Злиття за допомогою електронної таблиці Excel

Злиття за допомогою електронної таблиці Excel

За допомогою злиття можна одночасно створити багато документів, що мають однакові макет, форматування, текст і графіку. Відрізняються та індивідуально налаштовуються лише певні розділи кожного документа. За допомогою злиття у Word можна створювати такі документи, як етикетки, листи, конверти та повідомлення електронної пошти. У процесі злиття беруть участь три документи:

  • основний документ;

  • джерело даних;

  • об’єднаний документ.

Докладні відомості про використання даних Excel для злиття див. у відео нижче, яке є частиною навчального курсу Розширені можливості злиття.

Крок 1. Підготовка даних в Excel до злиття

Найважливіше в процесі злиття – налаштувати та підготувати дані. Електронна таблиця Excel стане джерелом даних для списку одержувачів.

Нижче наведено деякі поради з підготовки даних до злиття. Переконайтеся, що:

  • Імена стовпців в електронній таблиці мають відповідати іменам полів, які потрібно вставити під час злиття. Наприклад, щоб звертатися до читачів по іменах у документі, знадобляться окремі стовпці для імен і прізвищ.

  • Усі дані, які беруть участь у злитті, перебувають на першому аркуші електронної таблиці.

  • Записи даних в електронній таблиці, які містять значення у відсотках, грошові значення та поштові індекси, належним чином відформатовано, щоб програма Word правильно їх прочитала.

  • Електронна таблиця Excel, яка буде використовуватися в злитті, зберігається на локальному комп’ютері.

  • Будь-які зміни та доповнення слід вносити в електронну таблицю, перш ніж підключати її до документа злиття у Word.

Примітки : 

  • Ви можете імпортувати дані з електронної таблиці Excel, виконавши імпорт із файлу з роздільниками-комами (CSV) або текстового файлу (TXT), і створити нову електронну таблицю за допомогою майстра імпорту тексту.

  • Докладні відомості див. в статті Підготовка джерела даних Excel до злиття в програмі Word.

Крок 2. Початок злиття

  1. У Word виберіть Файл > Створити > Новий документ.

  2. На вкладці Розсилки в групі Початок злиття натисніть кнопку Розпочати злиття та виберіть потрібний тип злиття.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із меню "Розпочати злиття" та списком доступних типів злиття

  3. Натисніть кнопку Вибрати одержувачів і виберіть пункт Використовувати наявний список.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" у Word, на якій показано команду "Вибрати одержувачів" із виділеним параметром "Використовувати наявний список".

  4. Знайдіть свою електронну таблицю Excel і натисніть кнопку Відкрити.

  5. Якщо Word запропонує, виберіть Аркуш1$ > OK.

    Примітка : Тепер електронну таблицю Excel підключено до документа злиття, який ви створюєте в програмі Word.


Редагування списку розсилки

Число одержувачів пошти можна обмежити.

  1. Натисніть кнопку Редагувати список одержувачів.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із виділеною кнопкою "Редагувати список одержувачів"

  2. У діалоговому вікні Одержувачі злиття зніміть прапорці біля імен користувачів, які не повинні отримувати вашу розсилку.

    Вибір рядків за допомогою встановлення прапорців

    Примітка : Щоб швидше знаходити імена й адреси, можна відфільтрувати або відсортувати список. Додаткові відомості про сортування й фільтрування елементів див. в статті Сортування та фільтрування даних для злиття.

Крок 3. Вставлення поля злиття

Ви можете вставити одне або кілька полів злиття, які беруть дані з електронної таблиці та поміщають їх у документ.

Вставлення блоку адреси для конверта, етикетки, повідомлення електронної пошти або листа

  1. На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Блок адреси.

    Вставлення поля злиття ''Блок адреси''

  2. У діалоговому вікні Вставлення блока адреси виберіть формат імен одержувачів на конвертах.

    Параметри блока адреси

  3. Натисніть кнопку OK.

  4. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

Вставлення рядка привітання в повідомлення електронної пошти або лист

  1. На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Рядок привітання.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із виділеною кнопкою "Рядок привітання"

  2. У діалоговому вікні Вставити рядок привітання виконайте наведені нижче дії.

    • У розділі Формат рядка привітання змініть вітання, якщо потрібно. Для цього виберіть вітання (стандартне: Шановний), формат імені одержувача та кінцевий розділовий знак (стандартний: знак оклику).

      і

    • У розділі Рядок привітання для неправильно вказаних імен одержувачів виберіть один із варіантів.

  3. Натисніть кнопку OK.

  4. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

Вставлення даних з електронної таблиці в повідомлення електронної пошти або лист

  1. На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Додати поле злиття.

  2. У діалоговому вікні Додавання поля злиття в розділі Поля виберіть ім’я поля (ім’я стовпця в таблиці) і натисніть кнопку Вставити.

  3. За потреби повторіть крок 2, а потім натисніть кнопку Закрити.

  4. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

Докладні відомості про додавання полів з електронної таблиці в документ злиття див. в статті Вставлення полів злиття. Якщо ви хочете дізнатися більше про можливості налаштування повідомлення електронної пошти, див. статтю Використання злиття для групової розсилки повідомлень електронної пошти.

Крок 4. Попередній перегляд і завершення злиття

Вставивши потрібні поля злиття, перегляньте результати та переконайтеся, що все в порядку, після чого можна завершити процес злиття.

  1. На вкладці Розсилки натисніть кнопку Попередній перегляд результатів.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із групою "Попередній перегляд результатів"

  2. Натискайте кнопку Наступний запис Кнопка "Наступний запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття або Попередній запис Кнопка "Попередній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття , щоб переходити записами в джерелі даних і переглянути, як вони виглядатимуть у документі.

  3. У групі Завершення натисніть кнопку Завершити й об’єднати, а потім виберіть команду Друкувати документи або Надіслати повідомлення електронної пошти.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із меню "Завершити й об’єднати" та його параметрами

Крок 5. Збереження документа злиття

Якщо зберегти документ злиття, зв’язок між ним і джерелом даних збережеться. Таким чином документ злиття можна буде використати повторно для наступної групової розсилки.

  • Відкрийте документ злиття й натисніть кнопку Так, коли програма Word запропонує вам зберегти зв’язок.

Див. також

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×