Змінення та редагування звіту

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

У цій статті описано методів, які можна використовувати для змінення наявного звіту. Microsoft Office Access 2007 має два подання, які можна використовувати, щоб внести зміни до звіту: подання макета та режим конструктора. Вибір з подання, в якому використання залежить від певного завдання, з яких потрібно виконати. Можна отримати за допомогою обидва подання для внесення змін.

У цій статті

Режим розмічування

Подання конструктора

Перехід між поданнями

Змінення звіту в режимі розмічування

Змінення звіту в поданні конструктора

Режим розмічування

Режим розмічування — це найзручніше подання для змінення звіту. У ньому можна внести майже всі потрібні зміни до звіту Office Access 2007. У режимі розмічування звіт фактично є активним, тому дані відображаються так, як вони виглядатимуть після друку. Проте в цьому поданні можна також вносити зміни до структури звіту. Оскільки під час змінення звіту можна переглядати дані, зручно настроювати ширину стовпців, додавати рівні групування та виконувати майже всі завдання для покращення оформлення звіту й полегшення його читання. На рисунку нижче зображено звіт «Телефонна книга клієнтів» у режимі розмічування.

Звіт у режимі розмічування

Після друку звіт не виглядатиме повністю так, як під час відображення в режимі розмічування. Наприклад, у режимі розмічування не відображаються розриви сторінок. Крім того, якщо для форматування звіту у стовпці використано діалогове вікно «Параметри сторінки», стовпці не відображатимуться в режимі розмічування. Однак зовнішній вигляд звіту в режимі розмічування максимально наближено до друкованої версії. Якщо потрібно переглянути, як виглядатиме звіт після друку, скористайтеся режимом попереднього перегляду.

Певні завдання не можна виконати в режимі розмічування, для цього потрібно перейти до подання конструктора. У програмі Access відображається повідомлення з підказкою про перехід до подання конструктора для виконання певної зміни.

На початок сторінки

Подання конструктора

У поданні конструктора структуру звіту відображено детальніше. Можна переглянути смуги колонтитулів для звіту або сторінки та групи. Під час відображення в поданні конструктора звіт фактично неактивний, тому під час змінення структури не можна переглянути базові дані. Однак, є певні завдання, які легше виконати в поданні конструктора, ніж у режимі розмічування, а саме:

  • Додавання різноманітних елементів керування до звіту, наприклад підписів, ліній і прямокутників.

  • Редагування джерел елементів керування «Текстові поля» у власне текстових полях, без використання вікна властивостей.

  • Змінення певних властивостей, недоступних у режимі розмічування.

На рисунку нижче зображено звіт «Телефонна книга клієнтів» у режимі конструктора.

Звіт у режимі конструктора

На початок сторінки

Перехід між поданнями

У програмі Access є різні способи переходу між поданнями. Якщо звіт уже відкрито, можна перейти до іншого подання, виконавши одну з таких дій:

  • Клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть у контекстному меню потрібне подання.

  • Клацніть правою кнопкою миші вкладку документа звіту або рядок заголовка та виберіть у контекстному меню потрібне подання.

  • На на вкладці основне у групі подання натисніть кнопку " подання ", щоб переключатися між поданнями доступні. Крім того, можна клацніть стрілку під кнопкою поданнята виберіть один із доступних подання в меню. Попередній перегляд доступна не у цьому меню.

    Зображення стрічки Access

  • Клацніть правою кнопкою миші в пустій області самого звіту та виберіть потрібне подання. Якщо звіт відкрито в поданні конструктора, потрібно клацнути правою кнопкою миші за межами сітки конструктора.

  • Клацніть одну з невеликих піктограм подання в рядку стану Access.

Якщо звіт закрито, двічі клацніть його в області переходів, щоб відкрити його в режимі звіту. Щоб відкрити звіт в іншому поданні, клацніть його правою кнопкою миші в області переходів і виберіть у контекстному меню потрібне подання.

Примітка : Під час змінення звіту, в якому для створення кількох стовпців використано діалогове вікно «Параметри сторінки» (наприклад звіт для поштових етикеток), стовпці можна переглядати лише в режимі попереднього перегляду. Під час перегляду звіту в режимі звіту або режимі розмічування дані відображатимуться в одному стовпці.

На початок сторінки

Змінення звіту в режимі розмічування

У цьому розділі описано деякі загальні зміни, які можна внести до звіту в режимі розмічування.

Змінення ширини стовпця або поля

Змінення висоти рядка або поля

Додавання поля

Макети елементів керування

Видалення поля або стовпця

Змінення параметрів сторінки

Змінення форматування поля

Зв’язування текстового поля з іншим полем (змінення джерела елемента керування)

Змінення джерела записів звіту

Перенесення тексту в полі

Додавання ліній сітки

Додавання або змінення емблеми чи іншого зображення

Додавання або змінення заголовка звіту

Додавання номерів сторінок, поточної дати або часу

Змінення ширини стовпця або поля

  1. Виберіть елемент стовпця, який слід змінити.

    Відображена навколо елемента межа вказує на те, що поле виділено.

  2. Перетягніть правий або лівий край межі, доки стовпець не матиме потрібної ширини.

На початок сторінки

Змінення висоти рядка або поля

  1. Виберіть елемент рядка, який слід змінити.

    Відображена навколо елемента межа вказує на те, що поле виділено.

  2. Перетягніть верхній або нижній край межі, доки рядок не матиме потрібної висоти.

На початок сторінки

Додавання поля

  • На вкладці Формат у групі елементи керування натисніть кнопку Додати наявні поля. Зображення кнопки

    Відобразиться список доступних полів. Поля, наявні в інших таблиця, відображаються у списку Поля, наявні в інших таблицях:.

  • Перетягніть поле з області Список полів у звіт. Під час переміщення поля виділена область указуватиме, де міститиметься поле після того, як відпустити кнопку миші.

    Примітка : Щоб відразу додати кілька полів, виберіть потрібні поля в області Список полів, утримуючи натиснутою клавішу CTRL. Відтак відпустіть клавішу CTRL і перетягніть поля у звіт. Поля буде розташовано поруч.

На початок сторінки

Макети елементів керування

Макети елементів керування — це напрямні, які вирівнюють елементи керування горизонтально й вертикально, щоб надати звіту охайного вигляду. Макет елементів керування можна порівняти з таблицею, де кожна клітинка таблиці містить елемент керування. Нижче описано додавання, видалення або перегрупування елементів керування в макетах елементів керування.

Макети елементів керування є двох типів: табличний і складений.

  • У табличних макетах елементів керування елементи впорядковано в рядках і стовпцях, як в електронній таблиці, а підписи розташовано вздовж зверху. Табличні макети елементів керування завжди містяться у двох розділах звіту, підписи завжди розташовано у верхньому розділі. Нижче показано базовий табличний макет елементів керування.

    Базовий табличний макет елементів керування

  • У складених макетах елементи керування розташовано вертикально, як у паперовій формі, а підпис — ліворуч від кожного елемента керування. Складені макети завжди містяться в одному розділі звіту. Нижче показано базовий складений макет елементів керування.

    базовий складений макет елементів керування

У звіті можна використати кілька макетів елементів керування різних типів. Наприклад, можна використати табличний макет для створення рядка даних для кожного запису, а нижче — один або кілька складених макетів, які містять інші дані з того ж запису.

Створення нового макета елементів керування

Стовпцеві макети елементів керування застосовуються програмою Access автоматично за умови:

  • Створення нового звіту за допомогою вибору елемента Звіт Зображення кнопки у групі Звіти на вкладці Створити.

  • Створення нового звіту за допомогою вибору елемента Порожній звіт Зображення кнопки у групі Звіти на вкладці Створити та перетягування поля з області Список полів у звіт.

У наявному звіті можна створити новий макет елементів керування, виконавши такі дії:

  1. Виберіть елемент керування, який слід додати до макета.

  2. Якщо потрібно додати інші елементи керування до того ж макета, виберіть ці елементи керування, утримуючи натиснутою клавішу SHIFT.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • На вкладці Упорядкувати у групі Макет елементів керування виберіть елемент Табличний Зображення кнопки або Складений Зображення кнопки .

    • Клацніть правою кнопкою миші вибраний елемент керування, наведіть вказівник на пункт Розмітка, а потім виберіть пункт Табличний Зображення кнопки або Складений Зображення кнопки .

Макет елементів керування створюється програмою Access, вибрані елементи керування додаються до макета.

Змінення типу макета елементів керування

Для змінення всього макета на інший тип виконайте такі дії:

  • Виберіть макет елементів керування: клацніть оранжевий маркер виділення у верхньому лівому куті макета.

    Вибираються всі клітинки макета.

  • Виконайте одну з таких дій:

    • На вкладці Упорядкувати у групі Макет елементів керування виберіть потрібний тип макета (Табличний Зображення кнопки або Складений Зображення кнопки ).

    • Клацніть правою кнопкою миші макет елементів керування, наведіть вказівник на пункт Розмітка, а потім виберіть потрібний тип макета.

Елементи керування перевпорядковуються програмою Access за вибраним типом макета.

Розділення одного макета елементів керування на два

Макет елементів керування можна поділити на два, виконавши такі дії:

  1. Виберіть елементи керування, які слід перемістити до нового макета елементів керування, утримуючи натиснутою клавішу SHIFT.

  2. Виконайте одну з таких дій:

    • На вкладці Упорядкувати у групі Макет елементів керування виберіть потрібний тип макета (Табличний Зображення кнопки або Складений Зображення кнопки ).

    • Клацніть правою кнопкою миші вибрані елементи керування, наведіть вказівник на пункт Розмітка, а потім виберіть потрібний тип макета.

Новий макет елементів керування створюється програмою Access, вибрані елементи керування додаються до макета.

Перевпорядкування елементів керування в макеті

  • Елемент керування можна переміщати в макеті, перетягуючи до потрібного розташування. Під час перетягування поля горизонтальна або вертикальна смуга вказує на розташування поля після того, як ви відпустите кнопку миші.

  • Елемент керування можна перемістити з одного макета до іншого такого ж типу. Наприклад, можна перетягнути елемент керування з одного складеного макета до іншого, але не до табличного макета.

Додавання елементів керування до макета

Щоб додати нове поле з області Список полів наявний макет елемента керування   

  • Перетягніть поле з області Список полів до макета. Горизонтальна або вертикальна смуга вказує на розташування поля після того, як відпустити кнопку миші.

Додавання наявних елементів керування до наявного макета   

  1. Виберіть перший елемент керування, який слід додати до макета.

  2. Якщо потрібно додати інші елементи керування до того ж макета, виберіть ці елементи керування, утримуючи натиснутою клавішу SHIFT. Можна вибрати елементи керування в інших макетах елементів керування.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • Якщо звіт відкрито в поданні конструктора, перетягніть вибрані поля до макета. Горизонтальна або вертикальна смуга вказує на розташування поля після того, як відпустити кнопку миші.

    • Якщо звіт відкрито в режимі розмічування:

      1. На вкладці Упорядкувати у групі Макет елементів керування виберіть тип макета, до якого додаються елементи керування. У разі додавання до табличного макета виберіть елемент Табличний. У разі додавання до складеного макета виберіть елемент Складений.

        Новий макет створюється програмою Access, вибрані елементи керування додаються до макета.

      2. Перетягніть новий макет до наявного. Горизонтальна або вертикальна смуга вказує на розташування поля після того, як відпустити кнопку миші.

Видалення елементів керування з макета

Видалення елемента керування з макета дає змогу помістити елемент в будь-якому розташуванні у звіті без впливу на розташування інших елементів керування.

  • Виберіть елемент керування, який слід видалити з макета. Щоб вибрати кілька елементів керування, утримуйте натиснутою клавішу SHIFT. Щоб вибрати всі елементи керування в макеті, клацніть поле маркера виділення макета у верхньому лівому куті макета.

  • Виконайте одну з таких дій:

    • На вкладці Упорядкувати у групі Макет елементів керування виберіть елемент Видалити Зображення кнопки .

    • Клацніть правою кнопкою миші один із вибраних елементів керування, наведіть вказівник на пункт Розмітка та виберіть команду Видалити.

      Вибрані елементи керування видаляються програмою Access з макета.

Порада : Для запобігання вставленню в Макет елементів керування під час переміщення його елемента керування, натисніть і утримуйте клавішу CTRL а потім перетягніть елемент керування в потрібне місце.

На початок сторінки

Видалення поля або стовпця

  1. Виберіть поле або стовпець, які слід видалити, або клацніть підпис чи заголовок стовпця.

    Межа навколо елемента вказує на те, що його виділено.

  2. Натисніть клавішу DELETE.

На початок сторінки

Змінення параметрів сторінки

За допомогою елементів групи Макет сторінки на вкладці Параметри сторінки можна змінити розмір, орієнтацію, поля сторінки тощо.

  1. Перейдіть на вкладку Параметри сторінки.

  2. У групі Макет сторінки виберіть елемент Розмір Зображення кнопки , щоб вибрати інший розмір сторінки.

  3. Виберіть елемент Книжкова Зображення кнопки або Альбомна Зображення кнопки , щоб змінити орієнтацію сторінки.

  4. Виберіть елемент Поля Зображення кнопки , щоб змінити поля звіту.

На початок сторінки

Змінення форматування поля

  1. Виберіть поле, яке слід форматувати.

  2. На вкладці Формат за допомогою засобів у групі Шрифт застосувати потрібне форматування.

    Зображення стрічки Access

На початок сторінки

Зв’язування текстового поля з іншим полем (змінення джерела елемента керування)

  1. Виберіть стовпець або поле, для яких слід змінити джерело елемента керування.

    Відображена навколо елемента межа вказує на те, що поле виділено.

  2. Якщо аркуш властивостей наразі не відображено, натисніть клавішу F4.

  3. На вкладці Дані вікна властивостей для властивості Джерело елемента керуваннявиберіть нове поле. Можна вибрати поле з розкривного списку або ввести вираз у поле. Посилання на докладні відомості про вирази див. у розділі Див. також цієї статті.

На початок сторінки

Змінення джерела записів звіту

  1. Якщо аркуш властивостей не відображено, натисніть клавішу F4.

  2. У розкривному списку у верхній частині вікна властивостей виберіть варіант Звіт.

  3. У вікні властивостей перейдіть на вкладку Дані.

  4. У розкривному списку Джерело записів виберіть таблицю або запит, які потрібно використати як джерело записів, або натисніть кнопку Кнопка "Побудовник" для відображення побудовника запитів.

    Примітка : Якщо звіт створено на основі таблиці, відобразиться запит програми Access про створення запиту на основі таблиці. Натисніть кнопку Так для відображення побудовника запитів і створення запиту або кнопку Ні для скасування операції. Якщо вибрано створення запиту, новий запит використовуватиметься як джерело записів звіту. Його буде створено як «вбудований» запит  — тобто запит, який зберігається у властивості звіту Джерело записів.

На початок сторінки

Перенесення тексту в полі

  1. Якщо аркуш властивостей не відображено, клацніть правою кнопкою миші поле, в якому слід переносити текст, і виберіть пункт Властивості. Інакше просто клацніть поле, щоб виділити його.

  2. На вкладці Формат вікна властивостей для властивості Збільшення виберіть значення Так.

На початок сторінки

Додавання ліній сітки

Якщо елементи керування містяться в макеті елементів керування, можна додати лінії сітки, щоб візуально розділити елементи керування. Додаткові відомості про макети елементів керування див. у розділі Робота з макетами елементів керування.

  1. Виберіть будь-яке поле в макеті елементів керування.

    Відображена навколо поля межа вказує на те, що його виділено.

  2. На вкладці Формат у групі лінії сітки натисніть кнопку сітка.

    Зображення стрічки Access

  3. Виберіть потрібний стиль ліній сітки.

Примітка : Можна також додати лінії сітки, виконавши такі дії: клацнути правою кнопкою миші поле в макеті елементів керування, навести вказівник на пункт Розмітка, пункт Лінії сітки та вибрати потрібний тип ліній сітки.

На початок сторінки

Додавання або змінення емблеми чи іншого зображення

Нижче описано додавання емблеми до звіту за допомогою знаряддя «Логотип» і змінення розміру елемента керування або зображення всередині цього елемента керування.

Додавання емблеми

  • На вкладці Формат у групі елементи керування натисніть кнопку емблема. Зображення кнопки

    Відобразиться діалогове вікно Вставлення зображення.

  • Перейдіть до папки з файлом емблеми та двічі клацніть файл.

    Емблему буде вставлено у верхній лівий кут звіту.

Змінення розміру елемента керування, в якому міститься емблема або інше зображення

  1. Виберіть елемент керування, який містить зображення.

    Відображена навколо елемента керування межа вказує на те, що його виділено.

  2. Наведіть вказівник миші на межу. Коли вказівник перетвориться на двобічну стрілку, його можна перетягнути у вказаних стрілками напрямках, щоб збільшити або зменшити елемент керування.

Зауважте, що властивість зображення Режим змінення розміру має значення за промовчанням Обрізати, тобто розмір зображення не змінюватиметься під час змінення розміру елемента керування. Щоб збільшити або зменшити зображення під час змінення розміру елемента керування, виконайте такі дії:

Змінення розміру емблеми або зображення всередині елемента керування

  1. Виберіть зображення.

  2. Якщо аркуш властивостей не відображено, натисніть клавішу F4.

  3. На вкладці Формат вікна властивостей установіть потрібне значення для властивості Режим змінення розміру:

Значення

Опис

Обрізати

Розмір зображення не змінюється під час змінення розміру елемента керування. Якщо розмір елемента керування менший за зображення, зображення буде обрізано.

Розтягнути

Зображення розтягується вертикально та горизонтально, відповідно до розмірів елемента керування. Вихідні пропорції зображення не зберігаються, тому для належного відображення рисунка потрібно точно вибрати висоту та ширину елемента керування.

Збільшити

Під час змінення розміру елемента керування розмір зображення максимально збільшується без впливу на вихідні пропорції зображення.

На початок сторінки

Додавання або змінення заголовка звіту

Нижче описано додавання або змінення надпису, в якому міститься заголовок звіту.

Додавання заголовка до звіту

  • На вкладці Формат у групі елементи керування виберіть пункт назва. Зображення кнопки

    До заголовка звіту додається новий надпис, назва звіту використовується як заголовок.

  • Після створення надпису текст автоматично виділяється, щоб користувач міг просто ввести текст, якщо потрібно змінити заголовок.

  • Після завершення натисніть клавішу ENTER.

Змінення заголовка звіту

  1. Двічі клацніть надпис, в якому міститься заголовок звіту, щоб розташувати курсор.

  2. Введіть потрібний заголовок звіту та натисніть клавішу ENTER.

На початок сторінки

Додавання номерів сторінок, поточної дати або часу

Нижче описано додавання до звіту номерів сторінок, поточної дати та часу.

Додавання номерів сторінок

  • На вкладці Формат у групі елементи керування натисніть кнопку Номери сторінок. Зображення кнопки

    Відобразиться діалогове вікно Номери сторінок.

  • Виберіть формат, розташування та вирівнювання для номерів сторінок.

  • Зніміть прапорець Номер на першій сторінці, якщо не потрібно відображати на першій сторінці номер.

  • Натисніть кнопку ОК.

    Номери сторінок додаються до звіту. Перейдіть до режиму попереднього перегляду, щоб побачити, як номери сторінок виглядатимуть після друку звіту.

Додавання дати або часу

  • На вкладці Формат у групі елементи керування натисніть кнопку Дата й час. Зображення кнопки

    Відобразиться діалогове вікно Дата й час.

  • Зніміть прапорець Включати дату, якщо дату додавати не потрібно.

  • Якщо потрібно додати дату, виберіть потрібний формат дати.

  • Зніміть прапорець Включати час, якщо час додавати не потрібно.

  • Якщо потрібно додати час, виберіть потрібний формат часу.

    Зразок дати й часу у вибраному форматі відображається в області Зразок діалогового вікна.

  • Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Змінення звіту в поданні конструктора

Інколи в режимі розмічування не можна внести певні зміни до звіту, тому необхідно скористатися поданням конструктора.

Додавання номерів рядків

  1. На вкладці Конструктор у групі Елементи керування виберіть елемент Текстове поле Зображення кнопки .

  2. Клацніть пусту область розділу, де має відображатися, номерів рядків. У більшості випадків це буде розділ докладних відомостей. Вас буде переміщено текстове поле Кінцеве розташування пізніше.

    Якщо натиснути кнопку звіт, програма Access створює новий і вільний напис.

  3. Клацніть підпис (ліворуч від нового текстового поля) і натисніть клавішу DELETE.

  4. Для виділення текстового поля клацніть його один раз, відтак клацніть ще раз, щоб перемістити курсор до текстового поля.

  5. Введіть = 1 а потім натисніть клавішу ENTER.

  6. Якщо аркуш властивостей не відображено, натисніть клавішу F4.

  7. На вкладці Дані вікна властивостей виберіть для властивості Сума з нагромадженням значення Над усіма.

    Примітка : Якщо звіт містить групи та потрібно, щоб нумерація для кожної групи розпочиналася з цифри 1, установіть для цієї властивості значення Над групою.

  8. Зменште текстове поле: помістіть курсор над маркером змінення розміру (правий кут текстового поля) і перетягніть його ліворуч. Залишіть достатньо місця для вставлення найбільшого номера рядка, який очікується у звіті.

  9. Якщо потрібно, звільніть місце для текстового поля ліворуч в області відомостей, перетягнувши наявні в цьому розділі елементи керування праворуч або змінивши розміри крайнього лівого елемента керування в розділі.

  10. Перетягніть Нове текстове поле до потрібного розташування, які потрібно у звіті.

  11. Перейдіть до подання звіту, режиму попереднього перегляду або розмічування, щоб переглянути номери рядків.

Відображення заголовка групи на кожній сторінці

Для груп, які займають кілька сторінок, зручно вставити заголовок групи у верхній частині кожної сторінки, щоб бачити, в якій групі розташовано дані. Можна вибрати заголовок групи в режимі розмічування, але це легше виконати в поданні конструктора.

  1. Двічі клацніть маркер виділення заголовка групи (горизонтальну смугу над розділом заголовка групи).

  2. На вкладці Формат вікна властивостей для властивості Повторення розділу вкажіть значення Так.

Відкриття підзвіту окремо в поданні конструктора

Після відкриття звіту в режимі конструктора всі підзвіти, які містяться у звіті, також буде відкрито в режимі конструктора. Однак, кожен підзвіт буде відображено всередині елемента керування підзвітом, а не в окремому вікні. Позаяк елемент керування підзвіту часто замалий для роботи, зазвичай зручніше відкривати та редагувати підзвіт в окремому вікні. Щоб відкрити підзвіт у новому вікні, виконайте одну з таких дій:

  • Виберіть підзвіт, відтак на вкладці Конструктор у групі Знаряддя виберіть елемент Підпорядкований звіт у новому вікні Зображення кнопки .

  • Клацніть один раз за межами елемента керування підзвітом, щоб переконатися, що його не виділено, відтак клацніть правою кнопкою миші елемент керування та виберіть пункт Підпорядкований звіт у новому вікні.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×