Злиття для конвертів

Якщо вам потрібно розіслати лист групі людей, можна скористатися функцією злиття, щоб створити набір конвертів з адресами. Кожен конверт міститиме адресу зі списку розсилки. Ви також можете створити та надрукувати конверти, не використовуючи злиття.

Примітки : 

  • Щоб дізнатися, як створити та надрукувати етикетки за допомогою функції злиття, див. цю статтю.

  • Відомості про те, як створити листи шляхом злиття, див. в статті Персоналізація листів за допомогою злиття.

  • Щоб з’ясувати, як створити та надіслати повідомлення електронної пошти групі одержувачів за допомогою функції злиття, див. цю статтю.

Три файли в процесі злиття: основний документ і список розсилки, на основі яких створюється набір листів, повідомлень електронної пошти, конвертів або етикеток.

Щоб створити й надрукувати конверти за допомогою функції злиття, потрібні такі документи:

  • Основний документ.
    Цей документ містить текст і графіку (наприклад, логотип або зображення), які будуть однаковими в усіх версіях об’єднаного конверта. Прикладом такого вмісту може бути зворотна адреса на конверті.

  • Список розсилки.
    Цей документ містить адреси, які слід друкувати на конвертах.

Поєднуючи ці два документи, як у діях, описаних нижче, можна створити конверти з адресами.

Крок 1. Настроювання списку розсилки

Список розсилки – це ваше джерело даних. Ним може бути електронна таблиця Excel, каталог контактів Outlook, база даних Access або список адрес Office. Він містить записи, з яких Word отримує інформацію, щоб створити адреси, які друкуються на конвертах.

Поради

  • Якщо у вас іще немає списку розсилки, ви зможете створити його під час злиття. Перш ніж почати процес злиття, зберіть усі списки адрес і додайте їх до джерела даних.

  • Якщо використовується електронна таблиця Excel, переконайтеся, що стовпець для поштових індексів відформатовано як текст, щоб у них не зникли нулі. Докладні відомості див. в статті Форматування чисел, дат та інших значень для злиття в Excel.

  • Якщо ви збираєтеся використовувати контакти Outlook, переконайтеся, що Outlook установлено як стандартну поштову програму.

Крок 2. Перевірка макета конверта

Щоб підготуватися до процесу злиття, потрібно налаштувати для нього конверт. Перш ніж виконувати фактичне злиття, радимо спочатку випробувати його на невеликому тестовому пакеті.

Примітка : Якщо ви вмієте друкувати конверти у своїй системі, можете відразу перейти до кроку 3.

  1. У Word виберіть Файл > Створити > Новий документ.

  2. На вкладці Розсилки в групі Створення виберіть Конверти.

    Друк конвертів

  3. У полі Адреса одержувача введіть зразок адреси та подивіться, як виглядатиме конверт після друку.

    Поле «Адреса одержувача» на конверті

    Примітка : Зразок адреси не відображатиметься під час злиття.

  4. У полі Зворотна адреса введіть свою адресу.

    Поле «Зворотна адреса»

  5. Виберіть Параметри > Параметри конверта й виконайте такі дії:

    • У розкривному списку Розмір конверта виберіть один із готових варіантів або Нестандартний розмір.

      вкладка "параметри конверта", на якій можна встановити розмір конверта та шрифти адреси

      Примітка : Якщо ви вибрали Нестандартний розмір, введіть розміри конверта в полях Ширина та Висота. Потім натисніть кнопку OK.

    • У розділах Адреса одержувача та Зворотна адреса виберіть шрифт і відступ від лівого та верхнього краю для кожної адреси.

      Примітка : Орієнтуючись на область попереднього перегляду макета конверта, змініть параметри відповідним чином.

  6. На вкладці Параметри друку переконайтеся, що вибрано правильний спосіб подавання, завантажте конверт так, як показано на ілюстрації, а потім натисніть кнопку OK.

    Примітка : Ваш принтер повідомить Word про те, як правильно завантажити конверт. Цю інформацію буде показано в розділі Спосіб подавання.

    Варіанти схем подавання конвертів до принтера

  7. Виберіть Друк і натисніть кнопку Так, щоб зберегти зворотну адресу як стандартну.

    Примітка : Якщо конверт надруковано правильно, чудово! Можна переходити до наступного кроку процесу злиття. Якщо конверт надруковано неналежним чином, поверніться до кроку 5 і змініть параметри макета конверта та, якщо потрібно, виберіть інший варіант у розділі Спосіб подавання.

Крок 3. Початок злиття

  1. На вкладці Розсилки в групі Початок злиття виберіть елементи Розпочати злиття > Конверти.

    Меню "Розпочати злиття"

  2. У діалоговому вікні Параметри конверта налаштуйте конверт, вибравши параметри, як описано в розділі Крок 2. Перевірте макет конверта, а потім натисніть кнопку OK.

    Примітка : Word створить документ такого ж розміру, як конверт, і позначить на ньому місце розташування зворотної адреси.

  3. На цьому етапі можна додати на конверт зворотну адресу або емблему, якщо це потрібно.

  4. Виберіть Файл > Зберегти та додайте ім’я файлу.

Крок 4. Зв’язування списку розсилки з основним документом

Тепер потрібно відкрити джерело даних для списку розсилки.

  1. На вкладці Розсилки в групі Початок злиття натисніть кнопку Вибрати одержувачів і виберіть потрібну команду.

    Команда ''Ввести новий список''

  2. Виконайте одну з описаних нижче дій.

    • Якщо у вас іще немає списку розсилки, виберіть команду Ввести новий список і створіть його.

      або

    • Якщо список розсилки зберігається в електронній таблиці Excel, базі даних Access або файлі даних іншого типу, виберіть пункт Використовувати наявний список. Потім знайдіть потрібний список і натисніть кнопку Відкрити.

      або

    • Якщо використовуються контакти Outlook, виберіть команду Вибрати з контактів Outlook.

  3. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

Редагування списку розсилки

Якщо ви друкуєте конверти для всіх контактів у списку, перейдіть до розділу Крок 5. Додавання блоку адреси до конверта Щоб надрукувати конверти лише для тих осіб у списку, які, наприклад, живуть у радіусі 30 км від місця проведення заходу, скоротіть список, відфільтрувавши його, наприклад, за поштовим індексом. Докладні відомості про фільтрування даних див. в статті Сортування та фільтрування даних для злиття.

Порада : За допомогою фільтра можна відсіяти контакти, для яких не вказано поштову адресу. Таким чином можна заощадити конверти, не витрачаючи їх на тих, кому неможливо надіслати пошту.

Щоб вибрати окремих осіб зі списку тих, для кого потрібно створити конверти, зробіть ось що:

  1. Натисніть кнопку Редагувати список одержувачів.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із виділеною кнопкою "Редагувати список одержувачів"

  2. Установіть прапорці для імен користувачів, які мають отримати розсилку.

    Вибір рядків за допомогою встановлення прапорців

    Список можна відсортувати або відфільтрувати, щоб спростити пошук імен і адрес.

Крок 5. Додавання блоку адреси до конверта

Блок адреси – це поля злиття. Його також називають покажчиком місця заповнення. Він використовується, щоб позначити місце розташування адреси на конверті.

Примітка : Щоб спростити вирівнювання блоку адреси, радимо спочатку активувати відображення знаків абзацу (¶). Щоб це зробити, перейдіть на вкладку Основне на стрічці та натисніть кнопку Відобразити всі знаки ¶ або натисніть клавіші Ctrl+Shift+8.

  1. Розташуйте курсор у тому місці, куди слід вставити блок адреси. Якщо активовано відображення знаків абзацу, клацніть безпосередньо після знака абзацу (¶), розміщеного всередині конверта.

  2. На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Блок адреси.

    Вставлення поля злиття ''Блок адреси''

  3. У діалоговому вікні Вставлення блока адреси виберіть формат імен одержувачів на конвертах.

    Параметри блока адреси

    Примітка : У розділі Попередній перегляд натискайте кнопку Наступний Кнопка "Наступний запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття або Попередній Кнопка "Попередній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття , щоб переходити записами в джерелі даних і побачити, як адреси виглядатимуть на конверті.

  4. Натисніть кнопку OK.

  5. Виберіть Файл > Зберегти, щоб зберегти документ злиття, перш ніж продовжити.

Перевірка імен полів злиття

Переконайтеся, що Word вставляє імена та адреси зі списку розсилки в потрібні місця на конверті.

  1. На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Добір полів.

  2. У діалоговому вікні Добір полів у стовпці ліворуч відображаються імена полів, які Word використовує в блоці адреси. У стовпці праворуч можна зіставити їх із полями в джерелі даних. Переконайтеся, що імена полів ліворуч відповідають заголовкам стовпців для записів у списку розсилки, щоб програма Word могла підставити правильні дані у відповідне розташування на конверті.

    Діалогове вікно "Добір полів"
  3. Виконайте одну з описаних нижче дій.

    • Якщо всі імена полів відповідають заголовкам стовпців у файлі джерела даних, не потрібно нічого робити.

      або

    • Якщо для імені поля, яке слід зіставити із заголовком стовпця, зазначено (не відповідає), клацніть стрілку розкривного списку й виберіть ім’я поля в джерелі даних. За потреби повторіть цей крок.

  4. Натисніть кнопку OK.

Крок 6. Попередній перегляд і друк конвертів

Перевірте все остаточно, перш ніж друкувати конверти.

  1. Натисніть кнопку Попередній перегляд результатів і переконайтеся, що імена та адреси на всіх конвертах виглядають правильно, натискаючи кнопку Наступний запис Кнопка "Наступний запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття або Попередній запис Кнопка "Попередній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття .

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із групою "Попередній перегляд результатів"

    Порада :  Щоб перейти на початок списку, натисніть кнопку Перший запис Кнопка "Перший запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття , а щоб перейти в кінець списку – Останній запис Кнопка "Останній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття .

  2. Натисніть кнопку Завершити й об’єднати та виберіть пункт Друкувати документи.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із меню "Завершити й об’єднати" та його параметрами

Крок 7. Збереження документа злиття для конвертів

Коли ви зберігаєте документ злиття для конвертів, разом із ним зберігається зв’язок зі списком розсилки, щоб його можна було використати повторно для наступної групової розсилки.

Повторне використання документа злиття для конвертів

  • Відкрийте документ злиття для конвертів і натисніть кнопку Так, коли Word запропонує зберегти зв’язок.

Змінення адрес у документі злиття для конвертів

  • Відкрийте документ злиття для конвертів і натисніть кнопку Редагувати список одержувачів, щоб посортувати чи відфільтрувати адреси або вибрати певні з них.

Див. також

Інші запитання про злиття в програмі Word

Опублікуйте запитання на форумі спільноти Word

Допомога в удосконаленні Word

Маєте пропозиції щодо того, як покращити функцію злиття (або будь-яку іншу функцію) у програмі Word? Якщо так, відвідайте форум Word UserVoice і напишіть нам!

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×