Керування календарем за допомогою шаблону Calendar Insights (Деталізовані дані календаря) для Excel 2016

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

В Excel 2016 можна скористатися шаблоном Calendar Insights (Деталізовані дані календаря), щоб отримати всеосяжні інформативні відомості про свій календар, які можна настроювати. Завдяки цьому шаблону можна дізнатися, скільки часу ви проводите на нарадах, з ким ви зустрічаєтеся найчастіше (і кого ігноруєте), у якій час дня зазвичай зустрічаєтеся з людьми тощо.

Використовуючи шаблон Calendar Insights (Деталізовані дані календаря), можна відобразити свій календар як приладну дошку та взаємодіяти з ним, щоб глибоко аналізувати певні періоди часу або типи нарад, які вас цікавлять. Шаблон Calendar Insights (Деталізовані дані календаря) дає змогу краще керувати нарадами, вільним часом і життям узагалі. Почнімо.

Використання шаблону Calendar Insights (Деталізовані дані календаря)

Щоб використовувати шаблон Calendar Insights (Деталізовані дані календаря), потрібна програма Excel 2016 чи новішої версії або передплата на Office 365. Для доступу до календаря з використанням цього шаблону потрібен активний обліковий запис на сервері Exchange Server або в службі Exchange Online, яка входить до передплати на Office 365.

Відкриття шаблону Calendar Insights (Деталізовані дані календаря)

Щоб відкрити шаблон Calendar Insights (Деталізовані дані календаря), у програмі Excel виберіть пункти Створити > Calendar Insights (Деталізовані дані календаря).

Якщо цей шаблон не відображається, у полі пошуку введіть calendar insights і натисніть кнопку зі збільшувальним склом, щоб почати пошук (або натисніть клавішу Enter). Відобразиться шаблон Calendar Insights (Деталізовані дані календаря).

Якщо відкрити цей шаблон, відобразиться перша вкладка книги з назвою Start (Початок). Щоб почати, натисніть кнопку Let’s Get Started (Почати).

Шаблон "Деталізовані дані календаря"

Буде вибрано вкладку Import Your Calendar (Імпорт календаря), на якій наведено кроки, потрібні, щоб підключитися до сервера Exchange Server та імпортувати свій календар.

Імпорт календаря

Якщо натиснути кнопку Sign in (Увійти), в Excel відобразиться діалогове вікно, де можна ввести адресу електронної пошти й пароль, щоб програма Excel могла підключитися до сервера Exchange Server й завантажити відомості календаря в книгу. Цей процес може тривати кілька хвилин залежно від кількості нарад, які потрібно завантажити в Excel.

Облікові дані Exchange

Коли імпорт буде завершено, відкриється аркуш Meeting Insights (Деталізовані дані нарад), де відобразиться заповнена приладна дошка з колекцією детальних аналітичних даних на основі календаря.

Заповнений аркуш деталізованих даних нарад

Збереження книги Calendar Insights (Деталізовані дані календаря) зі своїми даними

Тепер можна зберегти цю книгу з підтримкою макросів, щоб дані можна було будь-коли оновити. Щоб зберегти книгу:

  1. Виберіть елементи Файл > Зберегти як, а потім виберіть місце призначення та тип файлу Книга Excel із підтримкою макросів у розкривному меню Зберегти як тип.

    Збереження як книги з підтримкою макросів

    Якщо зберегти книгу з підтримкою макросів, усі діаграми автоматично оновлюватимуться щоразу, коли на аркуші Meeting Insights (Деталізовані дані нарад) натискатиметься кнопка Refresh Insights (Оновити деталізовані дані).

  2. Коли вам потрібні найновіші дані з календаря, відкрийте книгу й у нижній частині аркуша Meeting Insights (Деталізовані дані нарад) натисніть кнопку Refresh Insights (Оновити деталізовані дані).

Усвідомлення свого календаря завдяки аркушу Meeting Insights (Деталізовані дані нарад)

Якщо вибрати аркуш Meeting Insights (Деталізовані дані нарад), відобразиться приладна дошка з великою кількістю цікавих висновків на основі ваших календарних даних. На зображенні нижче показано цей аркуш, а під зображенням наведено опис кожного пронумерованого розділу.

Області деталізованих даних календаря
  1. Роздільник Meeting Response (Відповідь на запрошення на нараду)

  2. Часова шкала, на якій можна вибрати період часу для аналізу, що впливатиме на всі діаграми

  3. Зведення зібраних даних

  4. Стовпчаста діаграма (зведена діаграма) Time spent in Meetings (Час, витрачений на наради) за місяцями й роками

  5. Стовпчаста діаграма (зведена діаграма) Meetings per Day (Нарад на день) за місяцями й роками

  6. Стовпчаста діаграма (зведена діаграма) Meetings Each Hour (Нарад на годину) за годинами дня

  7. Гістограма (зведена діаграма) People IMet with the Most (Люди, з якими ви зустрічалися найчастіше)

  8. Секторна діаграма (зведена діаграма) ваших відповідей на запрошення на наради, де відображається кількість нарад, які ви відвідали, на які не відповіли або відповіли "під сумнівом"

  9. Секторна діаграма (зведена діаграма) кількості нарад, які ви організували або відвідали

Елементи керування фільтруванням

На аркуші Meeting Insights (Деталізовані дані нарад) є два елементи керування фільтруванням, які відповідають цифрам 1 і 2 на попередньому зображенні:

  1. Використовуючи роздільник Select Response (Виберіть відповідь) можна вибрати будь-яке поєднання відповідей на запрошення на наради (щоб вибрати кілька елементів, клацайте їх, утримуючи клавішу Ctrl або Shift), за яким буде відфільтровано всі діаграми на аркуші:

    • I organized it (Організовані мною)

    • I confirmed it (Підтверджені мною)

    • I tentatively attended (Моє відвідування яких було під сумнівом)

    • I ignored (Проігноровані мною)

    Коли аркуш завантажується, у цьому роздільнику вибрано варіанти I confirmed it (Підтверджені мною) і I organized it (Організовані мною).

    Порада : Також у роздільнику можна натиснути кнопку I ignored it (Проігноровані мною), а потім на діаграмі 6 побачити, у який час дня ви зазвичай ігноруєте запрошення на наради, а з діаграми 7 дізнатися, хто відвідує наради, які ви ігноруєте.

    Дізнайтеся більше про роздільники в Excel.

  2. Роздільник часової шкали (він називається Select a time period for analysis (Виберіть період часу для аналізу)) дає змогу фільтрувати діаграми на аркуші за періодом часу. У верхньому правому куті цього роздільника є розкривне меню, де можна вибрати період часу: роки, квартали, місяці або дні.

    часовий фільтр

    Дізнайтеся більше про часові шкали в Excel.

Настроювання шаблону Calendar Insights (Деталізовані дані календаря)

У шаблоні Calendar Insights (Деталізовані дані календаря) використовуються вирази аналізу даних (DAX), щоб вимірювати відсоток часу, проведеного на нарадах (порівняно із загальним робочим часом). Результати відображаються на аркуші Meeting Insights (Деталізовані дані нарад) на діаграмах 3 й 4.

У цих обчисленнях припускається, що робочий день триває 8 годин, а тиждень – 5 днів. Також виключаються наради, що тривають понад 4 години, щоб зменшити похибку обчислень, яку спричиняють тривалі події в календарі.

Можна настроїти шаблон відповідно до своїх робочих звичок і змінити спосіб, яким обчислюється час, проведений на нарадах, виконавши такі дії:

  1. Клацніть правою кнопкою миші вкладку аркуша й у меню, яке відкриється, виберіть пункт Відобразити....

    відображення аркуша
  2. У вікні Відобразити, яке відкриється, виберіть аркуш Parameters (Параметри) і натисніть кнопку OK.

    Відображення виділення
  3. У вікні Відобразити показано лише приховані аркуші. Виберіть аркуш Parameters (Параметри) і настройте значення в таблиці, щоб вони відповідали схемі вашої роботи.

    настроювання робочих шаблонів на аркуші параметрів

    Можна змінити такі значення:

    • Hours of work per day (Hours of work per day)

      Для цього параметра можна задати будь-яке значення від 1 до 24. Наприклад, якщо ви працюєте щодня неповний робочий день, для цього параметра можна задати значення 4.

    • Days of work per week (Робочих днів на тиждень)

      Для цього параметра можна задати будь-яке значення від 1 до 7. Наприклад, якщо ви працюєте лише два дні на тиждень, для цього параметра можна задати значення 2. Якщо ви працюєте кожного дня тижня, задайте для цього параметра значення 7, щоб краще врахувати всі наради на вихідних.

    • Ignore long meetings (hours) (Ігнорувати довгі зустрічі (години))

      Якщо деякі з нарад, які потрібно врахувати в обчисленнях, тривають понад 4 години, значення цього параметра можна збільшити. Наприклад, якщо ви часто берете участь у 8-годинних тренінгах і хочете, щоб вони враховувались у даних, задайте для цього параметра значення 8. Тоді відфільтровуватимуться лише наради, що тривають понад 8 годин.

  4. Якщо будь-які значення на аркуші Parameters (Параметри) змінено, потрібно оновити книгу, вибравши команди Дані > Оновити все. Після цього наберуть сили нові значення.

Ефективніша робота завдяки шаблону Calendar Insights (Деталізовані дані календаря)

У попередніх розділах наведено чудовий спосіб візуалізувати витрати часу на наради й дізнатися цікаві факти про те, як ви проводите свої наради (або як саме наради керують вашим графіком). Але книга Calendar Insights (Деталізовані дані календаря) надає набагато більше можливостей, як це описано в наступних розділах.

Деталізування даних певних нарад

Щоб отримати докладніші відомості про наради, можна переглянути дані, пов’язані з кожною нарадою. Клацніть правою кнопкою миші вкладку будь-якого аркуша й виберіть пункт Відобразити..., а потім – аркуш Meetings Data (Дані нарад).

Аркуш даних нарад

На аркуші Meetings Data (Дані нарад) можна переглянути всі наради й відфільтрувати дані, щоб деталізувати дані окремих нарад. Наприклад, можна почати з аркуша Meeting Insights (Деталізовані дані нарад) і побачити відхилення (наради, які виглядають незвично або не відповідають усталеному режиму роботи, наприклад різке збільшення кількості нарад у лютому 2015 р.), а потім знайти відповідні наради на аркуші Meeting Data (Дані нарад).

Надання спільного доступу до цієї книги

Коли календарні дані завантажено в Excel до книги Деталізовані дані календаря, дані про ваші наради зберігатимуться в моделі даних книги й на прихованому аркуші Meetings Data (Дані нарад).

Ваші облікові дані не зберігаються в книзі, отже, якщо надати спільний доступ до книги колезі, яка натисне кнопку Refresh Insights (Оновити деталізовані дані), щоб оновити книгу, їй знадобиться ввести облікові дані. Коли книга оновлюватиметься, дані ваші про наради буде видалено (замінено на дані колеги).

Якщо ви хочете повернути книгу в початковий стан і видалити дані про свої наради, натисніть клавіші Ctrl+R і збережіть книгу як файл XLSM або XLTM.

Докладні відомості

Мета цієї книги – допомоги вам усвідомити свій календар, а також дізнатися про можливості програми Excel і функцій аналізу даних. На аркуші Learn More (Докладні відомості) наведено список корисних посилань, кожне з яких веде на технічні ресурси, які допоможуть почати використовувати функції, використані в цьому шаблоні.

Аркуш докладних відомостей

Створення подібної власної книги

Щоб створити подібні книги, можна скористатися вбудованими функціями аналізу даних у програмі Excel 2016.

Щоб підключитися до сервера Exchange Server, видобути календар і сформувати дані для аналізу, у цьому шаблоні використовується технологія Power Query, інтегрована в програму Excel 2016 і доступна на стрічці Дані в розділі Завантажити та перетворити. Дізнайтеся більше про розділ "Завантажити та перетворити".

Щоб почати імпортувати календар у нову книгу, на стрічці виберіть пункти Дані > Новий запит > З інших джерел > Зі служби Microsoft Exchange.

Отримання даних із сервера Exchange

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×