Знайомство зі структурою бази даних Access

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Знайомство з таблицями, формами, запитами й іншими об’єктами бази даних полегшує виконання цілої низки завдань, як-от введення даних у форму, додавання або видалення таблиць, пошук і заміна даних, а також виконання запитів.

У цій статті наведено загальні відомості про структуру бази даних Microsoft Office Access. У програмі Access передбачено кілька засобів, за допомогою яких користувач може ознайомитися зі структурою певної бази даних. У статті також пояснюється, як, коли та чому слід використовувати кожен засіб.

Виберіть одну з таких можливостей:

Загальні відомості про бази даних Access

Перегляд відомостей про об’єкти в базі даних

Перегляд таблиці в режимі конструктора

Перегляд зв’язків між таблицями

Перегляд взаємодії об’єктів

Загальні відомості про бази даних Access

База даних – це набір інформації, яка стосується певного предмета або має певне призначення, наприклад відстежування замовлень клієнтів або впорядкування колекції музики. Якщо ваша база даних не зберігається або тільки частково зберігається на комп’ютері, можливо, ви відстежуєте дані з багатьох джерел, які потрібно координувати й організовувати.

Припустімо, номери телефонів ваших постачальників зберігаються в різних місцях: у картотеці з номерами телефонів постачальників, у папках із відомостями про продукцію, які зберігаються в картотечній шафі, і в електронній таблиці з інформацією про замовлення. Якщо номер телефону постачальника зміниться, вам доведеться оновити цю інформацію в усіх трьох місцях. У правильно створеній базі даних Access номер телефону зберігається тільки в одному місці, отже, оновити інформацію потрібно лише раз. Таким чином, якщо ви змінили номер постачальника, номер автоматично оновиться скрізь, де він використовується в базі даних.

Файли баз даних Access

Програма Access дає змогу керувати всією інформацією в одному файлі. У файлі бази даних Access можна використовувати:

  • таблиці для зберігання даних;

  • запити для пошуку й отримання тільки потрібних даних;

  • форми для перегляду, додавання й оновлення даних у таблицях;

  • звіти для аналізу або друку даних у певному макеті.

Дані з таблиць, використані в запиті, формі та звіті

1. Дані зберігаються лише раз в одній таблиці, але переглянути їх можна з різних місць. Коли ви оновлюєте дані, вони автоматично оновлюються скрізь, де використовуються.

2. Дані можна отримати за допомогою запиту.

3. Для перегляду та введення даних можна використовувати форму.

4. Використовуючи звіт, дані можна переглядати та друкувати.

Усі ці елементи (таблиці, запити, форми та звіти) – це об’єкти бази даних.

Примітка : Деякі бази даних Access містять посилання на таблиці, збережені в інших базах даних. Наприклад, у вас є одна база даних Access лише з таблицями й інша база даних Access із посиланнями на ці таблиці. Крім того, у вас також є запити, форми та звіти, створені на основі зв’язаних таблиць. У більшості випадків не важливо, чи міститься в базі даних сама таблиця або лише посилання на неї.

Таблиці та зв’язки

Щоб зберігати дані, для кожного типу інформації, яка відстежується, слід створити окрему таблицю. До такої інформації можуть належати відомості про клієнтів, продукцію та замовлення. Щоб зібрати дані з кількох таблиць в один запит, форму або звіт, потрібно визначити зв’язки між цими таблицями.

Дані збережено в таблицях, об’єднаних пов’язаними полями

1. Інформація про клієнтів, яка раніше зберігалась у списку розсилки, тепер зберігається в таблиці "Клієнти".

2. Інформація про замовлення, яка раніше зберігалася в електронній таблиці, тепер зберігається в таблиці "Замовлення".

3. Записи в таблиці розрізняються за унікальними ідентифікаторами, наприклад ідентифікаторами клієнтів. Додаючи поле з унікальним ідентифікатором з однієї таблиці до іншої та визначаючи зв’язки між цими двома полями, програма Access може зіставити пов’язані записи обох таблиць. Це дає змогу зводити такі дані у форму, звіт або запит.

Запити

За допомогою запиту можна знайти й отримати дані, які відповідають заданим умовам, включно з даними з кількох таблиць. Крім того, використовуючи запит, можна оновлювати або видаляти одночасно кілька записів, а також виконувати визначені або настроювані обчислення даних.

запит повертає результати з різних таблиць

1. У таблиці "Клієнти" зберігається інформація про клієнтів.

2. У таблиці "Замовлення" зберігається інформація про замовлення клієнтів.

3. Цей запит отримує дані стовпців "Код замовлення" та "Дата доставки" з таблиці "Замовлення" й дані стовпців "Назва компанії" та "Місто" з таблиці "Клієнти". Запит повертає лише ті замовлення, які доставлено в квітні виключно клієнтам у Києві.

Форми

Форма – це зручний спосіб переглядати, вводити та змінювати дані (опрацьовується один рядок за раз). За допомогою форми також можна виконувати й інші дії, наприклад надсилати дані до іншої програми. Зазвичай форми містять елементи керування, пов’язані з відповідними полями в таблиці. Коли ви відкриваєте форму, програма Access отримує дані з однієї або кількох таких таблиць, а потім відображає їх, використовуючи макет, вибраний під час створення форми. Форму можна створити за допомогою однієї з команд у групі Форми на стрічці або майстра форм. Її також можна створити самостійно в режимі конструктора.

форми допомагають переглядати та вводити дані

1. У таблиці одночасно може відображатися багато записів, однак для перегляду всіх даних в одному записі, можливо, доведеться прокрутити його по горизонталі. Крім того, переглядаючи таблицю, одночасно можна оновлювати дані лише в одній таблиці.

2. За допомогою форми одночасно можна переглядати лише один запис. Форма може відображати поля з кількох таблиць. У ній також можуть відображатися зображення й інші об’єкти.

3. У формі може бути кнопка, натиснувши яку, користувач може надрукувати звіт, відкрити інші об’єкти або іншим чином автоматизувати виконання завдань.

Звіти

Використовуючи звіт, можна швидко проаналізувати дані, надрукувати їх або подати в іншому форматі. Наприклад, можна надіслати співробітникові звіт зі згрупованими даними й обчисленими підсумками. Або можна створити звіт із відформатованими адресними даними для друку поштових етикеток.

Звіти з відформатованими або обчисленими даними

1. Звіт можна використовувати для створення поштових етикеток.

2. Звіт можна використовувати для відображення підсумків на діаграмі.

3. Звіт можна використовувати для відображення обчислених підсумків.

Ви ознайомилися з основною структурою баз даних Access. У наступній частині статті ви дізнаєтесь, як користуватися вбудованими засобами для перегляду певної бази даних Access.

На початок сторінки

Перегляд відомостей про об’єкти в базі даних

Засіб документування бази даних – це один із найкращих способів отримати інформацію про певну базу даних. Цей засіб використовується для створення звіту, який містить докладні відомості про об’єкти в базі даних. Спершу слід вибрати об’єкти, звіт про які створюватиметься. Після цього засіб документування бази даних створить звіт, у якому буде наведено всі дані про вибрані об’єкти бази даних.

  1. Відкрийте базу даних, яку потрібно документувати.

  2. На вкладці Знаряддя бази даних у групі Аналіз натисніть кнопку Архіваріус бази даних.

  3. У діалоговому вікні Архіваріус перейдіть на вкладку, що відповідає типу об’єкта бази даних, який потрібно документувати. Щоб створити звіт для всіх об’єктів у базі даних, виберіть вкладку Усі типи об’єктів.

  4. Виберіть один або кілька об’єктів, перерахованих на вкладці. Щоб виділити всі об’єкти на вкладці, натисніть кнопку Вибрати все.

  5. Натисніть кнопку OK.

    У засобі документування бази даних створюється звіт із докладними даними про кожний вибраний об’єкт, а потім цей звіт відкривається в режимі попереднього перегляду. Наприклад, якщо засіб документування бази даних запущено для форми введення даних, у створеному звіті перелічуються властивості форми в цілому, кожного розділу форми, а також усіх кнопок, надписів, текстових полів та інших елементів керування на формі, модулів коду й дозволів користувачів, пов’язаних із формою.

  6. Щоб надрукувати звіт, на вкладці Попередній перегляд у групі Друк натисніть кнопку Друк.

На початок сторінки

Перегляд таблиці в режимі конструктора

Режим конструктора дає змогу переглянути деталізований вигляд структури таблиці. Наприклад, у цьому режимі можна побачити тип даних для кожного поля та будь-які маски вводу, а також дізнатися, чи використовуються в таблиці будь-які поля підстановки (поля, які за допомогою запитів видобувають дані з інших таблиць). Ці відомості корисні, оскільки типи даних і маски вводу можуть вплинути на можливість пошуку даних та виконання запитів на оновлення. Припустімо, вам потрібно за допомогою запиту на оновлення оновити певні поля в одній таблиці, скопіювавши дані схожих полів з іншої таблиці. Запит не виконається, якщо типи даних для кожного поля вихідної та кінцевої таблиць не співпадають.

  1. Відкрийте базу даних, яку потрібно проаналізувати.

  2. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку потрібно переглянути, і виберіть у контекстному меню команду Конструктор.

  3. За потреби запишіть ім’я кожного поля таблиці та тип даних, призначений кожному полю.

    Тип даних поля може впливати на кількість символів і тип даних, які користувачі вводитимуть у це поле. Наприклад, у текстове поле можна ввести не більше 20 символів, а в поле з числовим типом даних текстові дані взагалі не можна вводити.

  4. Щоб визначити, чи поле – це поле підстановки, у розділі Властивості поля в нижній частині бланка таблиці клацніть вкладку Підстановка.

    Поле підстановки відображає один набір значень (одне або кілька полів, наприклад ім’я та прізвище), але зазвичай у ньому зберігається інший набір значень (одне поле, наприклад числовий ідентифікатор). Наприклад, у полі підстановок може зберігатися числовий ідентифікатор працівника (збережене значення), але в ньому відображатиметься ім’я цього працівника (відображуване значення). Коли поле підстановки застосовується у виразах або операціях пошуку та заміни, використовується збережене значення, а не відображуване. Розуміючи різницю між збереженим і відображуваним значеннями, ви правильно використовуватимете поля підстановок у виразах і операціях пошуку та заміни, які використовують ці поля.

    На наведеному нижче зображені показано типове поле підстановки. Пам’ятайте, що значення, які відображаються у властивості Джерело рядків поля, будуть різними.

    Використання таблиці або запиту як джерела даних для поля підстановок

    Зображене поле підстановки отримує дані з іншої таблиці за допомогою запиту. А ось ще один тип поля підстановок, який називається списком значень. У ньому використовується жорстко кодований список варіантів вибору. На цьому рисунку зображено типовий список значень.

    використання списку значень як джерела даних для поля підстановок

    За замовчуванням у списках значень використовується текстовий тип даних.

    Найкращий спосіб переглянути список підстановки та значення – це відобразити вкладку Підстановка а потім виберіть елементи у стовпці Тип даних для кожного поля в таблиці. Докладніше про створення поля підстановки та списки значень у статті створення поля підстановки.

На початок сторінки

Перегляд зв’язків між таблицями

Щоб побачити графічне представлення таблиць у базі даних, полів у кожній таблиці та зв’язків між цими таблицями, скористайтеся вкладкою об’єкта Зв’язки. Вкладка Зв’язки надає загальну картину структури таблиці та зв’язків бази даних. Ця інформація надзвичайно важлива під час створення або змінення зв’язків між таблицями.

Примітка : Вкладку об’єкта Зв’язки можна використовувати також для додавання, змінення та видалення зв’язків.

  • Відкрийте базу даних, яку потрібно проаналізувати.

  • На вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати виберіть елемент Зв’язки.

Відобразиться вкладка об’єкта Зв’язки, у якій показано зв’язки між усіма таблицями у відкритій базі даних.

зв’язок між двома таблицями

Щоб отримати додаткові відомості про зв'язки між таблицями статті посібник із роботи з таблицями.

На початок сторінки

Перегляд взаємодії об’єктів

В області Залежності об’єктів показано, як об’єкти бази даних, зокрема таблиці, форми, запити та звіти, взаємодіють з іншими об’єктами або залежать від них.

Область Залежності об’єктів допомагає уникнути випадкового видалення джерел записів. Наприклад, у базі даних "Збут" є запит "Квартальні замовлення" й цей запит більше не потрібний. Перш ніж видалити його слід з’ясувати, чи не використовують інші об’єкти бази даних (наприклад, форма або звіт) цей запит як джерело даних. Після цього можна змінити залежні об’єкти, видаливши посилання на цей запит, або видалити залежні об’єкти разом із запитом. Перегляд повного списку залежних об’єктів дає змогу заощадити час, оскільки вам не потрібно вручну перевіряти властивості об’єкта, а також дозволяє суттєво зменшити кількість помилок, які можна пропустити під час перевірки вручну.

Якщо потрібно змінити макет об’єкта бази даних, область Залежності об’єктів також стане у пригоді, показуючи, як така зміна вплине на інші об’єкти. Область Залежності об’єктів слід використовувати під час планування суттєвих змін макета.

Робота з областю залежностей об’єктів

  1. Відкрийте базу даних, яку потрібно дослідити.

  2. В області переходів виберіть або відкрийте таблицю, форму, звіт або запит.

  3. На вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати виберіть елемент Залежності об’єктів.

  4. Якщо з’явиться відповідний запит, натисніть кнопку ОК, щоб оновити відомості про залежності.

    Відобразиться область Залежності об’єктів.

    область «залежності об’єктів»

  5. Щоб відобразити список об’єктів, які використовують об’єкт, вибраний на кроці 2, у верхній частині області встановіть перемикач Об’єкти, залежні від поточного. Щоб відобразити список об’єктів, які використовує вибраний об’єкт, установіть перемикач Об’єкти, від яких залежить поточний.

  6. Щоб відобразити відомості про залежності об’єкта, клацніть піктограму розгортання (+) поряд із потрібним об’єктом. У програмі Access відображаються максимум чотири рівні залежностей для об’єкта.

Під час роботи з областю Залежності об’єктів слід пам’ятати про таке:

  • Відомості про залежності доступні лише за наявності в користувача дозволів на відкриття об’єкта в режимі конструктора.

  • У цій області не відображаються відомості про макроси та модулі коду.

  • Область працює тільки з таблицями, формами, звітами та запитами, за винятком таких типів запитів:

    • запити на змінення – запити, за допомогою яких вставляють, оновлюють і видаляють дані;

    • запити SQL, включно із запитами на об’єднання, запитами на визначення даних і наскрізними запитами;

    • Підзапити

      Якщо програма Access виявляє вкладені запити, відомості про залежності створюються тільки для зовнішнього запиту. Це правило також застосовується до вихідних таблиць, запитів підтаблиці запиту та до полів підстановок.

  • У програмі Access відомості про залежності створюються через пошук даних у картах імен, які оновлює функція автовиправлення імен. Ця функція автоматично виправляє поширені побічні ефекти, які виникають унаслідок перейменуванні форм, звітів, таблиць, запитів, полів або елементів керування у формах і звітах. Якщо функцію відстеження відомостей про автовиправлення імен вимкнуто, з’явиться запит активувати її, перш ніж ви зможете переглянути відомості про залежності.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×