Керування відомостями, до яких ви надаєте спільний доступ на «Моєму сайті» та у профілі

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

У цій статті описано способи надання спільного доступу до відомостей за допомогою «Мого сайту» та профілю й надано інструкції з керування обсягом інформації, яка спільно використовується.

Примітка : Ця інформація не відповідає тому, що ви бачите на екрані, який може бути службі Office 365 оновлену версію служби. Спробуйте подання і настройте свій профіль , щоб знайти інформацію, яка відноситься до вас.

У цій статті

Огляд

Надання спільного доступу та керування доступом до вмісту на «Моєму сайті»

Загальні відомості про способи додавання колег і відстеження дій

Робота з тегами, оцінками, нотатками та повідомленнями стану

Загальні відомості про пропозиції щодо колег і ключових слів

Керування доступом до певних відомостей у профілі

Огляд

Надаючи спільний доступ до інформації про себе, ви можете легше зв'язуватися з іншими користувачами та будувати свою професійну мережу. Проте важливо розуміти, яку саме інформацію ви надаєте та скільки користувачів можуть отримати до неї доступ. Наприклад, можливо, до таких особистих відомостей як номер мобільного телефону потрібно надати спільний доступ лише учасникам робочої групи або керівнику, а не всім працівникам організації.

Крім того, слід перевірити наявність політик спільного доступу до інформації в організації. Наприклад, політики вашої організації можуть визначати, які види інформації можуть або не можуть зберігатися в мережі, або вимагати затвердження для певних типів вмісту.

Нижче наведено основні шляхи надання спільного доступу до інформації через «Мій сайт».

  • Вміст на «Моєму сайті», включно з документами, списками та блоґами.

  • Теги та нотатки, додані до сторінок і документів.

  • Запропоновані ключові слова та імена колег, яким ви дозволили доступ, можна використовувати, щоб швидко оновити «Мій сайт» для співпраці з іншими користувачами.

  • Особисті відомості, наприклад контактна інформація, інтереси, обов'язки, колеги та участь у списках розсилки електронної пошти, у вашому профілі, а також будь-які оновлення відомостей профілю.

Пам'ятайте, що організація може настроювати «Мій сайт». Наприклад, вона може керувати типами відомостей, які можна додавати або настроювати. Організація також може додавати інформацію на «Мій сайт» з інших джерел даних, наприклад із баз даних відділу кадрів.

На початок сторінки

Надання спільного доступу й керування доступом до вмісту в розділі "Мій сайт"

"Мій сайт" має три вбудовані можливості надання спільного доступу до документів.

  • Спільні документи. Використовуйте цю бібліотеку для збереження документів, до яких потрібно надати спільний доступ кільком користувачам. Залежно від настройок «Мого сайту», дозволи на доступ до бібліотеки та окремих папок і елементів можна змінювати.

  • Приватні документи. Використовуйте цю бібліотеку для документів, до яких не потрібно надавати спільний доступ іншим користувачам. У ній корисно зберігати, наприклад, документи, до яких потрібно часто здійснювати доступ із різних комп'ютерів, але ви не маєте наміру надавати доступ до цих документів колегам.

Залежно від настройок «Мого сайту», можна також додавати інший вміст, наприклад бібліотеки, списки й сайт блоґу та ділитися своїми ідеями.

Ви можете керувати дозволами для цих елементів так само, як керуєте дозволами для вмісту на інших сайтах. Дозволи можна настроїти на рівні сайту, а також на рівні списків, бібліотек, папок, окремих документів і елементів списку.

На вкладці Вміст у профілі користувачі можуть також переглядати спільні документи, які ви створили на інших сайтах SharePoint, учасником яких ви є, якщо вони мають дозвіл на перегляд такого вмісту.

Ваша організація може керуватися додатковими політиками щодо типів документів, які можна зберігати на «Моєму сайті».

На початок сторінки

Загальні відомості про способи додавання колег і відстеження дій

Ви можете відстежувати дії колег і бачити, коли вони позначають цікаву статтю, додають нотатку до нотатника іншого користувача або змінюють посаду. Їхні дії відображаються y вашому каналі новин у зворотному хронологічному порядку. У свою чергу користувачі з вашої організації можуть додати вас до списку колег і відстежувати ваші дії у своїх каналах новин.

Інші користувачі можуть додавати вас до списку колег і відстежувати ваші дії незалежно від того, чи додали ви їх до свого списку колег, і навпаки. Якщо вас цікавлять дії цих осіб, ви можете додати їх до списку колег, щоб також відстежувати їхні дії. Деякі дії, наприклад застосування ключового слова, яке інший користувач додав до свого списку інтересів, можуть відображатися в каналі новин усіх користувачів, хто має дозвіл на перегляд вашого «Мого сайту».

Залежно від настройок «Мого сайту», які встановив адміністратор, можна змінювати дії, що відображаються в каналі новин, змінивши параметри в розділі Настройки у профілі. Наприклад, ви можете вказати, чи потрібно отримувати сповіщення в каналі новин, коли колега змінює команду або створює нотатку на сторінці профілю будь-якого користувача. Ці настройки не впливають на те, які ваші дії відображаються в каналах новин інших користувачів.

Залежно від настройок «Мого сайту», ви можете отримувати електронною поштою сповіщення про те, що інший користувач додав вас до списку колег. Повідомлення інформує вас про те, що інший користувач додав вас до списку колег і відстежує ваші дії, але воно не дає змогу заборонити цій особі додавати вас до списку колег.

Щоб не отримувати сповіщення, коли інший користувач додаватиме вас до списку колег, виконайте таку процедуру:

  1. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Якщо ви вже переглядаєте профілю іншого користувача або сторінки на моєму сайті, виберіть Посилання мій профіль. Мій профіль

    • Якщо ви переглядаєте в іншому форматі сторінки на сайті SharePoint, клацніть своє ім'я у верхньому правому куті Ім’я профілю та виберіть пункт Мій профіль.

  2. Клацніть елемент Змінити мій профіль.

  3. У розділі Настройки поруч із пунктом Повідомлення електронною поштою зніміть прапорець Сповіщати, якщо мене додають як колегу.

На початок сторінки

Робота з тегами, оцінками, нотатками та повідомленнями стану

Теги, нотатки та повідомлення стану – це способи отримання інформації та зв’язку з іншими користувачами у вашій організації.

Теги

Якщо адміністратор дозволив соціальне тегування, можна позначати вміст, щоб легко запам’ятовувати, класифікувати та використовувати його спільно з іншими користувачами. Ви можете позначати сторінки та документи на сайті SharePoint, а також інші сторінки в інтрамережі або Інтернеті. Під час застосовування тега його можна визначити як загальнодоступний або приватний.

Щоб користувачі мали змогу отримувати вміст, який їх цікавить, існують кілька способів дізнатися, коли будь-хто застосував загальнодоступний тег до вмісту за умови, що користувачі мають дозвіл на перегляд цього вмісту:

  • Ви можете отримувати оновлення на каналі новин, коли один із ваших колег застосує тег до вмісту, на перегляд якого ви маєте дозвіл. Ваші колеги також можуть дізнаватися про те, що ви застосували тег до вмісту, на перегляд якого вони мають дозвіл.

  • Якщо ви додали ключові слова до розділу Зацікавлення свого профілю, ви дізнаватиметеся, коли користувачі використовуватимуть це ключове слово як позначку, за умови, що ви маєте дозвіл на перегляд вмісту, який вони позначили. Наприклад, якщо серед своїх зацікавлень ви вказали "фотографія", а інший користувач використовує це слово в загальнодоступній позначці, ви отримаєте оновлення по каналу новин.

  • У свою чергу інші користувачі можуть дізнатися, коли ви використовуєте ключове слово, яке вони додали до своїх зацікавлень. Коли користувачі відстежують ключове слово як зацікавлення, їм не потрібно бути колегами, щоб отримувати оновлення, коли будь-хто позначає вміст цим ключовим словом або поділяє їхні зацікавлення.

  • Розділ профілю Останні дії відображає, коли ви останнім часом позначали вміст, якщо користувач має дозвіл на перегляд цього вмісту. Якщо користувачі мають дозвіл на перегляд вашого профілю, вони можуть переглядати розділ Останні дії незалежно від того, чи відстежують вони ваші дії як колеги.

Ваші теги відображаються також у колекції тегів (або у «хмарі тегів»), яку можна переглянути у вашому профілі. Користувачі можуть також переглядати додаткові відомості про тег і про останні дії, пов’язані з ним, наприклад про те, коли цей тег застосовано. Застосовані теги можуть також взаємодіяти із ключовими словами для установи, якими ваша організація керує централізовано. Щоб отримати додаткові відомості, зверніться до особи, яка у вашій організації керує наборами умов і ключовими словами для установи.

Ви можете позначити тег як загальнодоступний або приватний. Якщо створити тег як загальнодоступний, а потім позначити його як приватний або видалити, це не вплине на оновлення, яке користувачі отримують у своїх каналах новин під час створення тега. Початкове оновлення про тег залишиться в каналах новин користувачів. Якщо позначити тег як приватний, URL-адреса або документ, на які вказує тег, стають недоступні для користувачів. Проте користувачі й надалі зможуть побачити текст тега, який ви позначили як особистий.

Оцінки

Якщо функцію оцінок активовано в бібліотеці, користувачі з дозволом на доступ до вмісту можуть оцінити його за допомогою зірочок. Залежно від настройок бібліотеки, автор і користувачі з дозволом на перегляд вмісту бачитимуть загальну оцінку документа, але не відомості про те, хто яку оцінку поставив (наприклад, імена користувачів не відображаються поруч з оцінками). Проте на сервері Microsoft SharePoint Server зберігаються імена користувачів. До імен користувачів можна отримати доступ за допомогою програм і рішень, сумісних із програмою SharePoint.

Якщо користувачі додали вас до списку колег, вони отримають оновлення на своєму каналі новин, коли ви оціните вміст за умови, що вони мають дозвіл на перегляд цього вмісту. Вони бачитимуть посилання на вміст, який ви оцінили, і вашу оцінку. У розділі «Останні дії» вашого профілю також відображатиметься оновлення, яке може переглянути кожен користувач із дозволом на перегляд вашого «Мого сайту» та оціненого вмісту.

Нотатки

Ви можете створювати нотатки про документи та сторінки, які користувачі можуть переглядати під час відвідання документів і сторінок, до яких додано нотатки. Також можна створювати нотатки у профілях інших користувачів і у власному профілі.

Користувачі, які відстежують ваші дії як колеги, отримують оновлення про нотатки, які ви створили, у своїх каналах новин. У розділі вашого профілю Останні дії відображаються нотатки, додані нещодавно до різних фрагментів вмісту, якщо користувач має до нього доступ.

Нотатки, які ви створюєте, будуть видимі для всіх користувачів. Після створення нотатки можна змінювати або видаляти, але це не впливатиме на оновлення, які користувачі отримують у своїх каналах новин, або які відображаються в розділі вашого профілю Останні дії, коли ви створюєте нотатки.

Повідомлення стану

Ви можете поділитися своїми думками за допомогою стислих повідомлень стану, які відображаються поруч із вашим іменем і зображенням, коли користувачі відвідують ваш профіль.

Користувачі, які відстежують ваші дії як колеги, отримуватимуть оновлення у своїх каналах новин, коли ви змінюватимете своє повідомлення стану. Оновлення повідомлення стану також відображаються в розділі вашого профілю Останні дії. Повідомлення стану можна змінити або видалити, але це не вплине на оновлення, яке користувачі отримують у своїх каналах новин, або яке відображається в розділі вашого профілю Останні дії.

На початок сторінки

Загальні відомості про пропозиції щодо колег і ключових слів

Залежно від настройок «Мого сайту» та інстальованих програм, ви можете отримувати пропозиції щодо колег і ключових слів, які допомагають швидше встановити зв’язок з іншими користувачами та підключитися до даних.

Ці рекомендації можуть відповідно до використання програми SharePoint сумісний із браузером, наприклад Microsoft Outlook 2010.

Надбудова SharePoint Server колеги функція Outlook 2010, наприклад, перевіряє папки електронної пошти для пошуку певних імен і ключових слів і частота їх імена та ключові слова. У списку оновлюються та зберігаються на жорсткому диску.

Список можливих колег можна переглянути на сторінці «Додавання колег» у вашому профілі, де ви можете затвердити або відхилити колег.

Ви можете переглянути список запропонованих ключових слів під час редагування свого профілю, а також затвердити або відхилити ключові слова. Затверджені ключові слова додаються до розділу Запитайте мене про або Зацікавлення у вашому профілі.

Керування аналізом пропозицій щодо колег і ключових слів у надісланих повідомленнях електронної пошти

Ви можете відмовитися від мають свою адресу електронної пошти, аналізуються керування параметрами в деяких програм електронної пошти. Наприклад, можна використовувати наведені нижче дії у Outlook 2010 вимкнути аналізу електронної пошти. Якщо ви використовуєте іншу програму, яка, можна аналізувати надіслані повідомлення електронної пошти для пропозицій колег і ключових слів, зверніться до довідки в програмі.

  1. У Outlook 2010відкрийте меню файл і виберіть пункт Параметри.

  2. Виберіть категорію Додатково та перейдіть до розділу Інші.

  3. Зніміть прапорець Дозволити аналізувати надіслані повідомлення електронної пошти для визначення користувачів, яким ви зазвичай надсилаєте повідомлення, і найчастіше обговорюваних тем, і передати цю інформацію на сервер SharePoint Server.

  4. Натисніть кнопку ОК.

Керування надсиланням пропозицій щодо колег і ключових слів електронною поштою із сервера SharePoint Server

Залежно від настройок «Мого сайту», ви можете отримувати електронною поштою пропозиції щодо додавання колег і ключових слів. Також можна відмовитися від отримання цих повідомлень електронної пошти, виконавши описану нижче процедуру на сервері SharePoint Server.

  1. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Якщо ви вже переглядаєте профілю іншого користувача або сторінки на моєму сайті, виберіть Посилання мій профіль. Мій профіль

    • Якщо ви переглядаєте в іншому форматі сторінки на сайті SharePoint, клацніть своє ім'я у верхньому правому куті Ім’я профілю та виберіть пункт Мій профіль.

  2. Клацніть елемент Змінити мій профіль.

  3. Прокрутіть до розділу Настройки та поруч із розділом Повідомлення електронною поштою зніміть прапорець Надсилати мені пропозиції щодо нових колег і ключових слів.

На початок сторінки

Керування доступом до певних відомостей у профілі

Залежно від настройок профілю, ви можете використовувати категорії конфіденційності для надання лише певним користувачам дозволів на перегляд відомостей у вашому профілі, вашого сайту, участі у списках розсилки та списку колег. Наприклад, вам може бути потрібно надати доступ усім, хто може переглядати ваш профіль, до всіх веб-сайтів, у яких ви берете участь.

Примітка : Адміністратор може настроїти або обмежити застосування категорій конфіденційності до відомостей у вашому профілі, списків участі та списку колег.

Відомості у вашому профілі можуть містити певну інформацію для адміністратора, але ви можете мати дозвіл на змінення списку користувачів, які мають доступ до таких особистих відомостей як приватний номер телефону.

Сторінка «Членство» у вашому профілі містить список сайтів і списки розсилки, до яких ви належите. Залежно від настройок «Мого сайту», ви можете застосовувати категорії конфіденційності до кожного членства.

Зазвичай, колеги – це члени вашої команди та інші користувачі, дії яких потрібно відстежувати. Ви можете впорядкувати колег за групами, але визначати користувачів, яким надано дозвіл на перегляд імен ваших колег, можна лише, застосувавши такі категорії конфіденційності:

  • Усі;

  • Мої колеги;

  • Моя група;

  • Мій керівник;

  • Тільки я.

Застосування категорій конфіденційності до відомостей у профілі, списків участі та списку колег

Ви можете змінити категорії конфіденційності для відомостей профілю, списку участі та списку колег у своєму профілі.

  1. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Якщо ви вже переглядаєте профілю іншого користувача або сторінки на моєму сайті, виберіть Посилання мій профіль. Мій профіль

    • Якщо ви переглядаєте в іншому форматі сторінки на сайті SharePoint, клацніть своє ім'я у верхньому правому куті Ім’я профілю та виберіть пункт Мій профіль.

  2. Щоб редагувати відомості профілю, під зображенням виберіть команду Змінити мій профіль.

  3. Щоб змінити членство, виберіть пункт Членство. Установіть прапорець поруч із членством, яке потрібно змінити, і клацніть елемент Редагування членства у групах.

  4. Щоб змінити список колег, виберіть пункт Колеги, установіть прапорці поруч з іменами колег, настройки яких потрібно змінити, і виберіть команду Редагувати список колег.

  5. Внесіть потрібні зміни та натисніть кнопку ОК.

Додавання колег до групи

Ви можете застосувати категорію конфіденційності Моя група до певних відомостей профілю, членства у групах або списку колег, щоб указати, кому слід надати доступ до їх перегляду. Наприклад, ви можете надавати спільний доступ до елемента тільки своїй групі, а не всім колегам або тим користувачам, хто має доступ до вашого профілю.

Ви можете додати до своєї групи інших користувачів, якщо вони мають дозволи на перегляд вашого «Мого сайту», незалежно від того, чи вони працюють безпосередньо у вашому відділі, чи це працівники іншого відділу, з якими ви тісно співпрацюєте.

  1. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Якщо ви вже переглядаєте профілю іншого користувача або сторінки на моєму сайті, виберіть Посилання мій профіль. Мій профіль

    • Якщо ви переглядаєте в іншому форматі сторінки на сайті SharePoint, клацніть своє ім'я у верхньому правому куті Ім’я профілю та виберіть пункт Мій профіль.

  2. Виберіть пункт Колеги, виберіть колег, яких потрібно додати до команди, і натисніть кнопку Редагувати список колег. За потреби можна вибрати кількох колег.

  3. У розділі Додати до групи у групі Додати до моєї групи клацніть елемент Так.

  4. Натисніть кнопку ОК.

Порада : Під час додавання нових користувачів до списку колег можна їх також додати до своєї групи, використавши параметр Додати до моєї групи.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×