Злиття: вставлення поля злиття

У цій статті

Поля злиття

Додавання полів або покажчиків місця заповнення

Поля злиття

Покажчики місця заповнення, наприклад адреса та привітання, називаються полями злиття. Поля в програмі Word відповідають заголовкам стовпців у вибраному файлі даних.

Файл даних зі стовпцями (категоріями) та рядками (записами)

1. Стовпці у файлі даних представляють категорії інформації. Поля, додані до основного документа, – це покажчики місця заповнення для таких категорій.

2. Рядки у файлі даних представляють записи з інформацією. Під час злиття у програмі Word створюється копія основного документа для кожного запису.

Поле, вставлене в основний документ, указує, що в цьому розташуванні слід відображати певну категорію відомостей, наприклад ім’я або адресу.

Поля, вставлені в документ Word

Примітка : До імені поля злиття, вставленого в основний документ, завжди додаються кутові лапки (« »). Вони не відображаються в остаточних документах, а лише допомагають відрізняти поля основного документа від звичайного тексту.

Під час злиття поля в основному документі замінюються на відомості з першого рядка файлу даних для першого документа, з другого рядка – для другого документа тощо.

Злиття відомостей із файлу даних у документ

Додавання полів або покажчиків місця заповнення

  1. В основному документі введіть будь-який вміст, який має відображатися в кожній копії документа.

    Щоб додати рисунок, наприклад емблему, на вкладці Вставлення у групі Зображення натисніть кнопку Рисунок.

  2. Клацніть місце, де потрібно вставити поле.

  3. Скористайтеся групою Записування та додавання полів на вкладці Розсилка.

    Стрічка Office 2010

  4. Додайте будь-які з таких елементів:

    Блок адреси з ім’ям, адресою та іншими відомостями

    1. Натисніть кнопку Блок адреси.

    2. У діалоговому вікні Вставлення блока адреси виберіть елементи адреси, які слід вставити, укажіть потрібний формат і натисніть кнопку OK.

    3. Якщо з’являється діалогове вікно Добір полів, можливо, програмі Word не вдалося знайти деякі відомості, потрібні для блоку адреси. Клацніть стрілку поруч із параметром (не відповідає), а потім укажіть поле з джерела даних, яке відповідає полю, необхідному для злиття.

    Рядок привітання

    1. Виберіть пункт Рядок привітання.

    2. Виберіть формат рядка привітання, до якого входять звернення, формат імені та розділовий знак, що йде після нього.

    3. Виберіть текст для випадків, коли ім’я одержувача недоступне, наприклад якщо джерело даних не містить імені або прізвища одержувача, а містить лише назву компанії.

    4. Натисніть кнопку OK.

    5. Якщо з’являється діалогове вікно Добір полів, це означає, що не вдається знайти деякі відомості, потрібні для рядка привітання. Натисніть стрілку поруч із параметром (не відповідає), відтак укажіть поле із джерел даних, яке відповідає полю, необхідному для злиття.

    Окремі поля

    Можна вставляти відомості з окремих полів, наприклад ім’я, номер телефону або розмір внеску зі списку спонсорів. Щоб швидко додати поле з файлу даних до основного документа, клацніть стрілку поруч із кнопкою Додати поле злиття та виберіть ім’я поля.

    Для доступу до додаткових параметрів вставлення окремих полів у документ:

    1. На вкладці Розсилки у групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Додати поле злиття.

    2. У діалоговому вікні Вставлення поля злиття виконайте одну з таких дій:

      • Щоб вибрати поля адреси, які автоматично зіставлятимуться з відповідними полями у джерелі даних, навіть якщо поля джерела даних мають ім’я, відмінне від імен полів адреси, установіть перемикач Поля адреси.

      • Щоб вибрати поля, у які дані завжди підставлятимуться безпосередньо зі стовпця у файлі даних, установіть перемикач Поля бази даних.

    3. У списку Поля виберіть потрібне поле.

    4. Натисніть кнопку Вставити, а потім — кнопку Закрити.

    5. Якщо з’являється діалогове вікно Добір полів, можливо, програмі Word не вдалося знайти деякі відомості, потрібні, щоб вставити поле. Клацніть стрілку поруч із параметром (не відповідає), а потім укажіть поле з джерела даних, яке відповідає полю, потрібному для злиття.

      Примітка : Якщо вставити поле зі списку Поля бази даних, а потім перейти до джерела даних, яке не містить стовпець із таким самим іменем, у програмі Word не можна буде вставити дані цього поля в об’єднаний документ.

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×