Керування контактами та списком контактів

Щоб список контактів залишався актуальним, потрібно виконувати певні дії. У цій статті описано, як упорядкувати свої контакти, щоб спростити пошук людей, з якими потрібно зв’язатися.

У цій статті

Пошук користувачів

Додавання контакту

Вибір кількох контактів

Додавання до списку контактів користувачів не зі своєї компанії

Створення нової групи

Закріплення або відкріплення контакту на початку списку групи

Створення групи

Видалення або вилучення групи

Перейменування групи

Сортування та відображення контактів

Сортування контактів у списку контактів

Змінення вигляду окремих елементів у списку контактів

Змінення способу відображення контактів у програмі Lync

Перегляд контактів за рівнем конфіденційності (колишній термін – «рівень доступу»)

Переміщення, копіювання та вилучення контактів

Перегляд картки контакту

Позначення контакту

Блокування контакту

Пошук користувачів

Поле пошуку міститься у списку контактів під піктограмою Контакти, а також у поданні «Телефон» під піктограмою Телефон. Контакти можна шукати за іменем або кваліфікацією (назвою посади), а потім додавати їх, наприклад, до списку контактів.

Пошук контактів

  • У полі пошуку введіть ім’я, псевдонім електронної пошти або номер телефону. Можна навіть ввести ім’я або псевдонім групи розсилки. Програма для спілкування Microsoft Lync 2010 відображає результати під час введення запиту. Якщо знайдено кілька контактів або груп, угорі списку результатів відображаються контакти або групи з вашого списку контактів. Зліва від зображення контакту або користувача, не внесеного до списку контактів, відображатиметься вертикальна смужка стану. Також указується присутність користувача, як-от «Доступний», «Офлайн» або «Зайнятий».

  • Якщо в компанії використовуються служби Microsoft SharePoint, під полем пошуку відображаються кнопки Ім’я та Кваліфікація . Можна шукати за ключовим словом, як-от назвою посади або сферою діяльності. Натисніть кнопку Кваліфікація, щоб переглянути інші контакти з подібною сферою діяльності або посадою. Щоб повернутися до списку контактів, натисніть у полі пошуку кнопку X.

Вгорі сторінки

Додавання контакту

У розділі вище згадано, що контакти можна шукати за ім’ям, псевдонімом електронної пошти або номером телефону. В описі процедури додавання для прикладу використаємо пошук за ім’ям. Отже, коли пошук завершено, відображається список контактів, чиє ім’я збігається з умовою пошуку. У картці контакту особи можна вибрати пункт Додати до списку контактів або натиснути кнопку Додати.

  1. Прокрутіть список результатів, щоб знайти особу, яку потрібно додати до списку контактів. Клацніть правою кнопкою миші в картці контакту й виберіть команду Додати до списку контактів. Також можна клацнути стрілку вниз на кнопці Додати.

  2. Якщо ви настроїли групи або категорії контактів, відобразиться список цих груп. Виберіть групу контактів, де потрібно розмістити цей контакт.

  3. Якщо ви не настроїли групи, але бажаєте це зробити, виберіть пункт Додати до нової групи та введіть ім’я для нової групи, яку потрібно створити.

Порада :  Вводьте в поле пошуку ім’я та прізвище особи (повністю або більшу їх частину). Якщо ввести лише ім’я (особливо поширене), ви отримаєте кілька результатів пошуку. Якщо в компанії настроєно кількісне обмеження на відображення осіб, а потрібний контакт не відображається у списку, доведеться уточнити критерії пошуку та повторити його.

За промовчанням можна додати не більше 1000 контактів. Фактичну максимальну кількість визначає служба технічної підтримки вашої організації, тому зверніться до неї, якщо цю інформацію вам не повідомили.

Вгорі сторінки

Вибір кількох контактів

Інколи ефективніше працювати відразу з кількома контактами. Наприклад, кілька контактів зручно виділити, створюючи запрошення на нараду.

  • Щоб вибрати кілька несуміжних контактів, клацайте їх, утримуючи натиснутою клавішу Control.

  • Щоб вибрати кілька суміжних контактів, утримуйте натиснутою клавішу Shift і клацайте контакти або виділяйте їх за допомогою клавіш зі стрілками.

Вгорі сторінки

Додавання до списку контактів користувачів не зі своєї компанії

Програма Lync 2010 може показувати інформацію про присутність контактів, які використовують служби електронної пошти на зразок мережі інтернет-служб Windows Live (включно зі службами MSN і Hotmail), AOL® і Yahoo!® та приєдналися до програми Lync. Федеративні користувачі (користувачі не з вашої компанії) можуть надавати доступ до інформації про свою присутність, здійснювати виклики Lync і проводити відеоконференції.

  1. Відкрийте програму Lync. У полі пошуку введіть адресу електронної пошти особи, яку потрібно додати до списку контактів.

  2. У картці контакту, яка відобразиться на екрані, натисніть кнопку Додати.

  3. Виберіть групу контактів, де потрібно розмістити цей контакт. Також на цьому етапі можна створити нову групу, ввівши ім’я поруч із полем Нова група.

Деякі користувачі мають обліковий запис електронної пошти, не об’єднаної із програмою Lync. Хоча цих користувачів можна додавати до списку контактів, як і федеративних користувачів, однак інформація про їхню присутність буде недоступна.

Інші користувачі можуть входити в систему федеративного сайту за допомогою ідентифікатора нефедеративного користувача (адреси електронної пошти). У цьому випадку додавайте контакт, використовуючи формат користувач(нефедеративна_служба.com)@федеративна_компанія.com. Приклад: MrContoso(gmail.com)@msn.com. Завдяки цьому формату стан присутності таких користувачів відображатиметься у програмі Lync.

Демонстраційне відео про додавання контакту див. у статті Додавання контакту (відео).

Вгорі сторінки

Створення нової групи

Знайшовши потрібний контакт, додайте його до групи контактів, щоб наступного разу його було легко знайти. Програма Lync автоматично додає до групи Часто використовувані контакти 10 контактів, з якими ви спілкуєтеся найчастіше. Для зручності найважливіші контакти можна закріпити на початку списку цієї групи. Програма Lync автоматично додає членів вашої команди до списку закріплених контактів.

Закріплення або відкріплення контакту на початку списку групи

Ось як можна закріпити або відкріпити контакт, який ви часто використовуєте.

  • Відкрийте програму Lync, у списку контактів клацніть контакт правою кнопкою миші та виберіть команду Закріпити до найуживаніших контактів.

  • Щоб відкріпити контакт, клацніть його правою кнопкою миші та виберіть команду Відкріпити від часто використовуваних контактів.

Створення групи

  1. Відкрийте програму Lync та у списку контактів клацніть правою кнопкою миші ім’я будь-якої групи (наприклад, Часто використовувані контакти), виберіть команду Створити групу та введіть ім’я нової групи.

Програма Communicator

  1. Щоб додати користувачів до нової групи, виконайте пошук контакту, укажіть на його ім’я серед результатів пошуку та клацніть знак «плюс» (+). Також можна у списку результатів пошуку клацнути контакт правою кнопкою миші, вибрати команду Додати до списку контактів, а потім клацнути ім’я групи.

    Примітка :  Коли ви вперше створюєте групу контактів, програма Lync також автоматично створює групу з назвою «Інші контакти». До цієї групи можна додавати нові контакти, яким не потрібно призначати членство в конкретній групі.

Вгорі сторінки

Видалення або вилучення групи

Ось як можна видалити створену групу.

  1. В області над списком контактів виберіть елемент Групи. (Якщо цей елемент не відображається, клацніть стрілку вниз просто під полем пошуку, щоб відобразилися кнопки «Групи», «Стан» і «Рівень».)

  2. Клацніть правою кнопкою миші групу, яку потрібно видалити, а потім виберіть із розкривного меню команду Видалити групу.

Примітка :  Групи «Часто використовувані контакти» та «Інші контакти» створюються автоматично, тому видалити їх не можна.

Вгорі сторінки

Перейменування групи

Ось як можна перейменувати групу.

  • Клацніть правою кнопкою миші ім’я групи у списку контактів, виберіть команду Перейменувати групу, а потім введіть нове ім’я групи.

Вгорі сторінки

Сортування та відображення контактів

Контакти можна сортувати за різними категоріями (їхнім станом присутності, членством у групі та рівнями конфіденційності), а також вибирати спосіб відображення окремих контактів у списку.

Сортування контактів у списку контактів

  1. Щоб контакти, які перебувають онлайн, відображалися вгорі списку, натисніть кнопку Стан. Контакти, які перебувають онлайн, відобразяться вгорі, а нижче відображатимуться контакти зі станом присутності «Відсутній», «Невідомо» та «Недоступний».

  2. Щоб відобразити контакти відповідно до членства у групах (як-от «Часто використовувані контакти», «Інші контакти» та інших створених групах), натисніть кнопку Групи.

Сортування контактів за групою

  1. Щоб сортувати контакти за рівнем конфіденційності, натисніть кнопку Рівень. (Щоб побачити інформацію про рівні конфіденційності, клацніть контакт правою кнопкою миші, а потім укажіть на команду Змінити рівень конфіденційності.)

Змінення вигляду окремих елементів у списку контактів

  • Під полем пошуку клацніть стрілку поруч із кнопкою Параметри відображення, щоб відкрити меню Параметри макета.

Сортування за коротким ім’ям

Доступні в меню параметри залежать від способу сортування контактів. Наприклад, можна за бажанням настроїти відображення імені та прізвища замість псевдоніма електронної пошти або відображення інформації про стан замість самих тільки імен. Якщо ваша компанія активувала функцію відображення зображень контактів у списку контактів, ви можете вказати, чи відображати ці зображення. Це вплине на кількість контактів, які вміщатимуться у вікні. Якщо ж зображення не відображаються, можна вибрати однорядкове подання контакту (лише ім’я) або дворядкове подання (ім’я та, у другому рядку, інформація).

Примітка :  Також можна цілком вимкнути відображення зображень у програмі Lync. Для цього в діалоговому вікні Lync – параметри виберіть пункт Моє зображення. Докладніші відомості див. у статті Настроювання параметрів зображення.

Змінення способу відображення контактів у програмі Lync

  1. У списку контактів під полем пошуку натискайте кнопку Параметри відображення, щоб переходити між одно- та дворядковим поданнями інформації про контакт. Якщо в компанії використовуються фотографії контактів, у дворядковому поданні відображається фотографія.

  2. Щоб відкрити додаткові параметри в меню Параметр макета, клацніть стрілку вниз поруч із кнопкою Параметри відображення.

Перегляд контактів за рівнем конфіденційності (колишній термін – «рівень доступу»)

  • У списку контактів під рядком пошуку натисніть кнопку Рівень.

Докладніші відомості про те, яка інформація відображається для кожного рівня конфіденційності, див. у статті Керування доступом до відомостей про присутність.

Вгорі сторінки

Переміщення, копіювання та вилучення контактів

Ось як можна переміщати, копіювати контакти у списку контактів, вилучати або видаляти їх.

  • Щоб перемістити контакт до іншої групи, клацніть його правою кнопкою миші, виберіть команду Перемістити контакт і клацніть потрібну групу.

  • Щоб скопіювати контакт до іншої групи, клацніть його правою кнопкою миші, виберіть команду Копіювати контакт до й клацніть потрібну групу.

  • Щоб вилучити контакт із групи, клацніть його правою кнопкою миші та виберіть команду Видалити із групи.

  • Щоб повністю вилучити контакт, клацніть його правою кнопкою миші та виберіть команду Видалити зі списку контактів.

Увага! :  Якщо вилучити з одної групи контакт без членства в інших групах, його буде цілком видалено з вашого списку контактів.

Примітка :  Інші користувачі програми Lync не можуть скопіювати ваш список контактів, і його не можна експортувати до них. Усі списки контактів індивідуальні, бо кожен користувач має унікальні зв’язки, вимоги до конфіденційності та вподобання у спілкуванні. Щоб легко надати колегам доступ до ключових професійних контактів, зручно внести ці контакти у список розсилки Outlook. З цього списку кожен зможе вибирати контакти й додавати їх до свого списку контактів у програмі Lync.

Увага! : Залежно від способу відображення контактів (за групою, станом присутності або рівнем конфіденційності) функції переміщення та копіювання відрізняються. Пам’ятайте: перетягуючи контакти між групами з різними рівнями конфіденційності, ви змінюєте рівень конфіденційності цих контактів.


Вгорі сторінки

Перегляд картки контакту

Залежно від рівня конфіденційності, який призначив вам контакт, ви зможете бачити його розклад, а також особисту примітку. З картки контакту можна також розпочати спілкування із користувачем: надіслати йому миттєве повідомлення або повідомлення електронної пошти, здійснити виклик чи запланувати нараду.

  1. Щоб переглянути основну картку контакту, у списку контактів укажіть на зображення контакту (або піктограму стану, якщо зображення не відображаються).

  2. Щоб переглянути додаткову інформацію, у правому нижньому кутку картки натисніть кнопку Розгорнути картку контакту (стрілка вниз).

Розгортання картки контакту у програмі Lync

  1. Щоб картка відображалася постійно, у правому верхньому кутку картки натисніть кнопку Закріпити. Картку можна перетягнути у зручне місце на робочому столі.

Вгорі сторінки

Позначення контакту

До контактів у списку контактів можна додавати позначки, тобто «позначати» їх, щоб отримувати сповіщення, коли позначений контакт стане доступним. Щойно стан користувача зміниться на стан Доступний, у програмі Lync з’явиться відповідне сповіщення.

  1. У списку контактів клацніть правою кнопкою миші контакт, який потрібно позначити.

  2. Виберіть команду Позначити для оповіщень про змінення стану.

Демонстраційне відео про позначення контакту див. у статті Позначення контакту (відео).

Вгорі сторінки

Блокування контакту

Ось як можна заблокувати окремий контакт, щоб він не зміг зв’язатися з вами за допомогою програми Lync.

  1. Клацніть контакт у списку контактів правою кнопкою миші, а потім виберіть пункт Змінити рівень конфіденційності.

  2. Виберіть команду Заблоковані контакти.

Докладніші відомості про параметри рівнів конфіденційності див. у статті Присутність, контакти та обмін миттєвими повідомленнями: запитання й відповіді.

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×