Керування зовнішнім спільним доступом у середовищі SharePoint Online

Якщо для роботи організації потрібно надавати спільний доступ до документів або безпосередньо співпрацювати з постачальниками, замовниками чи клієнтами, варто використовувати функції SharePoint Online, щоб надавати спільний доступ до вмісту для зовнішніх користувачів. Вам також може знадобитися обмежити використання зовнішнього спільного доступу в організації. У цій статті розглянуто варіанти надання та планування спільного доступу в SharePoint Online.

(Якщо ви бажаєте відразу перейти до налаштування спільного доступу, див. статтю про ввімкнення та вимкнення зовнішнього спільного доступу для SharePoint Online. Якщо ви намагаєтеся надати спільний доступ до файлу або папки, див. статті Надання спільного доступу до файлів і папок у OneDrive або Надання спільного доступу до файлів і папок SharePoint в Office 365.)

Планування зовнішнього спільного доступу має бути частиною загального планування дозволів для SharePoint Online.

Зауважте, що за замовчуванням зовнішній спільний доступ увімкнуто для всього середовища SharePoint Online і колекцій сайтів у ньому. Ви можете вимкнути зовнішній спільний доступ глобально, перш ніж користувачі почнуть працювати з сайтами, або доки ви не визначитеся, як саме потрібно застосовувати цю функцію.

Функції зовнішнього спільного доступу в SharePoint Online

У SharePoint Online для надання зовнішнього спільного доступу є глобальні параметри (стосуються всього клієнта) і параметри колекції сайтів. Параметри на рівні клієнта мають найвищий пріоритет і змінюють будь-які параметри колекції сайтів.

Для свого клієнта SharePoint Online і для кожної окремої колекції сайтів ви можете вибрати один із таких варіантів надання спільного доступу:

  • Зовнішній спільний доступ відсутній: сайтами та документами можна ділитися лише з внутрішніми користувачами в межах передплати на Office 365.

  • Спільний доступ надається лише зовнішнім користувачам у каталозі: сайтами, папками та документами можна ділитися лише з тими зовнішніми користувачами, яких додано до вашого каталогу користувачів Office 365. Це, наприклад, ті, хто прийняв запрошення на доступ або кого ви імпортували з іншого клієнта Office 365 чи Azure Active Directory.

  • Спільний доступ надається автентифікованим зовнішнім користувачам: сайтами, папками та документами можна ділитися з тими зовнішніми користувачами, які мають обліковий запис Microsoft чи робочий або навчальний обліковий запис з іншої передплати на Office 365 або на Azure Active Directory.

  • Спільний доступ надається анонімним користувачам: документами та папками (але не сайтами) можна ділитися за допомогою анонімного посилання. У такому разі кожна людина, яка має посилання, може переглядати й редагувати документ або завантажувати його до тієї ж папки.

Варіанти доступу в списку вище подано в порядку від найбільш до найменш обмеженого. Незалежно від того, що ви виберете, вам і надалі будуть доступні більш обмежувальні функції. Наприклад, якщо ви надасте спільний доступ анонімним користувачам, ви все одно зможете ділитися вмістом лише з автентифікованими зовнішніми користувачами або тими, кого додано до каталогу, зокрема з внутрішніми користувачами.

Спільний доступ і безпека   

Якщо у вас є конфіденційна інформація, до якої не можна надавати доступ зовнішнім користувачам, розгляньте можливість створення однієї або кількох колекцій сайтів, де зовнішній спільний доступ до місць збереження такої інформації буде вимкнуто. За потреби створюйте додаткові колекції сайтів і використовуйте їх для надання зовнішнього спільного доступу. Таким чином ви зможете запобігти загрозам безпеки, заборонивши зовнішній доступ до конфіденційної інформації.

Зовнішні користувачі

Зовнішній користувач – це користувач поза межами вашої передплати на Office 365, якому ви надали доступ до сайтів, файлів або папок. Є два типи зовнішніх користувачів.

Автентифіковані користувачі   

Автентифіковані користувачі – це ті, хто має обліковий запис Microsoft чи робочий або навчальний обліковий запис з іншої передплати на Office 365. Ви можете надавати таким користувачам спільний доступ до сайтів і документів майже так само, як і внутрішнім користувачам. Дозволи та групи працюють однаково для внутрішніх і для автентифікованих зовнішніх користувачів.

Зовнішні користувачі не мають ліцензії на вашу передплату на Office 365, тому для них доступні лише базові завдання для співпраці:

  • Автентифікований зовнішній користувач може виконувати завдання на сайті відповідно до рівня дозволів, який йому призначено. Наприклад, якщо додати зовнішнього користувача до групи "Учасники", він отримає дозволи на редагування та зможе додавати, редагувати й видаляти списки. Він також зможе переглядати, додавати, оновлювати та видаляти елементи списків і документи.

  • Автентифіковані зовнішні користувачі можуть використовувати Office Online, щоб переглядати й редагувати документи. Якщо до вашого плану входить Office, професійна плюс, вони зможуть інсталювати класичну версію Office на своїх комп’ютерах, лише якщо ви призначите їм ліцензію.

  • Автентифіковані зовнішні користувачі зможуть переглядати вміст інших типів на сайтах залежно від наданих вами дозволів. Наприклад, вони можуть переходити на різні дочірні сайти в колекції сайтів, до якої їх запросили. Вони також зможуть, скажімо, переглядати канали сайтів.

Якщо автентифіковані зовнішні користувачі потребують більше можливостей, призначте їм відповідну ліцензію на Office 365 так само, як внутрішньому користувачу.

Анонімні користувачі   

Анонімні користувачі – це ті, хто має посилання для спільного доступу до папки або документа й може переглядати або редагувати його чи завантажувати вміст до вибраної папки (залежно від типу посилання) без необхідності входити за допомогою імені користувача та пароля. Анонімні посилання дійсні, доки ви їх не вимкнете або не мине термін їх дії (якщо ви встановили дату завершення). Користувачі можуть передавати такі посилання один одному.

Анонімні користувачі не можуть відкривати сайти, і ви не можете призначити їм ліцензії. Вони можуть лише переглядати або редагувати певний документ або папку, на доступ до яких їм надано анонімне посилання.

Що відбувається, якщо надати спільний доступ до сайту або документа?

Внутрішні процеси, які відбуваються, коли ви надаєте спільний доступ до сайту, папки або документа, залежать від того, кому ви його надаєте: автентифікованим зовнішнім або анонімним користувачам.

Надання спільного доступу автентифікованим зовнішнім користувачам   

Коли ви надаєте спільний доступ до документа або сайту автентифікованому зовнішньому користувачу, йому буде надіслано електронною поштою запрошення з посиланням на відповідний сайт або документ. Коли користувач клацне посилання, йому буде запропоновано ввійти за допомогою імені користувача й пароля його облікового запису Microsoft чи робочого або навчального облікового запису. Після входу його буде додано до списку користувачів у вашій передплаті на Office 365 (ім’я користувача міститиме #EXT#), і йому буде надано доступ до сайту або документа.

Людям зі списку користувачів у вашій передплаті на Office 365 можна надавати доступ до інших сайтів або документів, не надсилаючи їм додаткових запрошень. (Можливо, знадобиться надіслати їм посилання на сайт або документ, щоб вони могли його знайти.) За потреби ви також можете призначити їм ліцензію на Office 365.

Ви можете припинити спільний доступ для автентифікованого зовнішнього користувача, видаливши його зі списку користувачів в Office 365 або скасувавши його дозволи для сайту чи документа.

Надання спільного доступу анонімним користувачам   

Коли ви надаєте спільний доступ анонімним користувачам, ви можете дозволити їм редагувати або переглядати документ чи передавати документи до папки. Посилання для перегляду та редагування створюються окремо, і для них можна налаштувати термін дії. Коли такі посилання створено, їх можна використовувати повторно та вільно передавати. Будь-яка людина, що має це посилання, отримує доступ до документа.

Анонімні користувачі не додаються до списку користувачів в Office 365. Ви можете припинити для них спільний доступ: перейдіть до документа або папки, якими ви поділилися, і видаліть анонімне посилання.

Співпраця із зовнішніми бізнес-партнерами

Якщо вам потрібно співпрацювати з бізнес-партнерами або постачальниками чи надавати їм спільний доступ до документів, розгляньте можливість створення сайту мережі екстранет SharePoint Online. Сайт мережі екстранет – це особлива колекція сайтів, яку призначено для співпраці з певним партнером або постачальником на корпоративному рівні. Ви можете заблокувати цю колекцію, щоб лише власники сайтів могли запрошувати зовнішніх користувачів, а також для того, щоб можна було запросити користувачів лише з певних доменів.

Сайти мережі екстранет SharePoint Online дуже легко налаштувати та набагато простіше й дешевше підтримувати, ніж локальні сайти мережі екстранет. Докладні відомості див. в статті про використання SharePoint Online в Office 365 для створення мережі екстранет і взаємодії з партнерами на корпоративному рівні.

Пов’язані теми

Керування зовнішнім спільним доступом у плані "Office 365 для малого бізнесу"
Налаштування запитів на доступ і керування ними
Спільний доступ до сайтів і документів для користувачів поза межами вашої організації
Пошук вмісту сайту, спільний доступ до якого надано зовнішнім користувачам
Планування стратегії керування дозволами

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×