для підключення

Виберіть команду Оновити. Це забезпечить завантаження найновіших даних.

Якщо використовується запит із параметрами

Зв’язок із таким запитом оновити неможливо, поки відкрито вихідну книгу.

  1. Натисніть кнопку Не оновлювати.

  2. Закрийте книгу призначення.

  3. Відкрийте вихідну книгу.

  4. Відкрийте книгу призначення.

  5. Виберіть команду Оновити.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×