Змінення подання SharePoint за допомогою фільтрування

Змінення подання SharePoint за допомогою фільтрування

Фільтрування дає змогу зменшити кількість даних, що відображаються в поданні. Фільтр вибирає елементи, які відповідають певним умовам, як-от розташування, тип або діапазон цін. Крім того, за допомогою індексів і фільтрів можна полегшити аналіз даних або уникнути перевищення граничного значення подання списку. Фільтр може повертати невпорядковані дані або ж групувати чи сортувати їх для зручнішого перегляду.

Індекси дають змогу підвищити продуктивність фільтрів. Якщо кількість елементів у списку або бібліотеці перевищує граничне значення подання, але їх менше 20 000, зазвичай ви можете додати індекси до наявних стовпців. Потім можна застосувати фільтри, щоб отримати потрібні дані, які не перевищують граничного значення подання списку (5000 елементів).

Фільтри зменшують кількість повернених даних за допомогою операторів (наприклад, "більше" або "менше") і зіставлення даних. Коли ви створите відфільтроване подання, перший індексований стовпець у виразі фільтра має максимально зменшити набір даних. Наприклад, зазвичай фільтрування за полем стану або дати допомагає максимально зменшити кількість повернених даних. Якщо ви отримали 15 000 елементів, додайте перший індекс, який повертатиме менше 5000 елементів. Радимо зробити це, навіть якщо в наборі даних менше ніж 5000 елементів.

SharePoint вибирає перший індексований стовпець у запиті, а потім за допомогою решти стовпців отримує дані. Інші стовпці, які ви зазначили у фільтрі подання, також можуть мати індекси, але вони не використовуватимуться в поданні, навіть якщо результат відфільтрованого подання міститиме менше результатів, ніж передбачає граничне значення подання списку.

Наприклад, у вас є запит: розмір = великий AND колір = червоний. У списку колір індексовано, а розмір – ні. Якщо "червоних" елементів менше 5000, запит успішно виконається у великому списку. Однак, якщо ваш запит – "розмір = великий OR колір = червоний", хоча база даних може знайти всі червоні елементи, вона має перевірити цілий список, щоб знайти всі великі елементи. Якщо результатів більше 5000 елементів, запит обмежується.

Якщо у виразі фільтра використовується кілька стовпців, визначальний індекс або індекси мають використовувати оператор AND. Наприклад, якщо потрібні результати щодо собак із великого списку тварин. У вас є неіндексований стовпець "Вид", у якому використовується значення "Собака". Якщо просто надіслати запит "Вид = Собака", запит буде обмежено. Однак, якщо у вас є індексований стовпець "Клас", ваш запит матиме вигляд "Клас = Ссавці AND Вид = Собака". Ви також можете знайти котів і собак за допомогою запиту "Клас = Ссавці AND (Вид = Собака OR Вид = Кіт)". За другим запитом вибираються всі ссавці, а потім фільтруються собаки та коти.

Примітка.: Переміщені до кошика елементи враховуються під час визначення того, чи не перевищує вираз фільтра граничне значення подання списку. Якщо очистити кошик, вони більше не враховуватимуться. Докладні відомості див. в статті Очищення кошика або відновлення файлів.

Якщо стовпці, на основі яких ви фільтруватимете дані, не містять індексів, радимо спочатку створити їх. Докладні відомості див. в статті Додавання індексу до стовпця SharePoint.

Індексований стовпець можна додати під час створення або змінення подання, а потім за його допомогою фільтрувати дані. Перш ніж створити подання, ви можете додати більше стовпців до списку, щоб спростити сортування, групування та фільтрування даних. Сортувати й фільтрувати можна навіть за тими стовпцями в наборі даних, що не відображаються.

Створення подання

  1. Відкрийте список або бібліотеку, де потрібно створити подання.

  2. Залежно від версії виконайте одну з таких дій:

    • У SharePoint 2016, 2013 і 2010 або в класичному інтерфейсі SharePoint Online перейдіть на вкладку Список або Бібліотека та натисніть кнопку Створити подання.

      Кнопка "Створити подання" на стрічці в бібліотеці SharePoint
    • У SharePoint Online або на підключеному до групи сайті SharePoint клацніть стрілку поруч із кнопкою Параметри подання й виберіть Керування поданнями чи Редагувати поточне подання.

      Меню вибору подання з вибраним пунктом "Керування поданнями"
      Змінення поточного подання
  3. Прокрутіть униз до розділу Подання та виберіть команду Створити подання.

  4. На сторінці Тип подання виберіть потрібне подання. Якщо ви не знаєте, який тип вам потрібен, виберіть елемент Стандартне подання.

    Сторінка типів подань
  5. Введіть ім’я подання.

    Установлення імені подання та, за потреби, імені файлу
  6. Змініть веб-адресу подання або залиште стандартну. Її можна змінити пізніше.

  7. У розділі Фільтр виберіть пункт Відображати елементи, для яких виконується така умова, а потім виберіть спосіб фільтрування елементів на основі одного з індексованих стовпців.

    Наприклад, щоб створити подання лише з елементів, змінених сьогодні, виберіть стовпець Змінено (індексовано) і умову дорівнює та введіть слово [Сьогодні].

    У SharePoint Online виберіть індексоване поле

    Примітка.: Якщо стовпці з надписом (індексовано) після імені відсутні, значить для цього списку або бібліотеки немає доступних індексованих стовпців. Спочатку потрібно створити простий або складений індекс.

  8. Щоб обмежити кількість елементів, які відображаються на кожній сторінці, прокрутіть униз до пункту Гранична кількість елементів і встановіть значення Кількість показуваних елементів. Коли створюється подання, стандартна кількість показуваних елементів – 30.

    Встановлення кількості елементів для відображення на сторінці "Параметри подання"
  9. Під час настроювання обмеження елементів на сторінці можна вибрати два параметри.

    • За допомогою параметра Відображати елементи блоками вказаного розміру (для поділу на сторінки) можна створити посторінкове відображення даних, у якому зручніше переглядати елементи в неінтерактивному режимі.

      Якщо кількість елементів перевищує граничне значення, вони відображаються по сторінках.

      Зображення функції

    • За допомогою параметра Вертати не більше вказаної кількості елементів можна встановити суворе обмеження, щоб повертати або не повертати всі результати операції фільтрування. Це може знадобитися, щоб протестувати подання, створити прототип або, наприклад, отримати лише перші значення в поданні.

  10. Щоб переглянути всі відомості елементів списку у форматі вертикальної області, у розділі Стиль виберіть Область перегляду. Область перегляду – це один зі стилів подання, який ви можете вибрати в колекції Стиль, коли редагуєте або створюєте подання.

    Варіанти стилів на сторінці "Параметри подання"

    Ви можете швидше переміщатися між даними, наводячи вказівник на заголовок елемента в області прокручування ліворуч на сторінці, щоб побачити всі значення стовпця поточного елемента у вертикальному списку в правій частині сторінки. Що менше відображено початкових даних, то швидше відображатиметься подання. Цей стиль також зручний, якщо список широкий або має багато стовпців і потребує горизонтальної прокрутки для перегляду даних.

    Зображення функції

  11. Натисніть кнопку OK.

З поданням можна виконувати й інші дії. Проте цього достатньо, щоб переглянути дані, заблоковані через перевищення граничного значення подання списку. Ви також можете сортувати дані й групувати їх за певними категоріями, установлювати підсумки, розгортати папки та оптимізувати подання для мобільного пристрою.

Змінення подання

  1. Відкрийте список або бібліотеку, де потрібно створити подання.

  2. Виконайте одну з таких дій:

    • У SharePoint 2016, 2013 і 2010 або в класичному інтерфейсі SharePoint Online перейдіть на вкладку Список або Бібліотека, виберіть подання в розділі Поточне подання, а потім натисніть кнопку Змінити подання.

      Кнопка "Змінити подання" на вкладці "Бібліотека"
    • У SharePoint Online клацніть стрілку поруч із кнопкою Параметри подання й виберіть Редагувати поточне подання.

      Меню вибору подання з вибраним пунктом "Керування поданнями"
  3. Прокрутіть униз до розділу Подання та виберіть подання.

  4. Після цього ви можете змінити параметри, як указано в кроках 5–9 у розділі Створення подання вище.

  5. Натисніть кнопку OK.

Щоб швидко відфільтрувати подання з великою кількістю елементів, перший стовпець у фільтрі потрібно проіндексувати. Для інших стовпців, указаних у фільтрі, ця умова не обов’язкова, адже ці індекси не застосовуватимуться в поданні. Перший стовпець фільтра має повертати кількість елементів, меншу за граничне значення подання списку.

Якщо перший стовпець фільтра повертає кількість елементів, більшу за граничне значення подання списків, ви можете скористатися фільтром із двома або більше стовпцями. Під час визначення відфільтрованого подання з двома або більше стовпцями застосовуйте оператор І, щоб обмежити загальну кількість повернених елементів. Проте навіть у цьому випадку першим стовпцем у фільтрі потрібно вказати той, який, найімовірніше, поверне меншу кількість даних. Фільтр Або майже завжди збільшує кількість повернених елементів, тому він неефективний за цих обставин.

Докладні відомості про подання див. в статті Створення, змінення та видалення подання списку або бібліотеки.

Увага!:  Ви можете індексувати один стовпець підстановки, щоб підвищити продуктивність, але використання індексованого стовпця підстановки не допоможе уникнути перевищення граничного значення подання списку. Використайте інший тип стовпця як основний або додатковий індекс.

Увага!: Фільтруючи список або бібліотеку за допомогою індексованого поля, перевірте кількість видалених елементів у кошику. Елементи в кошику, що перевищують граничне значення подання списку, не видаляються із серверної бази даних. Якщо загальна кількість відфільтрованих елементів у списку та кошику перевищує граничне значення списку, ви можете отримати неповний або заблокований набір результатів. Докладні відомості див. в статті Очищення кошика або відновлення файлів.

Фільтрувати дані можна за допомогою ключових слів [Сьогодні] і [Я]. Перше дає змогу повертати результати на основі поточного дня, а друге – на основі поточного користувача. Це динамічні ключові слова, тому що вони змінюються разом із користувачем або датою.

Ключове слово [Я] може допомогти, якщо потрібно переглянути список своїх документів у великій бібліотеці. Воно виконує пошук на основі стовпців, пов’язаних із користувачами, як-от "Автор" або "Автор змін". Наприклад, щоб переглянути всі документи, які ви створили, налаштуйте фільтр, задавши стовпцю "Автор" значення [Я]. Якщо ви редактор і хочете переглянути останні файли, з якими працювали, налаштуйте фільтр, установивши для стовпця "Автор змін" значення [Я]. Щоб переглянути створені та відредаговані файли, додайте два фільтри та з’єднайте їх оператором Або.

Фільтрування за ключовим словом [Я]
Фільтр, який повертає документи, які ви створили або змінили

Ключове слово [Сьогодні] працює на основі стовпців дат. За допомогою математичних формул ви можете визначити діапазони, які змінюються із сьогоднішньою датою. Наприклад, щоб переглянути всі документи, змінені за останні 30 днів, ви можете створити фільтр на основі стовпця "Дата", вибравши умову "більше або дорівнює" та встановивши значення "[Сьогодні] – 30". Щоб залишити поточний день, налаштуйте другий фільтр на основі стовпця "Дата", вибравши умову "менше", установивши значення [Сьогодні] і вказавши оператор І.

Фільтрування за ключовим словом [Сьогодні]
Фільтр, який повертає файли, змінені за останні 30 днів

Дані також можна швидко відфільтрувати просто в списку або бібліотеці без зайвих дій в іншому поданні. У такому разі не можна використовувати оператори, як-от "більше або дорівнює". Список фільтрів створюється на основі даних у стовпці. Наприклад, стовпець "Відділи" можна відфільтрувати за відділом кадрів або ІТ-відділом.

  1. У списку або бібліотеці вкажіть на заголовок стовпця, який потрібно відфільтрувати, і клацніть стрілку вниз.

  2. У нижній частині розкривного списку виберіть значення, на основі якого потрібно відфільтрувати дані. Поруч із вибраним значенням з’явиться прапорець (якщо він не відображався спочатку).

    Клацніть заголовок стовпця та виберіть значення, за яким потрібно відфільтрувати дані
    SharePoint 2010, 2013 або 2016
    Клацніть заголовок стовпця, щоб швидко відфільтрувати дані
    SharePoint Online або сайти SharePoint, підключені до групи
  3. Щоб відобразити всі значення, клацніть стрілку вниз, виберіть Очистити фільтри для стовпця [назва_стовпця], а потім натисніть кнопку Закрити.

Нижче наведено кілька рекомендацій для звичайних подань, які знадобляться під час роботи з індексованими стовпцями.

Щоб фільтрувати за

Слід індексувати

Приклад

Нещодавно змінені елементи

Стовпець Змінено

Щоб переглянути лише елементи, змінені за останній тиждень, застосуйте фільтр Змінено більше [Сьогодні]-7.

Нові елементи

Стовпець Створено

Щоб створити подання, використовуючи лише елементи, додані за останній тиждень, застосуйте фільтр Створено більше [Сьогодні]-7.

Мої елементи

Стовпець Автор

Щоб створити подання, використовуючи лише власні елементи, застосуйте фільтр Автор дорівнює [Я].

Елементи на сьогодні

Стовпець Дата завершення (який ви створили в списку або бібліотеці)

Щоб створити подання, використовуючи лише елементи, термін дії яких завершується сьогодні, застосуйте фільтр Дата завершення дорівнює [Сьогодні].

Оновлення дошки обговорень

Стовпець Останнє оновлення

Щоб створити подання, використовуючи лише обговорення, які було оновлено за останній місяць, застосуйте фільтр Останнє оновлення більше [Сьогодні]-30.

Архівування файлів у бібліотеці документів

Дата змінення

Щоб створити подання документів, які не змінювалися після 2016 року (які потім потрібно заархівувати), застосуйте фільтр Дата змінення менше 31 грудня 2016 р.

Пошук підмножини фінансових даних

Регіон, Рік (як два прості індекси)

Щоб створити подання фінансових даних для північно-східного регіону за 2015 рік, застосуйте фільтр Регіон дорівнює "ПС" І Рік дорівнює 2015, тому що стовпець Регіон, імовірно, матиме менше значень, ніж стовпець Рік.

Примітка.: Навіть якщо ви створюєте відфільтроване подання на основі індексів стовпців, перевищивши граничне значення подання списку, певні додаткові операції все ще можуть блокуватися, оскільки вони потребують доступу до повного списку або бібліотеки. До цих операцій належать додавання або видалення індексу, сортування у визначенні подання, відображення підсумку за стовпцем, додавання, оновлення чи видалення обчислюваних полів. У такому разі виконуйте операцію протягом щоденного проміжку часу, коли обмеження знято.

Підтримувані типи стовпців

  • Однорядковий текст

  • Вибір (одне значення)

  • Число

  • Грошова одиниця

  • Дата й час

  • Особа або група (одне значення)

  • Керовані метадані

  • Так/Ні

  • Підстановка

Непідтримувані типи стовпців

  • Багаторядковий текст

  • Вибір (кілька значень)

  • Обчислюваний

  • Гіперпосилання або зображення

  • Настроювані стовпці

  • Особа або група (кілька значень)

  • Зовнішні дані

Ми дослухаємося до вас

Створено 30 квітня 2017 р.

Ця стаття допомогла вам? Якщо так, повідомте нам про це внизу сторінки. Якщо ні, розкажіть, що саме не зрозуміло чи не згадано. Укажіть свою версію SharePoint, ОС і браузера. Ці відомості допоможуть нам ретельно перевірити факти, додати вказівки та оновити цю статтю.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×